Анализ и совершенствование системы управления организацией

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Радикальная перестройка системы  управления экономикой в современной  России, связанная с переходом  народного хозяйства на рыночные механизмы, затрагивает все уровни руководства. Происходят серьезные изменения в системе экономических, организационных и социальных отношений в стране. Предоставление юридической и финансовой самостоятельности товаропроизводителям, полностью отвечающим за результаты своей финансово-хозяйственной деятельности, предполагает, что каждое предприятие должно создать систему управления, обеспечивающую высокую эффективность его работы. Во многом это зависит от профессиональных знаний и навыков руководителей и специалистов на предприятии.

Современный руководитель должен обладать достаточными знаниями в теории управления, владеть методами, техникой и технологией  управления, передовыми приемами выработки, принятия и организации исполнения управленческих решений, уметь работать с кадрами и создавать условия для высокопроизводительного труда подчиненных .

Сущность управления заключается в обеспечении целенаправленного, планомерного воздействия управленческой системы (субъекта управления) на управляемую (объект управления), осуществляемого различными методами по определенной технологии в целях поддержания системы в устойчивом равновесии или переводе ее в новое состояние. В управлении производством субъектом управления выступает совокупность  органов управления и управленческих  работников, различающихся масштабами своей деятельности, компетенции и специфики выполнения функций, а объектом – совокупность ресурсов и организационно-экономических условий, которые характеризуют деятельность предприятия.

В годы перехода нашей экономики на рыночные основы ведения хозяйства наряду с привычным словосочетанием «управление организацией или предприятием» стало нередким и другое – «менеджмент организации или предприятия». В настоящее время они чаще всего используются как понятия идентичные, взаимозаменяемые. Основанием для этого является одинаковая сущность категорий, выражаемых русским словом «управление» и английским «менеджмент» (management). Это находит отражение в определениях данных понятий в фундаментальных работах отечественных и зарубежных авторов, где раскрывается их содержание.

На сегодняшний день в России происходит радикальная  перестройка системы управления экономики в целом и каждого  хозяйства в отдельности, связанная  с переходом народного хозяйства  к рыночным отношениям. Происходят серьезные изменения в системе экономических, организационных и социальных отношений. Предоставление юридической хозяйственной самостоятельности товаропроизводителям, полностью отвечающим за результаты своей финансово-хозяйственной деятельности, предполагаем, что каждое предприятие должно создать систему управления, обеспечивающую высокую эффективность его работы.

Повышение эффективности  работы организации в значительной мере определяется организованностью  системы управления, зависящей от четкой структуры организации и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования  системы управления на современном  этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности  аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

Стратегия поведения  ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и  децентрализацией властных функций, что  обусловлено необходимостью: оперативно реагировать на изменения во внешней среде; установить рациональные связи между звеньями и структурами управления на всех уровнях, минимизировать число ступеней структуры управления; повысить оперативность принимаемых решений.

С этих позиций структуру  управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

В современных условиях успех организации определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции (работ, услуг), снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным хозяйством в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность организации, предопределяют ее стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Эволюция системы управления в переходный период направлена на формирование полицентрической системы, базирующейся на функционировании в  народном хозяйстве структур, способных к самоуправлению и саморазвитию.

В современных условиях происходит дальнейшее совершенствование  управленческой деятельности, вызванное  ускоряющимся научно-техническим прогрессом, усложнением проблемы сбыта продукции. Вместе с тем возникла необходимость изучения форм и методов управления на уровне основного хозяйственного звена – организации. Использование опыта в отечественных организациях одна из важнейших задач.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Связь структуры с ключевыми понятиями управления – его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации.

Мероприятия по рационализации управления могут носить как текущий, так и перспективный характер. Текущие обычно разрабатываются  на календарный год; как правило, они не требуют больших затрат. В перспективные планы включают мероприятия по структуре управления, информационному обеспечению, диспетчеризации и т.п. Некоторые важные меры, повышающие эффективность управления, вообще не связаны со сколь либо серьезными затратами (совершенствование стиля и методов работы, организации труда и т.п.).

Объектом исследования дипломной работы  является ОАО "Техсервис".

Предметом  исследования является система управления Информационная эмпирическая база представлена материалами статей отечественных и зарубежных экономистов по фундаментальным  вопросам теории и практики функционирования системы управления персоналом.

Эмпирическую  основу исследования составили материалы первичной отчетности предприятия, нормативно-правовые и методические  издания предприятия.

Целью данного исследования является изучение системы управления в ОАО «Техсервис», его всесторонний анализ и поиск путей совершенствования управленческой деятельности.

