Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

ЗМІСТ

ТЕМА: Мережеві технології у  вдосконаленні документообігу підприємства

РЕФЕРАТ

Дипломна робота спеціаліста:  101 с., 37 джерел

Розкрито сутність категоріально-понятійного апарату дослідження. Проаналізовано процес становлення та розвитку документообігу як соціокультурного явища. Розглянуто технологічну основу документообігу на підприємстві, як складової документно-комунікаційного процесу.

Актуалізовано й розкрито проблему застосування мережних технологій в документообігу.

Розроблено модель застосування в  процесі документообігу мережевих  технологій. Запропоновано апробацію даної моделі на прикладі системи "Атлас".

ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБІГ, ВХІДНІ ДОКУМЕНТИ, ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ, ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ, ІНФОРМАЦІЯ, КОМУНІКАЦІЯ, МЕРЕЖЕВІ КОМП'ЮТЕРНІ ТЕХНОЛОГІЇ

ВСТУП

Інформаційні процеси активно впливають на всі аспекти людського життя. Використання новітніх інформаційних технологій багаторазово посилює цей вплив. Особливо важлива роль інформації в процесі управління – на всіх його рівнях і в усіх сферах: політичній, економічній, науковій, культурній тощо. Переважна частина інформації фіксується на різних матеріальних носіях, утримується в різноманітних документах. Документування інформації, її пошук, опрацювання, збереження, передача потребують значних фінансових, матеріальних, трудових ресурсів і часу. Тому-то організація ефективної роботи з документами, удосконалення всіх інформаційно-документаційних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, організацій, установ сьогодні виявляється одним із найважливіших напрямів управлінської діяльності.

Сьогодні головним інструментом для  отримання, опрацювання, аналізу та розповсюдження інформації є комп’ютерна  техніка, комп’ютерні технології, Інтернет тощо. Саме завдяки виникненню та стрімкому  розвитку глобальної мережі Інтернет набули широкого використання й електронні документи. Їхнє ж існування та широке застосування в управлінській діяльності залежить від систем електронного документообігу й автоматизованих, документально-комунікаційних систем в цілому.

Досвід сучасного виробництва доводить, що ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі встановлення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей підприємства. Використання комп’ютерних мережевих технологій дозволяє підвищити ефективність роботи з документами, прискорити документообіг на підприємстві, знизити трудомісткість робіт по складанню документів, їх реєстрації, контролю, зберіганні, пошуку тощо. Використання комп’ютерних мереж як внутрішніх, так і зовнішніх докорінним чином підвищує ефективність документообігу підприємств. Можливість швидкого обміну документацією між різними відділами підприємств, а також між іншими організаціями, установами, підприємствами значно спрощують роботу діловодної служби і скорочують строки виконання документів.

Отже, використання електронного документообігу та мережевих технологій стає сьогодні нагальною проблемою для багатьох підприємств України і потребує розгляду як на теоретичному, концептуальному, так і на практичному рівні.

Цьому питанню присвячують свої наукові праці такі провідні фахівці як: Т.А. Бикова [2], Р.С. Гіляревський [5], М.В. Комова [13, 14], Т.В. Кузнєцова [6], І.М. Кузнєцов [17], С.Г. Кулешов [18], Н.М. Кушнаренко [22], Н.С. Ларьков [23], М.В. Макарова [24],  В.Т. Савицький [32], С.В. Сілков [33],  Л.І. Скібіцька [34], Г.М. Швецова-Водка [36; 37] та інші.

Значущими для даного дослідження  є теоретичні положення Н.М. Кушнаренко [22], В.Т. Савицького [32], Швецової-Водки [36; 37]  щодо визначення поняття "документ" та його ролі для різних сфер людської діяльності. Концепції Р.С. Гіляревського [5], Л.Ф. Куліковського [19], Н.С. Ларькова [23], І. Ніолової [27], Г.М. Швецової-Водки [37] мали важливе методологічне значення в процесі дослідження поняття "інформація".

Становлення та розвиток документообігу, його структура та складові ретельно розглянуті в працях Т.А. Бикової [2], Т.В. Кузнєцової [6], С.Г. Кулешова [18], а особливості електронного документообігу докладно викладені фахівцем О.В. Матвієнко [25; 26].

