Исследование документооборота предприятия по учету готовой продукции

- -

Содержание

Введение

В течение последних 5-10 лет российские компании развивали свою информационную инфраструктуру для поддержки операционной деятельности. Однако рыночная ситуация, в которой они находятся, по своей природе нестабильна и требует от каждой компании быстрой и точной реакции на происходящие изменения. Раньше или позже реорганизация бизнеса станет неизбежной и менеджерам придется задуматься о том, как изменить текущие бизнес-процессы, чтобы улучшить операционную деятельность. К примеру, производитель может захотеть пересмотреть то, как он покупает сырье, порядок ведения склада или порядок поставки готовой продукции заказчикам с тем, чтобы заказчик быстрее получал продукцию. Вполне естественно, что реинжиниринг бизнес-процессов влечет за собой изменение архитектуры информационной системы организации.

Ключевым бизнес-процессом в  работе любого сельскохозяйственного  предприятия, такого, как рассматриваемого в данной дипломной работе ООО «БелАгроКривцово», является процесс управления готовой продукцией. Поэтому автоматизация этого процесса является актуальной и жизненно необходимой для развития предприятия и откроет новые горизонты в его производственной и управленческой деятельности.

1 Исследование  документооборота предприятия по  учету готовой продукции

1.1 Направления деятельности ООО  "БелАгроКривцово"

Целью деятельности Предприятия является получение прибыли от хозяйственной и финансовой деятельности.

Предметом деятельности Предприятия является:

• обеспечение инвестиционной политики, сохранение и обновление хозяйственных связей, развитие системы оказание агрохимических услуг сельскохозяйственным предприятиям, организациям и гражданам;
• проведение агрохимических исследований  потребности сельскохозяйственных предприятий, фермерских хозяйств и организаций необходимой им продукцией, органических и минеральных удобрениях, известковых материалах и в технике их применения, составление сводных планов- заказов на поставку сельскохозяйственной продукции, поставку минеральных и органических удобрений;
• снабжение сельскохозяйственных предприятий средствами химизации, осуществление контроля над порядком использования средств химизации;
• непосредственное осуществление работ по вывозу и внесению органических и минеральных удобрений в почву, химической и биологической защиты растений;
• производство, закупка и продажа товаров народного потребления;
• производство, заготовка и  закупка, переработка, хранение и реализация
• сельскохозяйственной продукции;
• оптовая, мелкооптовая, розничная, в том числе комиссионная торговля;
• организация и эксплуатация магазинов, объектов общественного питания, гостиничного, туристического, спортивного, оздоровительного и профилактического назначения;
• создание и развитие собственной научной производственной базы, научно исследовательской, проектной, проектно-сметной, внедренческой работы;
• строительные и монтажно-строительные, отделочные, пуско-наладочные работы;
• поставка и монтаж технологического оборудования;
• операции с недвижимостью, лизинговые операции;
• коммерческая, посредническая, торгово-закупочная деятельность на территории РФ и за рубежом, в соответствии с действующим законодательством;
• автотранспортные услуги, в том числе автотранспортные перевозки по территории РФ  и за рубежом, автосервис, организация платных стоянок;
• осуществление строительства жилых, производственных зданий и сооружений;
• редакционно-издательская деятельность;
• проведение исследования конъюнктуры рынка;
• правовая экспертиза договоров и контрактов, а также результатов деятельности, создание информационных систем для целей планирования, управления и развития элементов промышленной и коммунальной инфраструктуры.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию, Общество осуществляет после получения соответствующей лицензии, в установленном действующим законодательством порядке.   

ООО «БелАгроКривцово»  расположено в восточной части  Яковлевского района, входящего в состав западной природно-экономической зоны Белгородской области. Центральная усадьба хозяйства с. Кривцово находится от районного центра г.Строитель на расстоянии 22 км, от областного центра г.Белгорода – 42км.

Пунктами сдачи  сельскохозяйственной продукции: зерна, овощей, картофеля, молока, шерсти является ст. Сажное, расположенное в 10 км, мяса - г. Белгород.

Транспортная связь  хозяйства с областным и районным центрами, базами снабжения и пунктами сдачи сельскохозяйственной продукции  осуществляется по автодорогам с твердым покрытием, которые находятся в удовлетворительном состоянии.

