Понятие и назначение управления информационной деятельностью муниципального учреждения

Оглавление

Введение

Актуальность темы дипломной  работы обуславливается тем, что в нашей стране идет совершенствование муниципального управления как института народовластия и все вопросы, связанные с увеличением эффективности его работы, приобретают особую важность.

Сегодня во всём мире признано, что информация является важнейшим  средством организации и регулирования  частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения  имеющихся и приобретаемых знаний. Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, процессах, явлениях, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляют основу муниципального управления. Управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, то есть той информации, которая связана с отражением и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Информационное обеспечение  органов местного самоуправления в  настоящее время является одной  из самых насущных в то же время  одной из самых сложных задач. Связано это с несколькими  причинами. Во-первых, за последнее  время резко увеличился поток  информации, как внешней, так и внутриотраслевой. Во-вторых, в связи с постоянной потребностью улучшения эффективности управления, растет необходимость более качественной обработки информации.

Динамично меняющаяся социально-политическая и финансово-экономическая ситуация требует от органов власти осуществления повседневной деятельности по анализу и оценке складывающейся ситуации во всех сферах и отраслях жизнедеятельности общества, принятию соответствующих нормативных и распорядительных актов и решений на федеральном уровне, доведению этих решений до исполнителей регионального и местного уровней управления, контролю полноты, точности и своевременности их исполнения.

Одной из важнейших составляющих повышения эффективности функционирования органов муниципального управления является обеспечение эффективной работы с информацией. Без эффективной организации информационного обеспечения невозможно обеспечить качественную работу органов управления.

Цель работы – исследовать  эффективность управления информационной деятельностью муниципального учреждения (на примере Администрации Муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан).

Для реализации поставленной цели необходима реализация следующих  задач:

– определить понятие и назначение управления информационной деятельностью муниципального учреждения;

– проанализировать эффективность управления информационной деятельностью муниципального учреждения;

– выявить проблемы информатизации органов муниципального управления;

– разработать предложения по совершенствованию управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Объект работы – управление информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Предмет работы. Информационная деятельность Администрации Муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

В настоящее время  проблема информатизации муниципального управления стала объектом изучения многих ученых. Информатизацию современного общества изучали такие учение как Урсул А.Д., Иванов А.Д., Каныгин Ю.М., Маркашов В.Е. Теория государственного управления нашла свое отражение в трудах Атаманчука Г.В., Глазуновой Н.И., Фатхутдинова Р.А. Интерес к данной теме не пропадает, многие ученые работают в этом направлении, отыскивая новые пути информатизации органов муниципального управления.

Данная выпускная квалификационная работа является одной из работ, в  которой рассматривается проблема информатизации местного самоуправления. Сделан вывод, что уровень информатизации органов местного самоуправления во многом определяет характер и результаты деятельности органов местного самоуправления.

Эмпирическая база исследования:

– законодательные и нормативные акты органов местного самоуправления Российской Федерации и Республики Башкортостан;

– материалы общероссийских и республиканских социологических исследований и социологических опросов;

Для достижения выдвинутой цели был привлечен обширный круг специальной литературы по теме исследования.

Практическая значимость работы состоит в возможности использования полученных результатов:

– в принятии управленческих решений с учетом результатов исследования в работе данных об информатизации органов местного самоуправления;

– в разработке стратегии и тактики взаимодействия систем управления.

Теоретико-методологическая основа работы.

Цель, задачи, предмет  исследования определили методологическую базу как сочетание общетеоретических, специально-научных и эмпирических методов, позволяющих получить достоверное знание об объекте исследования.

В процессе работы над  темой были использованы следующие методы и подходы:

- эмпирико-теоретический общенаучный метод – описание;

- логико-теоретические общенаучные методы – сравнение и историко-логический, позволяющий проследить процесс развития информатизации органов местного самоуправления;

- комплексный подход, позволяющий рассмотреть местное самоуправление и развитие информатизации в качестве самоорганизующейся управленческой целостности. В данном подходе использовался субъектно-объектный анализ, выявляющий природу, сущность системы местного самоуправления с точки зрения информатизации.

В работе был использован  также социологический подход, в  рамках которого было выделено объектное, субъектное и субъективное видение информатизации местного управления. Информатизация местного управления была рассмотрена в качестве социального механизма, посредством которого реализуются сущностные интересы личности, общества и государства на местном уровне. Данный подход также позволил выделить информатизацию органов местного управления как одну из основных форм организации, связанную с реализацией личностного потенциала жителей городских и сельских поселений в организации и деятельности местной власти в принятии управленческих решений.

Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, заключения, трех разделов, списка использованных источников, приложений.

1. Понятие  и назначение управления информационной  деятельностью муниципального учреждения

1.1. Основные  задачи и функции управления информационной деятельностью муниципального учреждения

Если говорить, в общем, то управление информационной деятельностью муниципального учреждения предназначено для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальных органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами. А правовой режим определяется системой прав, обязанностей и ответственности в сфере его создания, использования и актуализации (сопровождения).

Управление информационной деятельностью муниципального учреждения – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации¹.

Муниципальное управление реализуется муниципальными учреждениями. Как у заказчика, так и у разработчиков систем информационного обеспечения наибольшие методологические трудности возникают при детализации самого этого понятия для конкретного того или иного органа муниципальной власти и определении составляющих его процессов, процедур. Объясняется это тем, что хотя функции и компетенция конкретных властных органов определены Конституцией, законами и другими нормативными правовыми актами, но сформулированы они, как правило, на достаточно общем языке концептуального уровня. Концепция управления информационной деятельностью муниципального учреждения органов муниципальной власти и управления основана на идее представления их как развивающихся операционных систем².

Деятельность этих учреждений представляет собой совокупность логически взаимоувязанных массовых действий – операций, направленных на осуществление возложенных на них функций. Следовательно, это действительно своеобразные операционные системы, реализующие класс календарно развивающихся операций, семантика которых определяется компетенцией соответствующих органов. Операции всегда нацелены на достижение как стратегических целей муниципального образования в целом, так и обеспечивающих решение стратегических задач целей более низких уровней. Операции должны быть упорядочены во времени, последовательности их выполнения и составу участников – властных органов, других юридических и физических лиц³.

Муниципальное управление – процесс выполнения комплекса  операций, ориентированных на достижение определенных целей. Цели отображают желаемые состояния муниципального органа и  его составных частей. Именно для  реализации операций муниципального управления и необходима соответствующая информация и поддержание ее в актуальном состоянии. Отсюда следует важный вывод, что эффективность управления информационной деятельностью муниципального учреждения органов муниципальной власти необходимо определять через показатели качества муниципального управления⁴.

В стране созданы значительные объемы информационных ресурсов различных  видов и классов. Так, в разрезе  отраслей, подотраслей, предприятий  и организаций, видов деятельности насчитывается порядка 800 тыс. баз данных различного назначения. Однако, что касается информационного обеспечения звеньев муниципального управления, то этим проблемам уделяется недостаточное внимание. Именно разработка этих направлений способна, как нам представляется, дать значительный эффект и действительно улучшить положение дел⁵.

Проблемы управления информационной деятельностью муниципального учреждения можно рассматривать в разрезе различных этапов и направлений создания, использования, организации и развития.

Сфера правового регулирования управления информационной деятельностью муниципального учреждения должна охватывать весь его жизненный цикл «проектирование – создание – эксплуатация – замена». Последний этап замены характеризуется процессами поддержания ее в актуальном состоянии. Возможны стратегии замены систем по критерию интегральных эксплуатационных расходов или по принципу переоценки.

Управление информационной деятельностью муниципального учреждения должно быть направлено на реализацию генеральной цели: «Обеспечить устойчивое комплексное развитие муниципального образования и достойную жизнь его жителям». Для реализации этой цели и управления социально-экономическим развитием муниципального образования органам местного самоуправления необходима соответствующая информация – муниципальные информационные ресурсы.

В современных условиях управление социально-экономическим развитием  муниципальных образований должно осуществляться на основе учета всей совокупности факторов, влияющих на общество, опираться на точные расчеты, глубокий анализ возможностей районов и городов, достоверную оценку результатов деятельности различных предприятий и организаций. Поэтому высокая эффективность управления таким сложным объектом, как муниципальное образование, может быть достигнута только на основе использования новых информационных технологий, позволяющих формировать необходимые муниципальной администрации информационные ресурсы⁶.

