Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені Володимира Даля

КАФЕДРА ФІЛОСОФІЇ КУЛЬТУРИ І КУЛЬТУРОЛОГІЇ

випускна  РОБОТА бакалавра 

Інформаційні  системи у вдосконаленні діловодства 
приватного підприємства „Продмашстрой”

зі спеціальності  6.020105 “Документознавство та інформаційна діяльність”

Студент-виконавець                           Булєкова Зоя Петрівна 

4 курс, ФЛз-682,

філософський факультет

Науковий керівник                             Воєводіна Лариса Петрівна,

доцент

Допущено до захисту:     

Зав. кафедри,  проф.     О.П. Воєводін

"__" _______ 2012

Луганськ   2012

РЕФЕРАТ

Випускна бакалаврська робота: 72 с., 7 рис., 3 табл., 2  дод., 23 джерела.

Визначено сутність понятійного апарату дослідження. Виявлено етапи розвитку діловодства як соціокультурного явища. З’ясовано особливості сучасного діловодства. Розглянуто види сучасних інформаційних технологій та особливості їх класифікацій. Проаналізовано стан діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой”. Розроблено модель вдосконалення діловодства на даному підприємстві шляхом застосування сучасних інформаційних систем.

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА  УПРАВЛІННЯ, ДІЛОВОДСТВО, ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБІГ, ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ, ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ, ІНФОРМАЦІЯ, КОРПОРАТИВНА ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ПІДПРИЄМСТВО, ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО, СИСТЕМА.

ЗМІСТ

ВСТУП

Перехід суспільства  до постіндустріальної епохи та наукомістких технологій базується на інформаційних технологіях, які дають можливість раціонально розпоряджатися усіма видами ресурсів підприємства. Сьогодні важко уявити сучасні виробничі і сервісні технології, виробництво продукції та послуг без інформаційних технологій, які забезпечують потреби в інформації управлінських, виробничих, постачальницьких, торговельних, збутових та інших функціональних підрозділів підприємств. Оскільки матеріальні та фінансові ресурси завжди обмежені, тому ключовим фактором успіху економічної діяльності є прийняття вірного та своєчасного рішення про те, де і як слід зосередити ресурси для досягнення максимального ефекту. Саме своєчасна та актуальна інформація дозволяє концентрувати ресурси в потрібний час і в потрібному місці для реалізації головних, пріоритетних завдань.

Для найбільш ефективного  управління роботою підприємства необхідно мати достатню інформацію про стан справ на підприємстві і можливість оперативного реагування на зміну ситуації. Для цього керівник підприємства та інші відповідальні особи повинні постійно мати свіжу і достовірну інформацію. Виникає необхідність організації управління роботою підприємства таким чином, щоб забезпечити швидкий і надійний зв'язок між різними службовцями для їх найбільш чіткої злагодженої взаємодії.

Розвиток комп'ютерної  техніки та телекомунікацій дозволив збирати, зберігати, обробляти і передавати інформацію в таких обсягах і з такою оперативністю, які важко було уявити раніше. Як доводять результати наукових досліджень, діяльність окремих людей, груп, колективів і організацій у найчастіше залежить від їх інформованості і здатності ефективно використовувати наявну інформацію. Інформаційні системи розширюють професійні можливості фахівців і дозволяють здійснювати діяльність підприємства більш раціонально, цілеспрямовано і економно, а отже, більш ефективно. Завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій спостерігається розширення сфери їх застосування. Якщо раніше мало не єдиною областю, в якій застосовувалися інформаційні системи, була автоматизація бухгалтерського обліку, то зараз спостерігається впровадження інформаційних технологій у безлічі інших областей, зокрема у діловодстві.

Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації чи установи становлять документи. Без правильної організації  документної роботи неможливо впоратися  з потоком документів, швидко знайти потрібний документ, навести за цим документом довідки, а також проконтролювати його виконання або забезпечити схоронність. Отже реалії сучасного виробництва і бізнесу диктують певні вимоги до сфери документаційного забезпечення управління. За умов існуючої змішаної системи діловодства, коли всі документні потоки в організації розосереджуються по структурних підрозділах для їх обов'язкового виконання, інформаційна система в області документаційного забезпечення вкрай необхідна усім співробітникам підприємства.