Землевладение хозяйства  представлено единым  земельным  массивом, протяженностью с севера на юг 12,5 км и с запада на восток 14км. Площадь землепользования составляет 7717 га, в то числе сельскохозяйственных угодий 6590 га. Распаханность территории хозяйства составляет 5493 га или 71%.

Территория хозяйства  расположена в северо-западном агроклиматическом  районе области  и характеризуется умеренно-континентальным климатом.

1.2 Учет готовой продукции на  предприятии

Готовая продукция - это конечный продукт производственного процесса, прошедший все стадии технической обработки, отвечающий требованиям стандартов и технического контроля[3].

 Предприятия изготавливают  продукцию в строгом соответствии заключённого договора, разработанными плановыми заданиями по ассортименту, количеству, качеству. Готовая продукция входит в состав оборотных средств предприятия и должна отражаться в балансе по фактической себестоимости (производственной). После изготовления выпущенная продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Этот процесс фиксируется в первичных документах - “Накладная на сдачу готовой продукции”, в которой содержатся все данные о данной продукции, и “Платёжное поручение”, в котором указываются данные получателя и плательщика, а также наименование товара и его сумма.

1.2.1 Обзор номенклатуры выпускаемой  продукции

Для правильной организации  учета движения готовой продукции  большое значение имеет разработка ее НОМЕНКЛАТУРЫ - перечня наименований видов изделий, вырабатываемых данным предприятием[3]. За основу его составления берется классификация готовых изделий по определенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт и др.). Номенклатурный номер может иметь разное количество цифр.

Номенклатурой пользуются следующие службы предприятия:

диспетчерская – для  контроля выполнения графика выпуска  изделий;

цехи – для контроля ассортимента выпуска и для выписки накладных при сдаче готовых изделий на склад;

отдел маркетинга – для контроля возможности выполнения договорных поставок;

бухгалтерия – для аналитического учета и составления сводок и  отчетов.

В нашем случае за основу составления перечня готовой продукции – молока – берутся признаки жирности молока и сорта.

1.2.2 Оценка готовой продукции

Готовая продукция входит в состав оборотных средств предприятия  и поэтому согласно Положению  о ведении бухгалтерского учета и отчетности в РФ должна отражаться в балансе по фактической производственной себестоимости, которую можно рассчитать только по окончании отчетного периода[3]. Текущий, ежедневный учет движения готовой продукции ведется по плановой производственной себестоимости или по учетным ценам (Д 43 = К 40). Так, плановая цена единицы продукции разрабатывается предприятием. В конце месяца плановая себестоимость должна быть доведена до фактической путем расчета сумм и процентов отклонений по группам готовой продукции. Суммы и проценты отклонений рассчитываются исходя из остатка продукции на начало месяца. Отклонения показывают экономию или перерасход, допущенные предприятием, и поэтому характеризуют результаты его работы в процессе производства. Отклонения учитываются на тех же счетах, что и готовая продукция, и записываются строго – экономия или обычной записью – перерасход. Процент отклонений и плановая себестоимость отгруженной продукции позволяют рассчитать ее фактическую себестоимость и остаток на складах на конец месяца.

При использовании  в учете других оценок готовой  продукции (договорной, оптовой или розничной) суммы и проценты отклонений рассчитываются в таком же порядке.

1.2.3 Синтетический учет готовой  продукции

  Учет выпуска готовой продукции находится под постоянным контролем бухгалтерии предприятия, так как его ритмичность обеспечивает выполнение договорных обязательств по отгрузке продукции, покупателям, своевременность реализации и всех расчетов и выплат. Ежедневно документы на выпуск готовой продукции поступают в бухгалтерию, которая ведет количественный, натуральный учет выпуска по видам изделий. По окончании месяца общее количество выпущенной продукции оценивается по плановым, продажным ценам и по фактической себестоимости (по данным аналитического учета производства). По показателям выпуска готовой продукции определяется результат работы предприятия в процессе производства — экономия или перерасход как разница между фактической и плановой себестоимостью выпущенной продукции. Здесь же выпуск расценивается и по отпускным (продажным, договорным) ценам, что дает возможность определить предполагаемую выручку и прибыль после реализации выпущенной продукции.

