Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

Уральский государственный  университет им.А.М. Горького

Исторический  факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере  ООО «Строитель») 

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение  и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Оглавление

• Введение 3
• 1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11
• § 1.1. Краткая история ООО «Строитель» 13
• § 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы 16
• 2. Документирование кадровой деятельности 20
• § 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель» 20
• § 2.2. Оформление кадровых документов 28
• Оформление пенсии 41
• Оформление документов при увольнении 44
• § 2.3. Работа с исходящими и входящими документами 46
• § 2.4. Формирование дел в организации 50
• § 2.5. Хранение документов кадровой службы 54
• 3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров 60
• Заключение 64
• Источники 68

Введение

Дискуссия о судьбах и  перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом №8. - 2004.-С. 79.

Выбранная автором работы тема актуальна т. к. умение правильно веси кадровое делопроизводство в  организации очень  важно в настоящее  время.

В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и  утверждении комплекса  организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного  улучшения его  состава можно  решать только при  наличии совершенной  системы информационного  обеспечения работы с кадрами, которая  включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями  «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с.

Отдел кадров ООО «Строитель»  представляет собой  самостоятельное  структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и  менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования  показывают, что 75% рабочего времени сотрудников  организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Бобылева М.П. Делопроизводство. - М.: Управление персоналом, 1999. - с. 9 Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации  документационного  обеспечения управления в ООО «Строитель»  необходимо уделить  большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к  серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. .97

Информация  фиксируется в  документах, которые  придают ей организационную  форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа  с документами  должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая  документация, фиксирующая  трудовые отношения  работника с работодателем, подтверждающая его  заработную плату  или стаж, зачастую ведется с нарушениями  действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ. Федосова В.Т. Управление современной школой выпуск 4. - М.: Учитель, 2006. - 128 с.

Ошибки, допускаемые при  оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель  дипломной работы - изучить организацию  работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными  задачами дипломной  работы являются:

- рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

- изучить структуру  и функции кадровой  службы данной  организации;

- проанализировать  работу кадровой  службы в области  документирования;

- предложить методы  усовершенствования  службы кадров  ООО «Строитель». 

При написании дипломной работы автором были использованы

нормативные и законодательные  акты:

1. Федеральный закон  «Об информации, информационных  технологиях и  защите информации».  Содержащиеся в  личном деле данные  должны быть конфиденциальны,  персональные данные  работника должны быть защищены. Федеральный закон РФ от 08.07.2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // собрание законодательства РФ. - 2006.- №31 (1ч.).

2. Постановление Министерства  труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

3. Трудовой Кодекс  Российской Федерации  содержит нормы  права и положения  по документам  сферы трудовых  правоотношений. Трудовой  кодекс Российской  Федерации от 30.12.2005 г. утвержден Федеральным  законом №197 в редакции от 30.06.2006 г. №90 - ФЗ.

4. Постановление государственного  комитета РФ по  статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении  унифицированных  форм первичной  и учетной документации  по учета труда  и его оплаты».  «Об утверждении  унифицированных  форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. №1 // Справочник кадровика.- №3. - 2006.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.  Данный стандарт  устанавливает: состав

реквизитов  документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция  по делопроизводству  в Федеральных  органах исполнительной  власти. Утв. Приказом  Минкультуры РФ  от 08.11. 2005 г. №536 Типовая  инструкция по  делопроизводству  в Федеральных  органах исполнительной  власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005№536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

Также для написания  дипломной работы автор опирался на статьи опубликованные в журналах «Справочник  кадровика» и «Справочник  по управлению персонала»:

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С.55

2. Курапова Е.Р. Документация  по личному составу:  взаимодействие кадровых и архивных служб. В данной статье говорится о том, что кадровая документация (документация по личному составу) организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности, имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика.- 2003. - №11. - С.57

3. Митрофанова В.В.  Личная карточка  Т-2: рекомендации  по заполнению. В  этой статье даны  рекомендации по  заполнению личной  карточки Т-2, а так же перечислены документы необходимые для ее заполнения. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

4. Тяпкина О.А. Трудовая  пенсия по старости: условия назначения  и размеры. Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Обязательное условие для возникновения права на трудовою пенсию - одновременное достижение определенного возраста и наличие страхового стажа. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. - 2003. - №4. - С. 107

5. Яновская Ю.М. Перспективы  развития службы  персонала. Автор  работы обращает  внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом . - 2004. - №8. - С. 79.

