Постановка задачи на ЭИС

 

 

 

Содержание

Введение

Вести бизнес вслепую невозможно. Важно знать, какая продукция лучше расходится, во сколько обходится ее выпуск, какой доход приносит ее продажа. Эту информацию фиксируют все фирмы без исключения. Одни - в обычных школьных тетрадях, другие - в таблицах на базе компьютерной программы типа Excel. Третьи идут дальше и внедряют системы управленческого учета, позволяющие автоматизировать сбор данных и в любой момент получить целостную картину деятельности предприятия в цифрах.

В связи с повсеместной компьютеризацией современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и детализированных отчетов по итогам работы;
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
• выполнять точный и полный анализ данных.

Для эффективного управления предприятиями, фирмами и организациями широко внедряются системы автоматизированного управления, ядром которых являются базы данных (БД). При большом объеме информации и сложности, производимых с ней операций проблема эффективности средств организации хранения, доступа и обработки данных приобретет особое значение. Учитывая важность и значимость баз данных в современной жизни, весьма серьезные требования предъявляются к квалификации специалистов, создающих приложения

 

 

 на их основе.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование файл/серверных и  клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

На сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости  от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений.

Компания ООО «Байкал-Модуль»  имеет в своём активе сеть автостоянок, управление на которых и учёт ведётся в бумажном виде. Это создаёт определённые сложности в управлении сетью, приводит к недочётам и недостачам.

Целью данной работы является создание системы, которая обеспечит решение следующих задач:

• вести журнал посещения и хранения автомобилей на стоянках;
• отслеживать информацию о клиентах компании;
• отслеживать свободное пространство на стоянках и рекомендовать постановку машины;
• вести договора с клиентами.

 

 

1 Аналитическая  часть

1.1 Характеристика  предметной области

1.1.1 Характеристика  объекта исследования

ООО «Байкал-Модуль» представляет собой сеть стоянок. На каждой стоянке  работают от восьми до десяти человек. Каждая смена состоит из двух человек, дежурят сутки через трое. Так  же работает один администратор, у которого есть дни приёма клиентов.

На стоянке есть два  вида клиентов: договорники и ночники. С договорниками заключается  договор о хранении транспортного  средства, выделяется конкретное место  на территории автостоянки, выписывается пропуск. Ночники это клиенты  которые ставят автомобиль посуточно, при этом оплата происходит вперед. На стоянке отведёна определённая площадь для ночников, куда сторожа ставят автомобили.  Зарплата каждого сотрудника рассчитывается исходя из количества смен отдежуренных в прошедшем месяце. За каждую смену начисляется определённый оклад.  Сторожа ведут журнал ночников, в котором отражены данные каждого автомобиля, такие как: марка, госномер, номер бирки выданной владельцу, дата заезда, сумма оплаты.  На автостоянке есть камеры видеонаблюдения, с помощью которых администратор проверяет автомобили ночников с журналом который ведут сторожа.

Оплата по договорам  происходит с первого по десятое число месяца. Администратор ведёт два журнала (Приложение Г). Первый журнал: отражает оплату по договорникам. В строках номера машиномест с ФИО договорника, в столбцах  месяца по порядку. При оплате договорником, администратор записывает сумму которую заплатил договорник и дату оплаты в колонку того месяца за который производится оплата. К десятому числу месяца администратор создаёт список не заплативших клиентов и обзванивает их.

Второй журнал: в нём  отражены все денежные потоки. Первая часть журнала это приход средств. Тут указываются все поступившие  деньги. Так же указывается  

дата поступления, от кого (в случае если это договорник заплатил, то пишется «Договор №10 2300 р.») Вторая часть журнала это все расходы. Так же пишется дата и назначение расходования средств. Десятого числа каждого месяца администратор сводит баланс.

В таблице 1.1 представлены основные характеристики деятельности компании:

 

Таблица 1.1 - Характеристики деятельности компании

Наименование характеристики	Значение показателя
Чистая прибыль компании за январь 2009 года	5 350 000 рублей
Рентабельность компании	15-20 %
Число сотрудников компании	37
Количество новых клиентов за 2009 года	215
Оборачиваемость дебиторской задолженности  за 2009 год, раз	8,43
Доля дивидендов в прибыли за 2009 год	-
Число парковочных мест (среднее  на каждой стоянке)	230
Процент использования стоянок (ежедневный)	80%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.1.

На ней показаны управляющие  органы компанией. Руководит компанией  генеральный директор, который является собственником компании.

