Завдання інформаційно-аналітичних служб підприємств

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ  УКРАЇНИ 

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМ. М. Є. ЖУКОВСЬКОГО «ХАІ» 

ГУМАНІТАРНИЙ  ФАКУЛЬТЕТ 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

на  тему: 

Завдання  інформаційно-аналітичних  служб підприємств 

Студентки 735Д групи

Мінченко  Н. Г.

Викладач

Парафійник  Н. І.

м. Харків 2011  

ЗМІСТ

1. ВСТУП………………………………………………………………………..3
2. РОЗДІЛ 1. Поняття інформаційно-аналітичних служб підприємств…….4
3. РОЗДІЛ 2. Завдання інформаційно-аналітичних служб в різних сферах діяльності……………………………………………………………………...6
4. 2.1  Завдання ІАС в комерційних підприємствах………………………………...6
5. 2.2. Завдання ІАС банківських структур...……………………………………….8
6. 2.3 Завдання ІАС на базі наукових бібліотек……………………………………11
7. ВИСНОВКИ……………………………………………………………………..13
8. СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ………………………………………………………...14

ВСТУП

     Будь-яка  сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне  виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. До того ж сьогодні вже ні в кого не викликає сумнівів той факт, що інформаційне суспільство приходить на зміну індустріальному способу економічного розвитку. Перехід до інформаційного (постіндустріального) суспільства вимагає ще більш глибоких перетворень, адже інформаційний фактор перетворюється в основний предмет виробництва і споживання соціально-економічної системи Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, користуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і використання. Важливим напрямом інформаційної роботи є інформаційно-аналітична діяльність. Це особливий напрям інформаційної діяльності, пов'язаний з виявленням, опрацюванням, збереженням та поширенням інформації переважно у сфері управлінської, політичної та економічної діяльності. Проте, для управлінської сфери, політики та економіки, важливим є не стільки своєчасне ознайомлення з первинною інформацією, скільки випереджувальне виявлення проблемних ситуацій і прогноз розвитку подій.

     Аналітична  робота є необхідною для оцінки інформації і підготовки прийняття рішень. Це процес виявлення причинно-наслідкових залежностей і просторово-часових зв’язків у будь-яких об’єктах.  
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 1.   Поняття інформаційно-аналітичних служб підприємств 
 

    Інформаційно-аналітичні служби (підрозділи) стали створюватися в структурі органів влади, у  міністерствах і відомствах, в  органах ЗМІ, у сфері бізнесу, при політичних партіях і рухах. Загальною відмітною рисою даних служб є органічна інтегрованість у відповідні сфери діяльності, функціональний і організаційний симбіоз з їхніми соціальними інститутами і конкретними організаціями. В діяльності даних аналітичних служб, покликаних здійснювати інформаційний супровід керування у відповідних сферах, найбільше чітко проглядається інформаційно-допоміжна природа інформаційної аналітики, що ріднить останню з іншими видами інформаційно-інфраструктурних, інформаційно-допоміжних служб, що традиційно упорядковують інформаційний простір, оптимізуючи і направляючи рух інформаційних потоків, що забезпечують збереження накопичених інформаційних ресурсів і т.п. До їхнього числа відносяться як найдавніші винаходи людства (бібліотеки, архіви, бібліографічні служби), так і більш сучасні реферативні служби, органи НТІ, новітні фірми, що розроблюють електронні (у тому числі, мережні) інформаційні ресурси.

    Інформаційно-аналітичні підрозділи і служби підприємств (фірми, банки, підприємства, асоціації і т.п.), як правило, працюють в інтересах однієї структури, підрозділом якої і є. Інформаційне виробництво побудовано, зазвичай, таким чином, що збираються і накопичуються власні інформаційні ресурси і напрацьовуються можливості швидкого отримання та обробки необхідних даних у разі їх відсутності. Характерною рисою цих служб є конкретна спрямованість у відповідній сфері діяльності, функціональне і організаційне об’єднання з функціями самої організації де вони створені або на які працюють. Завдання служб полягає у зборі економічної, політичної, соціальної інформації про конкурентів, ринок, середовище діяльності. Інформаціойно-аналітична служба є основним центром, в якому концентрується, обробляється та аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

    1) збір, обробка й аналіз зовнішньої  інформації;

    2) збір, обробка та аналіз внутрішньої  інформації;

    3) на основі проведеного аналізу  вироблення відповідних рекомендацій  і пропозицій;

    4) оперативне, повне наочне надання  результатів аналізу, відповідних  висновків і вироблених рекомендацій;

    5) довготривале зберігання всієї  зібраної інформації для подальшого  її використання в роботі;

    6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми.

