Анализ дебиторской задолженности ЗАО «Интеллектуальные системы» г. Челябинск

Введение

В настоящее  время важной составляющей рыночной экономики является предпринимательство, нашедшее отражение прежде всего  в малом бизнесе, который в значительной мере способствует созданию конкурентной среды на потребительском рынке. Специфика успешного предпринимательства в малом бизнесе заключается в многогранной деятельности предпринимателя, рискнувшего открыть и вести свой бизнес и готового отвечать за результаты своей деятельности.  В процессе своей деятельности предприниматель вступает в отношения с покупателями, поставщиками.

Дебиторская и  кредиторская задолженности – неизбежное следствие существующей системы расчетов между организациями.  Дебиторская задолженность возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы, услуги или в результате предварительной оплаты (передачи денежных средств авансом) в счет получения в будущем товаров, работ, услуг при условии, что передача материальных ценностей и оплата денежных средств не совпадают по времени.

В связи с ростом дебиторской задолженности, зачастую приводящим к платежному кризису, особую актуальность приобретает задача анализа и квалифицированного управления дебиторской задолженностью, основанного на знании механизма ее возникновения и методов ликвидации. Целью дипломной работы является проведение анализа дебиторской задолженности и разработка комплекса мероприятий по погашению данной задолженности. Объектом исследования является закрытое акционерное общество «Интеллектуальные системы» г. Челябинск. Предмет исследования дипломной работы – дебиторская задолженность. Поставленная цель достигается путем последовательного решения следующих задач:

1. изучение видов дебиторской задолженности;
2. ознакомление с основной деятельностью предприятия;
3. изучение законодательно-нормативной базы по учету дебиторской задолженности;
4. изучение порядка отражения данной задолженности в балансе ЗАО «Интеллектуальные системы»;
5. разработка методики проведения анализа дебиторской задолженности;
6. проведение анализа дебиторской задолженности  ЗАО «Интеллектуальные системы» на основе данных бухгалтерского и оперативного учета;
7. изучение методов управления дебиторской задолженностью;
8. разработка рекомендаций по погашению данной задолженности в ЗАО «Интеллектуальные системы».

1. Дебиторская задолженность. Характеристика, виды и значение для деятельности хозяйствующего субъекта.

1. Дебиторская задолженность, понятие и виды

Дебиторская задолженность - сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц  в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними.

В бухгалтерском  учете под дебиторской задолженностью, как правило, понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав.

Согласно ст. 128 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) [2]: "К объектам гражданских прав относятся вещи, включая деньги и ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права; работы и услуги; информация; результаты интеллектуальной деятельности, в том числе исключительные права на них (интеллектуальная собственность); нематериальные блага". Следовательно, право на получение дебиторской задолженности является имущественным правом, а сама дебиторская задолженность является частью имущества организации.

Заметим, что  сегодня практически ни один субъект  хозяйственной деятельности не существует без дебиторской задолженности, так как ее образование и существование объясняется двумя простыми объективными причинами:

- для организации-должника - это возможность использования  дополнительных, причем бесплатных, оборотных средств;

- для организации-кредитора  - это расширение рынка сбыта  товаров, работ, услуг.

К образованию  дебиторской задолженности влечет наличие договорных отношений между контрагентами, когда момент перехода права собственности на товары (работы, услуги) и их оплата не совпадают по времени.

Средства, составляющие дебиторскую задолженность организации, отвлекаются из участия в хозяйственном обороте, что, конечно же, не является плюсом для финансового состояния организации. Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность.

Дебиторская задолженность  представляет собой имущественные  требования организации к юридическим  и физическим лицам, которые являются ее должниками. Дебиторскую задолженность можно рассматривать в трех смыслах: во-первых, как средство погашения кредиторской задолженности, во-вторых, как часть продукции, проданной покупателям, но еще не оплаченной, и в-третьих, как один из элементов оборотных активов, финансируемых за счет собственных либо заемных средств.