Науковцями Б.Д. Віснадулом [3], В.Л. Бройдо [4], Н.В. Макаровою [24] досліджено розвиток систем колективного користування інформаційними й обчислювальними ресурсами, що засновані на мережевих технологіях.

Праці дослідників Т.В. Кузнєцової [6], Н.В. Макарової [24],  
О.В. Матвієнко[25; 26], Г.В. Охріменко [30], М. Плешакової [31], А.І. Чорного [35] та ін. присвячені питанням впровадження мережевих технологій в документообігу на підприємствах.

Отже, сьогодні більшість фахівців з документознавства та інформаційних технологій приділять увагу мережевим технологіям, теоретичним та практичним питанням їх застосування на підприємствах, організаціях, установах.

Саме тому тема дипломної роботи "Мережеві технології у вдосконаленні документообігу підприємства" є однією з актуальних для фахівців з діловодства на підприємстві.

Об’єктом  дослідження обрано документообіг як складову документно-комунікаційного процесу.

Предмет дослідження – мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Мета дослідження полягає у з'ясуванні можливості вирішення проблеми застосування мережевих технологій в документообігу підприємства.

Гіпотеза дослідження. Ефективність роботи з документами в умовах сучасного підприємства повністю залежить від стану технологічного забезпечення документообігу, тобто від того, наскільки автоматизовані такі процеси як підготовка, складання документів, їх передача, отримання, реєстрація та зберігання. На підставі цього, можна зробити припущення, що підвищити рівень ефективності діяльності будь-якого підприємства можливо, за умов використання сучасних комп’ютерних технологій в організації на ньому автоматизованого (електронного) документообігу й запровадження мережевих технологій.

Відповідно до об’єкта, предмета, мети і гіпотези було поставлено такі завдання:

• визначитися у категоріально-понятійному апараті дослідження;
• розкрити сутність документообігу як соціокультурного явища;
• розглянути технологічну основу документообігу на підприємстві, як документно-комунікаційного процесу;
• вивчити проблему застосування мережевих технологій в документообігу.

Методологічною основою  дослідження є фундаментальний, загальнонауковий і конкретнонауковий рівні пізнання. Вони складаються з певних принципів, підходів або методів. Фундаментальний рівень визначає загальну стратегію принципів пізнання особливостей явищ, процесів, сфер діяльності, принципи якого базуються на узагальнюючих, філософських положеннях, що відбивають найсуттєвіші властивості об’єктивної дійсності.

При вивченні категоріально-понятійного апарату у пункті 1.1 використані методи аналізу, порівняння, узагальнення, етимологічний метод і термінологічний принцип, який передбачає вивчення історії термінів і позначуваних ними понять, розробку або уточнення змісту та обсягу понять, встановлення взаємозв'язку і субординації понять, їх місця в понятійному апараті теорії, на базі якої базується дослідження. Вирішити це завдання допомагає метод термінологічного аналізу і метод операціоналізації понять.

Серед великої різноманітності загальнонаукових методів саме історичний і логічний методи дослідження дозволяють мислено відтворити досліджуваний об´єкт у всій його об´єктивній конкретності, уявити і зрозуміти його в розвитку. За допомогою логічного методу дослідники на основі опрацювання, критичного аналізу і формулювання своїх пропозицій розвивають існуючі теоретичні уявлення або висувають нові теоретичні припущення. Історичний метод надає можливість для всебічного дослідження явищ і подій у хронологічній послідовності, щоб відкрити їх внутрішні зв´язки та закономірності розвитку.

Дослідження становлення та розвитку документообігу у пункті 1.2 базувалося на поєднанні методів порівняння й історизму. Історичний і логічний підходи використовувалися комплексно для дослідження історії становлення документообігу як соціокультурного явища та виділення суті історичного процесу розвитку та становлення документообігу як об’єкта та явища.