Генеральному директору непосредственно  подчиняются главный бухгалтер, главный администратор сети автостоянок, начальник охраны и начальник отдела АСУ.

Главный бухгалтер отвечает за бухгалтерию  компании, проводит все финансовые операции. Отдел АСУ занимается поддержкой вычислительной сети компании, занимается разработкой автоматизированного программного обеспечения компании и его поддержкой. В подчинении начальника охраны находятся все  

охранники и сторожа  автостоянок, он отвечает за сохранность  и безопасность на территории стоянок.

Рисунок 1.1 - Организационная структура компании

 

Администратор ведёт  учёт автомобилей въезжающих и отъезжающих  со стоянок. Он находится в непосредственном подчинении генерального директора компании, выполняет его указания.

1.1.2 Характеристика  предмета исследования

Работа платной автостоянки  подчинена следующим правилам:

Исполнитель обязан до заключения договора предоставить потребителю  полную и достоверную информацию об оказываемых услугах, обеспечивающую возможность их правильного выбора.

 

Информация доводится до сведения потребителей в наглядной форме (информационные стенды, объявления и т. п.), должна находиться в удобном для обозрения месте и в обязательном порядке содержать:

• перечень оказываемых основных и дополнительных услуг;
• правила пользования автостоянкой, правила техники безопасности, противопожарные, санитарные и иные правила, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
• реквизиты нормативных документов (наименование, дата принятия, регистрационный номер, сведения о публикации), требованиям которых должны соответствовать оказываемые услуги;
• сведения об обязательном подтверждении соответствия оказываемых услуг обязательным требованиям, обеспечивающим их безопасность для жизни и здоровья потребителей, окружающей среды, а также предотвращение причинения вреда имуществу потребителей, если на данный вид услуг законами, стандартами или иными нормативными документами такие требования установлены (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование исполнителя, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший);
• цены на основные и дополнительные услуги;
• перечень категорий потребителей, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
• образцы договоров, актов, сохранных расписок и других документов, удостоверяющих прием и выдачу автомототранспортного средства исполнителем и оплату услуг потребителем;
 

• адрес и номер телефона исполнителя, включая подразделение (уполномоченное лицо), осуществляющее прием претензий, а также режим работы автостоянки;
• адрес и номер телефона подразделения по защите прав потребителей органа местного самоуправления (если такое подразделение имеется).

Исполнитель обязан сообщать потребителю по его просьбе другие относящиеся к договору и соответствующей  услуге сведения.

1. Информация должна доводиться до потребителя на русском языке и дополнительно, по усмотрению исполнителя, - на государственных языках республик, входящих в состав Российской Федерации, и языках народов Российской Федерации.
2. Исполнитель обязан заключить с потребителем договор, кроме случаев, когда отсутствует возможность предоставления услуг, в том числе из-за того, что учредительными документами исполнителя или соглашением, заключенным с исполнителем заинтересованными органами и организациями, предусмотрена обязанность исполнителя в установленном порядке предоставлять услуги определенной категории лиц.
3. Оказание услуг производится исполнителем по предварительной заявке или без нее. Заявка на оказание услуг может подаваться потребителем в письменной или иной форме. Исполнитель обязан обеспечить ведение учета заявок.
4. При невозможности принятия автомототранспортного средства на хранение исполнитель обязан по требованию потребителя оформить мотивированный отказ за подписью уполномоченного работника исполнителя.
5. При кратковременной разовой постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более одних суток) заключение договора может быть осуществлено путем выдачи потребителю соответствующего документа (сохранной расписки, квитанции и т. п.) с указанием  
   
6. государственного регистрационного знака автомототранспортного средства. Копия указанного документа остается у исполнителя.
7. При заключении договора исполнитель должен ознакомить потребителя с правилами пользования автостоянкой, правилами техники безопасности, противопожарными, санитарными и иными правилами, предусмотренными законодательными актами Российской Федерации.
8. Исполнитель не вправе обусловливать оказание услуг по хранению автомототранспортного средства обязательным оказанием дополнительных услуг, предоставляемых за плату.
9. Цена оказываемой услуги определяется в договоре. Расходы, которые исполнитель и потребитель не могли предвидеть при заключении договора (чрезвычайные расходы), возмещаются исполнителю, если потребитель дал согласие на эти расходы или одобрил их впоследствии.

В России автостоянки представлены сразу нескольких видов (зависит от времени пребывания там автомобилей). Долгосрочное хранение (гаражное) обеспечивают постоянные парковки для жителей своего района. Сезонные автостоянки возникают чаще всего стихийно в местах активного отдыха и закрываются с окончанием сезона. В местах массового скопления людей располагаются дневные стоянки. А для пребывания в темное время суток и спокойного сна автовладельцев представлены ночные стоянки. Именно такие в российских городах пользуются большой популярностью.

