Работа с программой MS Excel 20101.1 Интерфейс программы MS Excel 2010

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

ОХРАНА ТРУДА

РАЗДЕЛ 1 Работа с программой MS Excel 20101.1 Интерфейс программы MS Excel 2010

1.2 Выполнение вычислений, использование формул и функций

 в MS Excel 2010

1.3  Категория «Статистические»

РАЗДЕЛ 2 Использование линейных баз данных при организации электронного делопроизводства на предприятии

РАЗДЕЛ 3 Практическая часть

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

MS Excel используется для получения, обработки, анализа, совместного использования и отображения информации. В то же время область применения Excel не ограничивается только бухгалтерским и финансовым отделами. Пользователям необходимо ежедневно получать, анализировать, создавать и просматривать важные данные. Именно поэтому приложение Excel разрабатывалось как средство, упрощающее доступ к важной деловой информации, ее подключение и анализ.

Работа в Excel позволяет  выполнять сложные расчеты, в  которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Таблица Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений. Таблица Excel - основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя работа с таблицами Excel в основном связана с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Цели этой работы: рассмотреть на примерах работу с функциями категории «Статистические».

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ КАТЕГОРИИ  «СТАТИСТИЧЕСКИЕ»

 

1.1 Интерфейс программы  MS Excel 2010

MS Excel, как прикладная программа Windows, выполняется в своем собственном окне приложения. Окно приложения MS Excel может содержать несколько окон рабочих книг — документов MS Excel, поэтому одновременно можно работать с несколькими рабочими книгами. Каждая рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов, каждый из которых может содержать самостоятельную информацию.

К основным элементам главного окна MS Excel 2010 относятся (рис. 1.1):

1.  Заголовок окна  расположен вверху экрана и  отображает значок MS Excel, название открытой в данный момент Рабочей книги. При открытии новой рабочей книги ей присваивается временное имя. В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки свернуть, развернуть, свернуть в окно и закрыть.

2. Лента – новый пользовательский интерфейс, пришедший на смену панелям инструментов. Она представляет собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам в группах на отдельных вкладках.

3. Панель быстрого доступа.  Предоставляет быстрый доступ  к наиболее часто выполняемым  командам.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1 Пользовательский интерфейс программы MS Excel 2010

4. Поле имени  расположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.

5. Строка формул отображает действительное содержимое активной ячейки.

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для просмотра содержимого рабочей книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Бегунок на полосе прокрутки показывает положение текущего отображаемого фрагмента относительно всего содержимого рабочей книги, открытой в окне.

7. Ярлычки рабочих листов содержат имена рабочих листов и используются для выбора нужного листа рабочей книги.

8. Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

9. Ползунок масштаба  позволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.

10. Кнопки быстрого переключения представлений.

11. Активная ячейка указывает  место на рабочем листе, куда будет произведена вставка текста.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой Ленту (рис. 1.2), которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов.

 

Рис. 1.2 Структура Ленты

С помощью Ленты можно  быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и  т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на лентах.

Лента разработана для  облегчения доступа к командам и  состоит из командных лент.

Ленты ориентированы на выполнение конкретной задачи, группы на каждой вкладке разбивают задачи на ее составляющие, например, группа шрифт – используется для форматирования элементов текста, группа выравнивание - для выравнивания данных внутри ячейки и т.д. Кнопки команд в каждой группу служат для быстрого выполнения команд.

В некоторых группах, справа от  названия групп, располагаются маленькие значки – кнопки вызова диалоговых окон. При нажатии такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные параметры, связанные с данной группой.

Вкладку можно выбрать, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Для выбранной вкладки отобразятся группы с кнопками команд.

В Microsoft Excel 2010 командными лентами являются:

Лента Главная содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, выравниванием данных, оформлением числовых значений, стилями и правкой.

Лента Вставка содержит инструменты для добавления таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок, колонтитулов, текстовых объектов и символов.

Лента Разметка страницы содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями, параметрами страниц и т.п.

Лента Формулы предназначена для работы с формулами, функциями, которые удобным образом размещены по категориям для обработки именованных ячеек, проверки формул и параметров вычисления.

