Информационная система с элементами интеллектуальности

Введение

В условиях рыночной экономики  информация выступает как один из основных товаров. Без информации практически не возможно принять объективного решения, которое выступает в современных условиях как одним из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.

Информационные системы  появились с момента возникновения  человеческого общества. Причина  их появления обусловлена тем, что  на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной  и подготовленной (обработанной) соответствующим образом информации.

Опыт создания и использования  современных информационных систем приема и ведения заказов показал, что главным условием эффективности  их функционирования является наличие  интегрированной системы сбора  и анализа информации о состоянии заказа на всех этапах его жизненного цикла.

Поэтому создание информационной системы приема и ведения заказов  не эффективно без дальнейшего проектирования и разработки интегрированной системы  управления предприятием в целом. Информационная система приема и ведения заказов является лишь начальным этапом.

Таким образом, ставится основная задача – проектирование информационной системы приема и  ведения заказов на предприятии  с расчетом на взаимодействие этой информационной системы с информационными системами складского учета, бухгалтерии, торгового отдела и печатного отдела, с целью организации внедрения и обеспечения устойчивой и эффективной интегрированной системы управления основными потоками.

Таким образом, в дипломном проекте рассматривается автоматизация учета приема и ведения заказов на предприятии посредством автоматизированной системы.

Цель создания информационной  системы – повышение  эффективности функционирования предприятия: сокращение сроков выполнения заказов, сокращение трудовых затрат на обработку, снижение себестоимости услуг, и как следствие, рост прибыли предприятия и повышение конкурентоспособности.

Основной задачей системы  является улучшение значений показателей  качества работы магазина, а также ведение заказов клиентов по всем стадиям выполнения процесса. Проектируемая система так же должна предоставлять места для хранения исходных данных и обработанных файлов. В системе необходимо предусмотреть разделение файлов, создать оперативные и основные хранилища. Организация доступа к информации должна быть тщательно обдуманной и проработанной. Основным требованием является требование защиты от НСД и обеспечения сохранности файлов в неискаженном виде.

Создание принципиально  новой системы приема и ведения заказов при минимальной численности персонала обеспечит руководителей и сотрудников оперативной информацией для принятия решений, необходимых при выполнении требований и условий со стороны клиентов ИП «Стадников». Появится возможность анализировать, проигрывать и оценивать различные варианты управленческих решений в складывающихся рабочих, финансовых и других ситуациях. Проектируемая ИС обеспечит концентрацию информации в единых местах хранения, а так же:

1. автоматизированную фиксацию заявки и переноса её в архив ПЭВМ . В случае отказа от заказа автоматическое удаление из архива;
2. отслеживание состояния выполнения заказа;
3. резервирование материалов на складе;
4. расчет суммы готового заказа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Аналитическая  часть

1. Общая характеристика ИП «Стадников»

ИП «Стадников» занимается розничной торговлей детскими товарами, одеждой и канцелярскими товарами. Принимает заказы школ, детских садов  и других детских учереждений. Эта  организация основалась в 2004 году. Сотрудничают с такими организациями как: NovoBaby(коляски и кроватки), Аладин(игрушки), Альфа(игрушки), Волшебный мир(игрушки), Братство(детская одежда), Гелиус(одежда и белье). Одними из первых в Сергиевском районе стали работать по заказам населения.

Задачи деятельности ИП «Стадников»

 Продажа и принятие заказов.

Организационная структура ИП «Стадников»

Данная организация  соответствует поведенческим теориям, т.к. коллектив компании высококвалифицированный, каждый знает, как он должен выполнять свою работу. Этим и объясняется высокое качество работ и предоставляемых услуг. Личные качества (коммуникабельность; умение быстро, без колебаний принимать важные решения; умение переключаться на другие виды работы и т.д.), сотрудников фирмы выходят на первый план и имеют доминирующее значение при принятии управленческих решений.

Высший уровень управления ориентирован на разработку стратегических направлений и целей развития данной компании, принятие важнейших производственно-хозяйственных решений. Руководитель осуществляет непосредственное управление деятельностью всего ИП «Стадников» на основе единоначалия и социального партнерства.

