Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО «Элси-Медиа»

     Введение 

     Задача  накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством  на всех этапах его развития. В течение  долгого времени основными инструментами  для ее решения были мозг, язык и  слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

     Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

     Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

     При решении очередной задачи система  нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

     Хранение  информации в памяти ЭВМ придает  этой информации принципиально новое  качество динамичности, т.е. способности  к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

     По  мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

     В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в  качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование  позволяет сократить время, требуемое  на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

     Разумеется, для раскрытия всех потенциальных  возможностей, которые несет в  себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных  и аппаратных средств максимально  соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

     Целью данной выпускной работы является анализ и разработка системы автоматизации  документооборота для предприятия  ООО «Элси-Медиа».

     Компания  «ЭЛСИ» была основана в апреле 1999 года.

     Она сегодня охватывает практически  все направления выбранной сферы  деятельности, а именно:

     • продажа компьютеров и комплектующих  любой сложности;

     • продажа любой оргтехники;

     • продажа расходных материалов и  бумаги;

     Одним из прогрессивных направлений работы компании является расширение сети региональных филиалов и представительств.

 

      Глава 1. Принципы автоматизации делопроизводства 

     С точки зрения системы автоматизации  делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

     Автоматизированные  системы делопроизводства делятся  на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

     В настоящее время основная концепция  автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

     Из  важнейших характеристик СУЭД специалисты  обычно выделяют следующие:

     программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

     поддержка распределенной обработки информации;

     возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

     открытость  архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

     типы  документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

     коллективная  работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

     возможность работы по "свободной" схеме (без  жесткой фиксации маршрутов);

     средства  для определения маршрутных схем прохождения документов;

     возможности контроля за прохождением документов;

     способ  оповещения должностных лиц;

     особенности настройки продукта для нужд конкретного  заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

     средства  регламентации доступа и криптозащиты;

     средства  оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

     ориентация  на традиционную российскую концепцию  документооборота.

     Системы управления электронными архивами характеризуются  следующими функциями:

     ВВОД.

     Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

     ХРАНЕНИЕ.

     Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

     возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

     организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

     высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

     экономию  средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

     возможность централизованного развития вычислительных средств. 

     1.1 Выявление и моделирование бизнес – процессов 

     Создаваемая модель бизнес-процессов организации  строится на базе построенных бизнес-процессов  по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.

     На  этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них  основные функции, их вход и выход. Эти  функции распределяются по бизнес-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.

     В процессе отображения бизнес-процессов  по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий  список бизнес-процессов, и могут  появиться новые бизнес-процессы.

     Главной целью создания модели бизнес-процессов  предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнес-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.

     Выявленные  в процессе обследования подразделения  функции распределяются по бизнес-процессам  этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.

     Модель  бизнес-процессов ООО «Элси», создана в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.

     BPwin – это мощный инструмент моделирования,  который используется для анализа,  документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации. 

       

     Детальное рассмотрение механизма работы ООО «Элси»:

 

       

     Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное подразделение "Элси" выписывается товар. Сопроводительные документы: сверка приема на тех.обслуживание, расходная накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную, если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного подразделения "Элси". Словом, расход в главном офисе = приход в рассматриваемом подразделении.

 

       

     Хранение  товара. Основная часть товара хранится на складе. Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад, витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения между складами: внутренняя накладная типа Перемещение. 

     

 

      Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка приема на тех.обслуживание, для покупателя - товарный чек, гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак). Безнал в том случае, если оплата осуществляется через электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит предоплату, то выходной документ – товарный чек-доплата. Этот документ позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет товара, он списывается.

     Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой приема на тех.обслуживание проходят через кассу, где делается пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное обязательство.

     Если  покупателем является какая-либо организация, желающая оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся представителем компании, должен предъявить доверенность на получение товара.

     Документ  для сотрудников склада – сверка приема на тех.обслуживание.

 

       

       

     Доставка  товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется накладная на доставку по соответствующей расходной накладной. 

 

      1.2 Характеристика вычислительной сети ООО «Элси» 

       

     Сеть  представлена 6-ю рабочими станциями, выделенным сервером, сетевым коммутатором (свич) и одним сетевым принтером. Построена на основе экранированного кабеля 5-й категории.

     Конфигурация  рабочих станций: процессор Intel Celeron 2,2 Гц, ОЗУ 256 Мб, HDD 80Гб, на всех машинах установлена ОС Windows XP Professional. Основное ПО: Microsoft Office 2003 (Word, Excel). Каждая рабочая станция имеет выход в Интернет.

     Конфигурация  сервера: процессор Pentium 4 3,0 Гц; ОЗУ 2 Гб DDR; HDD RAID 2х80Гб. Установлена ОС Windows 2000 Server, прокси-сервер для обеспечения Интернетом.

     Групповые и корпоративные информационные системы и соответствующие приложения могут строиться различными способами:

     системы на основе локальной сети ПК (файл-серверные  приложения);

     системы с архитектурой «клиент-сервер»;

     системы на основе Internet/Intranet-технологий. 

 

      1.3 Архитектура «клиент-сервер» 

     Технология  «Клиент-сервер» – технология, разделяющая  приложение- СУБД на две части: клиентскую (интерактивный графический интерфейс, расположенный на компьютере пользователя) и сервер, собственно осуществляющий управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность, находящийся на выделенном компьютере. Взаимодействие «клиент-сервер» осуществляется следующим образом: клиентская часть приложения формирует запрос к серверу баз данных, на котором выполняются все команды, а результат исполнения запроса отправляется клиенту для просмотра и использования. Данная технология применяется, когда размеры баз данных велики, когда велики размеры вычислительной сети, и производительность при обработке данных, хранящихся не на компьютере пользователя (в крупном учреждении обычно имеет место именно такая ситуация). Если технология «клиент-сервер» не применяется, то для обработки даже нескольких записей весь файл копируется на компьютер пользователя, а только затем обрабатывается. При этом резко возрастает загрузка сети, и снижается производительность труда многих сотрудников.