Оборотный капитал  компании слагается из следующих составляющих:

- денежных средств;

- дебиторской  задолженности;

- материально-производственных  запасов;

- незавершенного  производства;

- расходов будущих  периодов.

Следовательно, дебиторская задолженность - это  часть оборотного капитала организации.

Как объект учета  дебиторская задолженность по сроку  платежа классифицируется на:

1. срочную, срок исполнения обязательств по которой еще не наступил;
2. просроченную, срок исполнения обязательств по которой уже истек;
3. отсроченную, у которой продлен срок исполнения. Время, на которое может быть отсрочен платеж, определяется самими участниками договора и является одним из условий договора.

Просроченная  дебиторская задолженность подразделяется на истребованную задолженность  и неистребованную задолженность.

Под истребованной задолженностью понимается погашенная покупателями и  заказчиками дебиторская задолженность, по которой организация-кредитор приняла предусмотренные законодательством меры по ее возврату, как в досудебном порядке, так и посредством подачи иска в арбитражный суд.

Неистребованная – задолженность, для возврата которой организация-кредитор в силу разных причин не предприняла  всех необходимых усилий [25]. Это не только случаи, когда работа по взысканию задолженности вообще не велась. Сюда относятся и ситуации, когда организация предпринимала усилия по взысканию долга, но их не хватило, так как дебиторская задолженность различается по возможностям взыскания [31].

По возможности взыскания  дебиторскую задолженность можно  разделить на следующие группы [25]:

– надежную задолженность, то есть обеспеченную залогом, поручительством  или банковской гарантией;

– сомнительную задолженность, то есть непогашенную в срок и не обеспеченную задолженность, по которой тем не менее, сохраняется вероятность возможного погашения;

– безнадежную  задолженность, то есть задолженность  с истекшим сроком исковой давности, невозможная к получению вследствие форс-мажорных обстоятельств, в которых оказался должник, а также ликвидации организации-дебитора или ее банкротства [31] .

Способы управления каждой из этих групп совершенно разные. Поскольку речь идет о задолженности  заказчиков, то принципиальное значение имеет их деление на постоянные и разовые (прочие).

По данным финансовой отчетности дебиторская задолженность  делится на следующие группы:

а) краткосрочная, платежи по которой ожидаются  в течение 12 месяцев после отчетной даты. Она преобладает в общей  сумме задолженности, так как  предоставление отсрочки платежа на период свыше года встречается крайне редко;

б) долгосрочная, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Эта группировка  имеет значение для многих финансовых расчетов. В частности, краткосрочная задолженность относится к быстрореализуемым активам и, соответственно, принимается в расчет при определении показателя (коэффициента) срочной или промежуточной ликвидности. Долгосрочная дебиторская задолженность относится к медленно реализуемым активам [26].

2. Проблемы, возникающие при взыскании дебиторской задолженности

В бухгалтерском балансе большинства компаний дебиторскую задолженность покупателей, заказчиков, поставщиков, подрядчиков, бюджета и внебюджетных фондов по праву можно назвать одним из самых неликвидных активов. Ее не только не всегда можно взыскать, но и нелегко продать или обменять на другие, более "конвертируемые", активы. Эта задача намного усложняется, если партнер недобросовестный и долг возвращать не собирается.

В ходе предпринимательской  деятельности образования дебиторской  задолженности  не избежать, однако если ее не взыскивать, то она может увеличиться и достигнуть значительных сумм по многим видам расчетов, в том числе:

- задолженность  покупателей и заказчиков за  отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);

- задолженность  персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам;

- долг третьих  лиц по предоставленным займам;

- не погашенные  виновными лицами суммы потерь  и недостач;

- выданные поставщикам  и подрядчикам авансы.