Основное  внимание в учебных  пособиях уделено  подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. Так например:

В справочном пособии  Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной  организации и  работе с документами  в соответствии с  требованиями действующих  законодательных  актов и нормативно-методических материалов. Андреева В.И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. //М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство»  основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов этой области. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М . Новосибирск. 2000.

В учебнике Демина Ю.М. «Делопроизводство» излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента  их возникновения  вплоть до передачи в архив или  уничтожения. Демин  Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов //СПб.: Питер, 2003-220 с.

Дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и  литературы, приложения.

В первой главе дипломной  работы рассмотрена  организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель».

Во  второй главе рассматривается документирование кадровой деятельности.

Третья  глава посвящена  направлению и  методам усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель».

1. Организация работы  современной кадровой  службы ООО «Строитель»

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений// Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С. 59

Организация предприятия начинается с составления  положения, в котором  перечисляются задачи, функции, права и  обязанности.

В ООО «Строитель»  существует положение  об отделе кадров, которое  состоит из следующих  разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

2. «Задачи»

Раздел  содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок  разработки и утверждения  структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены  функциональные обязанности  в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов  комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения  работников в соответствии  с трудовым законодательством; 

- учет личного состава  предприятия; 

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- изучение движения  кадров, анализ текучести  кадров, разработка  мероприятий по  ее устранению;

- анализ состава,  деловых качеств  специалистов предприятия  с целью их рационального  использования; 

- создание условий  для повышения  образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки  и использованию  рабочих; 

- подготовка и систематизация  материалов для  аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по  трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля  и инструктажа  работника отдела  кадров;

- организация контроля  за состоянием  трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности  по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения  с другими подразделениями  предприятия»

Раздел  содержит перечень документов, которые поступают  в отдел кадров, и документов, которые  направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

От  бухгалтерии отдел  кадров получает штатное  расписание, расчеты  потребности в  рабочей силе, справки  о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права»

В этом разделе указаны  основные полномочия, которыми наделен  отдел кадров, в  частности:

- право принимать  работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена  ответственность  менеджера по персоналу  за выполнение возложенных  на отдел функций  и ответственность  работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» № 5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

§ 1.1. Краткая история  ООО «Строитель»

Полное  фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 20.03. 2002г., и функционирует в соответствии с гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

ООО «Строитель» занимается строительством частных деревянных домов, бань, которые собираются из оцилиндрованного бревна или клееного бруса. С этого года, организация взялась за строительство коттеджей из кирпича. В основном строительство домов ведется в Сысертском районе, г. Каменске-Уральском и Каменском районе. ООО «Строитель» также выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Правовое  положение Общества регламентируется законодательством  РФ и Уставом.

Общество  имеет круглую  печать со своим наименованием  и указанием места  нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Общество  в соответствии с  законодательством  вправе открывать  расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество  обязано обеспечить своим работникам безопасность условий  труда, и несет  ответственность  за ущерб, причиненный  здоровью и трудоспособности работников.

Целью деятельности Общества является получение  прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество  самостоятельно планирует  и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые  услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество  в установленном  порядке осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную  торговлю;

проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;

строительство гражданских и  промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;

сантехнические, электротехнические, монтажные работы;

производство  строительных материалов;

производство  и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

поставку  материалов, сырья  и оборудования, иных товаров промышленного  назначения;

производство, закуп, хранение, переработку, реализацию с/х продукции;

транспортные, авторемонтные и автосервисные услуги;

риэлторскую деятельность;

маркетинговую и посредническую деятельность;

информационную  и консультационную деятельность;

другие  виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды  деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Общество  вправе иметь собственное  автохозяйство, осуществлять перевозку людей и грузов.

Общество  осуществляет в установленном  порядке внешнеэкономическую  деятельность в соответствии с законодательством  РФ и нормами международного права. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель». - С.1-3.

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы

Кадровое  делопроизводство ООО  «Строитель» начиналось с составления  штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы  служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 80

Персонал  организации представлен  его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с  изменением техники, технологии, организации  производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель»  численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).