Система делопроизводства

Введение

Актуальность темы исследования. В современной российской экономике обязательным условием успеха предприятия, фирмы, организации является обеспечение экономической безопасности их деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств зашиты информации предприятия, организации от злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.

Согласно общему подходу к составу  защищаемой информации защите подлежит вся конфиденциальная информация, доступ к которой ограничен. Она должна защищаться от утраты и утечки. Сейчас, в период установки новых экономических  отношений, перестройки общества защите информации уделяется значительное внимание. По этому вопросу приняты  законы и постановления правительства  Российской Федерации, издано большое количество методических и учебных пособий, во многих учебных заведениях готовят специалистов для данной сферы деятельности. Такое внимание обусловлено постоянно возрастающему значению информации и необходимости ее защиты.

Актуальность темы выпускной квалификационной  работы также связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Объектом данного исследования является конфиденциальная документация.

Предметом исследования является организация и технология  системы конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.

Методы исследования. В процессе подготовки выпускной квалификационной работы нашли применение общенаучные и специальные методы исследования: системный, библиографический, сравнительного анализа, синтеза.

Цель работы – рассмотреть существующую технологию конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району и предложить пути ее совершенствования.

Поставленная цель предполагает решение  следующих задач:

• изучить сущность и организацию делопроизводства в организации;
• определить понятие и критерии конфиденциальной документации;
• рассмотреть конфиденциальный документооборот  организации, как объект защиты;
• охарактеризовать место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства;
• проанализировать критерии отнесения документов к категории конфиденциальных в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району  Курской области;
• рассмотреть основные требования, предьявляемые к конфиденциальному делопроизводству, принятые в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г.  Курску и Курскому району Курской области;
• проследить общий порядок прохождения конфиденциальных документов  с использованием программного комплекса «Системы электронного документооборота»;

• разработать основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.

Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области делопроизводства, таких как: А.И. Алексенцева, Т.В. Кугушевой, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты Российской Федерации, периодические издания «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник кадровика»,  «Секретарь-референт», «Информмост- радиоэлектроника и радиотелекоммуникации».

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

И МЕСТО В НЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1. Сущность и организация делопроизводства в организации

Каждое  предприятие, в  независимости от формы собственности, масштабов  и структуры, стремится к повышению  эффективности своей деятельности.  В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Делопроизводство является крайне важным и достаточно мощным правовым средством, направленным на обеспечение  управления организациями и решения  стоящих перед ними задач.

Чтобы лучше понять, как  должно работать делопроизводство в  организации, необходимо уяснить сущность этого правового средства, его  цель и предназначение.

Сущность делопроизводства можно выявить в определении  этого термина, установленного государственным  стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Согласно указанному государственному стандарту: делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

Сущность и предназначение делопроизводства изложены в  «Правилах  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»², определяющим, для чего предназначены эти Правила а, следовательно, и само делопроизводство. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Таким образом, можно сделать  вывод, что делопроизводство - это  правовое средство (так как предусмотрено  действующими нормативными правовыми  документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей  документирование и организацию  работы с официальными документами.

Поскольку, как отмечено выше, делопроизводство по своей сути есть правовое средство управления, постольку  для правильной и рациональной его  организации и ведения необходимо глубокое понимание роли и места  делопроизводства в управленческой деятельности организации, на всех этапах процесса управления.

Организация системы и  процессов управления, являясь одной  из основных управленческих функций  в деятельности организаций, включает в себя реализацию следующих видов  деятельности:

• создание, реорганизация, ликвидация учреждения;
• установление структуры учреждения;
• определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной  деятельности учреждения формируется  система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и  работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.

Организационно-правовые документы  содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы  гражданского и административного  права, являясь правовой основой  деятельности организации. Эти документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей  организацией, руководителем организации  или ее коллегиальным органом  управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения. Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы  и организационные документы³.

К организационно-правовым документам относятся: учредительный договор, устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности, позволяющие  руководству обеспечивать решение  поставленных перед ним задач  с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят  результаты ее работы⁴.

К распорядительным документам относятся:  постановления, решения, приказы, выписки из приказов,  указания, распоряжения.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают информационно-справочные документы.

В состав информационно-справочных документов входят:  протоколы, докладные  записки, объяснительные записки, заявления, представления, переписка (деловые  письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения), акты, справки, сводки,  предложения, заключения и т.д.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия⁵.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по иерархическим уровням  системы управления: от работника  к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в  вышестоящую.

Таким образом, мы можем сделать  вывод, что организационные, распорядительные и информационно-справочные документы фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих действий, направленных на повседневное решение производственных задач.

