Переписка с зарубежным партнером

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 4

Глава I. Организация переписки с зарубежным партнером 5

           1.1. Стандарты международной организации 5

           1.2. Формы деловых писем 7

           1.3. Требования к оформлению конвертов 8

Глава II. Оформление писем зарубежному партнеру 9

           2.1. Структура с состав делового  письма 9

           2.2. Требования к оформлению реквизитов 10

           2.3. Заголовок второй страницы  письма 22

Заключение 24

Список используемой литературы 25

Приложение № 1. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Полный блок стиль»  26

Приложение № 2. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Модифицированный блок стиль» 27

Приложение № 3. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Упрощенный стиль» 28

Приложение № 4. Схема  расположения реквизитов делового письма 29

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном мире большую  роль играет этика деловых отношений, охватывающая широкий круг проблем. Понятие морали, представление о  поведении в обществе возникают  у человека благодаря взаимоотношениям с другими людьми.

Необходимо помнить, что  в деловых отношениях мелочей  не существует! Поэтому все это  влияет на создание благоприятных отношений  с зарубежными партнерами по бизнесу.

Целью данной работы является рассмотрение реквизитов делового письма в англоязычных странах.

Деловые отношения с зарубежными  странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют  от своих будущих сотрудников  знания двух или более иностранных  языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии  прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки  посвящена продажам и покупкам, импорту  и экспорту. Международными письмами придается важное значение, так как  через них устанавливаются и  различаются надежные деловые связи. 

 

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕПИСКИ С ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРОМ

 

1.1. Стандарты международной  организации

 

При подготовке международных  служебных писем необходимо придерживаться правил оформления и обработки деловой  документации. Эти правила выработаны службами стандартизации в рамках Международной  организации по стандартизации - ИСО. В настоящее время в этой организации  представлены национальные органы 130 государств.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами  установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов;

2) межстрочные интервалы  и шаг письма;

3) формуляр-образец и конструкционная  сетка для создания бланков  и основные требования к бланкам  документов.

В международных стандартах установлены правила оформления полей документа (таблица 1).

Таблица 1

Размеры полей

Виды писем	Количество слов в письме	Боковые поля	Длина строки	Положение верхней строки
Короткое	От 100	20 ударов	40	19-20-я строка
Среднее	От 101 до 200	15 ударов	50	15-18-я строка
Длинное	От 201 до 300	20 ударов	60	13-я строка
Многостраничное	Более 300	То же	60	13-я строка
Письмо со стандартной 60-ударной  строкой	Для всех писем	12 ударов	60	13-я строка

 

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле об отправителе  документа, поле ссылок и поле адреса.

 

Поле адреса стандартами  ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах  адрес на бланке размещают в соответствии с международной организацией по стандартизации.

Поле ссылок предназначено  для наименования документа, кода документа, даты документа.

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер  телефона, факса, телеграфный адрес  и т.д.), которые нельзя поместить  в соответствующем поле, могут  быть размещены в нижней части  бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТом эти сведения помещают только в верхней части бланка.

 

1.2.Формы деловых писем

 

Письмо со стандартной 60-ударной  строкой характерно для одной  из трех форм деловых писем, принятых в США. Эти формы различаются  расположением реквизитов и пунктуацией.

Выбор формы различаются  от сложившихся в форме традиций и желания составления письма.

Блочный формат  – самый  распространенный формат для написания  деловых писем сегодня. В таком  формате ничего не выделено. Адрес  отправителя, адрес получателя, дата и все новые параграфы начинаются с левого края. Существуют и другие пути оформления делового письма, где  к примеру, вырезаны параграфы, а  дату печатают с правого края (приложение 1).

Следующий вид письма –  модифицированный блок стиль. В таких  письмах строка с датой может  быть напечатана от центра страницы или  приближена к линии правого поля.  Заключительная фаза и блок подписи печатаются от центральной точки. Все остальные части выполняются от левого поля.

Абзацный отступ можно  делать, а можно не делать (приложение 2).

Упрощенный стиль –  упрощенная форма. Её употребление облегчает  подготовку документов так как:

- для всех писем независимо  от их длины употребляются  стандартная строка (60 ударов) и стандартные  поля (по 10 ударов слева и справа);

- строка с датой всегда  печатается на 13-й линии;

- строка обращения заменяется  заголовком;

- для того чтобы даже  короткое письмо упрощенной формы  было красиво расположено на  бумаге, его длину выравнивают,  увеличивая или уменьшая число  интервалов в двух местах: между  датой и внутренним адресом  получателя, между текстом письма  и расшифровкой подписи автора  письма;

- заключительная лестная  фраза заменяется указанием на  должность автора письма и  расшифровку его подписи (приложение 3)

Эти формы писем различают  употреблением знаков препинания.