Таблица 1

Примеры бухгалтерских проводок по учету готовой продукции

Готовая продукция собственного производства учитывается на синтетическом счете 43 в денежном измерении (в сумме затрат - по выпуску продукции) общей суммой. В карточках складского учета, открываемых на каждое наименование (в книгах), только в натуральном измерении. Запись продукции в карточки складского учета выполняется на основании сдаточных накладных из цехов. Стоимость продукции заносится в Д-т регистра счета 43 по правилу "двойной записи" с К-та счетов: 20,23, а стоимость работ и услуг - непосредственно в Д-т сч. 45 с К-та счетов 20,23. Сумма фактической себестоимости выпущенной продукции указывается в журнале-ордере № 10/1. Счет 43 «Готовая продукция» — активный, инвентарный. Сальдо счета показывает фактическую себестоимость остатка готовой продукции на складах предприятия; оборот по дебету — фактическую себестоимость выпущенной продукции основного производства и прочих изделий, возвращенной покупателями продукции и полуфабрикатов собственного производства, отгруженных на сторону; оборот по кредиту — фактическую себестоимость отгруженной в отчетном месяце продукции.

В I разделе ведомости №16 «Движение готовых изделий в ценностном выражении» получаем данные полной характеристики счета 43 «Готовая продукция» в двух оценках — фактической и учетной. Это необходимо для определения удельного веса фактических затрат в общем объеме готовой продукции, которой располагало предприятие в отчетном месяце (остаток на начало месяца плюс поступило из производства) к учетной (плановой) их стоимости. Если этот процент равен 100, значит, фактические затраты соответствовали плановым затратам. Если процент ниже 100, предприятие достигло снижения себестоимости продукции и, в результате реализации данной продукции, оно получит сверхплановую прибыль. Если же процент выше 100, предприятие допустило перерасход по статьям калькуляции и превысило плановую норму затрат.

Это же процентное отношение фактической себестоимости всей продукции к ее учетной (плановой себестоимости) используется бухгалтерией и для расчета фактической себестоимости продукции, отгруженной в отчетном месяце, возвращенной покупателями, и остатка ее на конец месяца. Остаток на конец месяца по фактической себестоимости необходим для последующей сверки с Главной книгой, а с книгами учета остатков складов сверяется остаток по учетным ценам.

Бухгалтер обязан ежедневно принимать  на складе документы за истекшие сутки (приемосдаточные накладные, приказы-накладные, товарно-транспортные накладные). Правильность ведения складского учета подтверждается подписью бухгалтера в карточке складского учета.

На основании карточек складского учета материально ответственное лицо ежемесячно заполняет ведомость учета остатков готовых изделий в разрезе номенклатуры готовых изделий, единиц измерения, количества и передает ее в бухгалтерию. Здесь производятся таксировка остатков по учетным ценам и сверка с данными бухгалтерского учета (раздел I ведомости № 16).

1.2.4 Документация по движению  готовой продукции

Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения (из цеха на склад готовой продукции). Этот процесс оформляется приемо-сдаточными накладными, приходными актами, ведомостями выпуска готовой продукции, планкартами и др. (в натуральном измерении), выписываемыми ответственными работниками цеха в двух экземплярах. Эти документы скрепляются подписью сдатчика и приемщика, и второй экземпляр возвращается сдатчику, а первый остается у приемщика (кладовщика). У сдатчика все накладные на передачу готовой продукции на склад регистрируются в "Журнале выпуска готовой продукции" по мере выпуска (в хронологическом порядке). Работы и услуги на сторону оформляются актами выполненных работ.

Оптовая цена – цена, по которой  предприятие-изготовитель реализует  свою продукцию оптовым покупателям и равна: себестоимость + прибыль - торговая скидка;

Розничная цена - цена, по которой продаётся  товар населению поштучно или мелкими партиями в розницу и включает: оптовая цена + накидка (скидка) + торговая наценка (прибыль торговой организации);

Договорная цена – цена, устанавливаемая  по договорённости между производителем (продавцом) и потребителем (покупателем) товаров (услуг, работ);

Рыночная (свободная) цена - цена, которая  определяется продавцом товара с  учётом конъюнктуры рынка, спроса и предложения;

Покупная цена – цена, по которой  приобретается товар, а продажная  цена - цена, по которой реализуется  товар оптом, мелким оптом, в розницу.