Лента Данные предназначена для работы с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки данных, а также группирования и разгруппирования ячеек.

Лента Рецензирование заключает в себе команды, необходимые для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа.

Лента Вид имеет команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа.

Лента Разработчик содержит средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML. По умолчанию эта лента не отображается.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel  могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная лента – Надстройки. Эта лента содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel.

Кроме стандартного набора лент, имеются ленты, называемые контекстными, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи (рис. 1.3).

 

 

Рис 1.3 Контекстные ленты

 

Контекстные ленты позволяют  работать с элементом, который в  настоящий момент выделен в документе. Если щелкнуть такой элемент, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными  лентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ В MSEXCEL 2010

 

1.2.1 Работа с формулами и функциями

Формулы представляют собой выражения, с помощью которых можно выполнять вычисления, возвращать данные, манипулировать содержимым других ячеек, проверять условия и т. д. Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.

Для создания формулы необходимо выполнить следующие шаги:

Выберите ячейку, в которую будет помещен результат.

Введите с клавиатуры знак равенства (=).

Введите фиксированное  значение (константу) или с помощью  левой кнопки мыши выделите ячейку, содержащую нужные данные.

Введите оператор для вычисления результата.

Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.

При необходимости продолжайте  ввод знаков операторов и выделение  ячеек.

Завершите ввод, нажав клавишу [Enter] или *Tab] или кнопку Ввод в строке формул.

В ячейке, содержащей формулу, отображается результат вычислений, но не сама формула.

MS Excel отображает фактическую  формулу в Строке Формул (FormulaBar) (рис. 1.2.1).

 

 

Рис. 1.2.1 Отображение формулы

 

Рассмотрим операторы используемые при создании формул (рис. 1.2.2)

 

 

Рис. 1.2.2 Операторы, используемые при создании формул

 

 

Если в одной формуле  используется несколько операторов,  Microsoft Excel выполняет операции в таком порядке. (рис. 1.2.3, рис. 1.2.4)

 

 

Рис. 1.2.3 Операторы, используемые при создании формул

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2.4 Приоритет операторов

 

 

Чтобы изменить порядок  выполнения формулы, заключите ее часть, которая должна быть выполнена первой, в скобки.

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Функции MS Excel позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления, связанные с решением определенных задач.

Функции, используемые в  программе MS Excel, имеют следующий синтаксис:

=ФУНКЦИЯ (аргумент1, аргумент2,...)

В некоторых случаях  может потребоваться использование функции в качестве одного из аргументов другой функции. Пример использования функций СРЗНАЧ и СУММ в качестве аргументов функции ЕСЛИ. (рис. 1.2.5)

 

Рис 1.2.5 Вложенные функции

 

 

 

 

В случае если вы хорошо знакомы  с используемыми функциями, вы можете вводить их вручную непосредственно в ячейки рабочего листа. Для этого:

Установите курсор в  ячейку результата.

Введите знак равенства.

Начните вводить имя  функции.

 

Как только вы начнете вводить  имя функции, MS Excel отобразит под  ячейкой динамический список допустимых функций и имен (рис. 1.2.6).

 

 

Рис. 1.2.6 Динамический список допустимых функций и имен

 

Вы можете упростить  процедуру создания формулы, используя  Мастер Функций, который предоставляет доступ ко всем встроенным функциям MS Excel.

Для того чтобы создать  функцию с помощью мастера  выполните следующие шаги:

1. Выделите ячейку, в  которую вы хотите ввести функцию.

2. Выполните одно из  следующих действий: В строке  формул нажмите кнопку Вставить функцию. На вкладке Формула в группе Библиотека функций либо нажмите кнопку Вставить функцию, либо нажмите любую из кнопок и в меню выберите команду Вставить функцию или команду Другие функции (рис 1.2.7).

Рис. 1.2.7 Вызов мастера функций

 

На вкладке Главная  в группе Редактирование нажмите стрелку справа от кнопки Сумма и выберите команду Другие функции (рис 1.2.8).

 

Рис. 1.2.8 Вызов мастера функций

 

3. MS Excel вставит в ячейку знак равенства и откроет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2.

На первом шаге мастера  в списке Категория (Orselect a category) выберите необходимую категорию функций (рис 1.2.9).