Однако чтобы грамотно организовать «бумажную» систему организации, необходимо решить, какие документы действительно нужны организации.

Обязательный для любой  организации, независимо от профиля  и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское  законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые  подтвердят правоспособность организации, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный  договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Основной объём документооборота составляет документация, направления, и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов);
• документы фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу);
• финансовая документация;
• планово-отчетная документация.

Трудовые отношения в  организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации⁶, определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.

Основными документами, фиксирующими трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу) являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.

Финансовая документация отражает финансовую стратегию организации, документирует финансово-хозяйственную  деятельность и взаимоотношения  с органами государственной власти и персоналом в сфере финансовой и хозяйственной деятельности.

Все финансовые документы в организации группируются в три группы:

организационно-распорядительные документы – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью;

• финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений;
• документы по снабжению и сбыту (материальные документы).

Следующий блок документации составляет планово-отчетная документация.

Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы – это  программы, планы, графики. Плановые документы  могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Документы, входящие в систему  отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется  управленческая функция контроля за деятельностью. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет и справка (отчетного  характера)⁷. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.

Помимо документации, наличие  которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

• документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками (документы по договору и сбыту);
• документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию⁸.

В процессе осуществления  своей деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Договорные отношения  должны, по возможности, строиться на стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям организации работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных  ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности  коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции - накладные, наряды, акты выполненных  работ, об обнаружении недостатков  товара, шаблоны претензий и др.

Между тем правильно определить объем внутренней документации организации - одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов⁹.

Прежде всего, внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками, для учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора.

Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов.

Рациональное управление документами приводит к росту  продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению  исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

2. Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее

определения

Сегодня перед обществом стоит  проблема овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике, так как  информация является одним из основных элементов социального управления.

В процессе развития научной мысли в понятие «информация» вкладывалось разное значение. Для целей настоящего исследования будем использовать легальное определение этого понятия, которое дано в ст.2 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 г.  № 149-ФЗ, информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Также необходимо указать и на понятие «документированная информация» - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель¹⁰.

Документированная информация в зависимости от категории доступа  к ней подразделяется на общедоступную  информацию, а так же на информацию, доступ к которой ограничен федеральным  законом (информация ограниченного  доступа).

При этом документированная  информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию (Рисунок 1).

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области  его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной  и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации¹¹.

Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 11 февраля 2006 г. № 90. Он содержит сведения в военной области, в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации, а также наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.

В соответствии со ст. 2 ФЗ  «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации¹².

Термин конфиденциальность является синонимом термина секретность  и используется исключительно для  обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.

Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает  собственник информации на доступ к  ней других лиц, то есть собственник  устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г.  № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены шесть категорий конфиденциальной информации:

• о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
• информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
• информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них;
• информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

Рассмотри особенности некоторых видов конфиденциальной информации, в частности коммерческой и служебной. 

Согласно Указу разница  между служебной и коммерческой тайной состоит в том, что коммерческая тайна – сведения, связанные с коммерческой деятельностью, а служебная тайна – служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти.

Из ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, можно вынести, что информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны¹³.

В соответствии с Законом  право на отнесение информации к  информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня  и состава такой информации принадлежит  ее обладателю.

Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, является лицо, которое  владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим  коммерческой тайны¹⁴.

Коммерческая информация,  как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для  выработки той же идеи или для  ее хищения и реализации. Поэтому  степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Служебная тайна - представляет наибольшую сложность с точки  зрения определения ее понятия и  правового режима, поскольку в  этот вид тайны в разное время  включалось и теперь включается различное  содержание. В связи с действием Закона РФ «О государственной тайне», прежний режим служебной тайны, включавший сведения со степенью «секретно» упразднен, и секретные сведения относятся к государственной тайне.

Таким образом, в настоящее время понятие служебной тайны в действующем законодательстве не определено. Вместе с тем на основе анализа нормативных актов¹⁵ можно дать обобщающее определение служебной тайны.

Служебная тайна – это  охраняемая законом конфиденциальная информация о деятельности государственных  органов, доступ к которой ограничен  в силу служебной необходимости, а также ставшая известной  в государственных органах и  органах местного самоуправления только на законном основании и в силу исполнения ее представителями служебных  обязанностей, имеющая действительную или потенциальную ценность в  силу неизвестности  ее третьим лицам,  к ней нет свободного доступа  на законном основании, обладать информации принимает меры к ее конфиденциальности, незаконное получение или разглашение ее создает угрозу причинения вреда владельцу этой информации и предоставляет ему право на защиту и охрану в соответствии с законодательством РФ¹⁶.