Під час впровадження в сфері діловодства нових технологій дуже важливо ефективно налагодити безпаперове діловодство. Цей процес вимагає застосування сучасних технічних засобів (комп'ютерів, комп'ютерних мереж і програм). Тому багато дослідників сьогодні присвячують свої роботи питанням, пов’язаним із застосуванням інформаційних систем у діловодному процесі підприємств та установ. Так В. Н. Петров дає досить вичерпане тлумачення поняттю «інформаційна система», а А. Н. Данчула розглядає сутність поняття «інформаційної системи» з автоматизованої точки зору.  Класифікацію інформаційних систем за сферою діяльності досліджує В. Б. Уткін, а класифікація за сферою застосування, функціональною ознакою та за рівнями управління висвітлюється Н. В. Макаровою. Етапи розвитку діловодства напрацьовані Ю. Д. Бахтєєвим.

Практичні аспекти вдосконалення діловодства на підприємстві, а саме прагматичний ефект від впровадження інформаційних систем можна представлений у працях Є. Л. Румянцевої та О. С. Гергенова, сфери застосування систему електронного управління документами значною мірою вивчають О. М. Кармінський та Т. В. Сіганова.

Таким чином, можна зробити  висновок, що застосування інформаційних  систем у вдосконаленні діловодства  підприємства є вельми важливим та необхідним завданням діловодної теорії і практики. Цією обставиною й обумовлена актуальність теми випускної роботи бакалавра «Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства «Продмашстрой».

Об’єкт дослідження – діловодство приватного підприємства «Продмашстрой».

Предмет дослідження – інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства «Продмашстрой».

Мета дослідження – розробити модель удосконалення діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой” завдяки застосуванню сучасних інформаційних систем.

Гіпотеза дослідження. Інформаційні системи (ІС) можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентоздатних та ефективних підприємств.

Для досягнення поставленої  мети необхідно вирішити наступні завдання:

- розкрити сутність понятійного апарату дослідження;

- розглянути етапи розвитку діловодства, як соціокультурного явища;

- з’ясувати особливості сучасного діловодства;

- охарактеризувати види та класифікацію сучасних інформаційних систем;

- проаналізувати реальний стан розвитку діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой”;

- розробити модель  вдосконалення діловодства в умовах приватного підприємства.

Теоретико-методологічну основу дослідження складають наступні рівні методологічного знання:

- фундаментальний (філософський): принципи історизму, об’єктивності,  зв’язку з дійсністю;

- загальнонауковий: історичний та класифікаційний підходи, досвід їх використання, розроблений Н. В. Макаровою, В. Н. Петровим,  
О. Л. Голіценою, В. В. Лісовським;

- конкретно-науковий  та частково науковий рівні:  у дослідженні використані теоретичні погляди О. О. Денисової стосовно інформаційної системи як організаційно-технічної системи; положення В. Н. Петрова про ІС як прикладної програмної підсистеми; класифікаційні підходи  
О. Л. Голіценої, Н. В. Макарової, Є. Л. Румянцевої; погляди  
Ю. Д. Бахтеева щодо етапів розвитку діловодства, Є. Л. Румянцевої та  
О. С. Гергенова - стосовно аналізу стану діловодства на підприємстві та положення О. М. Кармінського щодо особливостей використання систему електронного управління документами в умовах сьогодення.

Нормативно-законодавчою базою дослідження є Закон  України  
від 2 жовтня 1992 р. №  48 «Про інформацію» [22], ДСТУ 2941-94 «Розроблення систем. Терміни та визначення» [9], ДСТУ 2392-94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 2226-93 «Автоматизовані системи. Терміни та визначення» [8].

В процесі дослідження використовувалась низка методів, а саме:

- емпіричні методи: спостереження, порівняння, узагальнення, аналіз літератури за темою.

- методи, що використовуються  як на теоретичному, так і емпіричному  рівні наукового пізнання: індукція  і дедукція, аналіз та синтез;

теоретичні методи: абстрагування, гіпотетичний, теоретичне моделювання.

Випускна робота бакалавра  має наступну структуру: вступ, два розділи, висновки, список використаних джерел, додатки. Основний текст містить  
72 сторінки, список використаних джерел нараховує 23 найменування.

РОЗДІЛ 1

ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1. Сутність понятійного апарату дослідження

Терміносистема, що складає  основу даного дослідження, включає наступні поняття: «документ», «діловодство», «інформація», «система»,  «інформаційна система», «приватне підприємство».