На основі методів абстрагування, системного аналізу і синтезу  в пункті 1.3 досліджувалася технологічна основа документообігу, як складова документно-комунікаційного процесу, розглядалася його структура, операційні складові. Опис структури документообігу полягає в його поділі на складові та встановленні характеру взаємозв’язків між ними. У системному дослідженні Т.А. Бикової документообіг розглядається як певна множина елементів, взаємозв'язок яких зумовлює цілісні властивості цієї множини. За допомогою системного дослідження М.В. Комова, А.В. Корж, Л.І. Скібіцька розглядають систему здійснення всіх послідовних операцій з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

О.В. Матвієнко, Г.В. Охріменко, М. Плешакова  за допомогою інформаційного підходу  досліджують проблему застосування мережевих технологій в документообігу, що відбито у пункті 1.4. Пізнавальні можливості інформаційного підходу полягають у тому, що предмет дослідження вивчається у контексті інформації, її численних виявів.

В другому розділі дипломної роботи було застосовано моделювання. Це дозволило розглянути суттєві ознаки системи мережевих технологій, яка була запропонована для вдосконалення автоматизації документообігу на підприємстві.

В процесі написання дипломної роботи було використано такі методи:

• теоретичні: аналіз і синтез, метод ідеалізації;
• емпіричні: спостереження, порівняння, огляд літератури за темою дослідження.

Законодавчу базу складають Закони України "Про інформацію", "Про електронні документи та електронний документообіг", ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".

Відповідно до поставленої мети і завдань на захист виносяться наступні положення:

• документообіг як документно-комунікаційний процес на підприємстві та його технологічна основа;
• проблема застосування мережевих технологій в документообігу сучасних підприємств.

Практичне значення дослідження полягає у можливості впровадження освітлених аспектів використання мережевих технологій в умовах сучасного підприємства.

Структура дипломної роботи складається із вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Робота містить 101 сторінку основного тексту, список використаних джерел налічує 37 найменувань.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1. Сутність категоріально-понятійного  апарату дослідження

Аналізуючи питання мережевих технологій у вдосконаленні документообігу підприємства виникає необхідність виділити базові терміни, поняття, аксіоми даної сфери наукових знань і проаналізувати наступні категорії та поняття: "документ", "документообіг", "електронний документообіг", "інформація", "мережеві комп’ютерні технології".

Значний внесок у дослідженні цих  термінів зробили вітчизняні і зарубіжні вчені з документознавства та інформаційної діяльності. На особливу увагу заслуговують праці Т.А. Бикової [2], Р.С. Гіляревського [5], М.В. Комової [13, 14], С.Г. Кулешова [18], Н. М.  Кушнаренко [22], Н.С. Ларькова [23],  
Н.В. Макарової [24], О.В. Матвієнко [25, 26], І. Нілової [27],   В.Т. Савицького [32], Г. М. Швецової-Водки [36, 37] та інших. 

Серед перелічених вище понять і категорій лише "документ" і "інформація" мають статус категорій. Інші є похідними від вказаних категорій і виступають у вигляді понять. Саме тому є необхідність розглянути спочатку базові категорії дослідження – "інформація" і "документ".

Першою і центральною  категорією є "інформація". Історично склалось так, що поняття "інформація" асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація – атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві [20, с. 6].

Термін "інформація" походить від  латинського слова informatio, що в буквальному  перекладі означає: роз’яснення, ознайомлення, переказ, а саме слово informatio походить від слова informo, що означає: навчаю, формую, міркую. Інформація передається за допомогою повідомлень – послідовності сигналів різної природи: звуків, символів, зображень, жестів тощо. Повідомлення можна подавати різними способами, наприклад за допомогою: текстів; чисел; графічних зображень; звуків; умовних сигналів; спеціальних позначень; комбінації текстів, чисел, графічних зображень, звуків, спеціальних позначень тощо. Повідомлення, яке не підвищує рівень обізнаності або не зменшує невизначеність, несе шум. Вирішити, несе повідомлення інформацію чи шум, неможливо без урахування, яка конкретно людина його сприймає. Якщо дві людини одночасно сприймають одне й те саме повідомлення, то для однієї воно може нести шум, а для іншої – інформацію. Якщо отримане людиною повідомлення містить нові для неї факти, то вважають, що вона отримала інформацію [11, с. 6-7].

