Учет и аудит денежных средств

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный и строго регламентированный характер.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Основные задачи контроля денежных средств, денежных документов и кассовых операций состоят в том, чтобы выявить состояние их сохранности, правильность и законность использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств и документов.

Для выполнения указанных задач необходимо в первую очередь использовать данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета.

В связи с этим целью дипломной работы является комплексное изучение состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств предприятия, выявление недостатков в организации учета и контроля денежных средств на примере структурного подразделения Витебской дистанции сигнализации и связи Транспортного РУП «Витебское отделение Белорусской железной дороги».

Для решения этой цели поставлены следующие задачи:

• Охарактеризовать экономическую сущность и функции денег,;
• изучить теоретические основы учета и использования денежных средств;
• охарактеризовать значение и задачи учета и контроля денежных средств и кассовых операций;
• проанализировать организацию бухгалтерского учета денежных средств на предприятии;
• исследовать организацию синтетического и аналитического учета операций с денежными средствами на исследуемом предприятии;
• определить цели, этапы, последовательность проведения аудита операций с денежными средствами;
• рассмотреть организацию внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием денежных средств;
• разработать мероприятия по совершенствованию учета и контроля операций с денежными средствами.

Теоретической и методологической основой проведенных исследований явились труды отечественных экономистов по исследуемой проблеме в периодической печати, а также нормативно-правовая база Республики Беларусь, регулирующая денежное обращение.

В дипломной работе использованы в качестве теоретического материала аналитические статьи из журналов «Бухгалтерский учет», «Главный бухгалтер», «Вестник МНС», «Бухгалтерский учет и анализ», «Портфель бухгалтера и аудитора», «Консультант». Некоторые теоретические аспекты изложены на основании учебников и учебных пособий: «Бухгалтерский учет» под общей редакцией О.А. Левковича, «Бухгалтерский учет в промышленности» под общей редакцией И. Е. Тишкова, «Аудит» – авторы Макоед И.А., Пупко Г.М., «Ревизия и аудит» – автор Белый И.Н.

В ходе исследования и получения результатов при написании дипломной работы применялись общенаучные методы бухгалтерского учета и контроля.

 

1 ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА КАК  ОБЪЕКТ УЧЕТА И ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ

 

1. Денежные средства: экономическая сущность и задачи их учета и контроля

 

Для правильного понятия экономической сущности денежных средств необходимо дать определение этому понятию. Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, которые могут обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня.

«Деньги – экономическая категория, в которой проявляются и при участии которой строятся общественные отношения: деньги выступают в качестве самостоятельной формы меновой стоимости, средства обращения, платежа и накопления» [29, с. 9].

Они возникают при определенных условиях осуществления производства и экономических отношений в обществе и способствуют дальнейшему их развитию. Под влиянием меняющихся условий развития экономических отношений изменяются и особенности функционирования денег.

Возникновение денег и их применение сопровождалось немаловажными последствиями. Появление денег позволило преодолеть узкие рамки взаимного обмена отдельных производителей товарами и создать условия для возникновения рынка, в операциях которого могут участвовать многие владельцы разных товаров. Это, в свою очередь, способствовало дальнейшему развитию специализации производства и повышению его эффективности.

Важное значение имело то, что благодаря применению денег появилась возможность разделить единовременный процесс взаимного обмена товарами (Т-Т) на два разновременно осуществляемых процесса: первый состоит в продаже своего товара (Т-Д), второй – в приобретении нужного товара в другое время и в другом месте (Д-Т).

При этом применение денег уже не сводится к участию в качестве посредника в процессах обмена товаров. Напротив, функционирование денег приобретает черты самостоятельного процесса: товаропроизводители могут хранить деньги, полученные от реализации своего товара, до момента приобретения нужного товара. Отсюда возникли денежные накопления, которые могли быть использованы как для приобретения товаров, так и для предоставления денег взаймы и погашения долгов.

В результате таких процессов движение денег приобрело самостоятельное значение, отделилось от движения товаров.

Еще большую самостоятельность функционирование денег получило в связи с замещением полноценных денег, обладающих собственной стоимостью, денежными знаками, а также при последующей отмене фиксированного золотого содержания денежной единицы. При этом в обороте стали функционировать деньги, не обладающие собственной стоимостью, что позволило эмитировать денежные знаки в соответствии с потребностью оборота, независимо от наличия золотого обеспечения.

