Приходный орден

Приходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-1 

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организацию. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном  кассовом ордере не допускаются. Прием  денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в  день его составления.

 Ниже приводится  правила заполнения полей приходного  кассового ордера и квитанции: 

Организация – указывается  наименование организации. 

Структурное подразделение  – указывается структурное подразделение  организации, в котором сформирован  приходный кассовый ордер. 

Номер документа  – содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация  документов. 

Дата составления  – указывается дата формирования приходного кассового ордера. 

Дебет – указывается  дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается  бухгалтерский счет 50.1 «Касса». 

Код структурного подразделения  – указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства. 

Корреспондирующий счет, субсчет – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой  на основании ордера. 

Код аналитического учета – указывается объект аналитики  корреспондирующего счета. 

Сумма, руб. коп. – указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами. 

Принято от – указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства. 

Основание – указывается  содержание хозяйственной операции. 

Сумма - указывается  с начала строки с заглавной буквы  сумма поступления прописью в  рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты. 

В том числе –  указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)"). 

Приложение –  содержит перечисление прилагаемых  первичных и других документов с  указанием их номеров и дат  составления.

О приходном кассовом ордере. 

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для  оформления поступления наличных денег  в кассу организации как в  условиях методов ручной обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств  вычислительной техники. 

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с  учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №КО-3) и  выдается на руки сдавшему деньги, а  приходный кассовый ордер остается в кассе. 

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается: 

по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;

по строке «В том  числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления;

в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается  код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер  или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями  пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Поступление в кассу  наличных денег сопровождается выдачей  квитанции приходного кассового  ордера

В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный  товар, выполненную работу или оказанную  услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным  законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении  наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон №54-ФЗ). 

Бухгалтерский учет и документальное оформление кассовых операций 

 Содержание 

1. Структура кассового  отдела кредитной организации 

2. Состав кассовых  операций в кредитных организациях 

3. Общие вопросы  организации кассовой работы 

4. Организация бухгалтерского  учета и документальное оформление  кассовых операций 

5. Организация работы  внутренней кассы банка 

6. Ревизия и хранение  ценностей в кредитных организациях 

7. Организация учета  операций с наличной валютой  иностранных государств 

1. Структура кассового  отдела кредитной организации 

Касса в кредитной  организации представляет собой  целое структурное подразделение, куда входит: 

а) приходная касса; 

б) расходная касса; 

в) вечерняя касса ; 

г) касса пересчета  денег ; 

д) разменная касса. 

Помимо этого, в  кредитной организации может  быть подразделение инкассации, кассы  вне помещений банка, кассы обменных пунктов и банкоматов. 

Касса возглавляется  главным (старшим) кассиром, или заведующим кассой. 

Для отражения в  бухгалтерском учете кассовых операций в кредитной организации открываются  счета: 

Назначение счета 20202 Касса кредитных организаций - данный счет предназначен для учета  наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте., находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и кассах отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме касс обменных пунктов и находящихся вне помещений кредитной организации. 

По дебету счета  отражается поступление денежной наличности в рублях и иностранной валюте. 

По кредиту счета  отражается списание денежной наличности в рубля и иностранной валюте. 

В аналитическом  учете ведутся отдельные лицевые  счета по видам валют, по операционной кассе кредитной организации, по отдельным структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, по авансам на кассовое обслуживание в послеоперационное время, в праздничные и выходные дни. 

Счет 20206 Касса обменных пунктов предназначен для учета  денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в кассе обменных пунктов, принадлежащих кредитной организации, по операциям в соответствии с валютным законодательством и нормативными актами Банка России. 

Счет 20208 Денежные средства в банкоматах предназначен для учета  денежных средств в рублях и иностранной валюте в банкоматах, принадлежащих кредитной организации. 

По дебету счета  отражаются вложенные в банкомат наличные денежные средства в корреспонденции  со счетом учета кассы кредитной  организации. 

По кредиту счета  отражаются выданные из банкоматов на основании карточек наличные денежные средства в корреспонденции со счетами клиентов по операциям с использованием банковских карт, со счетом кассы при разгрузке банкомата, иными счетами в случаях, установленных нормативными актами Банка России. 