Современная парковка в обязательном порядке должна иметь твердое покрытие (асфальт или щебенку — в зависимости от места расположения).

Для долговременного сотрудничества не достаточно знать приемщика в лицо, нужно оформить письменный договор. В документы прописывается название и координаты фирмы, предоставляющей услугу, данные клиента, марка автомобиля, государственный знак, цена услуг, примерная стоимость автомобиля (по договоренности клиент-владелец стоянки), дата, подписи. Договор можно заключить с любым приемщиком, если он имеет право подписи. Клиенту выдается постоянный пропуск для въезда на стоянку. В случае досрочного расторжения  

договоренностей, владелец парковки обязан вернуть неизрасходованную  часть оплаченной суммы.

1.1.3 Существующая  технология выполнения выбранной функции управления

Автоматизированная система - комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный  для автоматизации различных  процессов.

В настоящее время в компании не применяется автоматизированной системы. Вся работа администратора заключается в оформлении бумажных документов, договоров, отчётов. Договора хранятся в отдельных файлах либо на компьютере администратора, либо в бумажном виде в шкафу. Отдельно также хранятся таблицы со списками клиентов-договорников и «ночников». Основная проблема у администратора возникает по контролю «клиентов-ночников». Хранение документов по оплате ночников, договорников, прочих расходов компании, ведомостей и других документов происходит в разных таблицах, расчёты в которых происходят также вручную.

В существующей системе можно выявить  следующие решаемые задачи и соответствующие  им недостатки:

1. Затруднён расчёт оплаты по договорам на основе тарифной сетки. В настоящее время администратор стоянки при оформлении договора сам рассчитывает сумму оплаты с клиента. При автоматизации этого процесса предполагается ввести единую тарифную сетку, которая будет зависеть типа клиентов компании. На основе этой тарифной сетки будет производиться расчёт оплаты по договорам для клиентов этой категории и расчёт оплаты ночников для клиентов этой категории.
2. Процесс отслеживания должников компании, которые задерживают оплаты по договорам, либо не оплачивают время простоя автомобиля на стоянке. Проблема в этой области заключается в том, что нет единого реестра  
   
3. должников, соответственно нет возможности выявления потенциальных должников, так как нет единой таблицы. Процесс автоматизации этой задачи заключается в автоматическом формировании списка должников, по которым не прошла оплата. Список должен формироваться по времени.
4. Баланс компании. Одна из основных задач, решаемых администратором – это сведение баланса компании по оплате за стоянку. Ежемесячно администратор в ручную, с помощью таблиц Excel сводит баланс, что занимает большую часть времени. Вся таблица формируется вручную, с помощью копирования и вставки значений. Автоматизация этого процесса позволит решить вопрос затраты времени администратора на формирование баланса и уменьшить процент ошибки. От точного сведения баланса зависит расчёт прибыли компании. Поэтому очень важно уменьшить количество ошибок при подсчёте определённых показателей.
5. Ведение зарплатной ведомости сотрудников стоянок. В настоящее время эта ведомость представляет собой определённую табличку, которая распечатывается каждый месяц, где проставляются «плюсы» сотрудникам за отработанные смены. В конце месяца эти «плюсы» суммируются и высчитывается вручную зарплата сотрудников. В разрабатываемой системе предполагается уйти от такого вида расчёта зарплаты и автоматизировать получение зарплатной ведомости.

Основной и главный  недостаток применяемой системы  – это множественное использование  ручного труда администратора стоянки, затрата большого времени на бумажную работу, что приводит к увеличению процента ошибок и потерь документов.

Широкое внедрение вычислительной техники в различные сферы  деятельности человека стимулировало  развитие автоматизированных методов  и инструментальных средств создания прикладного программного обеспечения (ПО). Производство современного ПО происходит на фоне высоких требований к его качеству, так как сложность и ответственность выполняемых им функций непрерывно возрастает. Создание качественной программы, как и любого другого  

продукта, зависит не только от опыта разработчика, но и  от инструмента, которым он пользуется. “Идеальной” технологией программирования была бы такая технология, которая по некоторому неформальному описанию объекта программирования автоматически генерировала бы текст синтаксически и семантически корректной программы.