Самостоятельность функционирования денег значительно расширилась при появлении безналичных расчетов, в том числе и расчетов на базе применения электронной техники.

Рассмотренные процессы свидетельствуют о том, что деньги служат необходимым активным элементом и составной частью экономической деятельности общества, отношений между различными участниками и звеньями воспроизводственного процесса.

Сущность денег характеризуется их участием в:

– осуществлении различных видов общественных отношений; сущность денег не может быть неизменной: она должна отражать развитие экономических отношений в обществе и изменения самих денег;

– распределении валового национального продукта, в приобретении недвижимости, земли. Здесь проявление сущности неодинаково, так как различные возможности денег обусловлены разными социально-экономическими причинами;

– определении цен, выражающих стоимость товаров. Изготовление товаров (оказание услуг) осуществляется людьми с помощью орудий труда, с использованием предметов труда. Произведенные товары обладают стоимостью, которая определяется совокупным объемом перенесенной стоимости орудий и предметов труда и вновь созданной живым трудом стоимости.

Кроме того, сущность денег характеризуется тем, что они служат средством всеобщей обмениваемости на товары, недвижимость, произведения искусства, драгоценности и др. Эта особенность денег становится заметной при сравнении с непосредственным обменом товаров (бартером). Дело в том, что отдельные товары также способны обмениваться на другие на условиях бартера. Однако, как уже отмечалось, подобные возможности обмена ограничены рамками взаимной потребности и соблюдением требования эквивалентности таких операций. Только деньгам присуще свойство всеобщей непосредственной обмениваемости на товары и другие ценности.

Денежные средства находятся в постоянном движении. В процессе финансово-хозяйственной деятельности организация использует денежные средства для расчетов с поставщиками за приобретаемые основные средства, материальные ресурсы, с бюджетом по налогам и другим обязательным платежам, для выплаты заработной платы работникам и т.д. Поступление денежных средств в организацию осуществляется в форме платежей за отгруженную покупателям продукцию, доходов по финансовым операциям.

Денежные расчеты выступают важнейшими факторами обеспечения кругооборота средств организации, а их своевременное завершение – необходимым условием непрерывного процесса производства. Они совершаются организацией в двух формах: путем безналичных платежей через банковскую систему (безналичный денежный оборот) или наличными деньгами (наличный денежный оборот).

Безналичный денежный оборот представляет собой совокупность платежей, осуществляемых без использования наличных денег. Государство постоянно расширяет сферу применения безналичных расчетов. На их долю приходится большая часть всего денежного обращения. Таким путем производятся расчеты между организациями.

Наличный денежный оборот представляет собой процесс движения наличных денежных знаков (банкнот, казначейских билетов). Несмотря на то, что наличный денежный оборот составляет меньшую часть денежного оборота, он имеет большое значение. Именно этот оборот обслуживает получение и расходование большей части денежных доходов населения. Наличными деньгами производятся расчеты  организаций с населением, а также расчеты между группами населения. Научная и рациональная организация наличного денежного оборота имеет важное значение для решения многих социально- экономических проблем.

Объемом имеющихся у организации денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность организации –

одна из важнейших характеристик ее финансового положения. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции – и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей хозяйственной деятельности организации.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств являются обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. Поэтому основными функциями бухгалтерского учета денежных средств являются (рисунок 1.1).

 Рисунок 1.1 – Функции бухгалтерского учета денежных средств

 

Денежные средства организаций железнодорожного транспорта представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе организации и на счетах в банках должен обеспечивать выполнение задач, представленных на рисунке 1.2.

 

Рисунок 1.2 – Основные задачи учета денежных средств

 

Решение этих задач во многом зависит от четкого соблюдения следующих основных принципов учета денежных средств:

• свободные денежные средства должны храниться только в банке, их выдача и использование осуществляются только в соответствии с целевым назначением;
• платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации;
• платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия – только в случаях, предусмотренных действующим законодательством;
• платежи производятся за счет собственных средств плательщика или за счет кредитов банка;
• списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание;
• недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обуславливает списание этих средств путем применения установления очередности платежей.