Назначение счета 20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений  кредитных организаций - учет наличных денежных средств в рублях и иностранной  валюте , находящихся в кассах, вне помещений кредитных организаций. 

По дебету счета  отражается поступление денежных средств в порядке подкрепления операционной кассы, от физических и юридических лиц для зачисления на расчетные, текущие и депозитные счета, иные поступления, предусмотренные нормативными актами Банка России. 
 

По кредиту счета  отражается списание денежных средств  при выдаче наличных денежных средств  для выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, пособий , командировочных, хозяйственных и иных расходов, при инкассации денежных средств, в иных случаях, предусмотренных нормативными актами Банка Росси. 

Счет 20209 предназначен для учета наличных денежных средств, отосланных из кассы кредитной организации  другим кредитным организациям, внутренним структурным подразделениям, для  подкрепления банкоматов, в расчетно - кассовые центры Банка России для зачисления на корреспондентский счет кредитной организации. 

По дебету счета  отражаются наличные денежные средства, высланных в указанных выше случаях в корреспонденции со счетом кассы. 

По кредиту счета  отражается списание денежных средств при поступлении по назначению. 

На счетах 20203 Чеки (в том числе дорожные чеки),номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте и 20210 Чеки (в том числе дорожные чеки),номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути ведется учет дорожных чеков, принадлежащих кредитной организации. 

По дебету счета 20203 отражается номинальная стоимость  чеков, купленных кредитной организацией, по кредиту счета отражается номинальная  стоимость дорожных чеков, проданных  кредитной организацией. 

На счете 20210 организован  учет дорожных чеков отосланных кредитной  организацией или зачисленных по назначению соответственно по дебету и кредиту данного счета. 

2. Состав кассовых  операций в кредитных организациях 

В кассе кредитной  организации осуществляются операции приема и выдачи денежных средств  организациям, с которыми заключен договор расчетно-кассового обслуживания, размен и пересчет денежных средств, обмен неплатежеспособных банкнот  и монеты, кассовое обслуживание филиалов, а также внутренние операции банков с наличной валютой. 

Прием денежных средств  от организаций в кассу банка  осуществляется по объявлению на взнос. Если объявлении на взнос оформлено  в соответствии со всеми существующими  установлениями, то кассовый работник банка производит выдачу заявленной суммы. в случае, если обнаружено несоответствие фактически вносимой суммы и суммы, указанной в объявлении на взнос, кассовый работник имеет право потребовать переоформить документы. Поступившие денежные средства зачисляются на счет организации. В бухгалтерском учете делается запись : 
 

Дебет 20202 Касса кредитной  организации 

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций 

Получатель денежных средств может пересчитать банкноты и монеты в помещении банка, в  случае, если пересчет был произведен вне кредитной организации, а  расхождения установлены, то претензии  кредитной организацией не принимаются. 

Выдача денежных средств организациям производится с их расчетных, текущих счетов на основании предъявленного в кассу  денежного чека. Денежные чеки являются документами строгой отчетности и их оформление должно соответствовать  установленным Банком России правилам. 

При поступлении  чековых книжек в кассу банка  в бухгалтерском учете делается запись: 

Дебет 91207 Бланки 

Кредит 99999 Корреспондирующий  счет 

Кассовый работник по получении чека должен проверить  правильность его оформления и соответствие суммы, объявленной в чеке с суммой, которая была заказана организацией. 

Операции, при которых  осуществляется одновременное оформление денежного чека и объявления на взнос ,без фактического взноса денежных средств, запрещаются. 

В бухгалтерском  учете банка на выданную по денежному  чеку сумму делается запись: 

Дебет Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций 

Кредит 20202 Касса  кредитной организации 

В кассе пересчета  денежных средств, как правило, осуществляется пересчет денежных средств, поступивших  от организаций в сумках, мешках, кейсах и других средствах транспортировки  ценностей. 

