Совершенствования механизма документирования аттестации в арбитражном суде

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

После обновления политического руководства в России стали складываться условия для проведения масштабной административной реформы, призванной обеспечить модернизацию государства, повышение эффективности публичной власти всех уровней. Важным элементом административной реформы является совершенствование института государственной службы, который представляет собой основу механизма государственного управления.

Реформирование системы  государственной службы проводится одновременно с оптимизацией и стабилизацией  структуры государственных органов (прежде всего органов исполнительной власти), их аппаратов, упорядочением финансирования расходов на государственное управление, которое направлено на повышение эффективности и результативности деятельности этих органов. Гражданская служба должна быть основана на профессионализме и высокой квалификации государственных гражданских служащих, которые, выполняя управленческие функции, выступают представителями публичной власти, действуют в интересах государства и общества¹.

Как известно, хорошее управление – это прежде всего хорошие управляющие, т.е. кадры. Для их формирования требуется существенное изменение роли, функций и моральных качеств гражданских служащих, повышение предъявляемых к ним требований. От качества подготовки и компетентности государственных служащих, их добросовестного отношения к должностным обязанностям во многом зависит профессионализм всей государственной службы, ее авторитет в обществе, в глазах каждого конкретного гражданина. При таком положении необходимо качественное обновление кадрового потенциала органов государственной власти, приток на государственную гражданскую службу высококвалифицированных кадров².

В значительной степени  этому может способствовать документационное обеспечение аттестации государственных служащих, но только при правильной ее организации. Опыт развитых демократических государств Европы и Северной Америки свидетельствует о том, что аттестация является действенным средством работы с кадрами, позволяющим осуществлять контроль над уровнем квалификации и профессионализмом гражданских служащих.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что Останкинский районный суд, как и все государственные учреждения сталкиваются с проблемами документирования. Владение современной нормативной-законодательной базой по делопроизводству, системами проверки и оптимизации документов, квалификации, навыков работы с электронным документооборотом влияют на результат деятельности специалистов.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы, при помощи которого процессы документирования приобретают нормативный или упорядоченный характер. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов в управлениях  и аппарате суда. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов с минимальными затратами времени. Документационное обеспечение аттестации государственных служащих в Арбитражном суде Московской области является основой качественного информационного сопровождения.

Хорошо организованный документооборот вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе организации конкретность и оперативность. Документационное обеспечение аттестации государственных служащих в Арбитражном суде Московской области дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, современно выявлять недостатки и устранять их, учитывать, а также принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

Несмотря на позитивные сдвиги, произошедшие в результате реформирования государственной службы, в большинстве случаев аттестация страдает прежними недостатками (неусовершенствованное документационное обеспечение государственных служащих при аттестации зачастую носит формальный характер, нередко служит инструментом избавления от "неугодных" служащих), а потому не способствует достижению тех целей, ради которых проводится. Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Знание  основ документационного обеспечения управления необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющими ее зафиксировать ³, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при аттестации государственных служащих.

Формализм в проведении аттестации дополняется игнорированием во многих случаях руководителями ее результатов. Преобладающим оказывается усмотрение руководителя при принятии решения по итогам аттестации, а не реальные результаты оценки при проведении аттестации⁴. К сожалению, такое положение дел не способствует её превращению в реальное средство обеспечения высокого уровня профессионализма и компетентности гражданских служащих. Правильное документационное обеспечение при аттестации госслужащих имеет важное значение не только в судебном праве, но и в любой отрасли права.

При написании дипломной  работы были использованы различные источники исследования, а именно: нормативные документы, регламентирующие проведение аттестации госслужащих, учебные пособия, статьи, сайты глобальной сети internet и др. Следует отметить недостаточную изученность поставленной проблемы, и, как следствие, низкую проработанность ее в источниках.

