Методические аспекты бухгалтерского учета, анализа и аудита материально-производственных запасов

Введение

Одним из необходимых элементов  производственного процесса любого предприятия выступают предметы труда, представляющие собой готовые  природные или предварительно обработанные материальные ресурсы: сырье и материалы, полуфабрикаты, топливо, запасные части и др. В процессе производства они выступают в качестве объектов воздействия человека с помощью имеющихся средств труда в целях создания продуктов для потребления.

Важное значение приобретает формирование полной и достоверной учетной информации о наличии, движении и оценке производственных запасов на предприятии, четкой организации внутрихозяйственного контроля за их сохранностью и использованием в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов и сохранности. Таким образом, каждый бухгалтер неизбежно сталкивается с необходимостью отражения в учете операций с материально-производственными запасами.

Из всего вышесказанного вытекает, что выбранная тема носит актуальный характер.

Основной целью написания  дипломной работы является изучение бухгалтерского учета, аудита и анализа материально-производственных запасов и рациональности их использования, разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию учета материально-производственных запасов на филиале ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный».

 Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить ряд задач:

1. Дать определение материально-производственных запасов, изучить их классификацию и оценку;

2. Изучить документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов;

3. Рассмотреть особенности учета производственных запасов на складах и бухгалтерии;

4. Изучить порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов;

5. Рассмотреть оценку материалов при их отпуске в производство и ином выбытии;

6. Рассмотреть анализ материально-производственных запасов;

7. Изучить порядок проведения аудиторской проверки материально-производственных запасов;

8. Рассмотреть методику бухгалтерского учета материально-производственных запасов на филиале ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный»;

9. Проанализировать состояние производственных запасов на филиале ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный» и эффективность их использования;

10. Провести аудиторскую проверку материально-производственных запасов на филиале ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный»;

11. Определить направления повышения эффективности использования, направления совершенствования бухгалтерского учета материально-производственных запасов на филиале ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный».

Объектом исследования в дипломной работе является Филиал ОАО «РЖД» – СП «Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный».

Предмет исследования – экономические отношения, связанные с наличием, состоянием, движением и использованием материально-производственных запасов.

1 Методические аспекты  бухгалтерского учета, анализа 

   и аудита материально-производственных запасов     

1.1 Состав материально-производственных запасов, их оценка

      при поступлении. Задачи учета производственных запасов

Правила формирования в бухгалтерском  учете информации о материально-производственных запасах организации установлены  ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

• используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• предназначенные для продажи, включая готовую продукцию и товары;
• используемые для управленческих нужд организации.

Таким образом, к материально-производственным запасам относятся материалы, готовая  продукция и товары.

Материалы являются одной из составных частей оборотных активов организации, целиком потребляемых в производственном процессе и полностью переносящих свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. К ним относят сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части и прочие материалы.

Основные материалы – это предметы труда, которые уже подверглись определенной обработке, которые являются продуктом обрабатывающих отраслей промышленности.

Вспомогательные материалы – это предметы труда, не составляющие основы изготовляемого продукта, а содействующие производственному процессу.

Особой позицией в учете материально-производственных запасов выделяются покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, которые в процессе производства играют ту же роль, что и основные материалы. Топливо является самостоятельной учетной группой ввиду его значимости. Его подразделяют на технологическое, энергетическое (для выработки пара и электроэнергии), хозяйственное (для отопления).

Организации также обязаны вести  учет драгоценных металлов и драгоценных камней во всех видах и состояниях, включая драгоценные металлы и драгоценные камни, входящие в состав покупных комплектующих деталей, изделий, приборов, инструментов, оборудования, вооружения, военной техники, материалов, полуфабрикатов (в том числе закупаемых за границей), а также содержащиеся в ломе и отходах драгоценных металлов и отходах драгоценных камней. При ликвидации товарно-материальных ценностей, информация о количестве драгоценных металлов, содержащихся в отходах, заносится в специальную книгу учета драгоценных металлов в отходах, которая регистрируется в бухгалтерии и выдается материально ответственным лицам под расписку. Она должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем организации или уполномоченным лицом и скреплена печатью.