Інформація є фундаментальною  науковою категорією. Вона є первинною  і не має строгого наукового визначення. Особливість сутності її поняття полягає в універсальності. Інформація використовується практично у всіх сферах людської діяльності: природничих науках, філософії, біології, економіці тощо. Так, наприклад, Р.С. Гіляревський відзначає, що хоча категорія "інформація" міцно увійшла  не тільки до самих різних галузей сучасної науки і техніки, а і в повсякденне життя, проте точне і вичерпне її визначення залишається однією з найважчих наукових задач. Науковець звертає увагу на те, що у повсякденному житті інформація означає повідомлення, інформування про положення справ, свідчення про щось [5, с. 25].

Інформація  є важливим засобом існування  суспільства, її обсяги постійно зростають й, відповідно, стрімко змінюється і характер її використання. Протягом останніх десятиліть значення процесів, пов'язаних з документуванням і використанням інформаційного продукту, набуло глибокого усвідомлене суспільством.

Наукове поняття інформації було введене  в 1948 році К. Шенноном в процесі постановки задач нової тоді науки – кібернетики, яка вивчає найзагальніші закони управління, які виявляються і працюють в технічних, біологічних і суспільних системах.

У зв'язку з бурхливим розвитком науки і техніки, який спостерігався до середини XX століття, роль інформації незмірно зросла. Виходячи з цієї ситуації вчені шукали шляхи управління інформацією. В працях К. Шеннона і А.М. Колмогорова була запропонована кількісна міра інформації, що привело до створення теорії інформації. Згідно концепції К. Шеннона, інформація тлумачиться як знята невизначеність, тобто відомості, які повинні зняти в тому або іншому ступені існуючу у споживача до їх отримання невизначеність, розширити його розуміння об'єкту корисними відомостями [1, с. 8] (в теорії інформації під терміном невизначеність розуміється таке повідомлення, яке містить факти, невідомі раніше споживачеві і які доповнюють його уявлення про об'єкт, що вивчається або аналізується) [1, с. 8-9].

У Законі України "Про інформацію" поняття "інформація" розуміється, як документовані або  публічно оголошені  відомості  про  події  та  явища,  що  відбуваються   у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі [10, ст.1]. При цьому виділяються різні підходи до визначення терміну "інформація". Так у контексті атрибутивного підходу інформація розглядається як об’єктивна властивість усіх матеріальних об’єктів (інформація – атрибут матерії). У контексті функціонального підходу інформація розглядається як умова і результат спрямованої активності. Отже, мова йде про те, що вона виникає тільки на соціально-свідомому рівні [35, с. 36-37].

Існують й інші визначення поняття "інформація", відповідно до яких інформацією вважаються:

• документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі (Закон України "Про інформацію");
• відомості про оточуючий світ і процеси, що у ньому відбуваються, які сприймаються людиною або спеціальним пристроєм (Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка) [28, с. 85];
• універсальне поняття, що пронизує всі сфери людської діяльності, слугує провідником знань і думок, інструментом спілкування, взаєморозуміння і співробітництва (у матеріалах ЮНЕСКО) [11, с. 8].

Інформація  має безліч своїх видів, основними яких є: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність державних органів влади та  органів місцевого і регіонального самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру; соціологічна інформація [10, ст.18]. Масовою інформацією вважається така, що набуває публічного  поширення, а саме:  друкована  та аудіовізуальна інформація [10, ст.20]. Інформація  державних  органів  та  органів    місцевого    і регіонального  самоврядування є  офіційною    документованою інформацією,  яка  створюється  в  процесі   поточної    діяльності законодавчої, виконавчої та судової  влади,  органів  місцевого  і регіонального самоврядування [10, ст.21]. Правову  інформацію складає сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо [10, ст.22]. Інформацією про  особу  вважається  сукупність  документованих  або публічно оголошених відомостей про неї. Джерелами документованої інформації про особу є видані на  її ім'я документи, підписані нею документи,  а  також  відомості  про особу, зібрані державними органами влади та органами  місцевого  і регіонального самоврядування в межах своїх повноважень [10, ст.23]. Інформацією довідково-енциклопедичного  характеру є систематизовані, документовані або  публічно  оголошені  відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище [10, ст.24]. Соціологічна  інформація  – це  документовані  або  публічно оголошені відомості про ставлення окремих  громадян  і  соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів [10, ст.25].