Поняття "документ" у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє. Поняття «документ» широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що являють собою об’єкти практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. Майже в кожній галузі є одна або декілька версій розуміння поняття «документ» відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

Термін "документ" походить від індоєвропейської прамови і  має спільний корінь із словами "десять", "вчу", "навчаю", "вчення", "учений", що свідчить про початкове широке значення поняття "документ" і підтверджує правомірність повернення до нього у XX ст. в працях Поля Отле та заснованої ним Міжнародної федерації з інформації та документації (МФІД). Поняття "документ" відображає емпіричні уявлення про документ як певну річ (матеріальний об'єкт), що містить у собі інформацію і може передавати її людині.

Існують різні значення поняття "документ", які відрізняються одне від одного обсягом і змістом поняття. Найширше значення – представлено у Документі І, де документ визначається будь-який матеріальний (субстанціальний, речовинний) об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця у документаційному процесі. Таке визначення розроблено та затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід тощо).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ) таким чином:

- ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності.

- ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.

- ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком, який має відповідно до чинного законодавства правове значення [17, с. 20].

Бурхливий розвиток нових  інформаційних технологій спонукав ряд американських фахівців внести пропозицію про введення в практику урядових і судових установ США нового визначення документа: "документ – інформація, створена на деякому носії певною технікою, відомою в даний час чи здатною бути винайденою в майбутньому" [18, с. 17].

Існує також і документ в електронній формі, який тлумачиться як закодоване і передане в інформаційну систему електронне повідомлення, всі реквізити якого завірені і оформлені відповідно до нормативних вимог.

Поняття «документообіг», відповідно, інтерпретується як:

- рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення;

- кількість вхідних, внутрішніх та вихідних документів установи за певний період часу.

Електронний документообіг  являє собою систему документообігу, в якій звертаються електронні документи в стандартизованої формі і на основі прийнятих в системі регламентів [15, с. 331].

Діловодство тлумачиться  як процес ведення канцелярських справ, сукупність робіт з документування діяльності установ та робіт з організації документів в установах [16, с. 301].

Особливу увагу слід приділити поняттю «інформація». Поняття "інформація" досить широко використовується у повсякденному житті сучасної людини. Значення інформації для суспільства стрімко росте, змінюються методи роботи з інформацією, розширюються сфери застосування інформаційних технологій. Динамізм інформатики як науки відбивається і в постійної появі нових визначень та тлумачень основного поняття – інформації [4, с. 16].

Частіше за все термін «інформація» вживається в його початковому  значенні (від латинського слова informatio) – це відомості, повідомлення про якусь подію, діяльності тощо При цьому в інших галузях знань вводяться і інші визначення цього поняття. Слід, відзначити, що різноманітність визначень відповідає двом наступним концепціям. Атрибутивна концепція розглядає інформацію як фундаментальну природничу категорію, що знаходиться поряд з такими категоріями як "речовина" та "енергія". Функціонально-кібернетична – як невід'ємний елемент керованих або самоврядних систем (технічних, біологічних, соціальних), як функцію цих систем. Тобто, в залежності від галузі знань, де вводиться поняття інформації, його визначення буде відображати специфіку як області, так і завдання дослідження.

З точки зору теорії інформації – інформація – нематеріальна  сутність, за допомогою якої з будь-якою точністю можна описувати реальні (матеріальні), віртуальні (можливі) і понятійні сутності. Інформація розуміється як протилежність невизначеності [19, с. 11].

Інформація в кібернетичних  системах – це основа функціонування самоврядних систем (технічних, біологічних, соціальних), і вона розглядається  як позначення змісту сигналу, отриманого системою з навколишнього світу в процесі взаємодії системи з ним (Н. Вінер).

У математичній теорії інформації (в теорії зв'язку) поняття «інформація» носить об'єктивний характер і визначається тільки для випадкових подій. Тобто інформація - це те, що зменшує невизначеність події. Формою представлення інформації є повідомлення в необхідному користувачеві вигляді.

Отже можна узагальнити  наступне. Інформація – це відомості, які сприймаються людиною і (або) спеціальними пристроями як віддзеркалення фактів матеріального або духовного світу в процесі комунікації. У свою чергу інформація, оброблена і подана у формалізованому вигляді для подальшої обробки набуває назви „дані” [21, с. 19].

Додавання до поняття "інформація" слова "система" призвело до створення такого терміну як «інформаційна система».

Само слово система  в широкому значенні розуміється  як утворююча єдине ціле сукупність матеріальних та/або нематеріальних об'єктів, об'єднана деякими загальними ознаками, властивостями, призначенням або умовами існування, життєдіяльності, функціонування тощо. А по відношенню до технічних систем: взаємопов'язана загальним управлінням, призначенням або умовами функціонування сукупність різних об'єктів і відношень між ними, що утворює єдине ціле.