     Мета  - у максимально короткі терміни надати витребувану своєю структурою інформацію та \ або результати аналітичних прогнозів та інших досліджень. Діяльність служб покликана здійснювати інформаційний супровід керування у різних сферах.

     Отже, інформаційно-аналітична діяльність стає необхідною для успішного функціонування будь-якого органу діяльності, адже інформаційне суспільство прогресує і заповнює собою майже всі ланки людського існування. Саме тому створюються інформаційно-аналітичні служби на підприємствах, основними завданням яких є створення системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Це завдання включає поточне інформування керівника та розв’язання проблемних ситуацій, що виникають у сфері управління. 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 2. Завдання інформаційно-аналітичних служб в різних сферах діяльності 

1. Завдання  ІАС в комерційних підприємствах

    Сьогодні  всі великі й процвітаючі комерційні структури розвинених держав мають  у своєму штаті підрозділи, які  займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах - це інформаційно-аналітичний відділ, в інші - відділ маркетингу, на який керівництво фірми поряд з іншими покладає й інформаційно-аналітичні завдання, у третіх - відділ комерційної розвідки. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступеня важливості інформаційно - аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури . Як показує практика, створення інформаційно-аналітичних підрозділів необхідно для прийняття оптимальних рішень і прогнозу тенденцій на ринку.

    Перед цією службою ставлять такі задачі, як стратегічні (план розвитку на декілька років, прогноз довгострокової тактики  конкурента) і тактичні ( перевірка  нового партнера). В інформаційно-аналітичному підрозділі може бути різна кількість працівників, в залежності від розмірів компанії. Одні спеціалізуються на зборі інформації, а інші – займаються аналітичної роботою. Важливо, щоб загальна частина задач за пошуком і обробкою інформації вирішувалася саме робітниками даної служби, куди б стікалися всі дані про інформаційні потреби інших підрозділів.   
         Вся інформація, що надходить в інформаційну службу може розглядатися як маркетингова, оскільки вона відбирається в інтересах підприємства. Завдання інформаційної служби - кваліфіковано обробити її й розподілити по споживачах, тобто обслужити внутрішній ринок інформаційної продукції й послуг на підприємстві.

    Основна мета - це забезпечення оперативного одержання  керівником й іншими службами максимального  обсягу якісної й конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обґрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також одержання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті яких-небудь рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій.

    Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому  концентрується, обробляється й аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо й стосовно внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів фірми й в основному представлена у вже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу виді. Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

    1) збір, обробка й аналіз зовнішньої  інформації;

    2) збір, обробка й аналіз внутрішньої  інформації;

    3) на основі проведеного аналізу  вироблення відповідних рекомендацій  і пропозицій;

    4) оперативне, повне наочне надання  результатів аналізу, що відповідають  висновків і вироблених рекомендацій;

    5) довгострокове зберігання всієї  зібраної інформації для наступного  її використання в роботі;

    6) рішення нестандартних завдань  аналізу діяльності фірми

Інформаційно-аналітичні служби допомагають:

Керівникам:

• Вчасно приймати ефективні управлінські рішення.  
• Отримувати достовірні факти про стан справ у компанії. 
• Создавать адекватную информационную модель предприятия.  
• Визначати основні потреби і напрями розвитку компанії.

• Оцінювати події, що відбуваються у компанії та за її межами.

Аналітикам: 
• Формувати власний архів документів. 
• Оперативно здійснювати пошук, оцінку і систематизацію інформації а архіві. 
• Проводити оглядовий, порівняльный и динамічний аналіз;  
• Разробляти гіпотези;  
• Прогнозувати розвиток ситуації.

Маркетологам: 
• Досліджувати ринок. 
• Аналізувати запити конкретних споживачів і визначати їх определять переваги. 
• Вивчати діяльність компаній-конкурентів.

     Отже, основним завданням інформаційно-аналітичної служби на комерційних підприємствах є дослідження й аналіз зовнішнього та внутрішнього станів підприємства та, на основі проведеного аналізу, вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій, оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій. 

     2.2. Завдання ІАС банківських структур  

     Сьогодні  інформація стала найдорожчим і  найліквіднішим товаром, який приносить  величезні прибутки тим країнам, які вирвалися вперед у цих  інформаційних перегонах. Але ця інформаційна річка в ринкових умовах складається з численних струмків, які вливає в неї кожна комерційна структура. Тобто за сьогоднішніх умов ринкової економіки всі комерційні структури є суб’єктами інформаційних відносин: об’єктами інформації, її споживачами або організаторами збору та накопичення інформації. Виходячи з цього можна зазначити, що кожна з комерційних структур поряд з фінансовими, матеріальними, кадровими та іншими ресурсами, повинна мати ще й інформаційні ресурси, без яких вона не може бути учасником інформаційних відносин. Отже, інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності комерційних структур, у тому числі і банків, насамперед має бути спрямоване на формування їхніх інформаційних ресурсів.