Як зауважує Л.Ф. Куліковський, згідно філософсько-методологічному підходу званому атрибутивним, інформація є наявною для всіх матеріальних система. Неорганічній природі теж властива універсальна властивість віддзеркалення, а скрізь, де є віддзеркалення, має місце і передача інформації. Поміж тим прихильники  функціонального або кібернетичного підходу вважають, що інформація властива лише суспільству, живим істотам і кібернетичним пристроям. При цьому інформацію пов'язують з існуванням здатності відображати зовнішній світ, яка допомагає живому організму пристосовуватися до зовнішніх змінюваних умов, самонавчатися, навчатися і утворювати складні співтовариства, аж до людського суспільства. Інформаційні процеси в останньому відрізняються складністю, різноманіттям, якісно новими властивостями, які дозволяють створювати штучні інформаційні і управляючі системи [19, с. 4].

На думку І. Нілової, при наявності  двох концепцій, все ж спостерігається  деяка інтеграція концептуальних уявлень  і результатів, отриманих в межах  різних підходів до інформації. Дослідниця відзначає, що останнім часом все більше з’являється прибічників концепції інформації як сутнісної, інваріантної сторони відображення, яка може опредмечуватись, об’єктивуватись   при введенні в інформаційну взаємодію, тобто, кодуватися, передаватися від одного об’єкта до іншого в ході відображальних процесів. Одним з методологічних наслідків означеного розуміння природи інформації І. Нілова вважає уявлення про неї  як про невід’ємну властивість відображення з одночасним визначенням всезагальності означеної властивості, а отже і розповсюдженням її на всі матеріальні системи, що більш визначено характеризує онтологічний статус інформації, а в гносеологічному відношенні призводить до інтерпретації поняття інформації як загальнонаукового.

Набувши суттєвого розвитку у філософії  та кібернетиці, поняття інформації вийшло далеко за їхні межі. Нині теоретико-інформаційні ідеї широко застосовуються в науках біологічного циклу, де сама сутність життя пов’язується з перетворенням інформації, управлінням, в гуманітарних науках (педагогіці, лінгвістиці, теорії соціального управляння, естетиці, етиці, теорії права тощо).

Аналізуючи категорію "інформація" І. Нілова підкреслює, що інтерес до феномену інформації набув, безумовно, загальнонаукового характеру. Дослідниця звертає увагу на те, що слова і словосполучення, що стосуються терміна "інформація", зустрічаються як у наукових роботах, так і в популярних виданнях, проблеми, а будучи пов’язані з інформаційними ресурсами, обговорюються на конференціях, присвячених різним сферам суспільної діяльності. Це дає підстави стверджувати, що інформаційний підхід є могутнім засобом для підвищення рівня наукових досліджень, оптимізації багатьох процесів, як зі сфери виробництва матеріальних і духовних благ, так і в галузі їхнього споживання [27, с. 29].

Відома дослідниця  Г.М. Швецова-Водка вказує на використання терміну "інформація" в багатьох побутових висловах і теоретичних концепціях із різними значеннями. Вона наводить найпростіші тлумачення "інформації": "повідомлення про щось"; "певні відомості, сукупність якихось даних, знань" і відзначає, що у деяких визначеннях інформації йдеться про її зміст і наводить такий приклад: "відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, про події, ситуації, чию-небудь діяльність, що їх сприймають людина і живі організми, керуючі машини та інші системи" [37, с. 17]. Авторка підкреслює, що є ще й інші значення поняття "інформація", що пов'язані з тим чи іншим конкретним випадком слововживання, з традицією певної галузі знань і людської діяльності.

На думку Г.М. Швецової-Водки, сучасне філософське розуміння поняття "інформація" свідчить про те, що воно є певною категорією, тобто таким поняттям, яке відображає найбільш загальні й істотні властивості, сторони, відношення явищ дійсності та об'єктів пізнання. Застосовування категорії "інформація" означає, що в пізнанні певного явища використана так звана "теорія інформації" або "теорія інформаційної комунікації", або, що теж саме, комунікаційно-інформаційний підхід. Це означає, що ті чи інші явища дійсності розглядаються людиною (суб'єктом пізнання) як складові певного комунікаційно-інформаційного процесу чи "комунікаційної системи" [37, с. 17].