При поступлении  денежных средств в бухгалтерском учете делается запись: 

Дебет 20202 Касса кредитной  организации 

Кредит 47422 Обязательства  по прочим операциям 

По окончании пересчета  денежные средства зачисляются на счет организации: 

Дебет 47422 Обязательства  по прочим операциям 

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций 

В кредитной организации  ведется журнал учета сумок с  денежной наличностью и другими  ценностями. 

Кассир организации, сдающей денежные средства, выписывает препроводительные ведомости в  трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку с денежными средствами, второй является накладной к сдаваемым  сумкам и вместе с третьим экземпляром  представляется в кредитную организацию. После проверки в кредитной организации  третий экземпляр возвращается в  организацию, сдавшей денежные средства. 

При пересчете, в  случае выявления расхождений в  фактическом наличии и данными  препроводительных ведомостей, составляется акт на лицевой стороне ведомости  и накладной. 

В случае выявления  банкнот и монеты, требующих подтверждения  их платежеспособности, составляется мемориальный ордер в 2-х экземплярах, один из которых помещается в документы  дня, а копия выдается клиенту. 

В настоящее время  сумки с денежной наличностью  могут сдаваться в автоматические сейфы. На использование автоматического  сейфа заключается договор. 

Кассир сдающей  организации составляет препроводительные  ведомости в трех экземплярах, первый экземпляр вкладывается в сумку, второй прикрепляется (вкладывается) к  сумке, третий остается у сдающей  организации. Сотрудник организации, сдающей денежную наличность получает распечатку автоматического сейфа.

В кредитной организации  должен быть работник, ответственный  за обслуживание автоматического сейфа. При выгрузке автоматического сейфа  вначале получается распечатка о  содержимом сейфа; заведующий кассой при  приеме сумок с денежной наличностью  от работника, ответственного за обслуживание автоматического сейфа после  проверки расписывается на распечатке. Пересчет денежных средств, сданных  через автоматические сейфы, осуществляется в общем порядке. Кредитная организация  несет ответственность с момента  получения распечатки сотрудником  сдающей организации за содержимое сумок с денежной наличностью. 

Сдача и получение  денежных средств физическими и  юридическими лицами может осуществляться также через электронных кассиров. 

Выдача (прием) кассет с денежной наличностью для загрузки электронного кассира, установленного в помещении кредитной организации  для совершения операций с ценностями, работникам, ответственным за обслуживание электронного кассира, производится под  роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). 

Кассовый работник вкладывает принятую от клиента денежную наличность в приемное отделение  электронного кассира. 

Заведующий кассой на прием кассет с денежной наличностью  от работников, ответственных за обслуживание электронного кассира, составляет приходный  кассовый ордер. 

Вложение денежной наличности в приемное отделение  электронного кассира может осуществляться непосредственно клиентом. В этом случае конструкция электронного кассира  должна обеспечивать контроль платежеспособности вкладываемых в него денежных знаков. 

Операции по выдаче денежной наличности юридическим и  физическим лицам с их банковских счетов, по приему денежных средств  для зачисления на банковские счета, а также приему платежей от физических лиц и иные операции с физическими  лицами без открытия банковских счетов осуществляются в соответствии с  правилами бухгалтерского учета  и документального оформления приходных  и расходных кассовых операций , изложенных в Положении 199-П Банка России. 

3. Общие вопросы  организации кассовой работы 

Положение о порядке  ведения кассовых операций в кредитных  организациях, расположенных на территории Российской Федерации разработано  на основе Федерального закона "О  Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", Федерального закона "О банках и банковской деятельности", при учете положений Федерального закона "О бухгалтерском учете". Положение 199 -П устанавливает порядок ведения кассовых операций при совершении банковских операций и сделок, хранения, перевозки и инкассации денежной наличности и ценностей для кредитных организаций (филиалов) и их внутренних структурных подразделений (дополнительных офисов, кредитно-кассовых офисов, операционных офисов, операционных касс вне кассового узла, обменных пунктов и иных внутренних структурных подразделений, предусмотренных нормативными актами Банка России), действующих на территории Российской Федерации. 

Для осуществления  кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также  для выполнения операций с наличными  деньгами и другими ценностями кредитные  организации в зданиях, принадлежащих  или арендуемых ими, создают оборудованные  и технически укрепленные помещения. 

