Автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий»

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время тема автоматизации является одной из самых актуальных для многих организаций. Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения бизнес - задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности компании в целом.

Одним из важных источников снижения издержек и затрат предприятия и оптимизации методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией являются информационные системы.

 

Любая компания при выборе технологий, способствующих повышению производительности и росту бизнес-показателей, ориентируется на следующие ключевые аспекты:

• затраты
• безопасность
• простота использования

 

Основные преимущества, которые получает заказчик автоматизированной системы:

• легкий, быстрый и четко разграниченный доступ к информации для любого сотрудника предприятия;
• простота и точность формирования любой отчетности о деятельности организации;
• возможность оперативного получения информации о состоянии дел на предприятии, что позволяет руководству принимать более взвешенные и обоснованные решения;
• улучшение порядка и качества работы компании в целом, что делает ее привлекательней, как для сотрудников, так и для потенциальных клиентов.

 

Автоматизация позволяет оперативно получить сведения об организации, направлена на сокращение затрат и увеличение прибыли в процессе деятельности предприятия. При помощи автоматизации достигается получение руководством оперативной, достоверной и систематизированной информации о деятельности предприятия с возможностью оперативно определять наиболее рентабельные виды продукции, гибко управлять имеющимися финансовыми ресурсами, осуществлять непрерывное планирование, используя широкие возможности для анализа различных показателей.

 

Целью создания АСУ в большинстве случаев является комплекс мероприятий, позволяющий повысить управляемость и эффективность деятельности предприятия за счет:

• оптимизации бизнес-процессов;
• автоматизации функций оперативного управленческого учета;
• централизации нормативно-справочных данных, которая позволит организовать единую систему доступа, хранения и обработки информации;
• оперативного предоставления центрам ответственности предприятия информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

 

Целью данного дипломного проекта является автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий».

 

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать используемый метод учета кадров в компании и выявить его недостатки;
• предложить возможные пути их устранения;
• на основе обзора существующих программных продуктов, посвященных учету кадров, обоснованно выбрать систему автоматизации;
• выполнить настройку выбранной ИС на месте;
• оценить экономическую эффективность предлагаемых мероприятий;
• разработать мероприятия по охране труда.

 

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, СИМВОЛОВ, ЕДИНИЦ И ТЕРМИНОВ.

 

DFD - Data Flow Diagramming

ERP - Enterprise Resourse Planning

SADT - Structured Analysis and Design Technique

SQL – Structured Query Language - структурированный язык запросов

АОЗТ – Акционерное Общество Закрытого Типа

АПС - Автоматическая Пожарная Сигнализация

АСУ – Автоматизированные Системы Управления

ВДТ – Видео Дисплейный Терминал

ЕСН - Единый Социальный Налог

ЗАО – Закрытое Акционерное Общество

ИС – Информационная Система

КЕО - Коэффициент Естественной Освещенности

МГУПП – Московский Государственный Университет Пищевых Производств

НДС – Налог на Добавленную Стоимость

НДФЛ - Налог на доходы с физических лиц

НсП – Налог с Продаж

ООО – Общество с Ограниченной Ответственностью

ОС – Операционная Система

ПДК - Предельно Допустимая Концентрация

ПДУ – Пульт Дистанционного Управления

ППБ – Правила Пожарной Безопасности

ППП – Пакет Прикладных Программ

ПК – Персональный Компьютер

ПО – Программное Обеспечение

ПУЭ - Правила Устройства Электроустановок

ПЭВМ – Персональная ЭВМ

РМ - Рабочее Место

СанПиН - Санитарные Правила и Нормы

СУБД – Система Управления Базами Данных

ФСС – Фонд Социального Страхования

ЭВМ - Электронно-Вычислительная Машина

 

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

1.1 Общая информация об ООО «Центр Кадровых Технологий».

 

ООО "Центр Кадровых Технологий" основано в 1995 году и специализируется в сфере разработки программного обеспечения для управления персоналом и подбора кадров. Время основания ООО "Центр Кадровых Технологий" совпало с появлением в продаже компьютерных систем быстрой разработки приложений. До этого времени автоматизацию кадровой работы могли себе позволить только крупные организации, имеющие в распоряжении мощные вычислительные комплексы. Поэтому первой задачей, которую поставила перед собой компания, была разработка простой и удобной в использовании системы автоматизации учета кадров. Такая система была разработана весной 1995 года и названа «Фараон».

 

Основные программные продукты ООО "Центр Кадровых Технологий":

ФАРАОН.

Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, рассчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и др.

РЕЗЮМАКС.