В процесі аналізу категорії "інформація", І. Нілова приходить до висновку, що розуміння інформації можливе через ствердження єдності інформації та інформаційного підходу, яка виражається в тому, що інформація є результатом інформаційного підходу до пізнання реальної дійсності, і навпаки, інформаційний підхід неможливий без оперуванням поняттям інформації. Первинним у цій єдності є інформаційний підхід, тобто методологічний засіб вивчення об'єктивного світу, а інформація – базове поняття означеного підходу, конкретний зміст якого не задано апріорі, а варіюється у залежності від поставленого пізнавального завдання. Межі варіювання змісту поняття "інформація" досить широкі, але не безмежні, бо інформаційний підхід застосовується не до будь-яких явищ, а лише до процесів відображення. Тільки у відображенні – взаємодії або у самовідображенні (різноманітності) об'єктів убачаються ті явища (властивості, відношення), які в тій або іншій концепції називаються інформацією. Таким чином виявляється, що інформація є не об'єкт вивчення, до якого застосовують інформаційний підхід, а поняття, через яке цей підхід реалізується. В усіх випадках поняття інформації використовують для опису і пояснення явищ відображення. Отже, правомірно вважати інформацію категорією інформаційного підходу, що допомагає розкривати спосіб (форму) руху образів в часі і просторі [27, с. 30].

Як і більшість фахівців,  Н.С. Ларьков також звертає увагу на відсутність точного визначення поняття "інформація", в результаті чого і виникають наукові спори. Науковець наводить чотири найпоширеніші тлумачення цього поняття, спираючись на словник основних термінів в галузі інформатики, в якому наведено такі визначення:

• інформація – це значення отриманого повідомлення, його інтерпретація;
• інформація – це зміст повідомлень, а також саме повідомлення, дані;
• інформація – це третя складова трьох основ всесвіту (матерія, енергія і інформація);
• інформація – це те, що зменшує невизначеність події.

Проте, як підкреслює Н.С. Ларьков, всі автори сходяться на тому, що соціальне життя неможливе без інформації, яка виступає двигуном суспільного і технічного прогресу. При цьому найважливіша роль відводиться соціальній інформації, яка підрозділяється на масову (світоглядну, естетичну, побутову), спеціальну (наукову, ділову, корпоративну) і особисту. Саме соціальна інформація пов'язується з поняттям документа [23, с. 16].

М.В. Комова в своїх працях також приділяє увагу  терміну  "інформація". На думку авторки, "інформація" являє собою відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною або спеціальними приладами. При цьому звертається увага на те, що значення терміна "інформація" близьке до термінів "відомості", "показники". Нині існує багато означень і самого терміна "інформація", кожне з яких використовують відповідно до конкретних завдань. За змістом або галуззю діяльності М.В. Комова поділяє інформацію на управлінську, наукову, технічну, медичну тощо. Управлінську інформацію використовують заклади, організації, підприємства з метою управління господарством. Вона повинна бути повною, оперативною, достовірною, адресною і доступною для сприйняття. Повноту інформації визначає її обсяг, який за словами М.В. Комової повинен бути достатнім для прийняття управлінського рішення [13, с. 13].

В сучасній теорії і практиці управління документацією, документована інформація створюється, виходить і зберігається юридичними і фізичними особами як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або управлінської діяльності. Процес управління документацією відповідає за ефективний і систематичний контроль створення, отримання, зберігання, використання і визначення долі документів, включаючи процеси збору і зберігання свідоцтв ділової діяльності й інформації про неї у вигляді документів [33, с. 45].

Отже, як було доведено, інформація є основою для складання документів в управлінській діяльності.

Наступним найбільш важливим терміном є "документ". В загальному розумінні призначення документа зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі і в просторі, а тому з цієї точки зору документи можуть розглядатися як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко собі уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різними напрямками і оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Ось чому головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття "документ".