Теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций

Содержание

Ведение

Эффективная организация системы  первичного учёта становится в настоящее  время насущной проблемой, требующей  если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что  сегодня значительная часть российских предприятий, пережив все экономические  и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и тем  не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций  в условиях рыночной экономики, при  этом коренным образом изменился  подход к ведению бизнеса.

Необходимость планирования, надлежащего  учёта и контроля всех имеющихся  на предприятии ресурсов наряду с  пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к систем, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности  руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно  сказывается на общей эффективности  управления. В этой связи вопросы  реорганизации и модернизации действующих  на предприятии систем первичного, а далее - управленческого и финансового  учёта становятся более чем актуальными.

Следует отметить, что первичный  учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния  первичного учёта на 70-80% можно проецировать на систему бухгалтерского учёта  и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимым условием обеспечения высокой эффективности  первичного учёта, является разработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует  достаточная научно - практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации  первичного учёта.

Цель данной работы - проанализировать систему первичного учета на предприятии и разработать пути ее совершенствования.

Основными задачами являются:

1. Раскрыть теоретические основы первичного учета.

2. Представить процесс документирования  хозяйственных операций.

3. Описать организацию первичного учета на предприятии МАДОУ "Ладушки".

4. Выявить недостатки системы  первичного учета на предприятии  МАДОУ "Ладушки".

5. Предложить мероприятия по  совершенствованию первичного учета на предприятии МАДОУ "Ладушки".

Объектом исследования в работе является МАДОУ "Ладушки". Предметом исследования является система первичного учета на предприятии.

Теоретической основой настоящей  работы послужили научные труды  отечественных и зарубежных учёных в области аудита, первичного учёта, документоведения, делопроизводства, бухгалтерского (финансового, управленческого) учёта, экономики предприятия: Е.М. Гутцайта, Монтгомери, В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и др., а также материалы научных  периодических изданий по изучаемой  проблематике.

Кроме того, работа базируется на изучении и анализе законодательных актов  и нормативных документов, регулирующих аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта в Российской Федерации.

1. Теоретические  основы первичного учета и  документирования хозяйственных  операций

1.1 Понятие первичного  учета

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. [11; с.39].

 Первичный учет является  начальной стадией системного  восприятия и регистрации отдельных  операций, связанных с хозяйственными  процессами и явлениями.

Для сплошного и непрерывного отражения  объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью  применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. [11 с.16].

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. [31; с.24].

 Первичный документ подтверждает  юридическую силу произведенной  хозяйственной операции и устанавливает  ответственность отдельных исполнителей  за выполненные ими хозяйственные  операции.

Документация служит основанием для  последующих бухгалтерских записей  и обеспечивает точность, достоверность  и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы являются средством, при  помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями  и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют  доказательную силу в арбитраже  и судебных инстанциях.

Документы имеют контрольное значение, так  как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать  случаи хищения. Большое значение имеют  документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной  деятельности организации. Документы  используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы  организации, которая используется в управлении.

1.2 Стадии учетного цикла,  место и роль первичного учета  в системе бухгалтерского учета

Целью предпринимательской деятельности является обеспечение общественных потребностей и извлечение дохода. В производственном предприятии  данная цель реализуется в производственно-хозяйственном  процессе. Производственно - хозяйственная деятельность предприятия складывается из отдельных хозяйственных операций по заготовлению сырья и материалов, выпуска готовой продукции, реализации её потребителям, выплате заработной платы, и т.д. Совершаемые хозяйственные операции отличаются друг от друга по содержанию, продолжительности совершения, техническим средствам, используемым при их выполнении, и по целому ряду других признаков. Однако все они взаимосвязаны и представляют собой составные элементы единого хозяйственного процесса.

Задачей бухгалтерской службы предприятия  является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и  финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также  для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками  и иными заинтересованными лицами.

При организации бухгалтерского учета  на предприятии следует определиться с учетной политикой.

Учетная политика представляет собой  совокупность способов для ведения  учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Для формирования учетной политики в организации создается комиссия из числа бухгалтеров, финансистов, юристов и других работников компетентных служб. Комиссия призвана сформировать политику в части выбора наиболее приемлемых способов ведения бухгалтерского учета и исходных положений. Сформированная учетная политика утверждается внутренним документом - приказом или распоряжением, а затем в соответствии с избранной учетной политикой разрабатываются должностные инструкции, положения, схемы документооборота.