Автоматизирует подбор персонала в корпорации или кадровом агентстве, желающем улучшить коммуникацию между рекрутерами и начальниками отделов (работодателями): ведет учет кандидатов и вакансий, контролирует конкурсный отбор, организует коллективную работу с электронной почтой и импортирует приходящие резюме, создает на Web-сайте раздел подбора персонала.

РЕКРУТЕР.

Автоматизирует подбор персонала в отделе кадров или в небольшом кадровом агентстве: ведет учет кандидатов, вакансий, затрат на подбор персонала, а также автоматизирует проведение конкурсного отбора. Легко устанавливается и настраивается на различные методики подбора персонала. Спроектирован для работы на отдельном компьютере или в локальной сети.

АСТЕРИКС.

Автоматизирует размещение вакансий на наиболее популярных работных сайтах Интернета. За одну операцию проводит размещение вакансии на нескольких сайтах и даже в нескольких разделах каждого сайта. Хранит историю всех размещений, напоминает об истечении сроков хранения вакансий на сайтах.

 

Как оказалось, ЦКТ правильно сделали ставку на простоту и удобство кадровой программы. Фараон понравился пользователям. С тех пор выпустили уже пять поколений Фараона, в каждом из которых программа практически полностью переделывалась. Постоянно расширяли функциональность Фараона в соответствии с увеличивающимися потребностями управления персоналом. В настоящее время программа «Фараон» является мощной системой, автоматизирующей практически все аспекты управления человеческими ресурсами. При этом Фараон сохранил простоту, которая нравится специалистам отделов кадров небольших компаний, заинтересованных прежде всего в автоматизации кадрового учета. Однако, благодаря “продвинутым” функциям и гибкости настройки, Фараон также полюбился менеджерам крупных компаний, стремящихся к повышению эффективности своей работы.

Практически одновременно с выходом первой версии Фараона программисты ООО «ЦКТ» приступили к разработке программы автоматизации подбора персонала. Основной задачей, поставленной перед Рекрутером, было автоматизировать как можно больше функций, связанных с подбором персонала, при этом сохранить технологическую простоту программы, то есть простоту ее внедрения, использования и сопровождения. В середине 90-х Рекрутер пользовался спросом в основном среди кадровых агентств. Однако с течением времени, интерес к Рекрутеру в большей степени начали проявлять отделы кадров компаний.

В процессе развития Интернет-технологий было обнаружено, что перед системой подбора персонала открывается масса дополнительных возможностей, которые не могут быть достигнуты в рамках классического подхода к разработке системы подбора персонала. После тщательного анализа рынка отдел маркетинга принял решение, продолжая работу над Рекрутером, в качестве альтернативы ему, разработать новую систему подбора персонала. Она должна была быть полностью построена на Интернет-технологиях. В 2001 году вышла в свет первая версия этой системы под названием «Резюмакс». Разумеется, в Резюмаксе были учтены все “открытия”, которые были совершены в процессе работы над Рекрутером. Поэтому, с точки зрения выполняемых функций, Резюмакс очень похож на Рекрутер. Однако в Резюмаксе в полной мере проявляется идея корпоративности. Поэтому Резюмакс особенно интересен крупным компаниям и кадровым агентствам. В то же время Резюмакс является выгодным приобретением для маленьких компаний и даже для частных рекрутеров. Это достигается благодаря возможности аренды, а не покупки Резюмакса. Ведь в случае аренды Резюмакс устанавливается на сервер компании-производителя, и Центр Кадровых Технологий берет на себя все технические вопросы его установки и сопровождения, а пользователь работает с ним через Интернет.

 

ООО «Центр Кадровых Технологий» прикладывает максимум усилий для совершенствования перечисленных выше программных продуктов и регулярно выпускает обновленные версии. Для того, чтобы предлагать пользователям оптимальный набор функций, компания постоянно консультируется со своими клиентами, а также ведущими специалистами в области кадрового делопроизводства по вопросам оптимизации и автоматизации кадровых операций. Простота и функциональность – главный девиз, которым руководствуются специалисты компании при разработке систем управления и подбора персонала.

Несколько сотен организаций и предприятий, как частных, так и государственных, в России и за ее пределами уже используют программы, разработанные Центром Кадровых Технологий.

 

Преимущества ООО «ЦКТ» перед конкурентами:

• опыт работы с крупными компаниями: как с коммерческими, так и с государственными;
• высокий уровень подготовки кадров;
• сертифицированные специалисты;
• опыт работы с большим количеством оборудования, программных продуктов и технологий;
• большой опыт автоматизации различных сфер бизнеса;
• более низкие цены и короткие сроки разработки;
• прозрачность работы  для клиента.

