Совершенствование системы управления закупками на предприятии

     Введение 

     Начиная с семидесятых годов двадцатого столетия, наблюдается возрастание  значимости закупок в деятельности предприятий, особенно в промышленно  развитых странах. Из преимущественно  канцелярской, рутинной функции закупки  превращаются в функцию большой  стратегической важности, осуществляемую, как правило, на принципах долгосрочных партнерских взаимоотношений. Тенденция, существенно изменившая место и  содержание закупочной деятельности на промышленных предприятиях, во многом формируется под воздействием следующих  основных факторов:

     – постоянный рост удельного веса затрат на приобретаемые материально-технические  ресурсы в общем объёме затрат промышленных предприятий;

     – повышение уровня технической сложности  закупаемых продуктов и компонентов, а также увеличение сложности  освоения их производства предприятиями - поставщиками;

     – усиление специализации при производстве промышленной продукции и возрастание  доли связей по технологической кооперации в системе связей по поставкам  продукции производственно-технического назначения;

     – увеличение частоты смен базовых  моделей продукции, производимых промышленными  предприятиями;

     – усиление конкурентной борьбы на рынках товаров производственного назначения, требующей повышения качества закупаемых исходных ресурсов для производства конкурентоспособного конечного продукта;

     – активизация использования предприятиями  в своей коммерческой деятельности логистических технологий, требующих  нового, более высокого уровня взаимодействия поставщиков с предприятиями - покупателями;

     – всё более широкое применение маркетинговых подходов при осуществлении  закупочной деятельности промышленных предприятий;

     – рост значения и расширение практики использования конкурентных закупок  в коммерческой деятельности промышленных предприятий;

     – активизация использования в  закупочной деятельности методологии  прокьюремента и, как следствие, повышение внимания к коммуникационным технологиям, способствующим привлечению  поставщиков к участию в конкурентных закупочных процедурах;

     – расширение практики формирования предприятиями - покупателями (фокусными предприятиями) управляемых ими цепей поставок;

     – ориентация всё большего числа предприятий - покупателей на установление длительных взаимоотношений с ограниченным количеством тщательно отобранных, внушающих доверие поставщиков.

     Деятельность  предприятия - покупателя как в странах  с высоким уровнем развития экономики, так и в Российской Федерации  трансформируется, естественно, с некоторой  разницей в темпах, из приобретения на рынке необходимых для осуществления  производственного процесса материально-технических  ресурсов в выбор поставщиков - партнёров  как гарантов стабильного, контролируемого  и регулируемого процесса обеспечения  постоянного наличия необходимых  покупателю исходных ресурсов производства, и в управление поставщиками и  их рыночным предложением в ходе активного  информационного взаимодействия с  ними.

     Таким образом, от того, насколько правильно  предприятие организует систему  управления закупками, зависит вся  дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия.

     Целью написания выпускной квалификационной работы является изучение теоретических  основ управления снабжением, анализ системы управления закупками на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика», разработка рекомендаций по ее совершенствованию и оценка эффективности новой системы управления закупками на предприятии.

• изучить экономическую  сущность и особенности управления закупками на предприятии;
• исследовать формы и методы снабжения предприятия материальными ресурсами;
• провести анализ системы управления закупками на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика»;
• разработать рекомендации по совершенствованию системы управления закупками на предприятии;
• оценить эффективность новой системы управления закупками на предприятии.

     Объект  исследования – ОАО «Новосибирская макаронная фабрика», которое выпускает макароны, полностью соответствующие мировым стандартам.

     Предметом исследования является процесс управления закупками на предприятии.

     Методологической  базой послужили труды ведущих  российских и зарубежных авторов  в области материально-технического снабжения деятельности предприятия, таких как: Афанасьева Н.В., Балашевич  М.И., Баско И.М., Висюлин Ф.П., Дилфорт  Д., Кирсанов В.Н., Фатхутдинов Р.А.

     Информационной  базой послужили данные управленческого  и бухгалтерского учета общества с ограниченной ответственностью ОАО  «Новосибирская макаронная фабрика».

     Практическая  значимость заключается в том, что  разработанные рекомендации позволят совершенствовать систему управления закупками, повысят эффективность  процессов снабжения на предприятии.

     Актуальность, цель, задачи, предмет, объект обусловили структуру выпускной квалификационной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

     В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены общетеоретические  основы управления закупками. Она содержит исследование понятия закупок, структуру  системы управления закупками, особенности  и так далее. Основной частью этой главы является изучение места и  роли управления закупками в системе  производственного менеджмента  предприятия. Здесь рассмотрены  цели, задачи, формы, методы, структура  управления снабжением, сущность и  планирование производственных запасов.