 

 

 

 

Рис. 1.2.9 Окно диалога Мастер функций

 

5. Выберите необходимую  функцию в списке Выберите функцию. Откроется окно диалога Аргументы функции.

6. Чтобы ввести аргументы  функции, выполните одно из  указанных ниже действий:

Чтобы в качестве аргументов ввести ссылки на ячейки, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно, находящуюся рядом с тем аргументом, который необходимо ввести (диалоговое окно будет временно скрыто), выделите ячейки на листе, а затем нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

Чтобы в качестве аргумента  ввести другую функцию, выберите ее из списка функций, доступных в поле имени или самостоятельно введите  функцию в поле аргумента. Например, можно добавить функцию СУММ(G2:G5) в поле ввода значение_если_истина функции ЕСЛИ (рис 1.2.10).

7. Нажмите кнопку ОК.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.2.10 Ввод аргументов функции

 

Все функции MS Excel категоризированы – сгруппированы в категории в соответствии с их функциональностью.

При работе с Мастером функций чтобы найти нужную вам функцию необходимо указать категорию, к которой она относится. В категории Полный алфавитный перечень, перечислены в алфавитном порядке все доступные функции, что позволяет найти функцию, которую вы хотите вставить, даже не зная категории функции.

Если вы знаете, к какой  категории относится нужная вам  функция, для ее вызова вы можете воспользоваться  соответствующей кнопкой категории  в группе Библиотека функций на вкладке Формулы (рис. 1.2.11) не прибегая к помощи Мастера функций:

 

 

Рис. 1.2.11 Кнопки категорий функций в группе Библиотека функций

 

 

 

1.3.1. КАТЕГОРИЯ «СТАТИСТИЧЕСКИЕ»

Применение статистических функций облегчает пользователю статистический анализ данных. Количество доступных статистических функций в десятой версии программы увеличилось, и можно утверждать, что по спектру доступных функций Excel сегодня почти не уступает специальным программам обработки статистических данных.

Ниже приведено описание некоторых наиболее распространенных функций:

1. МАКС

Синтаксис: МАКС(число1, число2, ...)

Результат: Наибольшее значение в списке аргументов.

Аргументы: аргументы должны быть либо числами, либо содержащими числа именами, массивами или ссылками. Учитываются логические значения и текстовые представления чисел, которые введены непосредственно в список аргументов. Если аргумент является массивом или ссылкой, то в нем учитываются только числа или ссылки. Пустые ячейки, логические значения и текст в массиве или ссылке игнорируются. Если аргументы не содержат чисел, функция МАКС возвращает значение 0 (ноль). Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, приводят в возникновению ошибок. Если в ссылку в качестве части вычислений необходимо добавить логические значения и текстовые представления, воспользуйтесь функцией МАКСА.

Пример: (рис. 1.3.1)

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.3.1

 

2. МИН

Синтаксис: МИН(число1, число2, ...)

Результат: Наименьшее значение в списке аргументов.

Аргументы: число1, число2, … - не более 30 аргументов; игнорируются только значения ошибки и текст, который не может быть преобразован в числа; если ни один аргумент не содержит чисел, функция МИН возвращает 0.

Пример: (рис. 1.3.2)

 

Рис. 1.3.2

 

3. СРЗНАЧ

Синтаксис: СРЗНАЧ(число1, число2, ...)

Результат: Среднее значение (среднее арифметическое) аргументов.

Аргументы: могут быть числами, именами или ссылками на диапазоны или ячейки, содержащие числа.

Учитываются логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов.

Если аргумент является ссылкой на диапазон или ячейку, содержащую текст или логические значения, или ссылкой на пустую ячейку, то такие значения игнорируются; однако ячейки, которые содержат нулевые значения, учитываются.

Аргументы, являющиеся значениями ошибок или текстом, которые не могут  быть преобразованы в числа, вызывают ошибки.

Пример: (рис. 1.3.3)

 

Рис. 1.3.3

 

 

 

 

 

4. СЧЕТ

Синтаксис: СЧЕТ(значение1, значение2, ...)