Помимо офиса в Москве ООО «ЦКТ» имеет еще 6 региональных офисов:

Санкт Петербург - ООО "Контент Проект"

Новосибирск - АНО "Исследование Коммуникативных Структур"

Новосибирск - ООО "АКИА-Сибирь"

Красноярск - ЗАО "Макссофт"

Якутск - ООО "АКИА"

Магадан - ООО "Орбика-Плюс"

 

1.2 Организационная структура ООО «Центр Кадровых Технологий».

 

Генеральный Директор

 

Отдел по разработке прикладных систем

Отдел по продажам и маркетингу

Финансовый отдел

Юридический отдел

 

 

 

 

Отдел Кадров

 

 

 

 

Рис. 1  Организационная структура ООО «Центр кадровых технологий»

 

Отдел по разработке прикладных систем.

Отдел по разработке прикладных систем - это высококвалифицированный коллектив разработчиков - аналитиков, программистов, дизайнеров, которые обеспечивают высокое качество всех выполняемых проектов.

Разработка и сопровождение ПО – его основная задача.

 

Обязанности:

• проектирование‚ разработка и модификация программного обеспечения;
• проектирование нового программного обеспечения и изменений в эксплуатируемом программном обеспечении в соответствии с техническими заданиями;
• реализация проекта‚ проведение внутреннего тестирования;

Задачи:

• Производство продукта более понятного и простого в обращении, и как следствие - сокращение расходов на обучение, адаптацию и техническую поддержку пользователя.
• Разработка продукта точно позиционированного на потребности пользователя с минимизацией риска неожиданных изменений требований к продукту.
• Проектирование и дизайн новых разработок компании.
• Обеспечение высокого уровня технических и пользовательских качеств, проектируемых решений за счёт использования передовых технологий и знаний в предметной области.
• Улучшение качества программного продукта путем наделения его свойствами и характеристиками, привлекательными для пользователя, что обеспечит продукту дополнительные конкурентные преимущества.

 

Отдел по продажам и маркетингу.

Отдел по продажам и маркетингу занимается рекламой и сбытом товара, определяет, какой должен быть стимул для покупателя. Высокий уровень конкуренции на рынке стимулирует постоянный поиск новых, еще более универсальных и гибких способов продвижения товаров.

Работники отдела принимают заказы, выписывают счета, оформляют документы. Покупка товара производится при помощи перевода необходимой суммы  денег на счёт организаций. При выдаче оплаченного товара оформляется расходная накладная и счёт-фактура.

Под продвижением товаров подразумевают коммуникационные стратегии, к которым прибегает фирма, чтобы довести до потребителей преимущества своей продукции и побудить к ее приобретению. У продвижения есть три основные задачи: информировать, убеждать и напоминать. Цель продвижения заключается в том, чтобы заставить потребителей узнавать и приобретать товары компании.

Выделяют 4 основные группы методов продвижения товаров.

1. Товарная реклама - это  форма неличного обращения к  потенциальным потребителям в  целях их убеждения приобрести товары или услуги. Товарная реклама стремится добиться известности торговой марки, а добившись ее, напоминать потребителям о её достоинствах.

2. Стимулирование сбыта. Мероприятия по стимулированию  сбыта могут быть направлены  производителем либо на участников каналов сбыта, либо непосредственно на потребителей. К таким мероприятиям относят проведение семинаров по обучению способам эффективных продаж для дистрибьюторов, пробные предложения; распродажи и торговые скидки; купоны; демонстрация и тестирование товаров; выкладка товара (мерчендайзинг); внутренние витрины; конкурсы и лотереи на упаковке товара; подарки покупателям; сувениры с напоминанием о товаре.

З. Личные продажи — это представление товара при непосредственном контакте продавца и покупателя. Существует два метода личных продаж: по телефону и через агентов. В ходе личной продажи покупатель приобретает не только товар, но и продавца в качестве консультанта и советчика. Личный контакт позволяет оказывать большее влияние на покупателя, чем реклама в СМИ, поэтому более высокие затраты на их организацию бывают оправданными.

4. Формирование общественного  мнения.

Позитивное мнение о предприятии не возникает само по себе. Обеспечение компании положительной известности в обществе и противодействие негативным мнениям и слухам о ней - основная задача.

Постоянно меняющиеся внешние условия ведут не только к трансформации и совершенствованию используемых методов продвижения, но и к смещению акцентов и приоритетов в самой теории маркетинга. В последнее десятилетие центр тяжести всей маркетинговой деятельности предприятий перемещается с продукта на покупателя.

 

Финансовый отдел.

В финансовой службе составляется: финансово-кредитное планирование, финансово - оперативная работа, контрольно-аналитическая работа, и управленческий учет.

В бухгалтерии составляют товарный отчет (формирование накладных, счет-фактур). Авансовый отчет. Книга продаж, книга покупок. Взаиморасчеты с поставщиками. Сдача документов в архив.