В связи с переходом к рыночной экономике, изменением структуры управления социально-экономическим развитием  страны, которое привело к смещению акцентов управления от централизации в сторону децентрализации, расширилась самостоятельность субъектов Российской Федерации, трансформировались цели управления, существенно изменились требования, предъявляемые к органам местного самоуправления. Решение вопросов, связанных с удовлетворением социально-экономических потребностей населения, стало основной задачей органов местного самоуправления. В их распоряжение были переданы предприятия министерств, связанных с удовлетворением социальных потребностей населения: коммунального хозяйства, бытового обслуживания, местной промышленности и т.п. Все перечисленное повлекло за собой изменение как количественных, так и качественных характеристик информационных потребностей органов управления муниципальным образованием⁷.

Для решения финансовых и социально-экономических  проблем развития муниципальных  образований необходима комплексная  многоплановая информация, включающая взаимоувязанные характеристики земельных  и природных ресурсов, элементов градостроительства и региональной инфраструктуры, сведения о деятельности хозяйствующих субъектов, экологическую и социально-демографическую информацию, топографические планы территорий.

Органы местного самоуправления, являясь  основными пользователями территориальных информационных ресурсов, в тоже время, являются их источниками, формирующими и накапливающими информацию, так как значительная часть территориальных информационных ресурсов содержит документы, отражающие деятельность органов власти и организаций в той или иной сфере управления муниципальным образованием. Исходя из конституционно закрепленного права граждан на информацию и гарантии предоставления информации в соответствии со статьей 13 п. 1 и статьей 10 п. 3 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»» №149-Ф3 от 27.07.03 г., органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, по вопросам использования бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, а также, в пределах своей компетенции, осуществляют массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес⁸.

В настоящее время в органах  управления районов и городов  субъектов Российской Федерации  созданы разнообразные информационные ресурсы в виде баз данных и информационных массивов на автоматизированных рабочих местах (управленческих работников и в различных функциональных автоматизированных информационных системах. Задачей информатизации на муниципальном уровне является интеграция этих информационных ресурсов в единую систему. Сложность этой задачи связана с тем, что в состав информационных ресурсов, необходимых муниципальным органам управления, входят информационные ресурсы различных форм собственности (государственные и негосударственные), различной степени обобщения (первичные и производные, агрегированные), различных предметных областей.

Для реализации своих функций каждое ведомство собирает и накапливает  информацию об объектах и субъектах  социально-экономических отношений  и о процессах, происходящих на территории муниципального образования, создавая свои ведомственные информационные ресурсы, затрачивая значительные финансовые и материальные средства на создание автоматизированных информационных систем. Различие структур форматов представления данных в ведомственные автоматизированные информационные системы, а также отсутствие нормативной правовой базы не позволяют органам местного самоуправления использовать ведомственные информационные ресурсы даже для осуществления государственных полномочий, определенных федеральными законами⁹.

Система отношений органов местного самоуправления с территориальными органами государственных органов  исполнительной власти в области  создания и использования информационных ресурсов должна быть определена и  закреплена законодательно.

Для реализации целей  социально-экономического развития муниципального образования необходимо объединение  целей и координация деятельности всех органов государственной власти и органов местного самоуправления (экономических, финансовых, правовых и других служб и органов управления) при четком разделении функций и ответственности за принимаемые решения. Решение этой задачи возможно только на основе информационного взаимодействия и согласованности действий органов исполнительной власти всех уровней¹⁰.

Муниципальное образование  – динамическая организационная  структура, где сама структура управления и функции ее субъектов (органов местного управления) могут изменяться, поэтому необходимо выставить требования к формированию первичных информационных ресурсов, чтобы они были инвариантны к функциям управления муниципальным образованием и к его организационной структуре управления. Органы управления муниципальным образованием, являясь узлами территориальной информационной системы муниципального образования, должны содержать массивы информации двух видов:

– для внутреннего использования, обеспечивающую реализацию целевой функции локальной системы, и по локальной вычислительной сети, доступной каждому сотруднику данного органа управления в соответствии с его функциональными обязанностями;

– для внешнего использования, т.е. для использования другими органами управления, находящимися на территории муниципального образования для реализации своих основных функций¹¹.

Для реализации возможности  использования информации другим органом управления локальные схемы представления информации должны быть подвергнуты обработке (конвертации) в соответствии с общесистемными требованиями формирования первичных информационных ресурсов. Таким образом, необходимы разработка единого методического подхода к созданию первичных баз данных, государственных стандартов на содержательный состав и на форматы представления данных, стандартов на лингвистические средства и информационные технологии. Это позволит обеспечить как эффективный доступ к территориальным информационным ресурсам всех заинтересованных пользователей, решающих важнейшие задачи социально-экономического развития муниципального образования, так и решение задачи информационного обслуживания населения и хозяйствующих субъектов¹².