Разработка любого программного средства может быть представлена как процесс, состоящий из ряда последовательных преобразований одного описания решаемой задачи в другое, начиная от постановки задачи и заканчивая программой, реализованной в кодах конкретной ЭВМ.

1.2 Постановка задачи на ЭИС

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Основной целью работ  по внедрению автоматизированной системы  учета и контроля является повышение эффективности, доходности и безопасности Автостоянки.

Для этого в ходе реализации проекта необходимо обеспечить решение  следующих задач:

• автоматизация расчета оплачиваемых сумм, на базе установленных тарифов;
• автоматизация системы парковочных мест, с информацией о наличии;
• повышение уровня безопасности самой автостоянки, снижение связанных с этим рисков;
• минимизация затрат, повышение качества и оперативности финансирования и управленческого учета;
• возможность расширения программного комплекса за счет дополнительных модулей.

 

Разрабатываемый программный  комплекс призван, в первую очередь, повысить эффективность работы автостоянки, сетку размещения ТС на территории, совмещение тарифной сетки с возможностями комплекса.

В связи с этим комплекс должен обладать следующими возможностями  и преимуществами:

1. Исключение размещения автомобилей без регистрации на автостоянке.
2. Полный финансовый учет объекта, в том числе фискальный при работе с фискальным регистратором (опционально).
3. Ведение финансового журнала, хранящего каждую операцию, касающуюся движения средств: пополнение счета, оплата услуг, оплата вступительных взносов, возврат средств.
4. Электронный учет и организация контрольно-пропускного режима движения объектов, размещенных на платной парковке.
5. Ведение «журнала движения», в котором регистрируется каждый въезд, выезд транспортных средств, отражается время операции, имя администратора, в смену которого произведена операция.
6. Интерфейс пользователя должен быть максимально прост и интуитивно понятен, созданный специально для персонала, не представляющего о работе с ПК.
7. Минимизация возможностей парковки автомобилей вне установленных правил, минуя кассу объекта.
8. Максимально легкий и плавный переход с «бумажной работы».
9. Возможность решения нестандартных вариантов.

На рисунке 1.2 представлена общая работа схемы автостоянки [1].

Отчётные документы  должны содержать информацию о клиентах компании, вести статистику пользования  стоянкой, подневную, понедельную и  помесячную статистику. Финансовые документы  содержат всю информацию о движении денежных средств, оплате, финансовую статистику.

 

Рисунок 1.2 - Общая схема работы автостоянки

 

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и её описание

Из вышеперечисленных  функций и задач работы автостоянки, автоматизация работы администратора автостоянки ООО «Байкал-Модуль» заключается в следующем:

1. Пропуск автомобилей на автостоянку.
2. Внесение информации о клиенте, оплате, сроке пребывания и другой необходимой информации в базу.
3. Расчёт финансовых операций, определение бонусов клиентам.
4. Выпуск машины со стоянки.

На рисунке 1.3 представлена подробная схема автоматизированной задачи [2].

Задача автоматизации  работы администратора автостоянки  состоит из четырёх основных блоков [3]:

1. Рассмотрение варианта парковки. По прибытии машины на стоянку администратор смотрит в базе данных наличие свободного места на стоянке, определяет место парковки.
2. Запуск автомобиля на стоянку. После определения наличия свободного места на стоянке и проверки документов, сотрудник стоянки указывает клиенту место парковки.
3. Оформление документов. По выходу клиента со стоянки сотрудники автостоянки оформляют документы на прибывший автомобиль, принимают оплату. Администратор заносит информацию в базу данных.
4. Проверка документов. При выезде машины со стоянки, сотрудник проверяет наличие документов на машину, квитанцию об оплате. При этом в базе проверяется задолженность по оплате. После этого машина выпускается со стоянки.

 

 

Рисунок 1.3 - Задача автоматизации работы администратора автостоянки

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Управлять бизнесом в  современных условиях без использования  вычислительной техники неприемлемо. К тому же, хранение всей накопившейся информации в бумажном виде или электронных  файлах без организации управления нерационально, так как отнимает большое количество времени.

Для бесперебойной работы системы, к ней должны предъявляться  следующие требования (для каждого  рабочего места):

 

• процессор Intel Pentium IV с частотой 1,5 ГГц, оперативной памятью до 512 Мб. Или схожее оборудование других производителей;
• 80 Гб свободного места на жёстком диске;
• монитор диагональю 17 дюймов (желательно);
• клавиатура;
• манипулятор мышь;
• принтер.

По программному обеспечению  предъявляются следующие требования:

• ОС Windows 2000 или более поздние версии;
• Microsoft Office 2003 или более поздние версии.