Системи значно відрізняються  між собою як за складом, так за головними цілям. В інформатиці поняття "система" надзвичайно поширене і має безліч смислових значень. Найчастіше воно використовується стосовно набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера. Системою може також вважатися безліч програм для вирішення конкретних прикладних задач, доповнених процедурами ведення документації та управління розрахунками. В цілому системою можна вважати сукупність елементів, взаємозалежних один з одним, що таким чином утворюють певну цілісність. Хоча часто вживане поняття «інформаційні системи» практично немає єдиного концептуального визначення. Частіше за все це поняття трактується як «комплекс, який складається з інформаційного фонду та процедур: керуючої, оновлення, інформаційного пошуку і завершальної обробки, - дозволяє накопичувати, зберігати, коригувати та видавати інформацію» [1, с. 49].

Під інформаційною системою зазвичай розуміється прикладна  програмна підсистема, орієнтована на збір, зберігання, пошук і обробку текстової та / або фактографічної інформації.

Таким чином, інформаційну систему можна розуміти як систему, що забезпечує введення, зберігання, пошук і виведення даних за запитами або регулярно необхідних даних.

Визначимо деякі види інформаційних систем. Автоматизована система управління (АСУ) – це комплекс технічних та програмних засобів, спільно з організаційними структурами (окремими людьми або колективом), який забезпечує керування об'єктом (комплексом) у виробничому, науковому або суспільному середовищі [20, с. 537].

Корпоративною інформаційною  системою (КІС) називається сукупність спеціалізованого програмного забезпечення та обчислювальної апаратної платформи, на якій встановлено і налаштовано програмне забезпечення [11, с. 22].

В межах даного дослідження  також необхідно визначити наступні поняття: «підприємство» та «приватне  підприємство». Підприємство є основною ланкою господарства країни і в Україні здійснює свою діяльність згідно Закону України “Про підприємства в Україні”. Тобто, підприємство – це самостійний господарюючий суб’єкт, який має права юридичної особи та здійснює виробничу, науково-дослідницьку та комерційну діяльність з метою одержання прибутку [23]. Традиційно під підприємством розуміють завод, фабрику та подібні об'єкти з відповідною системою виробничих відносин. Відповідно до Господарського Кодексу України, залежно від форм власності, передбачених законом, в нашій державі можуть діяти такі види підприємств:

- приватне підприємство, що діє на основі приватної власності громадян чи суб’єкта господарювання (юридичної особи);

- підприємство, що діє на основі колективної власності;

- комунальне підприємство;

- державне підприємство;

- підприємство, засноване на змішаній формі власності.

Приватне підприємство – це юридична особа, що діє на основі приватної власності одного або кількох громадян [5, ст. 113]. Закон не висуває будь-яких вимог до мінімального статутного капіталу приватного товариства. Структура корпоративного управління і режим майна приватного підприємства визначаються його засновником на власний розсуд. До цього виду відносять індивідуальні та сімейні підприємства. Вони базуються відповідно на власності майна однієї особи або членів однієї сім’ї, виключно їх особистій праці.

Отже, здійснений аналіз терміносистеми дослідження складає фундамент для поглибленого вивчення наступних теоретичних і практичних питань, що складають зміст випускної роботи бакалавра.

1.2. Діловодство як соціокультурне  явище: етапи розвитку

Діловодство є частиною людської культури, під час вдосконалення якого як виду діяльності підвищувалась загальна управлінська, ділова і правова культура людського соціуму. Розвивалось людство – утворювалась історія діловодства, яка у своєму перебігу пройшла кілька специфічних етапів, серед яких можна визначити наступні:

- діловодство Давньоруської держави;

- наказне діловодство;

- колезькі діловодство;

- міністерська система управління та діловодства;

- державне діловодство в радянську епоху;

- сучасне державне регулювання діловодства.

Розглянемо детальніше вищезазначені етапи розвитку діловодства.

До кінця XV в. єдина  система діловодства в Давньоруській  державі не була затребувана самою  системою управління. Функції управління виконували окремі посадові особи або  дуже обмежений штат чиновників. Але в цілому культура написання документів існувала (Договор з Візантією 911 та 945 рр.). В цей період в основному документуються правові відносини, створюються жалувані та вкладні грамоти, заповіти, численні різновиди статутних, вкладних, купчих грамот; «житєйниє» записи - при терміновому наймі працівників, а повні грамоти - при продажу в рабство тощо. Зі збільшенням числа створюваних документів позначилися і місця для найбільш безпечного їх зберігання. Це, як правило, центральні храми. У великих містах існували сховища документів. Центрами ведення документації та її зберігання були також вітальні двори і монастирі [3, с. 4].