     Во  второй главе проводится анализ системы  управления закупками ОАО «Новосибирская макаронная фабрика». Здесь дана общая  характеристика общества с ограниченной ответственностью, динамика структуры  и численности персонала, организационная  структура управления предприятием, формы снабжения и прочее. Проведен анализ элементов управления закупками  на предприятии с позиций их эффективности.

     В третьей главе работы разработаны  рекомендации по совершенствованию  системы управления закупками на предприятии и произведена оценка их эффективности.

     глава 1. Место и роль системы  управления закупками  в деятельности предприятия  в современных  условиях 

     1.1 Экономическое содержание  закупочной деятельности  на предприятии 

     Рациональная  организация закупок в значительной мере предопределяет на предприятии  уровень использования средств  производства, рост производительности труда, снижение себестоимости продукции, увеличение прибыли и рентабельности. Этим определяется роль и значение закупок в системе управления предприятием.

     Закупочная  деятельность предприятия - деятельность предприятия - покупателя по приобретению исходных факторов производства на рынке  поставщиков. Закупочная деятельность это достаточно динамично развивающаяся  сфера коммерческой работы промышленного  предприятия, и за рубежом и в  России она прошла целый ряд этапов своего развития. Только за последние  сорок лет в теории закупок  сменились семь основных философских  концепций, отображающих эволюцию подходов к логике и содержанию закупочной деятельности промышленных предприятий [6, c. 223].

     В рамках решения поставленных задач, рассмотрим основные этапы развития закупочной деятельности в нашей  стране (табл. 1.1). 

     Таблица 1.1 – Этапы развития закупочной деятельности в СССР и Российской Федерации

     Этап  «Зрелость» развития закупочной деятельности в нашей стране будет представлен, по нашему мнению, двумя его ступенями, в связи с тем, что Россия достаточно быстро догоняя в области организации  закупок, наиболее экономически продвинутые  страны, вошла в этап «Зрелость  I» с большим количеством проблем и нерешённых практических и теоретических задач в этой сфере, а также с достаточно низким уровнем профессиональной подготовки работников закупочных служб промышленных предприятий.

     Тормозит  развитие закупочной деятельности в  хозяйственной практике российских промышленных предприятий и отсутствие должного внимания к ней со стороны  современной экономической науки. Например, рыночная коммуникационная составляющая закупок, без которой, как показывает анализ тенденций  развития закупочных процессов в  промышленно развитых странах, повышение  результативности коммерческой работы промышленных предприятий в современных  условиях становится практически невозможным, в теоретическом плане исследована  явно недостаточно, что сдерживает практическое внедрение адекватных закупочных технологий.

     Переход к этапу «Зрелость II», который по содержанию будет включать в себя создание и управление цепями поставок и координацию деятельности поставщиков посредством формирования их интегрированных ассоциаций для российских промышленных предприятий дело несколько отдаленного будущего. Однако следует отметить, что Россия может пройти этот путь достаточно быстро, так как она имеет возможность воспользоваться опытом стран, уже прошедших его, и, следовательно, избежать ошибок, допущенных ими в этом процессе, а также применять на практике новейшие зарубежные научные разработки в области организации закупочной деятельности и управления цепями поставок.

     В последнее время в России наблюдается  рост интереса предприятий негосударственного сектора к использованию конкурентных процедур при организации своей  закупочной деятельности. Подобная тенденция  объясняется, в частности, тем фактом, что при правильном проведении конкурентных закупок достигаемая экономия средств  заказчика может составлять в  среднем от 5 до 15 %, а по утверждениям зарубежных специалистов до 40 %. По данным российских консалтинговых фирм число  обращений негосударственных предприятий  к консультантам по вопросам регламентирования  закупок и организации проведения конкурентных закупочных процедур ощутимо  растёт, что также подтверждает наличие  вышеназванной тенденции [3, с. 25].

     Предметом закупок служат средства производства или материальные ресурсы, потребляемые в процессе производства. Они подразделяются на предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо и тому подобное) и средства труда (машины, механизмы, оборудование, транспортные средства и тому подобное) [25, c. 9].

     Снабжение производства необходимыми материальными  ресурсами является начальным звеном производственного процесса, а сбыт готовой продукции - его завершением. Под закупочной деятельностью предприятия понимается процесс обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно - хозяйственной деятельности. От организации закупок, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия [34, с. 223].

     Хорошо  организованная закупочная деятельность оказывает большое влияние на все стороны производственной и  финансовой деятельности предприятия. Нарушение ритмичности закупок  не позволяет вести нормальное производство, вызывает простои предприятий, цехов, участков – снижает эффективность  материального производства.

     Правильная  организация закупок способствует повышению технического уровня производства, быстрейшему внедрению и освоению новых видов техники, оборудования, усовершенствованию всех технологических  процессов, укреплению финансово-экономического положения предприятия [2, c. 10].