Минимальный остаток  наличных денег в операционной кассе  устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка  России, исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика  поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и  других особенностей организации наличного  денежного оборота и кассовой работы. По мере необходимости минимально допустимый остаток наличных денег  в операционной кассе на конец  дня может пересматриваться кредитной  организацией в установленном порядке. 

При совершении кассовых операций кредитные организации  в порядке, установленном настоящим  Положением, могут применять программно-техническое  оборудование, автоматы для приема и выдачи денежной наличности клиентам, в том числе с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника (далее - электронный кассир), терминалы, функционирующие в автоматическом режиме и предназначенные для  приема денежной наличности от клиентов и ее хранения (далее - автоматический сейф), банкоматы и другие программно-технические комплексы. Виды (модели) программно-технического оборудования, электронных кассиров, автоматических сейфов, банкоматов и других программно-технических комплексов определяются кредитной организацией с соблюдением требований приложения 1 к настоящему Положению. 

Кредитная организация  может застраховать денежную наличность операционной кассы, находящуюся в  хранилищах ценностей самой кредитной  организации и ее внутренних структурных подразделениях, программно-технических комплексах, а также жизнь кассовых работников, осуществляющих операции с денежной наличностью (ценностями). 

В случае, если денежная наличность кредитной организации застрахована на сумму не менее суммы установленного ей минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе, требования к технической укрепленности помещений для совершения операций с ценностями и программно-техническим комплексам определяются кредитной организацией по согласованию с организацией, осуществляющей страховую деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и заключившей с кредитной организацией договор страхования. 

Руководитель кредитной  организации обеспечивает сохранность  денежных средств и ценностей, организацию  кассового обслуживания клиентов, контроль за оприходованием наличных денег, поступивших  в кассы кредитной организации, и несет ответственность в  соответствии с законодательством  Российской Федерации. 

Операции с денежной наличностью и ценностями в хранилище  ценностей осуществляются в соответствии с распорядительным документом кредитной  организации руководителем (заместителем руководителя) кредитной организации, внутреннего структурного подразделения, руководителями (заместителями руководителей) иных подразделений кредитной организации, внутреннего структурного подразделения (за исключением главного бухгалтера, его заместителя) в количестве не менее двух человек, один из которых  является заведующим кассой. 

Непосредственное  выполнение операций с наличными  деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники. Операции, выполняемые указанными работниками, определяются функциональными  обязанностями, возложенными на них  распорядительным документом кредитной  организации. С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми и инкассаторскими работниками заключаются договоры о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

Кассовые операции при обслуживании юридических и  физических лиц могут производиться  кассовым работником с возложением  на него обязанностей бухгалтерского работника. В этом случае должно применяться  программно-техническое оборудование и соответствующее программное  обеспечение, в котором устанавливается  система контроля, исключающая доступ кассового работника к проведению операций по банковскому счету клиента  без его распоряжения. Указанный работник в порядке, предусмотренном настоящим Положением и требованиями нормативных актов Банка России, регулирующих вопросы бухгалтерского учета в кредитных организациях в Российской Федерации, осуществляет проверку принятых от клиентов кассовых документов, оформляет их, отражает сумму денег в кассовом журнале, принимает или выдает денежную наличность, отражает сумму принятых или выданных денег по банковскому счету клиента. 

Кассовым работникам запрещается: 

- передоверять выполнение  порученной работы с ценностями  другим лицам, а также выполнять  работу, не входящую в круг  их обязанностей, установленных  настоящим Положением и закрепленных  распорядительным документом кредитной  организации; 

- выполнять поручения  клиентов по проведению операций  с денежной наличностью по  их счетам, минуя бухгалтерских  работников при отсутствии вышеуказанной  системы контроля; 

- хранить свои  деньги и другие ценности вместе  с деньгами и ценностями кредитной  организации. 

Оформление приходных  и расходных кассовых документов (за исключением денежного чека), ведение кассовых журналов по приходу  и расходу, заполнение кассовыми  работниками справок и других документов о проведенных операциях  за день могут производиться с  применением компьютерного оборудования.