При ведении бухгалтерского учета  субъектом должны быть обеспечены:

• неизменность принятой учетной политики в отражении отдельных хозяйственных операций и оценки активов и обязательств в течение отчетного периода;
• полнота отражения в учете всех осуществленных за отчетный период хозяйственных операций и результатов инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
• правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам;
• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на начало каждого месяца. [29; с.48].

В результате своей деятельности любое  предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает  те или иные решения. Практически  каждое такое действие находит отражение  в бухгалтерском учете, который  в свою очередь, состоит из различных  видов работ, подразделяющихся на операции, основанные на методических и технических  приемах.

Документирование выполняет важную функциональную роль в системе экономической  информации. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом  всей системы бухгалтерского учета  и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает  его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью  на завершающем этапе учетного процесса.

В учетном процессе следует различать  четыре стадии. На первой - регистрируют и измеряют учетные данные; на второй - систематизируют их и обобщают в учетных документах; на третьей - объединяют сведения воедино для  подготовки отчетности; на четвертой  стадии обобщают и анализируют данные.

Исходный объект организации процесса учета - учетная номенклатура (от латинского "nomenklatura" - совокупность или перечень названий терминов, употребляющихся в какой-либо отрасли науки). В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают состав названий хозяйственных фактов (явлений и процессов) - это характеристики состояния объектов учета (активы, имущество по форме функционирования), пассивы (обязательства и капитал), хозяйственные процессы, а также результаты деятельности, которые должны быть отражены в системе учета.

В учетной науке издавна существуют чисто теоретические основы и  технологические приемы учета. Исходя из теории главы венецианской школы  учета Фабио Беста (1845 - 1923 гг.) можно провести разграничение учета по времени его проведения.

В состав объектов учета в каждом периоде учетного процесса определяется содержанием хозяйственной деятельности конкретного субъекта и объектами информации. Важную роль в организации учета играет однотипность многих бухгалтерских процедур.

К совокупности правил и технических  приемов бухгалтерского учета, при  помощи которых обеспечивается взаимодействие основных элементов учетной системы, можно отнести: первичное наблюдение; стоимостное измерение; текущую  группировку; итоговое обобщение.

В практике хозяйствования перечисленные  приемы реализуются по-разному.

Первоначальная стадия (этап) учетного процесса, на которой производятся наблюдение, измерение и фиксация результатов в носителе учетной  информации, называется первичным учетом. В общем виде он представляет собой повторяющийся во времени организованный процесс сбора, регистрации, накапливания и хранения информации; в условиях автоматизации - ее передачу в компьютерные носители и первоначальную обработку.

Первичный учет являет собой полноценную  составляющую бухгалтерского и управленческого  учета. В теории бухгалтерского учета  традиционно первичный учет представлен  как начальная стадия учетного процесса, которая включает в себя "документирование операций... (т.е. наблюдение, измерение  и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив". С другой стороны, многие специалисты определяют первичный учет как самостоятельную систему, которая требует надлежащей организации и имеет свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. В качестве примера можно привести определение первичного учета, а именно: "первичный учет представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки".

Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учет действительно  является "первичной стадией" бухгалтерского учета. Однако, кроме  того, первичный учет - это основа управленческого учета, база для  текущего экономического анализа, предмет  внутреннего и внешнего контроля. В частности, в книге Кирьяновой З. В "Методологические и организационные  основы первичного учета" говорится  о том, что система первичного учета служит "основой организации  всей системы бухгалтерского учета  и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности предприятия".

Первичный учет представляет собой  комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими  любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных  объектов предприятия и компании в целом. Такими документами являются накладные и акты (приемные, отгрузочные, на внутренние перемещения), анализные  карточки, удостоверения о качестве и сертификаты, платежные документы (требования, поручения, ордеры, чеки, векселя) и др.