Организационная структура ИП «Стадников»  представлена на рисунке 1.1.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 - Организационная  структура ИП «Стадников»

Оформление  заказа

Работа продавца с покупателями ведется продавцом следующим образом:

 

- презентация товара;

- прием заявки;

- оформление заявки;

Продавец вводит все  данные в систему: Фамилия, Имя, Отчество, номер телефона, сумму предоплаты, состав заказа. Договаривается о сроках выполнения заказа.

Состав работников и распределение обязанностей

 

На торговой точке  работает два продавца, один принимает заказы и в свободное время консультирует покупателей, второй работает в торговом зале.

Компьютерное  оснащение торговой точки

 

Торговая точка оснащена ноутбуком HP Pavilion и принтером HP LaserJet  на котором решаются следующие задачи:

 

• обработка заказа;
• печать заказа;
• фиксирование оплаты заказа.

 

1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

По результатам исследования были сделаны следующие выводы:

1. При приёме заявок расчеты заказа в целом ведутся вручную – большие затраты времени и возможны ошибки в расчетах;
2. Часто повтор. заказы;
3. В связи с обновлением ассортимента увеличивается количество поставщиков.
4. Увеличивается кол во клиентов

Исходя из этого, можно  сделать вывод о целесообразности создания для компании ИП «Стадников» информационной системы приема и ведения заказов.

Разрабатываемая информационная система приема и ведения заказов с встроенной базой данных, должна содержать информацию о поступивших заказах, об оплате заказов, готовых заказах. Данные за текущий период вводятся вручную с клавиатуры. Информационная система приема и ведения заказов включает данные об общем количестве заказов, недавно полученных заказах, ассортименте услуг, номенклатуре и происходящих в них изменениях. Информационная система приема и ведения заказов должна позволять корректировать информацию, просматривать, осуществлять поиск необходимой информации, формировать объединенные показатели, распечатывать полученную информацию. Информация должна поступать руководству фирмы, в бухгалтерию, администратору.

Разрабатываемая информационная система основана на следующих основных принципах.

Принципы среды:

• ИП «Стадников» рассматривается как целостная организация, основная деятельность которой направлена на получение максимальной прибыли;
• финансовая отчетность составляется на основе допущения, что компания действует и будет действовать в обозримом будущем;
• учет финансовой деятельности компании проводится как в разрезе подразделений компании, так и по основным видам услуг.

Принципы реализации:

• рациональное перераспределение функций управления между отделами фирмы;
• разработка компьютерных технологий управления на основе планирования, моделирования, ситуационного прогнозирования и анализа результатов деятельности предприятия с просчетом различных вариантов и выбором оптимального управленческого решения;
• единое информационное пространство для всех отделов, входящих в фирму ИП «Стадников»;
• оптимизация информационных потоков (исключение дублирования), сокращение документооборота, одноразовый ввод информации, разграничение доступа;
• модульное (блочное) построение системы, обеспечивающее возможность развития и совершенствования системы путем наращивания или замены в системе отдельных модулей.

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Сегодня обработка экономической  информации стала самостоятельным  научно-техническим направлением с  большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием экономической информационной системы (ЭИС).

Экономическая информация представляет собой совокупность различных  сведений экономического характера, которые  можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа  на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных, денежных ресурсов и  состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

• большие объемы;
• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и так далее);
• многообразие ее источников и потребителей;
• значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической  информации предопределяют научно-техническую  необходимость и экономическую  целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Производственные и  хозяйственные предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные  связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей, осуществляется управление как отдельными элементами, так и системами в целом.

Управление – важнейшая  функция, без которой немыслима  целенаправленная деятельность любого предприятия, организации, территории.

Систему, реализующую  функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются: планирование, учет, анализ, контроль, регулирование.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной  форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место  в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Анализ и регулирование  – сопоставление фактических  показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой  системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система  является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Для выработки в сложных  экономических системах эффективных  управляющих воздействий требуется  наряду с созданием соответствующих  алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки автоматизированных информационных систем (АИС) управления в экономике.