Документационное обеспечение  при аттестации государственных служащих является актуальным вопросом в настоящее время, именно поэтому видна практическая ценность данной работы, прежде всего в возможности осознать и воспринять теоретические и практические аспекты разрабатываемой темы в ее единстве и соотношении с современностью. Что касается разработанности темы исследования работы, то хочется отметить, что по вопросам работы имеется довольно большое количество различных исследований, монографий и научных статей.

В процессе работы мною использовались общепризнанные методы – формальная и диалектическая логика, историзм, связь с практикой, прав человека.

Объектом исследования является документирование кадровой службы Останкинского районного суда.

Предметом – документирование аттестации государственных гражданских служащих на примере Останкинского районного суда.

Цель данной работы совершенствование механизма документирования аттестации госслужащих в Останкинском районном суде.

Для достижения намеченной цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические и нормативно-правовые основы документирования аттестации госслужащих;
2. Проанализировать процедуру и выявить проблемы документирования аттестации госслужащих в Останкинском районном суде;
3. Разработать практические рекомендации, направленные на совершенствование процедуры документирования аттестации госслужащих в Останкинском районном суде.

Методы исследования в дипломном проекте составляют: общенаучные методы анализа и синтеза, использованные при работе с литературой, нормативно-правовой и внутренней документацией организации, при исследовании компании в целом, стандартизация, унификация, контент-анализ документов.– документоведческие методы.

Структура дипломного проекта  обусловлена целью и поставленными  задачами, она включает в себя: введение, основную часть, состоящую из трех глав, каждая из которых несет свою функцию. Главы разделенны на параграфы. заключение, приложение, список использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются теоретические и нормативно-правовые основы документационного обеспечения аттестации госслужащих. Во второй особенности процедуры документационного обеспечения аттестации госслужащих в Арбитражном суде Московской области. В третьей главе, уделяется внимание вопросам совершенствования механизма процедуры документационного обеспечения аттестации госслужащих в Арбитражном суде Московской области. В заключении делаются выводы на основе выводов по главам.

На защиту выносится: краткая характеристика Арбитражного суда Московской области; нормативно-правовая база этой организации; анализ процедуры документационного обеспечения аттестации госслужащих в Арбитражном суде Московской области и на основе этого предложены пути совершенствования процедур документационного обеспечения аттестации..

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ АТТЕСТАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ

1.1. Понятие документирования аттестации государственных служащих в трудах зарубежных и отечественных ученых

Документационное обеспечение  аттестации государственных гражданских служащих выступает одним из основополагающих элементов в построении карьеры служащего и определения необходимости его дальнейшего нахождения на службе.

Существенные изменения, происходящие в настоящее время  в институтах государственной службы, в результате проводимых административной реформы и реформы государственной службы, заставляют несколько по-иному подойти к содержанию рассматриваемого понятия, а также к его правовым последствиям.

Рассмотрим некоторые  определения документационного обеспечения аттестации государственных служащих в трудах зарубежных и отечественных ученых, приводимые как в научной литературе, так и в нормативно-правовых актах.

Следует заметить, что  относительное разнообразие определений документационного обеспечения аттестации мы можем обнаружить лишь в специальной юридической литературе, посвященной рассматриваемой проблематике, в то время как законодательство не отличается особым разнообразием определений.

Рассмотрим определения, относящиеся к нормативным определениям аттестации.

Часть 1 ст.48 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" указывает, что аттестация гражданского служащего проводится в целях определения его соответствия замещаемой должности гражданской службы⁵.

Статья 2 Положения о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации указывает, что аттестация проводится в целях определения соответствия гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы на основе оценки его профессиональной служебной деятельности⁶.

Продолжим рассмотрение вопроса с определений, приводимых в специальной юридической литературе.

Так, Большой юридический  словарь характеризует аттестацию (от лат. attestation – свидетельство) как свидетельство, определение квалификации работника, уровня знаний учащихся, отзыв или характеристику⁷.

Энциклопедический юридический словарь понимает под аттестацией "определение квалификации работника с целью проверки соответствия занимаемой должности"⁸.