В письмах полный блок стиль и упрощенный стиль возможна только открытая пунктуация, при которой нет знаков препинания после обращения и после заключительной лестной фразы:

Dear Mrs.Muller       Уважаемый мистер Миллер

Sincerely yours         Искренне Ваш

В письмах модифицированного  стиля может быть как открытая, так и смешанная пунктуация, при  которой после обращения ставится двоеточие, а после заключительной лестной фразы – запятая.

 

1.3.  Требования к оформлению  конвертов

 

Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней  части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов  идентичны данным адресам в сомом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо (см. оформление реквизита 5).

Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографическим  способом. 

ГЛАВА II. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ ДЛЯ УСТАНОВЛЕНИЯ

ОТНОШЕНИЙ С ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРОМ

 

2.1. Структура  и состав реквизитов делового  письма

 

При составлении  письма зарубежному партнеру в первую очередь, обратить внимание на сам бланк  – это должен быть белый лист бумаги формата А4. Если у компании есть эмблема (логотип), то обязательно  расположить ее на верхнем поле письма (левый угол или центр), а под  ней укажите название фирмы. После  этого чуть ниже справа необходимо в обратном порядке указать свой почтовый адрес, номер телефона (факсов).

Необходимо знать, как написать письмо предложение  о сотрудничестве с одним из ваших  филиалов или как написать письмо запрос, то ниже необходимо указать  его адрес и телефон, а также  номер декларации или регистрационную  лицензию. После этого указываем  дату. После необходимо указать адрес  получателя, который пишется в  левом углу чуть ниже и также в  обратном порядке. Можно указать  фамилию получателя, кому именно адресовано это письмо, или сделать отметку  на привлечение внимания нужного  вам человека. При этом необходимо помнить, что адреса и все реквизиты  пишутся с использованием «открытой  пунктуации», то есть в конце не ставятся знаки препинания.

После проставления адресов можно написать вступительное  обращение с указанием цели, избегая  при этом сокращений, как «She’s», «I can’t» и т.д. Любое обращение в официальном письме начинается со слов «Dear…».

Каждый абзац  отделяется друг от друга одним межстрочным  интервалом, основные моменты могут  выделяться жирным или наклонным  шрифтом. В конце необходимо отпустить  пару строк и написать вежливую формулировку, «Sincerely yours» (Искренне Ваш) или «Best wishes» (наилучшие пожелания).

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об  отправке – наименование организации,  ее почтовый и телеграфный  адрес, номер телефона, факса,  телефакса и т.д.;

2) дата;

3) указание адресату 4) внутренний адрес, включающий  наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый  адрес;

5) указание на  конкретное лицо «к сведению»;

6) вступительное  обращение;

7) заголовок к  тексту;

8) основной текст  письма;

9) заключительная  форма вежливости;

10) подпись;

11, 12) отметка  об исполнителе/ код документа;

13) указание на  приложение;

14) указания почты;

15) указание на  ссылку копий данного документа;

16) постскриптум

Требования к  расположению реквизитов делового письма (приложении 4).

 

2.2. Требования к оформлению  реквизитов

 

Реквизит 1. Ссылка на данные получателя и отправителя.

В ссылке на данные отправителя  указывают наименование организации  ее торговый знак почтовый и телеграфный  адрес. Под наименованием организации  может указываться род ее деятельности.

В зарубежной практике в  письме приводятся его поисковые  признаки – цифровые или буквенные  обозначения составления письма.

Реквизит 2. Дата.

Дата письма проставляется  обычно в верхней правой части  бланка.

Определенные сложности  могут возникнуть при цифровом написании  даты. Встречаются две разновидности  оформления даты британская и американская. Британский способ подобен словесному способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15,.Feb.200…       15 February, 200...

15^th February, 200…

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15tf, 200…

February 15, 200…

Перед числительным, обозначающим год. За последние годы все более  заметной становится тенденция к  минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому  можно встретить и такое написание  даты: 4August 2001.

Не рекомендуется употреблять  в датах цифры вместо месяцев, поскольку цифры, обозначение даты может быть истолковано по-разному  в различных странах. Так дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы – как 2 мая 2000 года. Это  связано с особенностями прочтения  дат в разных странах

США

2/5/2000

месяц, день, год

Великобритания

2/5/2000

день, месяц, год

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуются универсальные цифры обозначения дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день.