Современный уровень  информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются  рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексная оценка качества производимых изделий, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации. Использование в управлении компьютерной техники становится неотъемлемым элементом организационных структур экономических объектов.

Состав и структура  экономических информационных систем.

Экономическая информационная система состоит из элементов (или  подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с элементами образуют структуру системы. Таким образом, экономическая информационная система – это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.

Наиболее общим разделением  подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

Обеспечивающая часть  ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

Информационное обеспечение  представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ЭИС. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Все виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС.

Техническое обеспечение. Технические возможности ЭИС  определяются рядом обеспечивающих подсистем, к которым относятся  технического обеспечения, организационного обеспечения и др.

Технические средства служат основой построения ЭИС. Мощность этих средств в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам ЭИС  – техническое обеспечение –  относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника.

Структурными элементами технического обеспечения наряду с  техническими средствами являются также  методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий  эти технические средства персонал.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.

В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств  программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей  и предназначенные для организации  вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию  данных и их обработку при решении функциональных задач.

Экономический объект и  информационное обеспечение формируют  методическое обеспечение, определяющее метод расчета и форму представления  выходных результатов.

Этапы получения выходных результатов на основе входной информации формируют алгоритмическое обеспечение.

Организационное обеспечение. Экономическая информационная система  включает в себя собственный аппарат  управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение  должно выполнять:

• сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;
• передачу информации курьеру или ее рассылку с помощью локальных, региональных и других сетей;
• хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;
• обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.

Правовое обеспечение ЭИС. Оно представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование разработки ЭИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС определяет ее статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решений и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ЭИС. Правовое обеспечение включает общую и специальную части. Общая содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а специальная осуществляет юридическую поддержку принятия решений.

Лингвистическое обеспечение  объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала ЭИС со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной. Лингвистическое обеспечение включает:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизитов и т.п.);
• языки управления и манипулирования данными информационной базы ЭИС;
• языковые средства информационно-поисковых систем;
• языковые средства автоматизации проектирования ЭИС;
• диалоговые языки специального назначения и другие языки; систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем управления.

Эргономическое обеспечение  как совокупность методов и средств, используемых на различных этапах разработки и функционирования ЭИС, предназначено  для создания оптимальных условий  высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ЭИС, для  ее быстрейшего освоения. В состав эргономического обеспечения входят:

• комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации;
• комплекс методов, учебно-математической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала ЭИС;
• комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности человека в ЭИС.

ЭИС реализует решение  функциональных задач управления, совокупность которых составляет так называемую, функциональную часть деятельности экономического объекта как системы. Состав, порядок  и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются исходя и с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования. Основными принципами декомпозиции – выделения самостоятельных функциональных подсистем комплексов задач – являются:

• относительная самостоятельность каждой из них, т.е. наличие конкретного объекта управления;
• наличие соответствующего набора функций и функциональных задач с четко выраженной локальной цепью функционирования;
• минимизация состава включенных в подсистему элементов.

1.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Основными носителями информации при автоматизированной обработке  являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места  возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

Унифицированная система  документации устанавливает общие  требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Так, в соответствии с  правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных.

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей  формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. Классификация выходных документов приводится в таблице 4.

 

 

 

Таблица 4 - Классификация  выходных документов

Признаки классификации	Виды выходных документов
Характер отражаемых функций управления	Прием и ведение заказов, складской учет, управление производством и др.
Форма представления	Цифровая, алфавитно-цифровая, графическая
Продолжение таблицы 4
Признаки классификации	Виды выходных документов
Назначение	Основные, вспомогательные
Место использования	Внутренние, внешние
Периодичность получения	Ежедневные, декадные, полумесячные, месячные, квартальные, годовые
Срочность составления	Оперативные, обыкновенные, несрочные
Режим получения выходных документов	Запросный, регламентный, диалоговый
Характер печати	Построчные, итоговые
Количество экземпляров	Один, два, более двух
Количество степеней итогов	Одна, две, три, четыре и  более