        Банки, проводячи інформаційно-аналітичну  роботу, виробили відповідну структуру  її органів. В узагальненому  вигляді така структура передбачає інформаційно-аналітичний підрозділ сил безпеки банку та посади економістів-аналітиків у підрозділах його установ. Основними завданнями інформаційно-аналітичного підрозділу є:

     - участь у формуванні інформаційних  ресурсів банку;

     - створення інтегрованих інформаційних баз даних;

     - інформаційно-аналітичне дослідження  об’єктів сфери інформаційної  уваги банків;

     - організація та проведення інформаційного  аудиту й інформаційного моніторингу;

     - розроблення інформаційних документів  для забезпечення управлінських рішень керівництва банку;

     - інформаційно-аналітичне дослідження  клієнтів, партнерів, конкурентів  та інформаційно-аналітичне забезпечення  операцій і угод банку.

        У свою чергу, завдання економістів-аналітиків  підрозділів установ банку такі:

     - аналіз ефективності технологій банківських операцій і послуг;

     - акумуляція інформації, яка є  в підрозділі, проведення інформаційного  аудиту;

     - участь в інформаційно-аналітичних  дослідженнях клієнтів, партнерів  та конкурентів, інших суб’єктів  ринку банківських послуг;

     - розроблення пропозицій щодо  оптимізації та удосконалення  форм і методів діяльності  підрозділів, перспектив їх розвитку.

        Інформаційно-аналітична робота  з дослідження конкретного об’єкта  включає три повністю самостійні  аспекти, в кожному з яких  необхідно розглянути наявні факти.

        Перший аспект — вивчення існуючого  становища. Для розгляду питань  у цьому аспекті необхідно  мати тільки так звані “голі”  факти, які підбираються у такий  спосіб, щоб вони вказували на  відповідні закономірності та  тенденції існування (діяльності) об’єкта, який досліджується.

        Другий аспект — вивчення можливостей,  тобто потенціалу об’єкта, причому  як можливостей загальних —  без протидії об’єкту, так  і можливостей за умов активної  протидії його розвитку. Тут слід  звернути увагу на те, наскільки ефективно можуть бути реалізовані такі можливості об’єкта за конкретних умов, скажімо, притаманних відповідним банківським операціям.

        Третій аспект — вивчення (визначення) намірів об’єкта, його можливих  дій за тих чи інших умов. Тут насамперед аналізуються сприятливі та несприятливі фактори для дій об’єкта, порівнюється становище і поведінка даного об’єкта з іншими об’єктами, визначаються верхні та нижні межі розвитку (дій) об’єкта, його уразливі місця. На основі цього складається прогноз поведінки об’єкта за умов проведення конкретної банківської операції.

        В організації дослідження конкретного  об’єкта велике значення має  схема побудови роботи фахівців-аналітиків, яка передбачає створення відповідної  логічної структури з розрізнених подій і фактів. Як варіант ця схема може мати таку структуру:

     - збір фактів, які так чи інакше  стосуються подій і об’єктів, що цікавлять банк;

     - збір фактів, які прямо чи побічно  стосуються цих подій чи об’єктів;

     - побудова логічних зв’язків між  фактами, подіями з урахуванням  територіальних, часових та інших  характеристик, виявлення причин  їх взаємозв’язку;

     - визначення і розстановка можливих  учасників подій і фактів;

     - аналіз (вивчення) характеру діяльності  можливих учасників та їхніх зв’язків у зазначених подіях;

     - установлення пунктів (місць)  стикання можливих учасників  між собою і з цікавими для  банку об’єктами;

     - побудова логічної схеми кожної  події;

     - виявлення ролі і місця у  подіях можливих учасників;

     - визначення можливих перспектив розвитку ситуації.

        За результатами ІАР розробляються  відповідні інформаційні документи,  які надаються керівництву банку  або його керівним органам.  Сьогодні до таких інформаційних  документів належать:

     - інформаційні повідомлення — надання інформації, особливо важливого значення у вигляді усного чи письмового викладення;

     - інформаційні доповіді — комплексне  і всебічне викладення проблеми  з використанням усієї наявної  щодо неї інформації;

     - інформаційні довідки — опис  окремих характеристик конкретних подій або об’єктів;

     - інформаційні огляди — опис  основних інформаційних повідомлень  за певний період у формі  резюме з класифікацією за  рубриками;

     - інформаційні зведення — опис  загальної картини існуючих подій;

     - інформаційні прогнози — короткий огляд подій, фактів, викладення висновків і можливого розвитку ситуації з відповідним обґрунтуванням.