     В закупках, как в любом производственном процессе, участвуют: труд рабочих и  служащих (транспортировка, погрузка, разгрузка, хранение, расфасовка, учет), средства труда (склады, хранилища, транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, инвентарь, вычислительная техника), предметы труда (топливо, горючее, ремонтные, упаковочные, строительные материалы) [29, с. 11].

     Конечной  целью закупочной деятельности должно быть увеличение прибыли предприятия. Предпринимателю, никогда не упуская  из виду эту цель, следует сосредоточить  все усилия на том, чтобы сделать  выбор тех материалов, услуг и  источников снабжения, которые лучше  всего удовлетворяют его потребности  при наименьших издержках и надлежащем качестве.

     Роль  закупок становится особенно понятной, если мы сравним издержки на приобретение материалов и услуг с издержками по другим статьям (рис. 1.1).

     Закупки – это нечто большее, чем просто акт купли. Для этого надо обладать множеством различных навыков, в  том числе умением точно прогнозировать потребности и поддерживать хорошие  взаимоотношения с поставщиками. Полезно также умение работать с  компьютером, так как многие процедуры  осуществления закупок можно  упростить именно с помощью компьютера. Экономия на затратах по закупкам может  привести к существенному росту  прибыли, как это показано в таблице 1.2 [16, c. 558].

     Отметим, что если отношение прибыли к  величине продаж составляет всего 2%, то экономия в 1000 рублей, полученная на закупках, будет эквивалентна прибыли, получаемой от увеличения продаж на 50 тысяч рублей.

     В широком смысле закупочная деятельность включает также точную оценку потребности  в материалах и услугах; поиск  и отбор соответствующих поставщиков; согласование с поставщиками таких  вопросов, как, например, цены и сроки  поставок; обсуждение условий контрактов и заказов; ясное понимание того, будет ли фирма-поставщик надежным партнером в течение всего  срока действия договора [18, c. 110].

     Классическим  примером эмпирического подхода  к практике закупочной деятельности может служить правило приобретать  товары и услуги нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у нужного поставщика и по нужной цене (рис. 1.2).  

     Рисунок 1.2 – Задачи управления закупками 

     Если  производственные предприятия, оптовики и розничные торговцы полностью  соблюдают перечисленные выше принципы закупок, то им, по всей вероятности, обеспечен  успех в их закупочной деятельности [5, c. 85].

     Задачи  закупочной деятельности и их характеристика представлены в приложении А.

     Эффективность управления закупками достигается  в том случае, если предприятие  хорошо осведомленно обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках; о темпах использования закупленных  материалов; о поставляемых количествах  и циклах поставок; об именах поставщиков  и ценах на их товары; о цикличности заказов и заказанных количествах; об изделиях, возвращенных заказчиками. Схема реализации модуля «Управление закупками» (Снабжение) представлена в приложении Б.

     Предприятие должно контролировать ход закупок, по меньшей мере, один раз в год, при этом оно должно получить ответы на два ключевых вопроса:

• В какой мере затраты компании на приобретение сопоставимы с затратами конкурентов?
• Каковы потери от усадки, брака и краж?

     Простым способом измерения эффективности  закупочной деятельности является сопоставление  себестоимости продаваемой продукции  компании со средним показателем  по отрасли [39, c. 8]. Такие среднеотраслевые показатели, публикуемые ежегодно торгово-промышленными  ассоциациями и профессиональными  объединениями, могут быть использованы в качестве сравнительных нормативов.

     Основной  задачей предприятия по организации  и управлению закупками является своевременное, бесперебойное и  комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными  ресурсами для осуществления  производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми  заданиями. При этом сам процесс  снабжения должен осуществляться при  минимальных транспортно-складских  расходах и наилучшем использовании  материальных ресурсов в производстве.

     В практике работы предприятий различают  две формы снабжения: транзитную и складскую [35, с. 15].

     При транзитной форме снабжения предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, облагораживающих или производящих. Применение этой формы экономически оправдано во всех случаях, когда потребное на данный отрезок времени количество сырья и материалов равно транзитной норме или больше ее.

     Складскую форму снабжения, при которой необходимые материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, экономически целесообразно использовать для материалов, потребляемых в небольших количествах.

     В настоящее время преобладает  транзитная форма поставок. Однако, усиливается тенденция снижения ее удельного веса за счет роста  складских поставок. Транзитная форма  снабжения в современных условиях хозяйствования имеет ряд недостатков. В частности, поставки осуществляются строго в соответствии с транзитными  нормами, что затрудняет организацию  снабжения относительно мелких предприятий  или в случае потребности в  ресурсах меньшей транзитных норм поставок.