Торговая наценка - это плановый размер прибыли, предназначенных для  покрытия всех торговых расходов и получения собственной прибыли. Торговая скидка предусматривает для производителя снижение оптовой цены в пользу оптового покупателя для возмещения последним всех непредвиденных расходов.

Отпуск готовой продукции оформляется  приказом-накладной, в который включены два документа: приказ складу и накладная  на отпуск. Приказ складу выписывает соответствующая служба на основании условий договора с покупателями с указанием наименования покупателя, его кода, количества и ассортимента продукции, срока отгрузки.

Документ подписывается начальником  службы, кладовщиком и экспедитором.

Приказ-накладная (отгрузочная фактура) оформляется в двух экземплярах: первый передается экспедитору (или получателю) как подтверждение получения ими продукции со склада для отправки с указанием количества скомплектованных мест, массы груза; второй экземпляр остается у кладовщика как основание для отпуска. Отгрузка готовой продукции без присутствия представителя покупателя выполняется самим товаропроизводителем (продавцом) в соответствии с условиями договора, заключенного между предприятием и покупателем. Предприятие в лице своего экспедитора, имеющего при себе доверенность, заказывает автомобильный, железнодорожный или иной транспорт. Экспедитор своими силами доставляет груз к месту отгрузки, загружает, оформляет отгрузочные накладные, оплачивает все транспортные издержки, включая таможенное оформление (при необходимости). Все отгрузочные документы уполномоченный сдает в свою бухгалтерию для выписки счета покупателю и отправки в его адрес отгрузочных документов почтой. Если договор на поставку продукции заключен на условиях франко-станция отправителя, тогда отправитель выступает посредником между покупателем и перевозчиком (транспортной организацией). Отправитель сам оплачивает транспортные расходы (Д 76-5 = К 50, 51) и предъявляет их покупателю, выделяя в счете отдельной строкой. При оплате такого счета покупателем выполняется деление поступившей суммы на выручку за реализованную продукцию (Д 51 = К 62) и на сумму возмещаемых покупателем транспортных расходов (Д 51 = К 76-5).

Если договор на поставку продукции  заключен на условиях франко-станция  получателя, тогда отправитель сам нанимает перевозчика, включая транспортные расходы в состав коммерческих (Д-т 44=К-т 50, 51), дооценивает продукцию (Д 90 = К 44) и выписывает счет на полную стоимость отправки. В этом случае сумма транспортных расходов входит в стоимость реализуемой продукции (выручка, товарооборот). При наличии договора на реализацию продукции (товаров), услуг или письма на отпуск товаров с разрешительной визой руководителя поставщика (продавца) может возникнуть две ситуации:

Если заранее согласован порядок оплаты и заказчик сам получает груз, он предъявляет доверенность в бухгалтерию предприятия-продавца, ему выписывается накладная на отпуск готовой продукции со склада с проставлением запрашиваемого количества и отпускной цены. Покупатель выбирает на складе поставщика нужные ему товары (материалы) по ассортименту и количеству. На основании отбора кладовщик вписывает в накладную для расчетов фактически отпущенное количество. В бухгалтерии накладная таксируется (умножается цена на количество), подсчитывается общая сумма реализации, выписывается счет покупателю. Покупатель может заранее согласовать сумму оплаты и приехать за грузом после предварительной оплаты либо рассчитаться немедленно наличными в кассу предприятия, После чего ему вручаются все отгрузочные документы, включая пропуск (при необходимости).

При втором варианте покупатель выбирает нужные ему товары на складе поставщика, и кладовщик выписывает ему фактуру. Если количество отпускаемых изделий условно велико или по установившемуся правилу на предприятии фактуры выписывают в отделе сбыта, а расчеты ведет центральная бухгалтерия, то возникает сначала накладная или фактура, а на их основе выписывается счет. Если на предприятии штат небольшой и отпуск совершается небольшими партиями, то два документа можно объединить в один "Счет-фактуру". На основании фактуры в бухгалтерии поставщика выписывают счет в двух экземплярах, и первый отдают покупателю для предоплаты. При небольших оборотах и совмещении обязанностей кладовщика и учетного работника последний сразу выписывает счет-фактуру для оплаты.

