ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 3
• ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
• 1.1. Основы деятельности кадровой службы 7
• 1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы 10
• ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
• 2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу
• 2.2. Ведение трудовых книжек 16
• 2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки 17
• 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку 19
• 2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку 20
• 2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении21
• 2.2.5. Дубликат трудовой книжки 21
• 2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение 23
• 2.2.7. Учет бланков трудовых книжек 24
• 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе 25
• 2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров 26
• 2.3.2. Формирование личных дел 27
• 2.3.3. Хранение дел 30
• ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31
• ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47
• Приложение 1 48
• Приложение 2 49
• Приложение 3 50
• Приложение 4 54

ВВЕДЕНИЕ

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако  особое внимание следует  уделять именно документированию управления персоналом, так как организация  и регулирование  его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность  выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и  проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя  из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

· ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

· изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

· выявление основных направлений работы кадровой службы;

· изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

· исследование особенностей ведения кадрового  делопроизводства в  учебном заведении.

С учетом недостаточной  разработки темы, при  написании выпускной  квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. - М.: Эксмо, 2007., Кузнецовой Т.В. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005., Кирсановой М.В. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. и других.

Наряду  с документационными  материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными  задачами данная выпускная  квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Служба  по подбору персонала  и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

документирование  трудовых отношений;

осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

формирование  стабильно работающего  трудового коллектива;

создание  кадрового резерва;

* организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в  общей системе  управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование  трудовых отношений - неотъемлемая часть  деятельности любой  организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что  документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо  учитывать, что документация по личному составу  подлежит передаче в  государственные  архивы для длительного  хранения.

Руководитель  предприятия несет  персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не  менее важным для  администрации предприятия  является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками. Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого  трудоспособного  человека в нашей  стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой  организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и  учитывать все  особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое  значение для любой  организации. От того, насколько профессионально  организованно ведение  кадрового делопроизводства зависит успех  управленческой деятельности в целом.

1.1. Основы деятельности  кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура  кадровых служб зависят  в основном от масштабов  организации. В зависимости  от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные  формы осуществления  кадровой работы:

самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

выполнение  функций кадровой службы отдельным  сотрудником организации;

выполнение  функций кадровой службы по совместительству с выполнением  другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

*разработка  планов комплектования  кадров в соответствии  с программой развития  конкретной организации;

оформление  приема, перевода и  увольнения работников в со-ответствии с  трудовым законодательством  Российской Федерации;

учет  личного состава;

хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение докумен-тации  по делопроизводству;

контроль  исполнения руководителями подразделений прика-зов  и распоряжений по работе с личным составом;

изучение  движения кадров, анализ текучести кадров, разра-ботка мероприятий по ее устранению;

анализ  состава специалистов организации, деловых  качеств работников с целью их рационального  использования;

создание  условий для повышения  образовательного и  квали-фикационного уровня специалистов;

работа  по созданию резерва  на выдвижение;

подготовка  предложений по улучшению  расстановки и  ис-пользованию работников;

подготовка  и систематизация материалов для аттестационной 
комиссии;

подготовка  материалов для представления  работников к по-ощрению и награждению;

принятие  мер по трудоустройству  высвобождаемых работни-ков;

организация контроля состояния  трудовой дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из  кадровой службы в  подразделения направляются:

сведения  о нарушителях  трудовой дисциплины;

копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут-реннего  трудового распорядка;

сведения, относящиеся к  вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

требовать от всех подразделений  организации представления  необходимых для  ее работы материалов;

принимать работников, организации  по вопросам перемеще-ния  и увольнения;

взаимодействовать с другими организациями  по вопросу подбора кадров;

требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает  ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.1.1. Должностная инструкция  сотрудника кадровой  службы

Что касается должностной  инструкции работника  отдела кад-ров, то она, как и любая  другая должностная  инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

· руководство работой  отдела;

· обеспечение выполнения работ;

· разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

· обеспечение рационального  использования материальных, финансовых и технических  средств;

· проведение работ  по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

· обеспечение рационального  распределения нагрузки между работниками  отдела;

· создание условий  для повышения  квалификации персонала;

· контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

· внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

· обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные  документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

· нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок  проведения работ  в отделе;

· основы экономики, организации  труда и управления;

· правила внутреннего  трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требо-вания к  квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием  является наличие  высшего профессионального  образования и ста-жа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при уста-новлении размера заработной платы.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации  в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые  всегда сопровождаются представлением в  суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители  организаций несут  персональную ответственность  за правильную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

в своей фирме.

Под обобщающими понятиями  «кадровая документация»  или «документация  по личному составу» подразумевают широкий  круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и  деятельности самой  кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы  по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации  издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются  также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы  в документации по личному составу. К ней относятся:

· Трудовой договор;

· Приказы по личному  составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

· Личные карточки работников;

· Трудовые книжки;

· Табель учета рабочего времени;

· График отпусков;

· Личные заявления  работников;

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые  всегда сопровождаются представлением в  суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими тре-бованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных рекви-зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители  организаций несут  персональную ответственность  за правильную организацию  делопроизводства в своей фирме.

2.1. Основные требования  к работе с приказами 
по личному составу

Приказы по кадрам -- основные документы, определяющие служебное положение  работников, являются основанием для внесения соответствующих  записей в документы  по учету труда  и его оплаты.

Приказами по личному составу  документально оформляются:

· прием, перевод на другую работу, увольнение;

· изменение условий  труда, присвоение разрядов;

· установление размеров оплаты труда;

· предоставление отпусков, командирование сотрудников;

· наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных бланках  или на стандартных  листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная  подготовка приказа  включает в себя составление  его проекта. Компетенция  лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений  предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят  руководители тех  подразделений, которые  вносят предложение  о поощрении или  наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему трудовому  законодательству.

На  работников, в связи  с перемещением которых  издаются приказы  вышестоящей организации (о  назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

Приказы по личному составу  визируются лицом, ответственным  за кадры, и руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления  в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу  подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ  по кадрам объявляется  работнику, упомянутому  в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказы по личному составу  регистрируются, рассылаются  и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что  приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют  временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая  служба должна выполнять  весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти  документы имеют  большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

2.2. Ведение трудовых  книжек

Согласно  ст.66 Трудового кодекса  РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности ра-ботника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа  с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работода-телей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма  трудовой книжки, форма  вкладыша в трудовую книжку и Пра-вила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков тру-довой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Мин-труда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.