Таким образом, весь спектр принципиальных общесистемных проблем управления информационной деятельностью муниципального учреждения органов местного управления можно разделить на два блока:

– проблемы формирования информационных ресурсов, необходимых для обеспечения органов местного самоуправления (муниципальных информационных ресурсов);

– проблемы использования муниципальных информационных ресурсов, как в интересах органов местного самоуправления, так и в интересах других пользователей (органов государственной власти, хозяйствующих субъектов и населения).

Цель управления информационной деятельностью муниципального учреждения состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями государственного органа и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и так далее¹³.

Наличие достоверной  и оперативной информации является необходимым условием для принятия обоснованных управленческих решений в масштабах организации, предприятия или города в целом. Поэтому деятельность управленческих структур сопряжена с необходимостью обработки и анализа большого объема разнородной информации. Эта информация содержится в финансовых, нормативно-правовых и справочных документах, отчетах и базах данных департаментов самой администрации, а также различных служб: УВД, налоговой инспекции, органов социального обеспечения, управлений жилищно-коммунального хозяйства, земельного кадастра, здравоохранения и так далее. В связи с этим при рассмотрении информационного обеспечения муниципального управления большое значение имеет вопрос об источниках управленческой информации. Наиболее общим источником информации является общество в целом. Это может быть территориальная подсистема в его рамках (республика, область, край, город и так далее), сфера общественной жизни (политическая, экономическая, социальная и так далее). Это могут быть различные организации, предприятия, учреждения. И наконец, это могут быть население и отдельная личность¹⁴.

Помимо названных в  состав управления информационной деятельностью муниципального учреждения входят также и внутренние источники информации. Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации (в данном случае администрации) и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-статистической документации, для выдачи информации во внешнее окружение.

Управление информационной деятельностью муниципального учреждения основывается на ряде принципов, важнейшие из которых то что, объем и каналы информации, поступающих к органу государственной власти должны определяться функциями, возложенными на этот орган.

Принцип разграничения компетенции между различными структурами государственной власти и организация их взаимодействия.

Муниципальное управление в своей сущности есть непрерывно осуществляющийся процесс целесообразного  воздействия субъекта на объект управления, эффективность которого обеспечивается непрерывностью движения и качеством информации. Следовательно, одной из важнейших составляющих повышения эффективности функционирования органов муниципального управления является обеспечение эффективной работы с информацией. От того, насколько развиты и эффективно взаимодействуют информационные сферы государства и гражданского общества, во многом зависят действенность общественного мнения, открытость общественного устройства, степень зрелости и развитости общества в целом¹⁵.

Итак, наличие достаточной  по объемам, объективной и разносторонней информации о происходящих экономических, социальных и иных процессах является необходимым условием качественного  проведения аналитической работы и, как следствие, принятия правильных управленческих решений.

Информационное обеспечение  становится настолько насущным условием функционирования любых субъектов  государственного и муниципального управления, что позволяет говорить об «информационном статусе». Информационный статус закрепляется в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Все процессы информатизации органов муниципального управления должны быть регламентированы Законом.

Таким образом, управление информационной деятельностью муниципального учреждения – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей информацией. Ее структурными элементами являются, финансовые, нормативно-правовые и справочные документы, отчеты и базы данных администрации и различных служб, общество, организации, предприятия, учреждения, население, отдельная личность, внутренняя информация.

1.2. Нормативная  база, регулирующая управление информационной  деятельностью муниципального учреждения

В настоящее время  в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации информационной деятельностью.

Нормативно-методические документы по информационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция  Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит  в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам¹⁶.

В новом законе введены  понятия (не используемые ранее в федеральном законе от 20.02.1995 г. №24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "информационные технологии", "информационно-телекоммуникационная сеть", "обладатель информации", "электронное сообщение", "оператор информационной системы". Установлено, что обладатель информации - это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование.

Наибольшего внимания заслуживает  статья 11 Закона "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Пункт 2 статьи 11 гласит: "В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти". Таким образом, постановка делопроизводства в органах местного самоуправления не должна противоречить постановке делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то есть должна быть аналогична ей.