Для поддержания работоспособности  сети, также необходимо выбрать правильно  сетевое оборудование. Набор технических  устройств представлен в виде диаграммы топологии системы, которая приведена на рисунке 1.3. К сетевому оборудованию относятся среда передачи данных, которая организована по протоколу TCP/IP, сервера. К серверам относятся Интернет-сервер и сервер базы данных.

В условиях модернизации образования процесс информатизации становиться все более актуальным. Использование информационных технологий в рекламной компании позволяет увеличить эффективность управления.

Применение вычислительной техники обуславливает создание автоматизированных рабочих мест. Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями.

 

Таким образом, применение вычислительной техники обуславливается  также из определения автоматизированного  рабочего места.

Схема, представленная на рисунке 1.4 предполагает использование всего комплекса оборудования вычислительной сети. К нему относятся персональные компьютеры или клиентские рабочие места,  которых пользователи будут работать с автоматизированной системой, Интернет – сервера, необходимые для хранения базы данных (для разрабатываемой системы не требуется использование мощных серверов, используются имеющиеся средства), сетевое оборудование, необходимое для передачи информации по сети, устройства, выводящие отчётную документацию на печать. В данном случае используется малое количество компьютеров: рабочее место администратора и компьютеры сети стоянок. Компьютер администратора стоянки контролирует компьютеры на стоянках.

При использовании вычислительной техники для автоматизации задачи требуется учитывать следующие  требования:

• обеспечение достоверности обрабатываемой информации;
• решение задач в установленные сроки;
• обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;
• возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут  быть выполнены за счет нескольких факторов:

• сокращение числа операций, особенно ручных;
• разработка системы жесткого контроля вводимой информации;
• снижение объема обрабатываемых данных.

В настоящий момент использование  бумажного ведения дел затрудняет и тормозит работу администратора и  создаёт неудобства для клиентов компании, заставляя ждать длительное время при оформлении всех документов. Хранение всей отчётной документации  требует всё больше места. Поиск и обработка такой документации также увеличивает время работы администратора.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество  

выходной информации не позволит решать задачи без использования  вычислительной техники быстро и, что  важно, корректно.

 

Рисунок 1.4 - Топология сети

1.3 Описание  экономической сущности исследуемой  задачи

Базовая модель «Автоматизация работы администратора автостоянки» представлена на рисунке 1.2.

 

Список входных и  выходных документов для этой задачи представлен в таблице 1.2

 

Таблица 1.2 - Список входных и выходных документов

Название	Описание	Периодичность	От кого
Технический паспорт на машину	Предоставляется документ на машину для подтверждения принадлежности машины	Предоставляется при каждом въезде на стоянку и выезде	Клиенты
Документ подтверждающий личность клиента	Заносится в базу для определения  принадлежности машины клиенту	Предоставляется при каждом въезде на стоянку и выезде	Клиенты
Талон	Выдаётся при постановке машины на стоянку	После оформления документов	Сотрудники стоянки
Квитанция об оплате	Выдаётся при постановке машины на стоянку	После оформления документов	Сотрудники стоянки

 

При этом список действий, которые выполняются при формировании и выполнении заявок, указан в таблице 1.3

 

 

Таблица 1.3 - Список действий

Действие	Описание	Периодичность	От кого
Внесение записи в базу о транспортном средстве	При прибытии машины на стоянку, запись о нём вносится в базу	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Клиенты
Введёно новое транспортное средство в базу	Если машина не стояла раньше на стоянке, то запись о нём вносится в базу	По мере появления новых транспортных средств	Администратор
Сохранение полученной информации	Описание пункта 1	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Администратор
Внесение записи в базу информации о клиенте	При прибытии машины на стоянку, запись о нём вносится в базу	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Клиенты
Введён новый клиент	Если машина не стояла раньше на стоянке, то запись о нём вносится в базу	По мере появления новых транспортных средств	Администратор
Сохранение полученной информации	Описание пункта 4	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Администратор
Выдача талона клиенту	При оплате стоянки, клиенту выдаётся специальный талон	Каждый раз, когда машины прибывает на стоянку	Сотрудники
Занесение информации в базу о номере талона	Во избежание недоразумений  талоны пронумерованы и закреплены за т/с	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Администратор
Сохранение информации о номере талона	Описание пункта 7	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Администратор
Выдача квитанции клиенту	Оформление финансовых документов	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Сотрудники
Сохранение информации о финансовой сделке в базе	Описание пункта 10	Каждый раз, когда машины прибывает  на стоянку	Администратор