Все эти обязательства, в первую очередь, могут быть прекращены их исполнением (п. 1 ст. 408 ГК РФ) [2]. Если это невозможно, то они могут быть прекращены:

- по соглашению  сторон - заменой другим обязательством (новация), исполнением отступного (ст. ст. 414, 409 ГК РФ) [2];

- по решению  одной стороны - прощением долга,  зачетом встречного однородного требования (ст. ст. 415, 410 ГК РФ) [2];

- по не зависящим  от сторон обстоятельствам - вследствие  невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации организации (ст. ст. 416, 417, 419 ГК РФ) [2].

Основными проблемами, с которыми может столкнуться  предприятие при взыскании дебиторской  задолженности, являются:

1. организация-дебитор находится на стадии банкротства (если должник находится в стадии банкротства, а включенная в реестр кредиторов организация-кредитор заявила свои требования, то списать такую дебиторскую задолженность как безнадежную организация-кредитор не может до завершения конкурсного производства);
2. перерегистрация организации-дебитора (причин перерегистрации организации множество, в частности открытие нового счета в банке, смена юридического адреса и т.д.);
3. ликвидация должника на основании акта государственного органа (ликвидация считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц (п. 8 ст. 63 ГК РФ) [2], то есть, получив от бывшего должника копию свидетельства о ликвидации, организация обретает право списать соответствующую задолженность);
4. отсутствие средств у дебитора (в частности, государственные учреждения рассчитываются по мере поступления денежных средств из бюджета) и др.

2. Общая характеристика ЗАО «Интеллектуальные системы»

 г. Челябинск

2.1 Деятельность ЗАО «Интеллектуальные системы» г. Челябинск

Закрытое акционерное  общество «Интеллектуальные системы» образовалось 29 октября 2002  года. Место нахождения Общества: г. Челябинск, ул. Енисейская, 8, тел. (3512) 56-55-91.

Закрытое акционерное  общество «Интеллектуальные системы» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 220 – ФЗ «Об акционерных обществах» [13].

Полное фирменное наименование Общества: Закрытое акционерное общество « Интеллектуальные системы », сокращенное  фирменное название общества: ЗАО  «Интеллектуальные системы». Данная организация относится к малым предприятиям [5, 12].

Основными учредительными документами  ЗАО «Интеллектуальные системы» являются устав и договор о  создании общества. Общество было создано 29 октября 2002 года. Учредителями данного общества являются 5 человек: Махо Алексей Николаевич, Краев Александр Павлович, Акаемов Александр Алексеевич, Мохирев Александр Николаевич, Шустов Евгений Иванович.

Уставный капитал общества складывается из номинальной стоимости долей его участников и составляет 10 000 руб. 00 коп. (десять тысяч рублей 00 копеек) и состоит из пяти долей, которые разделены равномерно между пятью учредителям.    

Вклад в уставный капитал общества осуществляется денежными средствами. Учредителями общества являются физические лица.

Учредители общества имеют  право продать или иным образом  уступать свою долю в уставном капитале общества,  либо ее часть одному или нескольким участникам данного общества или третьим лицам.

Согласно устава общества любой учредитель имеет право в любое время выйти из Общества независимо от согласия других его участников или общества.

Единоличным исполнительным органом общества является директор, который избирается учредителями общества сроком на пять лет. Директор самостоятельно решает все вопросы деятельности общества, отнесенные к его компетенции. Также директор общества несет ответственность за учет и сохранность документов, содержащих сведения о личном составе учредителей общества.

Общество создано на неопределенный срок для ведения предпринимательской деятельности в целях получения и распределения прибыли.

Общество имеет  в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Оно приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

Согласно устава общества, закрытое акционерное общество «Интеллектуальные системы» осуществляет следующие виды деятельности:

1) производство, проведение испытаний пожарной техники и огнетушащих средств;

2) проектирование, экспертиза объектов в области  пожарной безопасности;

3) установка  автосигнализации, систем пожаротушения  автотранспорта;

4) производство  электрооборудования, строительных  материалов;

5) оптовая и  розничная торговля металлопродукции;

6) электромонтажные  работы внутренних и внешних  силовых сетей и сетей оповещения;

7) работы с  использованием сведений, составляющих  государственную тайну;

8) опытно-конструкторские,  научно-исследовательские работы;

9)  а также  другие виды деятельности, не  запрещенные законодательством  Российской Федерации.

