Инвентаризация средств и учет ее результатов в ООО «АМАЛЬГАМА-ТИСС»

Тема: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СРЕДСТВ И УЧЕТ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ В ООО «АМАЛЬГАМА-ТИСС»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета представляет собой способ установления истинного положения дел или возможность установить соответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим положением дел. Обычно инвентаризацию связывают с пересчетом и перемериванием предметов. Но не все так просто, как кажется.

Главное в инвентаризации - необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может - что, как правило, и делает - назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право.

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки  сверяются с учетными данными  данные аналитических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием. В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учетным данным, во втором - от учетных данных к фактическим. Самый простой вариант проведения инвентаризации - это так называемый нулевой вариант. Он удобен при достаточно быстрой оборачиваемости ценностей в условиях их партионного учета.

Обычно считается, что  самая эффективная инвентаризация проводится при смене материально  ответственных лиц. Это правда, поскольку в этом случае сдающий дела сам все просчитает и, в случае недостачи, покроет ее. Отсюда следует, что чем чаще происходит смена материально ответственных лиц, тем крепче сохранность ценностей.

Предполагается, что инвентаризацию хорошо проводить внезапно. Во многих случаях это правильно. Зачастую  нужна внезапность. Но возможно возникновение и других ситуаций. В некоторых предприятиях, где ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения. Такие перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Очевидно, что при проведении такой, на первый взгляд простой процедуры, бухгалтер может столкнуться  с определенными трудностями. Жесткая регламентация порядка проведения инвентаризации не дает гарантии для того, чтобы избежать ошибок. Одновременно в учете результатов инвентаризации возникает много вопросов. Это на наш взгляд обуславливает актуальность выбранной темы.

Целью дипломной работы является изучение инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учета и отражения ее результатов в учете на примере конкретного предприятия.

Для достижения цели  поставлены следующие задачи:

• рассмотреть значение, задачи и виды инвентаризации;
• изучить нормативное регулирование порядка проведения инвентаризации в РФ;
• дать экономическую характеристику исследуемому предприятии;
• изучить организацию, проведение и учет инвентаризации МПЗ, основных и денежных средств, расчетов экономического субъекта;
• сформулировать пути совершенствования порядка проведения инвентаризации на предприятии;
• сделать выводы.

В качестве объекта  исследования выбрано общество с ограниченной ответственностью «Амальгама-ТИСС». Деятельность предприятия: ремонт, производство и реализация очковой оптики для населения. Для ведения данной деятельности получена  лицензия в соответствии с действующим законодательством.

Теоретической и методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области учета и аудита: Алборова Р.А., Кондракова Н.П., Барышникова Н.П., Безруких П.С., Вахрушиной М.А., Данилевского Ю.А., Палия В.Ф., Подольского В.И., Соколова Я.В., Суйца В.П., Куттера М.И., Шапигузова С.М., Шеремета А.Д., Нидлза Б., Ришара Ж.

В исследовании широко использовались федеральные законы, нормативные  акты Правительства РФ, Министерства финансов РФ и других государственных  органов власти. В процессе работы также применялись гражданский, налоговый кодексы.

Методологической основой работы является системный подход к исследуемым процессам и явлениям. В зависимости от характера решаемых задач используется широкий набор методов: дедукция, индукция, сравнения, систематизация и обобщение теоретических и практических материалов, сводки и группировки, аналитические процедуры и другие методы, которые позволили бы обеспечить достоверность и обоснованность выводов, предложенных в дипломной работе.

1. теоретические аспекты  проведения инвентаризации в  РФ

1.1. Значение, задачи и виды инвентаризации

Инвентаризация - неотъемлемая часть работы бухгалтера. Когда-то это  был единственный учетный прием. Со временем ее роль изменилась, но исчезнуть  она не могла. Слово «инвентаризация» относительно новое. В русском языке оно существует менее ста лет. Считается, что оно появилось в 1931 году в № 8 «Вестника АН», а глагол «инвентаризировать» - еще позже - в 1935 году. Но существительное, от которого эти слова произошли, «инвентарь» - старое и датируется, как минимум, 1713 годом. Первоначально оно существовало в формах - инвентариум и инвентарий. Но победила немецкая версия - инвентарь. Слово это возникло в латинском языке, где inventar или inventarium означало «опись», теперь оно означает «совокупность предметов».

В наше время инвентаризация уже не слово, а элемент метода бухгалтерского учета. Это его старейший метод. Любая учетная работа начинается с инвентаризации, то есть с описи имущества, которое принадлежит кому-то. И частные люди, и государство всегда проводили пересчет ценностей, чтобы узнать, умножаются или уменьшаются ресурсы частного хозяйства или страны. Уже в Древнем Египте (3400 - 2980 гг. до н.э.) один раз в два года проводилась сплошная инвентаризация по всей стране, описывали все, что можно, так как считалось, что имущество граждан находится у них во владении, а собственником всего является фараон.

Первоначально инвентаризация носила информационный характер, собственник  просто хотел узнать, что у него есть. Со временем она приобрела  контрольный характер: все имущество  распределялось между конкретными людьми, вводился текущий учет за всеми поступлениями и выдачами. Периодически данные этого учета сравнивались с тем, что было в наличии: например в учете записано два быка, а в поле пасутся три. Значит ответственный человек - пастух, кормит за счет собственника неучтенного быка, а расходы по содержанию трех быков падают на содержание двух. А если в поле один бык, вместо двух, то значит, по вине пастуха произошла утеря собственности. И в те далекие времена люди поняли самое главное: и излишки, и недостачи - это большое зло, и лицо, допустившее их, должно быть нещадно наказано.