Реквизит 3. Указание адресату.

Отметки «лично». «конфиденциально»  и др., могут быть проставлены  в письме (и на конверте) чтобы  в случае необходимости уточнить, как нужно общаться с письмом. Печатают эти отметки от линии  левого поля письменными буквами  на два интервала ниже строки с  датой.

Реквизит 4. Адресат.

Почтовый адрес должен быть написан  компактно, без промежутков между  буквами и без подчеркивания  элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адресата должны быть выровнены  с левой стороны.

Количество знаков в строке в  почтовом адресе не должно превышать 30 ударов. Адрес содержащий более 30 знаков в строке можно написать используя  меньший шаг письма.

В стандарте ИСО содержится лишь рекомендация которой следует придерживаться при написании адреса предложений  последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и  руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Распространенными вариантами адресования  письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда  в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (известна фамилия адресата и когда  она неизвестна, когда адресат  мужчина или женщина).

Для написания полного почтового  адреса частных лиц используются следующие элементы:

1. Наименование адресата (указание  семейного положения или титула  лица).

2. Имя, фамилия, приставка к  имени:

- имена в сочетании с фамилией  для различения лиц в семье

- фамилия семьи, используемая  для обозначения семьи

- приставки к имени (старший,  младший)

3. Занятие функции по адресу:

- определенное занятие (инженер,  судья)

- по адресу – указывается  через связь с другим лицом  или учреждением

4. Пункт доставки:

- вид улиц (бульвар, авеню, дорога)

- название улицы

- идентификационный номер  на улице, номер подъезда

- название дополнительного  адресного компонента, относящегося  к зданию

- название села, деревни,  региона

- почтовый ящик и номер  (для обладателя ящика)

- общая доставка

5. Почтовый код или  номер почтового маршрута, местность,  наименование учреждения, осуществляющего  доставку

- почтовый код, который  обычно используется для итоговой  сортировки местным или региональным  узлом доставки, к этим кодам  могут добавлять другие цифры  или буквы (750 15; ВН2 120)

- номер почтового маршрута, код включающий несколько цифр  или букв, указывающих маршрут  для направления почты к месту  назначения

- название учреждения  доставки, название учреждения, ответственного  за доставку почтового отправления  адресату в место назначения

6. Название территории  или провинции и название страны

- название региона, графства, района.

- название страны назначения (Франция, США)

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой  последовательности:

1. Название организации

2. Указание на род деятельности  или изделия (фирма по гражданскому  строительству, продажа семян)

3. Название отдела или  подразделении организации (отдел  внешней торговли)

4. Пункт доставки

5. Почтовый код или  номер постового маршрута, название  местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку

6. Название территории  или провинции

Последние три элемента при  написании адреса юридического лица указывают так же как при написании  адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают  ее название, затем почтовый адрес.

При адресовании письма в  США приводится сокращенное название штата, адресовании в Англию –  название графства. Последней строкой  указывается страна.

Указание в адресе штата  и графства связано с тем, что  сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте названия которых нередко  повторяются. Названия графств и  штатов могут приводиться в сокращении.

В том случае, когда в  названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием  приводится слово Messrs.

При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия  проводится первой, затем указывается  должность.

Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру  или при президенту компании. При  адресовании письма сотруднику более  низкого ранга сначала указывают  фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и. наконец, полный адрес.

Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует  писать Mrs. – сокращение от слова Mister (Mr. Alan White; Mr. D.C.Robinson).

При адресовании делового письма замужней женщине следует  указать Mrs. – сокращение от слова Mistress.

Для незамужней пишется полностью  Miss.

Имя и фамилию лица при  адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи  на поступившем документе: если имя  в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи  стоят только инициалы, то и при  адресовании нужно указывать  только инициалы. В отличии от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии  должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

Реквизит 5. Линия внимания.

Этот реквизит употребляют  в том случае, если письмо адресовано всей компании, но нужно указать, какому именно должностному лицу или отделу оно адресовано.

Печатается строка внимания в письме (на конверте) от границы  левого поля через два интервала  после внутреннего адреса:

Attention: Financial Aid Director

Реквизит 6. Обращение.

Реквизит предназначен для  того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать  фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указанием  должности или фамилии помещается непосредственно под адресом  и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается)

Вступительное обращение  представляет собой общепринятую стандартную  формулу. Являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью».

Если письмо адресуется какой  либо форме, то обычно употребляется  обращение Gentlemen; Ladies. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

Обращение с указанием  фамилии звучит менее официально: Dear, Mr. Allen:; Dear Mrs. Allen:.

Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения  в США используют двоеточие, в  Англии – запятую.

Реквизит 7. Заголовок письма.

Этот реквизит печатается письменными буквами от левого поля на два интервала ниже строки обращения.

Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный  адрес с указанием индекса, номер  телефона, телетекста и телефакса. В  заголовке может содержаться  указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или  компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), также его краткое содержание.

Удачное расположение компонентов  заголовка, его оригинальная эмблема  способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

В целях экономии времени  при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

Реквизит 8. Текст письма.

Печатается через один интервал. Между абзацами – два  интервала. Абзацный отступ делается только в письмах Модифицированного  блок стиля. В текст письма может  быть включена вставка (цитата, таблица), которая требует специального оформления:

- строка вставки короче  строки письма на пять ударов  справа и слева;

- короткую вставку (менее  четырех строк) печатают через  два интервала;

- все остальные вставки  печатают через один интервал;

- между абзацами вставки  или между нумерованными вопросами  делают два интервала.

Текст письма разбивается  на абзацы, которых обычно два: в  первом содержится часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза  вежливости носит стереотипный характер

Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается  сокращение R.S.V.R., которое означает «пожалуйста, ответьте».

Реквизит 9. Завершающая формула  вежливости.

Выбирается автором письма в зависимости от степени знакомства с адресатом.

Формула вежливости может  носить строго официальный и менее  официальный характер.

Общепринятые следующие  фразы:

Sincerely yours                - искренне Ваш;

Sincerely                          - искренно;

Very truly yours               - преданный Вам;

Более личные фразы:

Regards                            - с уважением, с поклоном;

Best wishers                     - наилучшие пожелания;

As ever                             - всегда Ваш.

Реквизит 10. Подпись.

Этот реквизит состоит  из личной подписи и расшифровки  подписи автора письма; кроме того, может включать в себя наименование должности адресата.

Расшифровка подписи располагается на четыре интервала ниже заключительной фразы. Наименование должности автора письма может быть напечатано на одной строке с расшифровкой его подписи (через  запятую) или на один интервал ниже:

В тех случаях, когда нужно подчеркнуть, что письмо написано от имени всей компании, название компании включается в блок подписи. Печатается большими буквами на два интервала ниже заключительной фразы. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела.

Использование титула в блоке подписи  не обязательно. Однако если автор по каким-либо причинам хочет включить титул, то в подписи, написанной от руки, титул заключается в скобки, а  в расшифровке подписи -печатается без скобок.

Реквизит 11. Справочные инициалы

Это инициалы сотрудника, который  печатал письмо. Пишутся строчными  буквами без знаков препинания и  внутренних пробелов. Этот реквизит оформляют  от левого поля на два интервала  ниже блока подписи: mm

В некоторых организациях в этот реквизит включаются и инициалы сотрудника, который готовил письмо. Эти инициалы печатают прописными буквами и отделяют их от инициалов машинистки двоеточием: IVK: mn

Реквизит 12. Код документа.

Для хранения и ускорения процесса поиска документов ему присваивается  номер (код). Форма этого кода может  быть различной, но место кода на письме постоянно - после справочных инициалов: DN: ev/0981

Реквизит 13. Отметка о наличии  приложения.

В тех случаях, когда деловое  письмо сопровождается чеком, анкетой  или каким-либо другим документом, об этом сообщается в приложении.

Слово «enclosure» (приложение) печатают от левого поля на два интервала ниже справочных данных. Реквизит «приложение» может быть оформлен двумя способами:

После слова «enclosure» ставится двоеточие, затем два пробела, а затем в столбик.

перечисляются приложения.

Или слово «enclosure» печатают от левого поля, а названия прилагаемых документов перечисляются через один интервал с четвертого удара от границы левого поля

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляются в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 14. Указание для почты.

Эти отметки делают на конверте и  в тексте письма прописными буквами  на два интервала ниже приложения, если оно есть, или ниже справочных инициалов машинистки от левого поля. Этот реквизит может быть помещен  в верхней части письма от линии  левого поля на два интервала ниже строки с датой.

Реквизит 12. Отметка о наличии  копий.

При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом  нижнем углу, после указания на наличие  приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие и два  пробела. Затем указываются фамилии  лиц и наименование организаций, куда направляются копии

Такой способ оформления отметки на наличие копий ставится в том  случае если копирование производилось  при помощи бумаги Cardon Сору. Если это фотокопирование то реквизит оформляется: рс: Isa Dliden