Осуществление отдельных видов деятельности в ЗАО «Интеллектуальные системы» производится только на основании специального разрешения (лицензия на право ведения деятельности по предупреждению и тушению пожаров и лицензия на право ведения деятельности по монтажу, ремонту и обслуживанию средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений).

Среднесписочная численность работников ЗАО «Интеллектуальные  системы» составляет 10 человек (приложение А). Из них:

– директор;

– заместитель  директора по производству;

–  2 бухгалтера;

– 2 техника;

– 3 монтажника охранно-пожарной сигнализации (ОПС);

– секретарь.

Таблица 1

Характеристика доходов и расходов ЗАО «Интеллектуальные системы» по состоянию на 2006-2007 гг.

Согласно данным Таблицы 1 выручка за 2007 год составила 10616 тыс. руб. (увеличилась почти в 2 раза по сравнению с 2006 годом) (приложение Б).

ЗАО «Интеллектуальные  системы» имеет свою организационную структуру управления, от которой зависит деятельность организации, она представлена на рисунке 1:

Директор

  Основное подразделение                  

Рис. 1 Организационная структура управления                                                 ЗАО «Интеллектуальные системы»

Высшим органом  управления в ЗАО «Интеллектуальные  системы» является общее собрание акционеров и директор. Директору непосредственно  подчиняются другие структурные подразделения, это: заместитель директора по производству, бухгалтерия, монтажный отдел. Каждое структурное подразделение взаимодействует между собой.

Бухгалтерия данной организации состоит из двух человек: главного бухгалтера и бухгалтера. Основными обязанностями главного бухгалтера и бухгалтера являются:

а) организация  бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организации, контроль использования  материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

б) формирование в соответствии с законодательством Российской Федерации учетной политики организации [17];

в) подготовка и  принятие рабочего плана счетов, первичных  учетных документов, по которым не предусмотрено унифицированных форм, разработка документов для внутреннего пользования и составления внутренней бухгалтерской отчетности;

г) формирование и своевременное представление  полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах, расходах;

д) организация  учета денежных средств, имущества, обязательств, хозяйственных операций, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета их движения;

е) обеспечение  законности, своевременности и правильности оформления первичных документов;

ж) обеспечение  правильности расчетов заработной платы, начисления и перечисления налогов и сборов в бюджеты всех уровней, страховых взносов во внебюджетные фонды;

з) работа по обеспечению  соблюдения финансовой, кассовой дисциплины, соблюдения смет расходов, сохранности бухгалтерских документов, оформлению и сдаче документов в архив;

и) составление  бухгалтерской и статистической отчетности и представление ее в  установленные сроки в соответствующие  органы и т.д.

2.2 Использование ЭВМ и оргтехники в процессе ведения учета и анализа дебиторской задолженности ЗАО «Интеллектуальные системы» г. Челябинск

В настоящее  время существует широкий выбор  различных систем автоматизации бухгалтерского учета. При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, следовательно, эффективность его работы.

В ЗАО  «Интеллектуальные  системы» находится 4 персональных компьютеров фирмы Samsung, Tochiba; многофункциональное устройство фирмы Canon MF3200 Series; принтер hp deskief 920c; сканер; факс фирмы Panasonic KX-FP158; 3 телефона (имеется внутренняя связь); скоросшиватель   и т.д.

Все компьютеры соединены между персоналом по локальной сети. Печать различных документов выводится по очереди с любого компьютера, в зависимости от очередности принятия команды о выполнении. Также каждый компьютер имеет выход в Интернет.