Таким образом, первичные документы  являются носителями информации обо  всех производственно-хозяйственных  объектах и субъектах и их взаимодействиях  и позволяют комплексно оценивать  все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

Основной целью системы первичного учета следует считать обеспечение  такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учета, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия, как за прошедшие, так и за текущий периоды.

Объекты учета в целом можно  объединить в две группы:

• объекты, обеспечивающие ведение хозяйственной деятельности;
• объекты, составляющие хозяйственную деятельность.

Первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует  его как организационное целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в  системе экономических показателей  деятельности организации. Именно из первичных  документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Интеграция различных видов  учета предусматривает создание единого первичного учета для  комплексного использования во всех ее подсистемах.

Стоимостное измерение фактов хозяйственных  операций присуще только оценке и  калькуляции, которые характерны для  следующей стадии учетного процесса. Все свершившиеся хозяйственные  события оцениваются через денежный измеритель как всеобщий эквивалент, затем выбирается стратегия поведения  субъекта на будущее. Перенос данных из учетных регистров в отчетные формы - завершающая стадия учетного процесса.

Главная задача, стоящая перед организацией движения массивов носителей учетной  информации, - оптимизация каналов  передачи. Факт совершения хозяйственных  операций фиксируется в первичных  документах. Поэтому именно они должны содержать достоверные сведения и оформляться в момент совершения операции. Эти обстоятельства важны  в связи с тем, что бухгалтер, не имеющий достаточной базовой  подготовки и/или практического  опыта, не обращает должного внимания на полное оформление первичного документа. В результате к субъекту хозяйствования предъявляются финансовые санкции, поскольку указанные нарушения в большинстве своем способствуют сокрытию или занижению дохода, а, следовательно, и налогооблагаемой базы.

Первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерения  и регистрации явлений хозяйственной  жизни, но и несет в себе контрольные  функции, необходимые для выявления  тех или иных отклонений.

Более половины затрачиваемого на организацию  учетного процесса времени уходит на текущий учет - составную неотъемлемую его часть. Формирование учетной  номенклатуры на данном этапе - самый  сложный организационный вопрос, так как происходит преобразование сообщений (т.е. фактов) в условные знаки - шифры, коды. Для текущего учета  характерны разработка рабочего плана  счетов и отбор хозяйственных  операций, содержанием которых является движение средств, смена одной формы  имущества другой.

Каждый вид операции можно сгруппировать  по различным классификационным  признакам, их наличию и движению. Основные носители учетной информации в процессе текущего этапа - учетные  регистры (счетные таблицы определенной формы) и документы расчетного характера. Кроме них, составляются разного  рода бухгалтерские справки, носящие  сугубо индивидуальный характер (исправление  ошибок, отражение результатов инвентаризации и др.). Запись всех хозяйственных  операций из первичных документов в  учетные регистры осуществляется в  заранее определенном порядке, независимо от избранной формы учета. Здесь  многое зависит от способа ведения  записи, степени детализации или  укрепления объекта учета, применения технических средств и т.д. Условно  количество операций объединяется в  четыре вида:

1) продвижение первичных документов (прием, передача);

2) арифметические действия (подсчет,  расчет);

3) группировка;

4) перегруппировка.

В свою очередь данные виды могут  включать в себя дополнительные операции, количество которых зависит от способа  обработки информации (вручную, автоматизированного), принципов разделения труда и  других причин.

Рациональная организация учета  на данном этапе предполагает установление максимально коротких отрезков времени  на обработку документов по каждой операции, каждому исполнителю и  их своевременную передачу по месту  требования.

Заключительный этап учетного процесса - сводный учет. Он представляет собой  процесс формирования определенных показателей. Информации сводного (итогового) обобщения характеризуют состояние  и результаты деятельности хозяйствующего субъекта. Отличительной особенностью учетных номенклатур данного  учета является то, что по содержанию их можно разделить на два вида:

• обязательные (внешние), регламентируемые соответствующими инструкциями системы отчетности;
• необязательные (внутренние), разработанные самими субъектами.

Важный аспект организации движения учетной информации на этом этапе - установление заранее продуманной  системы взаимосвязи бухгалтерии  с другими подразделениями. При  этом избранные способы ведения  учета должны отвечать общепризнанным нормам и правилам.