Согласно ст. 120 Налогового Кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) отсутствие учета драгоценных металлов, содержащихся в оборудовании, можно рассматривать как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, которое влечет за собой взыскание штрафа от 5 до 15 тысяч рублей.

Тара – вид запасов, предназначенных для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей. Бухгалтерский учет тары ведется по следующим видам: тара из древесины, тара из картона и бумаги, тара из металла, тара из пластмассы, тара из стекла, тара из тканей и нетканых материалов.

Особая категория материально-производственных запасов – специальный инструмент, специальные приспособления, специальное оборудование (специальная оснастка) и специальная одежда. Порядок организации учета таких ценностей определен приказом Минфина РФ от 26.12.2002 г. № 135н.

Специальный инструмент и специальные приспособления – технические средства, обладающие индивидуальными (уникальными) свойствами и предназначенные для обеспечения условий изготовления (выпуска) конкретных видов продукции (выполнения работ, оказания услуг).

Специальное оборудование – многократно используемые в производстве средства труда, которые обеспечивают условия для выполнения специфических (нестандартных) технологических операций.

Специальная одежда – средства индивидуальной защиты работников организации (комбинезоны, халаты, тулупы, рукавицы, шлемы, противогазы и т. д.).

Специальные инструменты, специальные  приспособления, специальное оборудование и специальная одежда могут приобретаться  организацией у других лиц, в том  числе путем покупки:

Дт – 10.10 «Специальная оснастка и  специальная одежда на складе»;

Кт – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Учтен налог на добавленную стоимость:

Дт – 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

Кт – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Передачи безвозмездно:

Дт – 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;

Кт – 98 «Доходы будущих периодов».

Поступления в счет вклада в уставный (складочный) капитал:

Дт – 10.10 «Специальная оснастка и  специальная одежда на складе»;

Кт – 75 «Расчеты с учредителями».

Изготовляется организацией самостоятельно:

Дт – 10.10 «Специальная оснастка и  специальная одежда на складе»;

Кт – 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства».

Передача специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражается в бухгалтерском учете:

Дт – 10.11 «Специальная оснастка и  специальная одежда в эксплуатации»;

Кт – 10.10 «Специальная оснастка и  специальная одежда на складе».

Использована специальная оснастка:

Дт – 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства»;

Кт – 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Выбытие объекта имеет место  в случае продажи:

Дт – 91 «Прочие доходы и расходы»;

Кт – 10.10 «Специальная оснастка и  специальная одежда на складе».

Готовая продукция – часть материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора).

Товары – часть материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов, принадлежащих организации  на правах собственности (хозяйственного ведения, оперативного управления), ведется на счетах: 10 «Материалы», 11 «животные на выращивание и откорме», 14 «резерв под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в себестоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».

К каждому из этих счетов открывают  субсчета по видам ценностей:

К счету 10 «материалы» могут быть открыты субсчета:

1. «Сырье и материалы»;

2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

3. «Топливо»;

4. «Тара и тарные материалы»;

5. «Запасные части»;

6. «Прочие материалы»;

7. «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

8. «Строительные материалы»;

9. «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

10. «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;

11. «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Запасы, не принадлежащие организации, но по разным причинам находящиеся  у нее, учитываются на забалансовых счетах:

• 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
• 003 «Материалы, принятые в переработку»;
• 004 «Товары, принятые на комиссию» [5, с.17].

Учет производственных запасов  ведется как в денежном исчислении, так и в натуральных измерителях.

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением (номенклатурный номер, партии, однородная группа и т. п.).

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости [16, с.106].

Оценка материально-производственных запасов при поступлении.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы; затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию; затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях; иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов; внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ; полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету; полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения. Организации, осуществляющей розничную торговлю, разрешается производить оценку приобретенных товаров по продажной стоимости с отдельным учетом наценок (скидок).

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре [6, с.19].

Основными задачами учета  материально-производственных запасов  являются:

1. Формирование фактической себестоимости запасов;

2. Правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

3. Контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

4. Контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

5. Своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

6. Проведение анализа эффективности использования запасов.

Исходя из Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов каждая организация разрабатывает  внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов [7, с.21].