В настоящее  время бухгалтер и компьютер  – это два неразделимых понятия. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация – с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Обработка данных производится по специальной программе 1С:Предприятие, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу. Данная программа является наиболее распространенной среди бухгалтерских программ. Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись (приложения Б, В). Для учета и анализа дебиторской задолженности используют информацию, полученную путем запроса нужной информации в своей базе данных. Такой информацией могут служить бухгалтерская отчетность; карточки счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.; акты сверки взаиморасчетов с покупателями и др. информация.

 В организации  имеется такая справочно-правовая  система как Консультант Плюс, которая обновляется раз в  год. Консультант плюс позволяет  без особого труда находить  ответы на вопросы, касающиеся  бухгалтерского, налогового законодательства и др.  Так же предприятие пользуется программой Клиент-Банк, с помощью которой можно получить информацию о движении денежных средств на расчетном счете, оплачивать счета, счет-фактуры.

Технический отдел  в своей работе используют программу Awto Cad построения фигур в пространстве, программу Microsoft Visio для проектирования зданий и сооружений и пультовую программу системы «Редут GSM», выполняющую сбор и обработку информации от объектовых блоков. Суть данной программы состоит в том, чтобы информация о состоянии автоматической пожарной сигнализации обслуживаемого объекта выводилась на монитор компьютера, это позволяет оперативно реагировать на неисправности.

Секретарь свою работу выполняет в программе Microsoft Word, Excel. Каждое полугодие секретарь составляет списки объектов технического обслуживания с указанием номера договора и суммы выполняемых работ (приложение Л).

3. Особенности ведения бухгалтерского учета дебиторской задолженности хозяйствующего субъекта

1. Правовые основы постановки учета дебиторской задолженности хозяйствующего субъекта

Известно, что  дебиторская задолженность зачастую создает трудности и проблемы компании. Отвлечение свободных денежных средств из оборота приводит не только к дефициту бюджета, но и является источником возникновения кредиторской задолженности. Чтобы решить эти проблемы, необходимо управлять дебиторской задолженностью. Контроль за ее движением является значимым элементом системы не только бухгалтерского, но и управленческого учета. При этом показатель дебиторской задолженности по праву считается одним из самых существенных в балансе организации и говорит заинтересованным пользователям о ее финансовом состоянии. Задолженность, которая не может быть взыскана, не должна искажать показатели отчетности и вводить собственников в заблуждение, поэтому ее необходимо списать [22].

Для того чтобы  правильно списать дебиторскую  задолженность, бухгалтеру необходимы знания не только бухгалтерского учета  и налогообложения. Специфика самого понятия дебиторской задолженности и порядок ее взыскания определяют нормы гражданского законодательства, а также законодательные акты об исполнительном производстве.

3.1.1 Правовые  аспекты дебиторской задолженности  в бухгалтерском учете

Дебиторская задолженность  возникает при осуществлении  деятельности любой организации и связана с принятием лицами определенных обязательств. Она представляет собой право, принадлежащее должнику как кредитору, по неисполненным обязательствам по оплате поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. Обязательства могут возникнуть из договора, а также по иным основаниям (п. 2 ст. 307 ГК РФ) [2] .

Дебиторская задолженность  может быть прекращена исполнением  обязательства или продана, а также списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.

Срок исковой  давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года (ст. 196 НК РФ) [3]. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ) [2]. Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ) [2].

Однако долги, да еще просроченные, создают серьезные  препятствия, отвлекая необходимые  денежные средства. Для того чтобы  решить эти проблемы, предприятие принимает меры по взысканию дебиторской задолженности. Поставщику направляются претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник производит уплату долга полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинаться заново (ст. 203 ГК РФ) [2].

Для того чтобы  списать дебиторскую задолженность, необходимо в первую очередь провести инвентаризацию. По ее результатам  на основании приказа руководителя бухгалтер вправе списать дебиторскую задолженность. Данный порядок установлен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета [16].

Кроме того, необходимы следующие документы:

- договор с  покупателем или иным дебитором;

- накладная  на отгрузку товаров, акт приемки-передачи  выполненных работ, оказанных  услуг;