Первоначально существовала только натуральная инвентаризация. Она позволяла выявить наличие учетных объектов, но не определить их общую ценность. Связано это было с тем, что на Древнем Востоке (Египет, Вавилон, Персия, Палестина) долго не было денег. Монета появилась только в VII веке до новой эры в Древней Греции, и тогда возникла новая проблема: оценки инвентаря.

В средневековье (VIII-IX в. н.э.), с одной стороны, наблюдается поворот в сторону преобладания натурального измерителя. Это был регресс, но с другой стороны - мы видим попытки структурировать инвентаризационные описи - и это был прогресс: так обычно выделялись четыре группы ценностей:

1) здания и сооружения;

2) хозяйственный инвентарь;

3) продукты;

4) скот.

В этом списке отсутствуют  деньги, что свидетельствует о  низком, по сравнению с Античным миром, уровнем товарных отношений. Но с Х века деньги начали вновь широко проникать в жизнь Западной Европы. В инвентарных описях того времени появляется принцип значимости. В сущности, что нельзя было продать за достаточно значимую сумму, то не получало отражения в учете.

Развитие капитализма  серьезно повлияло на методологию инвентаризации: прежде всего, расширился ее объект. На первое место выдвинулся учет кассы: денежных средств, далее дебиторской задолженности и, наконец, ценных бумаг. Любопытно, но инвентаризация кредиторской задолженности будет признана много позднее, поскольку люди того времени предполагали, что их задолженность должны учитывать и отслеживать сами кредиторы.

Существенно то, что капитализм требовал исчисления финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации. Поскольку счет любого товара по дебету отражал поступление ценностей по покупным ценам, а списание товаров проводилось по кредиту и по продажным ценам. Отсюда возникала несопоставимость оборотов и, чтобы выявить финансовый результат, прибегали к инвентаризации товарных остатков, которые расценивались по покупным ценам. А дальше было легко: к начальному остатку товаров прибавлялся приход товаров за отчетный период и вычитался конечный остаток. В результате устанавливалась себестоимость проданных товаров. Потом ее вычитали из выручки и находили прибыль или убыток.

Таким образом, инвентаризацию признали обычным постоянным делом. Она стала средством управления финансами практически любой фирмы [47].

В наши дни важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальными.

Существуют различные  подходы к инвентаризации в российской Федерации и западных странах. В  России ответственность за правильное проведение инвентаризации насеет главный  бухгалтер, учет ведется не только по стоимости, но и по количеству. В западном учете проведение инвентаризации не относится к функции бухгалтерии, ее проводит прочий технический персонал, бухгалтер сверяет лишь стоимостную оценку ценностей.

В нормативных актах  термину инвентаризация не дается точного определения, в литературе он трактуется по-разному.

Инвентаризация - это периодическая проверка в натуре и состояния описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов [14].

Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета [13, с. 218].

Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества. Инвентаризации подлежит имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля [18, с. 27]. 

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета [19, с. 118].

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются к учету не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что в отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

Инвентаризация преследует следующие цели: выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Задачи инвентаризации:

• установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
• контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных  средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие  свои качества;
• поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий  и других основных средств;
• проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации [37, п. 27].

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Нередко эти требования не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

В обеспечении сохранности материальных ценностей и денежных средств особое значение имеют подбор, расстановка и мотивация работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

В целях усиления ответственности  лиц за сохранность вверенных  им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) [15].

Все проводимые на предприятии  инвентаризации можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).

В зависимости от полноты  охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. 

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств  предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.

Таблица 1

Классификация видов  инвентаризации

В зависимости от основания  проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора или аудитора, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся, как правило, в торговых залах и на складах по распоряжению руководителя организации. Расчеты с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей, расчеты с разными дебиторами и кредиторами, основные средства, материальные активы и иные аналогичные ценности подлежат инвентаризации ежегодно или ежеквартально на основе ранее разработанных и утвержденных руководством планов.

Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

По частоте или периодичности проведения различают посменные ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, посменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуральном выражении отдельные виды материальных ценностей, в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.

Таким образом, исследуя значение и  сущность инвентаризации для предприятий, мы рассмотрели исторический аспект ее возникновения и развития. Определили, что в нормативных актах не дано четкое и однозначное определение термину «инвентаризация», что дает возможность трактовать его в литературе по-разному.

В ходе работы были описаны задачи инвентаризации и случаи обязательного ее проведения в соответствии с нормативными документами. Нами выделены критерии классификации видов инвентаризации, которые представлены в таблице 1. Также были описаны все существующие виды инвентаризации.

1.2. Нормативное регулирование порядка проведения инвентаризации в РФ

Порядок проведения инвентаризации подробно установлен Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств [43].

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и  другие виды имущества, не принадлежащие  организации, но числящиеся в бухгалтерском  учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества  производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о  составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге  контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и  т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственных лиц  принявший имущество расписывается  в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной  учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные  проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций.

Особое внимание следует  уделять инвентаризации материально-производственных запасов, которая регламентируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.

С целью организации  текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных  расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации, в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается  руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.