1.2 Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Сырье и материалы поступают от поставщиков; подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета; от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступили материалы от поставщиков и подотчетных лиц:

Дт – 10 «Материалы»;

Кт – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Экспедитор организации принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или  массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору  выдают наряд и доверенность (см. приложение А), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает  заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор (см. приложение Б).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (см. приложение В).

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Расход материалов, отпускаемых  в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (см. приложение Г). Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют одно- или многострочные требования-накладные (см. приложение Д), которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения  в двух экземплярах на основании  нарядов, договоров и других документов.

При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом  на списание материалов (см. приложение Е), который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов (см. приложение Ж). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.

На фактически израсходованные  материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода (см. приложение З). Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.

В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах, первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе [8, с. 221].

1.3 Учет движения производственных запасов на складах     

      и бухгалтерии

1.3.1 Учет движения производственных запасов на складах

Материальные запасы в организациях должны храниться в:

1. Центральных (базисных) складах, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта;
2. Складах (кладовых) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены весами, необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площади.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. Для этого к месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (лунках) делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Приказом руководителя организации  должна быть установлена система  материальной ответственности на складах. С должностными лицами, несущими ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность материальных запасов, должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ. Такими должностными лицами являются заведующие складами (кладовщики) или другие работники с обязательным заключением с ним договора о полной материально ответственности. Смена  этих лиц должна сопровождаться инвентаризацией складов и составлением актов приема-передачи материальных ценностей (см. приложение И), утверждаемых руководителем организации.

На складах ведется сортовой учет материально-производственных запасов  в количественном выражении. Для  этого применяются карточки складского учета, где осуществляется учет материальных запасов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). Карточки складского учета после их регистрации в бухгалтерии организации в специальном реестре и их нумерации выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку. Заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных запасов (стеллажи, полка, ячейка и т. п.).

На основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) в день совершения операций заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операций, наименования и номера документа и краткого содержания. Остатки по карточке выводятся при наличии операций ежедневно. Из лимитно-заборных карт запись в карточки складского учета производят по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче  на склад. Оприходование производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и  чеки, квитанции к приходному ордеру и т. д.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (см. приложение К).

Операции по передаче материалов из одного подразделения в другое оформляется  накладными на внутреннее перемещение  материалов.

Бухгалтерская служба организации систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складах.

При небольшой номенклатуре материальных запасов и небольших оборотах разрешается вместо карточек и книг складского учета вести месячные материальные отчеты (см. приложение Л). В этом отчете должны отражаться данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток ценностей на начало месяца, приход и расход за месяц, остаток на конец месяца. В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость (см. приложение М) по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой). В материальных отчетах указывается сумма по приходу, расходу и остаткам материальных ценностей, которая проставляется бухгалтерией организации или заведующим складом.

1.3.2 Учет движения производственных запасов в бухгалтерии

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные сроки. После проверки первичные документы таксируются, т. е. определяется сумма по операции путем умножения количества на цену.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого  склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них – в  разрезе каждого номенклатурного  номера, групп материалов, субсчетов  и синтетических счетов бухгалтерского учета. Приходные документы группируют по поставщикам, а расходные – по направлениям расхода. Применяются два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей: в первом варианте в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. На основании первичных учетных документов (по приходу, расходу, внутреннему перемещению), сдаваемые в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер в карточках отражает движение материалов (приход, расход). Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, только в бухгалтерии ведется количественный и суммовой учет, в то время как на складах – количественный учет.

На основе оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно – по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборонные ведомости ведутся так же, как в первом варианте, остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

Сальдовый метод учета основан  на следующих принципах. Учет движения материалов ведется в разрезе групп субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются образование, распределение и остатки транспортно-заготовительных расходов.

На основании первичных приходных  и расходных документов материально  ответственные лица ведут количественный учет ценностей в карточках или  книгах складского учета. В установленный  срок бухгалтер проверяет на складе правильность каждой записи в карточках, сверяя их с первичными документами, переданными ему материально ответственным лицом. Одновременно он проверяет правильность выведения остатков.