Накопичення традицій у  сфері документування вело до формування кола професійних фахівців в галузі створення та обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псалмовщиків та дяків. З ХІV століття термін «дяк» закріпився за особами, що ведуть діловодство. Практично, до кінця ХІV століття на Русі основним матеріалом для письма служив пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах «хартією» або «телятиною». Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15 - 17 см). Розміри документа збільшувалися за рахунок підклеювання наступних аркушів.

Таким чином, в цей  період складалися традиції російської системи діловодства, накопичувався  досвід документування, обробки та зберігання документів, забезпечення їх збереження, несанкціонованого доступу і підробки, формувався професійний цех фахівців по роботі з  
інформацією [3, с. 5].

Наказне діловодство  на Русі існувало на рубежі XV - XVII ст. Походження наказів пов'язано з практикою  особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню – князям і боярам з вирішення окремих питань державного управління. Їх діяльність поєднувалася вищою урядовою установою - Боярською Думою. На чолі окремого наказу стояв наказовий суддя, призначений з думських чинів. У його віданні перебували дяки, які керували піддячими. У великих наказах піддячі об'єднувалися в «столи» або «повит'я» - територіальні підрозділи наказів. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували товмачі, трубники та ін. На місцях у веденні наказів складалися воєводи, які керували територіями та виконували приписи центральної влади. Воєводи мали свою «канцелярію» - наказову хату з помічників - «менших» воєвод і дяків. У наказовій хаті зберігалися державна міська печатка, грошові суми і велося діловодство. У XV ст. дорогий пергамент замінив папір, спочатку західноєвропейський, а з другої половини XVII ст. – свій, вітчизняний.

У діловодстві наказів  використовувалася форма документа - стовпець (стовп, столпік), сувій з  підклеєних один до одного вузьких  аркушів паперу. Важливі державні акти мали до трьох сотень метрів. Текст у стовпцях був тільки з одного боку, оборотна використовувалася для ставлення послід, резолюцій, адреси. Поряд зі стовповою формою документації в наказах зародилась і почала застосовуватись форма зошиту. Зошити збиралися разом, перепліталися і становили книги. Всі документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази або вказівні грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні.

Процедура підготовки документів включала такі основні етапи:

- надходження документа на розгляд;

- підготовка документа до «доповіді»;

- розгляд і вирішення справи;

- оформлення документа, що містить рішення.

В цей період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, стійкі форми документів і приклади їх складання [3, с. 6].

Становленням системи  колезького діловодства почав займатись ПетроI. У 1699 р. він вводить в обіг гербовий папір, а в 1700 р. видає укази про скасування стовпової форми документа і загальній переході до форми зошита. Першим закладом став Сенат – спочатку законодавчий орган і орган нагляду за урядовими установами. Для роботи уряд через острах перенесення старих наказових порядків в нові установи на канцелярські посади стали запрошувати іноземних фахівців. Засновується посада екзекутора – для запису всіх вихідних указів в особливі книги та контролю за їх відправкою і виконанням указів. При найменшій затримці виконання указу екзекутор зобов'язаний був докладати генерал-прокурору.

В результаті петровських реформ в галузі управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет та Колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях. Спочатку колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став «Генеральний регламент», затверджений Петром I 28 лютого 1720 року. Цей регламент ввів систему діловодства, що отримала назву «колезької». Домінуючим став колегіальний спосіб прийняття рішень присутністю колегії.

Центральною фігурою  канцелярії стає секретар. Крім нього до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). Робочий день починався о 8:00 ранку і тривав п’ять годин, пізніше він був продовжений до восьми годин. Серйозним нововведенням було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішення питання. Вперше Петро I став особисто підписувати укази які видавав. Нотаріус вів реєстр невирішених справ. Актуаріус вів загальний журнал всіх вхідних документів. У реєстратора перебували реєстраційні книги. Всі вирішені справи здавалися в актосховища, які отримали європейську назву - архів. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморні, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін. Завершила реформи Петра I Катерина II, видавши «Установи для управління губерній» 7 листопада 1775 року, які визначили порядок відносин між вищими, центральними та місцевими установами. Цей ієрархічний порядок взаємовідносин зберігався на протязі всього ХІХ століття [3, с. 7].