Справочник по государственному и муниципальному управлению трактует аттестацию как определение, проверку, оценку профессиональных, деловых и личностных качеств государственного служащего, установление его служебно-должностного соответствия предъявляемым требованиям к государственной службе.

В.Ф. Халипов и Е.В. Халипова определяют аттестацию как отзыв о способностях, знаниях, деловых и иных качествах какого-либо лица, характеристику⁹.

А.П. Жиров характеризует аттестацию как установленную государством форму периодической проверки специальной трудовой правоспособности определенной категории работников и качества выполнения ими своей трудовой функции с целью установления соответствия аттестуемых занимаемой должности, повышения их профессионального и морально-политического уровня, а также содействия администрации в улучшении подбора и расстановки кадров¹⁰.

Д.М. Овсянко определяет аттестацию как процедуру, способствующую совершенствованию деятельности по подбору, повышению квалификации, расстановке государственных служащих, определению уровня их профессиональной подготовки и соответствия замещаемой должности, присвоению очередного квалификационного разряда¹¹.

Д.Н. Бахрах аналогично В.И. Курилову выдвинул двойственную трактовку аттестации. Так, Д.Н. Бахрах выделяет: общую аттестацию, проводимую в целях оценки работы государственных служащих, повышения у них чувства ответственности, и персональную аттестацию, проводимую в целях решения вопросов о присвоении государственному служащему очередного звания, о назначении государственного служащего на иную должность, об увольнении служащего, как следует из названия, персональная аттестация проводится в отношении отдельных государственных служащих¹².

Аттестация призвана способствовать формированию кадрового  состава государственной гражданской  службы Российской Федерации, повышению  профессионального уровня гражданских  служащих, решению вопросов, связанных с определением преимущественного права на замещение должности гражданской службы при сокращении должностей гражданской службы в государственном органе, а также вопросов, связанных с изменением условий оплаты труда гражданских служащих.

Как можно видеть, базовая  цель аттестации прослеживается в каждом из рассматриваемых определений, а  именно: определение пригодности  служащего к дальнейшей работе в  занимаемой должности.

Что касается определений  аттестации, содержащихся в нормативно-правовых актах субъектов Российской Федерации, то, представляя собой лишь простую компиляцию федерального законодательства, они мало чем отличаются от определений аттестации, приводимых в действующем федеральном законодательстве.

Таким образом, мы наблюдаем  сохранение практики законодательных собраний субъектов Российской Федерации в части, касающейся принятия законов о государственной гражданской службе, простой компиляции и минимального внесения изменений.

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рассмотрим определения  документационного обеспечения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141  98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления определяет как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹³.

А.С. Гринберг характеризует документационное обеспечение, как комплекс документированных информационных ресурсов, которое направлено на решение таких задач, как:

• Документирование принимаемых управленческих решений;
• Получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
• Организация хранения, поиска и выдачи документов и поручений, анализ качества и сроков исполнения;
• Организация хранения, поиска и выдачи документов для выполнения функций управления, деловых процессов и процедур¹⁴.

М.Ю. Рогожин определяет документационное обеспечение управления, как документирование управленческой деятельности предприятия, осуществляемое посредством фиксации информации на различных носителях в соответствии с установленными порядком и правилами¹⁵.

В.В. Борискин характеризует документационное обеспечение управления, как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций¹⁶.

В.В. Спивак утверждает, что система документационного обеспечения управления позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддержать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам¹⁷.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно констатировать, что документационное обеспечение аттестации государственных служащих приобрела вид узкоспециализированного явления, целью которого является отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами при аттестации государственных служащих, то есть определение дальнейшего соответствия служащего замещаемой должности. Относительное разнообразие определений мы можем обнаружить лишь в трудах отечественных ученых, посвященных рассматриваемой проблематике, в то время как законодательство не отличается особым разнообразием определений.