     При транзите имеются сложности в  комплектном обеспечении потребителей средствами, поскольку в поставках  обычно принимают участие несколько  предприятий-поставщиков, не имеющих  единого цикла, ритма производства и поэтому поставляющих продукцию  в различные сроки [23, c. 16].

     Материальные  ресурсы поступают на железнодорожные  склады или водную пристань, откуда потребители вынуждены забирать их и доставлять на свои склады собственным  транспортом, что связано с немалыми расходами.

     Поставленная  транзитом продукция сразу потребителями  обычно не употребляется, что вынуждает  их иметь дополнительные складские  площади, подъемно-транспортные машины, механизмы, технологическое оборудование, штат складских работников. На предприятиях образуются сверхнормативные запасы материалов, на что отвлекаются оборотные  средства.

     Складские поставки обеспечивают потребителей необходимыми материальными ресурсами в нетранзитных нормах. Это рационализирует сроки, количественные объемы отдельных поставок продукции, усиливает хозяйственную активность предприятий-потребителей, избавляет их от больших складских хозяйств.

     При этом создаются все предпосылки  для достижения комплектности обеспечения  производства средствами, так как  потребитель получает ассортиментную продукцию не от нескольких, не связанных  между собой, предприятий-поставщиков, а от одного – предприятия снабжения.

     Складская форма снабжения позволяет, при  необходимости, изменить первоначальный заказ предприятий-потребителей. Отпуск средств со складов снабженческо-сбытовых организаций производится с большей  частотой по сравнению с транзитной формой поставок, потому что объем  разовой партии отпуска не регламентирован. Это повышает степень гарантии бесперебойного обеспечения производственных процессов.

     При складской форме снабжения значительно  экономится время, затрачиваемое инженерно-техническими работниками предприятий-потребителей на транспортно-экспедиционные и снабженческие  функции, сокращается документооборот, так как поставщик имеет хозяйственные  связи с ограниченным числом получателей  продукции – снабженческо-сбытовыми  организациями [37, c. 17].

     При выборе транзитных или складских  поставок в конкретных случаях наиболее целесообразна та, которая обеспечивает непрерывность производственного  процесса при оптимальных запасах  средств и наименьших общественно-необходимых  затратах.

     От  выбора формы поставок зависит характер работы по реализации планов снабжения, структура хозяйственных связей, уровень материальных запасов, размещение складской сети, использование транспортных средств в поставках, величина заготовительных  расходов.

     При выборе формы снабжения следует  учитывать объем потребления  каждого вида поставляемой продукции, действующие минимальные транзитные или заказные нормы отгрузки; величину транспортно-заготовительных расходов; наличие складов и средств  механизации; уровень материальных затрат; наличие крупных транспортных коммуникаций; расстояние от пункта назначения до потребителя, от изготовителя до потребителя.  

     1.2 Формирование системы  управления закупками  материальных ресурсов 

     Закупка материальных ресурсов массового спроса является сложным процессом, приводящим как к высоким прибылям, так  и к значительным потерям. В этой связи на предприятии обязательным является формирование системы управления закупками материальных ресурсов, включающей методы и формы закупок; отбор  поставщиков; стратегии управления запасами продукции и другие.

     Перечисленные компоненты являются основой для  совершенствования подхода к  управлению закупками и снабжением предприятия в конкретных условиях хозяйствования и позволяют повысить эффективность управления потребляемыми  ресурсами.

     Важнейшим элементом системы снабжения  предприятия, определяющим выбор метода закупок товарно-материальных ресурсов является модель управления запасами. Применение моделей управления запасами связано со спецификой отраслевого  характера, а также с организационно-техническим  уровнем предприятия.

     Не  менее важным элементом эффективного управления процессом закупок и  снабжения является выбор поставщиков  материальных ресурсов для производственной деятельности (рис. 1.3).

     Рисунок 1.3 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов 

     Особенности современного бизнеса удорожают  и усложняют ведение хозяйственной  деятельности, что приводит к отказу предприятия заниматься им полностью  самостоятельно. Поэтому, процессу выбора поставщиков должен предшествовать процесс разработки модели определяющей необходимость применения партнерства и различных его вариантов, либо отказ от таковых.

     При выборе типа партнерства, следует учитывать  факторы, обеспечивающие мотивацию  всех партнеров и позволяющие  сторонам достичь желаемого результата. Только после определения типа партнерских  отношений можно преступать к  выбору поставщиков материальных ресурсов. Алгоритм выбора поставщиков включает следующие блоки.

     Блок 1. При формировании базы данных следует  обратить внимание на сезонный характер спроса некоторых групп товаров, подверженных естественной убыли.

     Блок 2. Здесь предусматривается возможность  выбора расчетной модели не только с учетом известных модификаций EOQ, но и с учетом ограничений и  нелинейностей параметров, например, оптовые и дифференцированные скидки и другие мероприятия.