Основная задача – выделить из общей массы учебных пособий по общей теории и практики управления именно то, что касается управления предприятиями данной отрасли и выявить специфику управления, основные факторы, которые оказывают существенное влияние на управленческий потенциал предприятий. А также доказать насколько важно эффективное управление, как много зависит от этого и каким образом можно усовершенствовать систему управления.

Для решения поставленных задач необходимо:

• представить внутреннюю и внешнюю среду хозяйства;
• определить использование методов и технологии управления на предприятии;
• выявить основные мероприятия по совершенствованию управления на предприятии..

В процессе выполнения работы были использованы годовые отчеты за 2005 – 2007 гг., должностные инструкции, сведения коммерческой службы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

        1.1. Понятие управления производством

Понятие «управление» применимо  к любым системам – биологическим, техническим и социальным. Каждой системе соответствует свой особый вид управления. В самом общем виде управление может быть определено как процесс целенаправленного воздействия на какую-либо систему с целью поддержания, в определенном состоянии или перевода в новое состояние с учетом ее объективных свойств и закономерностей.

Одним из наиболее сложных видов управления считается 
социальное управление, которое подразделяется на управление 
общественным производством, управление государством и управление духовной сферой. Сюда относится и управление производственной и непроизводственной сферой: отраслями и подотраслями народного хозяйства, производством, маркетингом, финансами, персоналом, управление наукой, экологией и т.д.

Управление производством  как специфический вид деятельности –  объективный и неизбежный результат  превращения индивидуальных производственных процессов в комбинированный общественный труд. С развитием производственных сил общества, сопровождаемым  разделением труда, возникла объективная необходимость координировать труд людей в масштабе предприятия, отрасли, экономики, отдельной страны и их сообщества. Управление является обязательным элементом любой деятельности людей.

Сущность управления производством в литературе определена по-разному с позиции различных  социальных наук: философии, кибернетики, социологии, политологии и др. Сам  термин «управление» соответствует латинскому «administratio», что в переводе означает «деятельность под чьим-то руководством, служба в подчинении»¹.

П. Друкер, один из ведущих  теоретиков в области управления и организации, отмечает «Управление  – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производственную группу»². Другой видный специалист в области управления Б. Калоф отмечает, что управление – это вся деятельность, связанная с контролем движения ресурсов. Следует иметь в виду, что управление производством – особая функция, присущая процессу труда как таковому.      Любое      производство      предполагает      управление средствами труда – это процесс непосредственного воздействия человека на предмет труда с помощью средств труда. Производство предполагает управление работниками с целью согласования их деятельности, которая рассматривается как наиболее сложная область человеческой деятельности. Предметом управленческого труда является информация и различные связи и отношения, возникающие между ризами и группами работников в ходе осуществления определенных видов деятельности в общественном производстве. В целом управление производством можно обозначить как особенный вид деятельности, направленный на обеспечение согласованной и эффективной работы людей, направленной на достижение поставленных целей посредством выполнения определенных промежуточных задач.

По Анри Файолю «управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать: предвидеть – то есть учитывать грядущее и вырабатывать программу действий; организовывать – то есть строить двойной, материальный и социальный организм предприятия; распоряжаться – то есть заставлять персонал надлежаще работать; координировать – то есть связывать, объединять, гармонизировать все действия и усилия;  контролировать – то  есть  заботиться  о  том,  чтобы все совершалось    согласно    установленным    правилам    и    отданным 
распоряжениям»³.

Нельзя эффективно руководить предприятием, отраслью, экономикой без овладения наукой управления.

Как отмечает Пиличев  Н.А. и Васильев A.M. «управление – это процесс целенаправленного воздействия на какую-либо систему с целью поддержания ее в определенном состоянии или перевода в новое состояние с учетом свойственных ей объективных законов»⁴.

По мнению Герчиковой И.Н. «управление – это целенаправленный, планомерный, сознательный процесс, направленный на достижение поставленной цели».

Все вышеперечисленные  авторы процесс управления трактуют по-разному, но смысл от этого не меняется и, по нашему мнению, наиболее хорошее определение – четкое, краткое и содержательное дает ему Герчикова И.Н.

Таким образом, сущность управления заключается в обеспечении  целенаправленного, планомерного воздействия  управленческой системы (субъекта управления) на управляемую (объект управления), осуществляемого различными методами по определенной технологии в целях поддержания системы в устойчивом равновесии или переводе ее в новое состояние. В управлении производством субъектом управления выступает совокупность  органов  управления  и  управленческих  работников, различающихся масштабами своей деятельности, компетенции и специфики выполнения функций, а объектом – совокупность ресурсов и организационно-экономических условий, которые характеризуют деятельность предприятия.