     Основание для создания автоматизированной системы.

     Разработка  данной системы осуществляется в  рамках автоматизации системы продаж компьютерного магазина ООО «Элси».

     Назначение  и цель разработки.

     Система предназначена для обеспечения оперативности работы магазина и доступа к необходимой информации с целью улучшения качества предоставляемых услуг. Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы, а также осуществлять создание следующих документов:

     счет;

     расходная накладная (типа безнал, товарный чек, чек-доплата);

     акты (типа перемещение, возврат, заказ);

     сверка  приема на тех.обслуживание;

     гарантийное обязательство;

     заказ на сборку;

     накладная на доставку.

     Задачи  для автоматизации.

     Задачей дипломной работы является составление  проекта по разработке автоматизированной системы учета  продаж магазина, которая включает:

     Порядок хранения товара на складе и отслеживание его внутреннего перемещения;

     Оформление  продаж товара, выдача необходимой  для этого документации;

     Порядок доставки товара в удобное для  покупателя время.

     Пользователи  автоматизированной системы.

     Пользователями  автоматизированной системы будут:

     менеджеры;

     касса.

     Требования  к функциональным характеристикам.

     1. Программа должна  обеспечить возможность  выполнения следующих  функций:

     Система должна обладать набором удобных  возможностей по вводу информации в  систему;

     Система должна вести учет продаж, иметь удобный и достаточный набор информации;

     Система должна иметь удобный интерфейс;

     2. Исходные данные:

     справочник  фирм (покупателей);

     справочник  товаров;

     3. Результаты:

     формирование  необходимой сопроводительной документации;

     Требования  к надежности.

     Предусмотреть контроль вводимой информации.

     Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе и системой.

     Обеспечить  целостность вводимой информации.

     Требования  к составу и  параметрам технических  средств.

     Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютеров.

     Минимальная конфигурация:

     Тип процессора Celeron и выше;

     Объём оперативного занимаемого устройства 128 Mb и больше.

     Требования  к информационной программной совместимости.

     Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95/98/2000/NT/XP и т.д.). 

     1.4 Сравнительный анализ типовых решений 

     В настоящий момент на рынке представлено большое количество софта, имеющего функциональность для групповой  работы с клиентской информацией и анализа результатов этой работы.

     По  соотношению функциональность - стоимость  ПО можно разбить на такие группы:

     1. Информационные системы с максимальной функциональностью и стоимостью владения от 1 000 000$

     • Siebel (CRM-решение с очень большими расширениями)

     • Oracle E-Business Suite (включает функциональный блок CRM)

     • SAP/R3 (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

     Это наиболее функциональные системы, позволяющие  повысить эффективность продажам крупного холдинга международного уровня, имеющего сложную технологию взаимоотношений с клиентами. Много функций, много аналитики, много возможностей. Престижно, нравится инвесторам.

     Проблема  в том, что кроме огромной стоимости, эти программы еще и очень  долго (до 2-3 лет) и трудно (требуется серьезное обучение персонала и оптимизация бизнес-процессов) внедряются.

     В результате, довольно часто (до 80% случаев  по данным зарубежной печати) покупатели не наблюдают тот самый замечательный  эффект от внедрения CRM и испытывают разочарование.

     2. Информационные системы с мощной функциональностью и стоимостью владения от 200 000$

     • Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft Navision (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft CRM

     • BAAN InvensysCRM

     От  первой группы отличаются ценой и  масштабом охватываемой темы. Функциональная и ценовая граница между первой и второй группой размыта. Внедряются несколько быстрее (от 6 месяцев), но также трудно. Перед внедрением необходима работа консультантов по оптимизации бизнес-процессов. Оправдывают затраты в крупных компаниях, имеющих подготовленных специалистов и достаточную IT-культуру.

     4. CRM-решения российских  системных интеграторов.

     • Парус

     • Галактика

     • И большинство других системных интеграторов

     По  цене находятся между 3 и 5 группой. Функционал бывает жесткий, бывает настраиваемый, но чаще - пишется под задачи и возможности Заказчика. В принципе, сотрудничество с системными интеграторами удобно для их старых клиентов, тех, кому они уже автоматизировали бухгалтерию, склад и офис (при условии, что обе стороны остались довольны друг другом, что бывает не всегда).

     5. Коробочный CRM-софт  российских и украинских  поставщиков

     • Клиент-Коммуникатор

     • Sales Expert

     • WinPeak CRM

     • 1C-Рарус: CRM Управление продажами

     • TerraSoft CRM

     Главное преимущество такого софта - низкая цена (от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов). Хорош для знакомства с CRM-системами. Внедряется за несколько  дней. Но, увы, почти всегда имеет жесткий, мало настраиваемый функционал. Внешне все красиво. Данные, истории, аналитика, но при внедрении оказывается, что эта система не удобна для конкретно ваших продаж. В результате приходится менять на более функциональную или делать неправильный вывод о низкой эффективности всех CRM-систем.

     6. Заказные CRM-системы

     Здесь все зависит от Подрядчика и Заказчика. Есть много хороших примеров и  еще больше - плохих. Как и всякий заказной софт сильно зависит от квалификации Заказчика и Подрядчика.