Из многообразия способов ведения  учета субъект вправе сам выбрать  те, которые в полной мере обеспечивают учетный процесс и в результате использования которых формируется  полная и достоверная бухгалтерская  информация.

При ведении бухгалтерского учета  предприятие должно обеспечить:

• соблюдение в течение отчетного года принятого правила отражения хозяйственных операций и оценки имущества;
• фиксирование изменений, планируемых на следующий год, в пояснительной записке, прилагаемой к годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год;
• полноту отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций, осуществленных за это время, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;
• правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам; разграничение в учете текущих затрат на производство, инвестиции и другие цели;
• тождество информации аналитического учета данным об оборотах и остатках по синтетическим счетам на первое число каждого месяца.

Для правильности отражения хозяйственных  операций и подведения итогов деятельности субъекта следует выполнить определенные учетные процедуры.

Как свидетельствуют представленные этапы учетного цикла, т.е. последовательных шагов движения, все хозяйственные  операции и явления, которые затрагивают  имущество, обязательства и капиталы, должны быть зарегистрированы в бухгалтерском  учете, независимо от объемов, количества и других параметров. Объектами бухгалтерского учета являются внешние (вытекающие из хозяйственных связей субъекта с  окружающей средой) и внутренние (возникающие  в результате кругооборота хозяйственных  средств внутри самого субъекта) операции.

Регистрация бухгалтерской информации в учетных регистрах подразумевает  группировку (классификацию) и системное  текущее отражение всех хозяйственных  операций, оказывающих влияние на имущественно правовое положение субъектов  посредством счетов и двойной  записи.

Обязательный элемент системы  бухгалтерского учета - документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и  др. Для облегчения бухгалтерских  задач все записи в журналы  следует вносить с необходимой  полнотой и детализацией.

Затем записи из журналов переносят  в Главную книгу посредством  обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала  хозяйственных операций. Эта процедура  завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т.е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены  по счетам Главной книги.

На данном этапе учетного процесса должны быть выполнены две основные задачи:

• проверка равенства итогов дебетов и кредитов записей в Главной книге;
• представление информации о перечне всех открытых счетов и сальдо по этим счетам, что дает возможность провести исправления для подготовки финансовой отчетности субъекта.

И, наконец, заключительным этапом учетных  работ является закрытие номинальных (временных) счетов, данный этап подразумевает  доведение счетов до нуля с тем, чтобы  на них заново отражать операции в  следующем периоде.

Последовательность этапов учетного процесса от анализа хозяйственных  операций до составления финансовой отчетности и закрытия счетов называется учетным циклом. Учетный цикл состоит из следующих этапов:

1.       Анализ операций на основе первичных документов

2.       Регистрация операций в Главном журнале

3.       Перенос проводок в Главную книгу

4.      Корректировка (трансформация) счетов в конце отчетного периода с помощью составления трансформационной таблицы

5.       Закрытие счетов в конце отчетного периода.

6.      Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы.  

Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному  периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочими документами. 

Если в Главном журнале  или Главной книге обнаружена ошибка, она должна быть исправлена. Исправление ошибок производится с  помощью исправительных проводок. Исправительные проводки – это журнальные проводки, которые производятся для того, чтобы скорректировать часть или всю сделанную ранее частично или полностью некорректную журнальную проводку. Обычно для исправления ошибки зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждая корректирующая проводка должна сопровождаться полным объяснением.

Необходимым дополнением к учетному циклу могут быть этапы сбора  информации для системы управленческого  учета, преследующие цель - обеспечить контроль за увеличением доходов  и оптимизации затрат. Периодическое  изменение внешних рыночных условий, инфляционные процессы и другие обстоятельства заставляют обращать внимание на увеличение ассортимента продукции, ориентированной  на потребителей, на объемы поставок и  выбор поставщиков и т.д.

Таким образом, первичный учет как  часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации  и элементы работ, совокупность которых  характеризует его как организационное  целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в  системе экономических показателей  деятельности организации. Именно из первичных  документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Поскольку первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов  по восприятию исходной информации, то его объектами являются учетные  номенклатуры и их движение. Кроме  того, регистрация в документах посредством  оформления хозяйственных операций и материальных носителей первичной  информации делает первичный учет базисом  организации всей системы бухгалтерского учета.