В годы перехода нашей  экономики на рыночные основы ведения  хозяйства наряду с привычным  словосочетанием «управление организацией или предприятием» стало нередким и другое – «менеджмент организации  или предприятия». В настоящее время они чаще всего используются как понятия идентичные, взаимозаменяемые. Основанием для этого является одинаковая сущность категорий, выражаемых русским словом «управление» и английским «менеджмент» (management). Это находит отражение в определениях данных понятий  в фундаментальных работах отечественных и зарубежных авторов, где раскрывается их содержание.

Первая работы, в которых  была сделана попытка научного обобщения  накопленного опыта и формирования основ научного управления, появились за рубежом к концу XIX – к началу XX веков. Это было ответом на потребности промышленного развития, которое все больше приобретало такие специфические черты, как массовое производство и массовый сбыт, ориентация на рынки большой емкости и крупномасштабную организацию в форме мощных корпораций и акционерных обществ. Предприятия-гиганты испытывали острую необходимость в рациональной организации производства и труда, в четкой и взаимосвязанной работе всех подразделений и служб, менеджеров и исполнителей в соответствии с научно обоснованными принципами и стандартами.

Основателем школы научного менеджмента был Ф.У. Тейлор –  инженер-практик и менеджер, решавший в своей повседневной работе вопросы  рационализации производства и труда  с целью повышения производительности и эффективности. Изучая способы выполнения работ и трудовых операций, Ф.У. Тейлор сформулировал четыре принципа управления индивидуальным трудом рабочих:

• научный подход к выполнению каждого элемента работы;
• научный подход к подбору, обучению и тренировке рабочего;
• распределение ответственности за результаты между менеджерами и рабочими.

Другой известный специалист в  области менеджмента А. Файоль предложил  формализованное описание работы управляющих  в организациях и сформулировал  принципы управления, которыми предлагалось руководствоваться при решении управленческих задач и выполнении функций менеджмента. А. Файоль считается основателем так называемой классической (административной) школы управления.⁵

Существует огромное количество определений менеджмента, на перечисление которых можно потратить десяток страниц. Приведу одно из них. Менеджмент – это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленной на достижение намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением экономических методов управления. Хотя менеджеры воздействуют, прежде всего, на главный элемент организации - людей.

Менеджмент функционирует, прежде всего, в сферах бизнеса –  предпринимательства.  Предпринимательство  можно определить как творческую деятельность лиц, осуществляемую на свой страх и под свою материальную ответственность, направленную на получение прибыли или личного доход.⁶ Термин «предприниматель» был введен французским экономистом Р. Кантиллоном в начале XVIII века. С тех пор это слово ассоциируется с лицом, которое берет на себя риск, связанный с организацией нового предприятия или с разработкой новой идеи, новой продукции или нового вида услуг, предлагаемых обществу. Предпринимательство всегда сопряжено с риском, но непременно расчетливым   и   ориентированным   на      получение   прибыли. Предпринимателем может выступать как физическое, так и юридическое лицо.

Очень важно понимать, что слова  «предприниматель» и «менеджер» не являются синонимами. Предприниматель  всегда стоит у истоков создания бизнеса, тогда как менеджер чаще всего работает в готовой фирме, и поскольку все предприниматели активно участвуют в формировании целей предприятия и управления им на начальных этапах, всех их можно считать в какой-то мере менеджерами. Но далеко не каждый успешный предприниматель может быть успешным менеджером, и не каждый успешный менеджер может быть успешным предпринимателем. Зачастую успешный предприниматель не имеет способности или склонности эффективно выполнять так называемые «управленческие функции». И в этой ситуации необходим именно профессиональный менеджер, способный выполнить те самые функции управления.⁷ Именно функции управления определяют специфику управленческого труда.

Различают основные и специальные  функции управления. Основные – это планирование, организация, координация, мотивация и контроль. Планирование – вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Организация – формирование структуры организации и управления, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами, рабочими местами и пр. Координирование заключается в обеспечении бесперебойности, непрерывности процесса управления с целью достижения согласованности в работе всех звеньев организации. Мотивация – это активизация людей, работающих в организации, чтобы побудить их эффективно трудиться для выполнения ее целей. Контроль представляет собой проверку всех сторон деятельности объекта управления в соответствии с установленными требованиями и принятыми решениями. Специальные функции обычно связаны с разделением управленческого труда.