Счет-фактура (счет) содержит реквизиты  поставщика и покупателя (наименование, адрес, обслуживающий банк, р/счет и др.), наименования товаров, ед. измерения, количество и цену (по каждой позиции), итоговую сумму счета, сумму НДС, всего к оплате. Все выписанные на предоплату счета регистрируются только в Журнале регистрации счетов по реализации. Оплата должна поступить в пределах 3-5 дней. В течение этого (согласованного) срока поставщик обязуется задержать на складе отобранные покупателем товары (материалы). При задержке оплаты со стороны покупателя, поставщик по условиям выгодности рынка имеет право реализовать отобранные товары другому покупателю без экономических санкций со стороны первого покупателя, либо предложить ему доплатить к ранее оговоренной сумме.

После оплаты по счету (счет фактуре) покупатель предъявляет в бухгалтерию  поставщика доверенность, копию поручения со штампом банка об оплате. При наличии визы бухгалтера на доверенности на отпуск кладовщик, либо бухгалтер материальной группы, выписывает отгрузочную фактуру (накладную) на отпуск в двух экземплярах с указанием единицы измерения и количества по каждому наименованию. По ряду причин перечень и количество отпускаемых товаров (материалов) может не совпадать с перечнем и количеством выписанных в счете на предоплату. При наличии юридических основ (производится немедленная доплата, либо есть гарантия о последующей доплате) о проведении расчетов в случае отклонений суммы перечисленной от суммы фактически полученных товаров покупатель оставляет на складе (в бухгалтерии) поставщика доверенность, получает груз вместе с первым экземпляром накладной (фактурой) по отпускным ценам, расписывается во втором экземпляре, оформляет пропуск (при необходимости) и увозит ТМЦ на свое предприятие.

После отпуска товаров кладовщик  подкладывает к соответствующей  карточке складского учета фактуру с доверенностью, либо собирает их вместе, проставив (при наличии) учетную цену. В установленные сроки бухгалтер "снимает остатки на складе" - принимает от кладовщика "Материальный складской отчет" - реестр всех изъятых у кладовщика документов с разделением по приходу и отпуску. При этом по каждой позиции фактуры (накладной) проверяется остаток в карточке складского учета, где проверяющий расписывается. При отсутствии на складе карточек и ведении учета в книгах материальный отчет составляется в двух экземплярах, и второй - за подписью бухгалтера остается у кладовщика в виде оправдательного документа.

Обработка накладных в бухгалтерии в зависимости от конкретных условий предприятия может выполняться одним из трех вариантов.

Если предприятие реализует  одновременно товары отечественного производства (промышленные товары, продукты, товары детского ассортимента, материалы и  др. - имеющие разные ставки налогов) и импортные, и выписываются смешанные фактуры, их следует обрабатывать по трудоемкому, но точному первому варианту. В такой фактуре (накладной) по каждой позиции проставляется цена приобретения, определяется наценка, налог на добавленную стоимость и спецналог. Затем в целом по накладной подсчитывается общая сумма по ценам приобретения, сумма реализации, торгового оборота (наценки) и НДС.

 1.2.5 Учет отгрузки готовой продукции

Аналитический учет отгрузки готовой  продукции

Под отгруженной или отпущенной продукцией, выполненными работами и оказанными услугами понимают продукцию и услуги платежные документы, на которые сданы поставщиком в банк, но не оплачены покупателями. Продукция, отгруженная в конце месяца, на которую не сданы в банк платежные документы, отражается в балансе вместе с готовой продукцией на складе в составе оборотных средств предприятия.

 Учет отгруженной, но неоплаченной  продукции ведется на счете  45 «Товары отгруженные», если моментом реализации считается дата платежа.

Это активный счет, его сальдо показывает фактическую себестоимость продукции, материалов и тары отгруженных, но не оплаченных на начало месяца покупателями, а также транспортные расходы, включенные  в платежные документы, для оплаты покупателями, плюс НДС. Оборот по дебету включает два понятия – фактическую себестоимость отгруженных в отчетном месяце ценностей и транспортные расходы, подлежащие к оплате покупателями, плюс НДС; оборот по кредиту – фактическую себестоимость реализованной продукции, ценностей и сумму транспортных расходов, оплаченных покупателями, плюс НДС.