Обработка первичной документации • Формирование Книги - покупок, Книги - продаж, журналов-ордеров. • Начисление заработной платы. • Составление отчетности: НДС, НсП, ФСС, ЕСН.

 

Юридический отдел.

Юридическая служба способствует подготовке обоснованных ответов при отклонении претензионных и исковых требований контрагентов ООО «ЦКТ», осуществляет оформление ведение дел в судах общей и специальной юрисдикции, осуществляет их учет и хранение. Способствует укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности собственности фирмы, ведет установленную отчетность по претензиционно-исковой и другой работе организации. Осуществляет работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об их изменениях в действующем законодательстве.

 

Отдел кадров.

Служба персонала организует работу с кадрами в соответствии с общими целями и поставленными задачами генерального директора, укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников, ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Своевременно предоставляет в бухгалтерию: приказы, записки расчеты на сотрудников уходящих в отпуска, копии документов на принятых, переведенных и уволенных сотрудников.

 

1.3  Существующая система учёта.

 

До автоматизации бизнес-процесса учет персонала в ООО «Центр Кадровых Технологий» осуществлялся с использованием СУБД MS Access.

 

Схема данных показана на рисунке 1.

 

Рис. 2 Схема данных.

 

Для работы с вводимыми данными в БД была создана форма для просмотра и редактирования списка сотрудников, сгруппированных по подразделениям:

 

Рис. 3 Созданная форма.

 

 

Рис. 4 Форма в режиме «Конструктор».

Недостатки существующей информационной системы:

• Отсутствие автоматического расчёта больничных листов, отпусков и т. п.;
• Сложность заполнения форм вручную;
• Отсутствие многопользовательской поддержки;
• Несоответствие печатных форм отчётов, утверждённых законодательством;
• Трудность восстановления данных при сбоях или отключении системы;
• Учет контрактов и трудовых книжек;
• Отсутствие шаблонов приказов (документов);
• Отсутствие импорта данных;
• Малый объем общих (анкетных) сведений о сотруднике.

 

К недостаткам непосредственно MS Access можно отнести ее низкую производительность. Еще более серьезный недостаток заключается в ограниченности объема обрабатываемых данных: не рекомендуется использовать эту СУБД для базы, которая может разрастись более чем до 100 Мбайт. Хотя MS Access и обладает весьма привлекательной возможностью выполнения полного цикла работ над проектом, но недостаточная отлаженность его компонентов снижает возможности широкого применения, особенно в проектах, которые, с высокой степенью вероятности, будут расширяться в дальнейшем.

 

1.4  Анализ предметной области (отдела кадров).

 

В качестве предметной области рассматривается отдел кадров «ЦКТ».

 

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации). 

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. 
Задачи отдела кадров: 
Основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;
• разработка кадровых технологий и др.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Функции отдела кадров:

Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.

В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.

Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:

• оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
• разрабатывает критерии отбора персонала;
• распределяют новых работников по рабочим местам.

Повышение квалификации персонала и его переподготовка также является одной из функций отдела кадров. Для осуществления этой функции отдел кадров:

• планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;
• выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;
• организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;
• определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.

В рамках работы по увольнению персонала отдел кадров должен осуществлять:

• анализ причин высвобождения персонала;
• выбор вариантов высвобождения персонала;
• обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.

Отдел кадров в организации также обязан осуществить работу по построению и организации работ, в том числе определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда. Для выполнения этой функции отдел кадров должен:

• определять содержание работ на каждом рабочем месте;
• стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
• проводить оперативный контроль за работой персонала;
• осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.

И наконец, главное, за что в какой-то мере ответственен отдел кадров, - за управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу.

Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

В результате предпроектного исследования мною установлено, что отдел кадров на предприятии нуждается в автоматизации своей деятельности с целью оперативной обработки данных о сотрудниках, что упростило бы доступ к информации о личном составе по бухгалтерии, на основе которых составляются таблицы с соответствующей информацией.

Функции выбранной предметной области ограничены следующими локальными задачами:

• оперативный контроль и учёт кадров на предприятии;
• выдача справок и выходных документов о сотрудниках, налоговых льготах и других сведений;
• анализ и обработка входной информации о персонале компании.

 

1.5  Постановка задачи.

 

В работе коммерческой организации важное значение имеет постоянный оперативный контроль и учёт кадров, что даёт возможность своевременно предвидеть и устранять возможные трудности.

Внедряемая информационная система должна автоматизировать следующие процессы:

• расчет отпусков:

• Очередной отпуск
• Отпуск без сохранения заработка
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск по уходу за ребенком