Наибольший качественный скачек в практике управления произошел  за последние 20-25 лет, его можно связать с революционными изменениями, как в технических средствах управления, так и в самом характере производства. Пересмотр управленческих постулатов был вызван необходимостью разрешения многих противоречий. В их числе – исчерпание возможностей экстенсивного роста, энергетический кризис, обострение конкурентной борьбы, снижение темпов роста производительности, и др. Ресурсосбережение, ориентация на потребителя и качество стали основополагающими идеями новой философии управления.

В современных условиях управленческие нововведения в значительной мере связаны с поиском возможностей максимально эффективно использовать творческий потенциал работников. Современные работники все больше стремятся к разнообразной и интересной деятельности. На эволюцию механизмов управления серьезное влияние оказывают и динамизм научно-технического развития, и изменения рыночных условий. Работа менеджера все меньше связывается с традиционными исполнительными функциями, а все больше – с реализацией лидерства на основе предвидения, с комплексным подходом к реорганизациям. Знания, умение, трудовые навыки, инициатива и предприимчивость  персонала предприятия становится   важнейшим стратегическим ресурсом.

На сегодняшний день в России происходит радикальная  перестройка системы управления экономики в целом и каждого хозяйства в отдельности, связанная с переходом народного хозяйства к рыночным отношениям. Происходят серьезные изменения в системе экономических, организационных и социальных отношений. Предоставление юридической хозяйственной самостоятельности товаропроизводителям, полностью отвечающим за результаты своей финансово-хозяйственной деятельности, предполагаем, что каждое предприятие должно создать систему управления, обеспечивающую высокую эффективность его работы.

        1.2. Совершенствование управления в организаци

В последние два десятилетия  в мире появилась экономика нового типа, которую американский социолог М. Кастельс назвал информациональной  и глобальной. По его утверждению, производительность и конкурентоспособность организаций зависят, в первую очередь, от их способности генерировать, обрабатывать и эффективно использовать информацию основанную на знаниях. Практика российских организаций подтверждает дефицит научно обоснованных методов управления, что приводит к распылению средств, снижению эффективности использования материальных и финансовых ресурсов. Системный анализ как основа упреждения негативных ситуаций слабо используется на всех уровнях управления. Положение усугубляется необходимостью обработки все возрастающих объемов информации, постоянным усилением конкурентной борьбы, заставляющим организации быстрей и адекватней реагировать на изменения конъюнктуры рынка. Необходим механизм управления позволяющий воспринимать эти изменения, распознавать их и обеспечивать соответствующую адаптацию хозяйственной деятельности на основе современных технологий⁸.

Повышение эффективности  работы организации в значительной мере определяется организованностью  системы управления, зависящей от четкой структуры организации и  деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования  системы управления на современном  этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности  аппарата управления, его функций; внедрение  автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

Стратегия поведения  ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и  децентрализацией властных функций, что  обусловлено необходимостью: оперативно реагировать на изменения во внешней  среде; установить рациональные связи между звеньями и структурами управления на всех уровнях, минимизировать число ступеней структуры управления; повысить оперативность принимаемых решений.

С этих позиций структуру  управления можно рассматривать  как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

В современных условиях успех организации определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции (работ, услуг), снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным хозяйством в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность организации, предопределяют ее стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Эволюция системы управления в переходный период направлена на формирование полицентрической системы, базирующейся на функционировании в  народном хозяйстве структур, способных  к самоуправлению и саморазвитию.

В современных условиях происходит дальнейшее совершенствование  управленческой деятельности, вызванное  ускоряющимся научно-техническим прогрессом, усложнением проблемы сбыта продукции. Вместе с тем возникла необходимость  изучения форм и методов управления на уровне основного хозяйственного звена – организации. Использование опыта в отечественных организациях одна из важнейших задач.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи  между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Связь структуры с ключевыми понятиями управления – его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации.

Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом  управления и окружающей средой. Можно  дать следующее определение организационной  структуры системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления.

Важное место в повышении  эффективности производства занимают организационно-экономические факторы  и прежде всего развитие и совершенствование рациональных форм организации производства, методов производства.

Рационализация методов  управления производством предполагает применение инженерных методов и  средств ко всем разделам планирования, организации и регулирования  деятельности проектируемой или действующей организации.

Рационализация методов  управления производством непосредственно  связана с рационализацией методов  работы, которая охватывает:

• рациональную организацию рабочего места, оснащение его всеми необходимыми механизмами и устройствами;
• сокращение протяженности путей перемещения рабочих;
• разработку и внедрение наиболее рациональных движений рабочего;
• разработку и внедрение рациональных методов и приемов труда в процессе выполнения производственных заданий.

Рациональная организация  производства направлена на повышение производительности труда и снижение издержек производства.