1.2. Нормативно-правовые основы документирования аттестации госслужащих

Документационное обеспечение  аттестации федеральных государственных служащих декларируется современным законодательством в качестве обязательной нормы для движения документов внутри организации по вопросам определения уровня профессиональной подготовки и соответствия государственного служащего занимаемой должности федеральной государственной службы, а также для решения вопроса о присвоении ему квалификационного разряда.

Документационное обеспечение  управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией. В которой фиксируется все важнейшие управленческие решения.

Нормативно-методическое регулирование документационного  обеспечения управления аттестации госслужащих позволяет грамотно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование  осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
• организовать документооборот;
• обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативную базу документационного  обеспечения аттестации госслужащих составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
•  В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Рассмотрим более подробно нормативную базу документационного обеспечения аттестации госслужащих:

• Федеральный закон от 27  июля  2006  г. №  149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В настоящий Федеральный закон содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней¹⁸;
• Федеральный закон от 10  января  2002  г. №  1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изменениями на 8  ноября  2007  г.) устанавливает основы придания юридического значения электронным документам¹⁹;
• Федеральный закон от 29  июля  2004 г. №  98 "О коммерческой тайне"(с изменениями на 24  июля  2007  г.) определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее²⁰;
• Гражданский кодекс  РФ (Федеральный закон от 30.11.1994  г. №  52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы гражданский правоотношений²¹;
• Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001  г. №  197-ФЗ) – Содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений²²;
• Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 г. №  63-ФЗ) устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией²³;
• Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от  07.06.1993 г. определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов;
• ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.052.1998 г. №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.24
• ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел: новые реквизиты, небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми²⁵.
• Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489 – 1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи:
• Принятие политики или стандартов в сфере управления документами;
• Распределение ответственности/полномочий по управлению документами;
• Установление/распространение процедур, руководящих указаний;
• Предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию;
• Интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности²⁶.
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах27.
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов²⁸.
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. устанавливает сроки хранения документов.
• Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия.

В законодательстве регламентирован  порядок аттестации различных категорий  служащих. В данном случае вопросы  документирования аттестации служащих мы будем рассматривать на основе нормативных актов, посвященных  аттестации государственных служащих. Следует отметить, что их положения в определенной части могут быть использованы и при организации аттестации других категорий служащих, в том числе и в негосударственных организациях.

Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федерации"№  58 ФЗ от 27.05.2003 г. гласит, что аттестация проводится для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия государственного служащего занимаемой государственной должности государственной службы, а также для решения вопроса о присвоении государственному служащему квалификационного разряда²⁹.

В Федеральном законе от 27.07.2004 г. № 79 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (с изменениями от 02.02.2006 г.) этим вопросам полностью посвящена ст.  48 «Аттестация гражданских служащих». О внеочередной аттестации гражданских служащих сказано в ст. 31. В ст. 37, посвященной расторжению служебного контракта по инициативе представителя нанимателя, говорится о возможности расторжения служебного контракта и увольнении служащего вследствие его недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих называется в ст. 44 одним из направлений кадровой работы. В ст. 47 определено, что положения должностного регламента учитываются при проведении аттестации гражданского служащего. Оценка результатов профессиональной служебной деятельности гражданских служащих посредством проведения аттестации называется одним из приоритетных направлений формирования кадрового состава гражданской службы (ст. 60). Результаты аттестации гражданского служащего могут быть основанием для направления гражданского служащего на профессиональную переподготовку, повышение квалификации или стажировку (ст.  62)³⁰.

В ст. 48 Закона установлено, что Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации утверждается указом Президента РФ. В настоящее время действует Положение, утвержденное Указом Президента РФ от  01.02.2005 г. № 110 (Приложение 1). В Положении определяется порядок проведения аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, замещающих должности государственной гражданской службы Российской Федерации в федеральном государственном органе, государственном органе субъекта Российской Федерации или их аппаратах.