       Таким чином, інформаційно-аналітична робота у загальному вигляді спрямована на створення моделі відповідного об’єкта (людина, фірма, виробництво), діяльності (банківські операції, взаємовідносини суб’єктів на ринку банківських послуг), стану (рівень розвитку, основні показники) тощо на основі отримання та аналізу інформації. Створення таких моделей є продуктом інтелектуальної діяльності конкретної людини, фахівця служби безпеки. 

3. Завдання  ІАС на базі наукових бібліотек

  Загальна тенденція збільшення  кількості інформації в суспільстві і, як наслідок,

зростання  інформаційних запитів користувачів бібліотек потребують реалізації проектів щодо поліпшення повноти та якості інформаційно-аналітичної діяльності наукових бібліотек.

     Становлення інформаційної аналітики, як особливої діяльності бібліотечних структур, проходило в найкоротші строки, в умовах інтенсифікації всіх процесів і загострення багатьох проблем в українському суспільстві. Активно створювалися інформаційно-аналітичні служби, перевагами яких є оперативний доступ до великих масивів різноманітної інформації, наукової,  монографічної літератури, наукових статей,  матеріалів періодики, інформації з мережі Інтернет.

     Робота  інформаційно-аналітичних структур на базі наукових бібліотек забезпечує перш за все розв’язання таких  завдань:

• отримання об’єктивної та достовірної інформації про перебіг цих процесів, у тому числі і в реальному аспекті;
• виявлення суспільно-політичних, соціально-економічних, науково-технічних та інших проблем;
• моніторинг інформаційного простору;
• системний аналіз одержаної інформації;
• забезпечення органів управління, установ і організацій, громадян інформацією, одержаною при здійсненні моніторингу;
• виявлення чинників, що викликають суспільно-політичні, економічні й соціальні загрози в даний час і в перспективі.

Нині  одним із пріоритетних і перспективних  напрямів роботи інформаційно-аналітичних  служб на базі наукових бібліотек  є підготовка інформаційних продуктів «на випередження» . Такі матеріали можуть містити експертні оцінки, аналітичні довідки та прогнози розвитку ключових проблем нашого суспільства.

     Підсумовуючі, можна сказати, що інформаційно-аналітична діяльність великих наукових бібліотек сьогодні повною мірою здатна реалізувати інформаційні вимоги сучасного замовника. Основними завданнями інформаційно-аналітичних служб на базі наукових бібліотек є вивчення та аналіз проблемних ситуацій в суспільстві, виявлення проблем різного інформаційного характеру, забезпечення органів управління, установ та громадян вчасною та повною  інформацією. 
 
 
 
 
 
 
 

ВИСНОВКИ

1. Інформаційно-аналітична діяльність стає необхідною для успішного функціонування будь-якого органу діяльності, адже інформаційне суспільство прогресує і заповнює собою майже всі ланки людського існування. Саме тому створюються інформаційно-аналітичні служби на підприємствах, основними завданням яких є створення системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Це завдання включає поточне інформування керівника та розв’язання проблемних ситуацій, що виникають у сфері управління.
2. Основним завданням інформаційно-аналітичної служби на комерційних підприємствах є дослідження й аналіз зовнішнього та внутрішнього станів підприємства та, на основі проведеного аналізу, вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій, оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій.
3. Інформаційно-аналітична робота у загальному вигляді спрямована на створення моделі відповідного об’єкта (людина, фірма, виробництво), діяльності (банківські операції, взаємовідносини суб’єктів на ринку банківських послуг), стану (рівень розвитку, основні показники) тощо на основі отримання та аналізу інформації.

     4. Інформаційно-аналітична діяльність  великих наукових бібліотек сьогодні  повною мірою здатна реалізувати  інформаційні вимоги сучасного  замовника. Основними завданнями  інформаційно-аналітичних служб  на базі наукових бібліотек  є вивчення та аналіз проблемних ситуацій в суспільстві, виявлення проблем різного інформаційного характеру, забезпечення органів управління, установ та громадян вчасною та повною  інформацією. 
 
 
 

СПИСОК  ЛІТЕРАТУРИ

1. Бакуменко В.Д. Формування державно-управлінських рішень: проблеми теорії, методології, практики: Монографія. - К.: Вид-во УАДУ, 2000. - 328 c.

2. Валеев Р. Аналитическая служба банка — новый подход к информации // Деньги. — 1996. — № 9.

3. Давыдов И. Информационно-аналитическое обеспечение фирмы // Служба безопасности. — 2000. — № 3—4.

4. Сілкова Г. Інформаційно-аналітична діяльність як напрям інформаційної діяльності / Г. Сілкова // Вісн. кн.. палати . – 1999. - №3.- С. 15 – 16.

5. http://ukraine-diplom.com

6. http://www.amulet-group.ru