Результат: Количество чисел  в списке аргументов. Функция СЧЕТ используется для получения количества числовых ячеек в интервалах или массивах ячеек.

Учитываются аргументы, являющиеся числами, датами или текстовым представлением чисел (например, число, заключенное  в кавычки, такое как "1").

Логические значения и  текстовые представления чисел, введенные непосредственно в списке аргументов, также учитываются.

Аргументы, являющиеся значениями ошибок или текстом, который нельзя преобразовать в числа, пропускаются.

Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются  только числа. Пустые ячейки, логические значения, текст и значения ошибок в массиве или ссылке пропускаются.

Пример: (рис. 1.3.4)

 

Рис. 1.3.4

 

 

5. СЧЕТЗ

Синтаксис: СЧЕТЗ(значение1, значение2, ... )

Результат: Количество всех значений (любого типа), приведенных  в качестве аргументов.

Аргументы: Значение1. Обязательный аргумент. Первый аргумент, представляющий значения, количество которые требуется подсчитать.

Значение2, Необязательные аргументы. Дополнительные аргументы, представляющие значения, количество которых требуется подсчитать. Аргументов может быть не более 255.

Пример: (рис.1.3.5)

 

Рис. 1.3.5

6. СЧЁТЕСЛИ

Подсчитывает количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих  заданному критерию.

Синтаксис: СЧЁТЕСЛИ (диапазон;критерий)

Диапазон— диапазон, в котором нужно подсчитать ячейки.

Критерий— критерий в форме числа, выражения, ссылки на ячейку или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, критерий может быть выражен следующим образом: 32, "32", ">32", "яблоки" или B4.

Замечания

Microsoft Excel предлагает дополнительные функции, которые можно применять для анализа данных с использованием условий.

Например, для вычисления суммы значений, попадающих в интервал, заданный текстовой строкой или числами, используйте функцию СУММЕСЛИ.

Для получения формулы, возвращающей в зависимости от выполнения условия одно из двух значений, например вознаграждение по указанному объему продаж, используйте функцию ЕСЛИ.

Пример: Обычные формулы СЧЁТЕСЛИ (рис. 1.3.6)

 

Рис. 1.3.6

 

7. НАИМЕНЬШИЙ

Возвращает наименьшее значение в множестве данных. Эта функция используется для определения значения, занимающего заданное относительное положение в множестве данных.

Синтаксис: НАИМЕНЬШИЙ(массив, k)

Аргументы функции: Массив    Обязательный. Массив или диапазон числовых данных, для которого определяется k-ое наименьшее значение.

k    Обязательный. Позиция  (начиная с наименьшего числа)  в массиве или диапазоне данных.

Замечания

Если массив пуст, функция  НАИМЕНЬШИЙ возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!.

Если k ≤ 0 или превышает  число точек данных, функция НАИМЕНЬШИЙ возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!.

Если n — количество точек  данных в аргументе "массив", то НАИМЕНЬШИЙ(массив;1) соответствует наименьшему значению, а НАИМЕНЬШИЙ(массив;n) — наибольшему значению.

Пример: (рис. 1.3.7)

 

Рис. 1.3.7

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Можно сказать, что Excel –  это большой и мощный калькулятор  с множеством функций и возможностей, одна из самых загадочных и интересных программ в пакете MS Office 2010. Интересна она многочисленными средствами автоматизации работы, оформления документов и богатыми вычислительными возможностями. Загадочность ее состоит в том, что большинство пользователей применяют лишь малую толику того, что может дать им Excel. Это тем более удивительно, что

спектр возможностей программы  практически безграничен: от создания простых таблиц, построения диаграмм и графиков до решения сложных вычислительных задач и моделирования различных процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Зелинский С.Э. Секреты работы в Windows. Word.Excel. Интернет. Новейший самоучитель/ С.Э.Зелинский. – Харьков: Книжный Клуб «Клуб Семейного Досуга»; Белгород: ООО «Книжный Клуб «Клуб Семейного Досуга», 2011. –528 с.
2. Волков В. Б.Понятный самоучитель Excel 2010. — СПб.: Питер, 2010. — 256 с.
3. http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
4. http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HP010342920.aspx
5. http://www.taurion.ru/excel/10/4