Учет движения отгруженной продукции  ведется в ведомости отгрузки, отпуска и реализации продукции и материальных ценностей (II раздел), в которой совмещается аналитический и синтетический учет отгрузки (отпуска), реализации продукции, МТЦ и услуг и расчетов с покупателями. Аналитический учет отгрузки и реализации организуется как по отдельным видам продукции в натуральном выражении, так и в разрезе платежных документов в двух оценках – по фактической себестоимости и продажной цене. Причем учитывается и общее кол-во продукции, оставшейся на начало и конец месяца неоплаченной, отгруженной в отчетном месяце, возвращенной покупателями и реализованной. Основанием для заполнения второго раздела ведомости являются ведомость за прошлый месяц (остаток неоплаченной продукции на начало месяца), платежные документы и приказы-накладные на отгруженную продукцию отчетного месяца, а также выписки из банка из расчетного счета предприятия. Сумма оплаченного чеками железнодорожного тарифа за счет покупателя указывается в ведомости отдельно, так как она в объем реализации не включается.

Таким образом, из раздела II можно  получить следующие данные: количество изделий, отпущенных со склада и отгруженных за месяц как по ассортименту, так и в стоимостном выражении; сумму транспортных расходов; сумму НДС; суммы, причитающиеся по счетам – платежным документам; состояние расчетов с покупателями; сведения о поступивших в течении месяца суммах за продукцию и в возмещение транспортных расходов и т.д. показатели ведомости имеют большое оперативное значение, так как на каждый день необходимо иметь сведения об объеме отгруженной и реализованной продукции и в целях контроля за выполнением договорных обязательств.

Раздел III ведомости заполняется по окончании месяца общими суммами по предъявленным счетам и состоит из трех частей: А - оплата и списания; Б – списано в связи с возвратом продукции; В – не оплачено, не списано. Этот раздел служит для контроля полноты отражения в журнале-ордере № 11оборотов по кредиту счетов 45 и 46 и правильности расчета остатков по счету 45 на следующий месяц.

В связи с переходом организации  на учет реализации по моменту отгрузки аналитический учет факта реализации (в объеме отгруженной продукции) организуется в отдельной ведомости № 16/1 «Учет реализации продукции по отгрузке», которая заменяет раздел II ведомости № 16. В ведомости №16/1 записи производятся на основании отгруженных и платежных документов, справочников-расчетов о фактической себестоимости, выписок из расчетов и прочих счетов организации.

Для анализа результатов  планирования, установленных в бизнес-плане, в ведомости №16/1 может рассчитываться и плановая себестоимость реализации, и плановая прибыль.

1.3 Схема документооборота учета готовой продукции на ООО «БелАгроКривцово»

Как видно из схемы  документооборота на рис. 1, для учета готовой продукции, первичными документами на ООО «БелАгроКривцово» являются заполняемые на ферме доярками:

1. Журнал учета надоя молока, в который каждая из доярок фермы вносит результаты надоя молока в килограммах от закрепленных за ними коров за день (утром, в полдень и вечером). Факт надоя подтверждают в журнале подписями доярки, зав. фермой и бригадир.
2. Ведомость расхода кормов, где фиксируются закрепленные за дояркой телята и расход в килограммах по норме молока. Факт расхода подтверждается подписями доярки, зоотехника и бригадира.

Так фиксируется выпуск продукции. Далее продукция отправляется на молочный блок «Кривцово», что фиксируется  в товарно-транспортных накладных.

На основании этих двух журналов и составляется ведомость учета движения молока, где в каждой строчке фиксируются суммарные за день значения:

1. надой всех доярок из журнала надоя молока;
2. сумма расходов на всех телят;
3. реализация молока (отправка молока на «Кривцовский молокоблок»);
4. остаток нереализованного молока

На молокоблоке «Кривцово» продукция сортируется и отправляется с товарно-транспортными накладными получателю на молочный комбинат ОАО  «БМК».