Задачами контроля  за  операциями с денежными средствами являются проверка  достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствия  применяемой методики учета денежных средств на счетах в банках действующим в Республике Беларусь нормативным документам. В процессе проведения ревизий операций с денежными средствами выявляются недостатки и нарушения, связанные с сохранностью активов, документальным оформлением, ведением бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций. Качественная проверка позволяет своевременно обнаружить негативные явления в деятельности организации, а также оперативно разработать меры по устранению недостатков.

Функциями контроля операций с денежными средствами являются (рисунок 1.3):

Рисунок 1.3 – Функции контроля денежных средств

 

Таким образом, правильная постановка контроля на предприятии позволит избежать нарушений в порядке ведения кассовых операций и операций по счетам в банке, а также обеспечит правильное отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и позволит избежать штрафных санкций при проверке государственными ревизионными, налоговыми службами.

 

1.2. Роль денежных средств  в национальной экономике

 

Роль любой экономической категории в экономике определяется теми функциями, которые выполняет эта категория. Соответственно, роль денежных средств определяется теми функциями, которые они выполняют. Вместе с тем, роль денежных средств определяется и экономико-политическим строем общества, изменения в котором приводят и к изменениям роли денег. Роль денежных средств определяется тем результатом, который достигается с их помощью в экономическом и социальном развитии общества. Из того, что деньги используются в деятельности хозяйствующих субъектов, в развитии и повышении эффективности производства, в экономном использовании ресурсов, в росте материальной заинтересованности людей как субъектов экономических отношений — они играют важную роль в повышении роли государства в экономической и социальной жизни общества.

Результаты применения и воздействия денег на различные стороны деятельности и развития общества характеризуют их роль. Разностороннее использование денег и их влияние на развитие страны основывается во многом на том, что продукция производится предприятиями не для собственных нужд, а для других потребителей, которым она продается за деньги. Иными словами, производимая продукция принимает форму товара; между участниками процессов производства и реализации товаров складываются товарно-денежные отношения.

Роль денег, прежде всего, проявляется в результатах участия денег в установлении цены товара. В условиях рыночной экономики эта величина складывается, исходя из стоимости товара, с возможным отклонением цены от стоимости. На цену товара влияют соотношение спроса и предложения и конкуренция, что позволяет снижать цену товара. Однако снижение цен могут допустить производители, у которых уровень издержек ниже. Напротив, производители, у которых уровень издержек выше, вынуждены либо добиться снижения издержек, либо сократить или прекратить производство таких товаров. Механизм ценообразования направлен, следовательно, на повышение эффективности производства, на снижение уровня издержек.

Большое значение имеют деньги в процессе денежного оборота, когда они выполняют функцию средства обращения или средства платежа. При оплате приобретаемых ценностей или оказанных услуг покупатель контролирует уровень цен и качество товаров и услуг, что вынуждает изготовителей снижать цены и повышать качество своей продукции. В итоге это направлено на повышение эффективности производства.

Роль денег меняется в связи с изменениями условий развития экономики. При переходе к рыночной экономике их роль повышается. Так расширяется сфера применения денег при приватизации предприятий и имущества, включая недвижимость. Усиливается роль денег в обоснованной оценке имущества, а также при приобретении имущества (включая недвижимость), так как необходимо располагать соответствующей суммой денег, накопление которых требует немалых усилий.

Повышается роль денег в усилении заинтересованности в улучшении работы предприятий, использовании имущества, включая и возможность увеличения дивидендов.

Деньги играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, в функционировании органов государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении эффективности производства, экономном использовании ресурсов.

С помощью денег можно определить не только суммарную величину издержек (материалы, амортизация, электроэнергия, зарплата и др.) на производство каждого вида продукции и совокупного их объема, но и результаты производства посредством цены отдельных видов продукции, всего ее объема, величину полученной прибыли.

Успешная деятельность государственных органов по удовлетворению социальных и других нужд предполагает получение для этого доходов (за счет налогов и других источников) и целесообразное их расходование. Использование денег позволяет предпринимать меры по увязке и достижению сбалансированности величины денежных доходов и расходов.

Денежная оплата труда рабочих и служащих, денежные доходы предпринимателей побуждают их активизировать свое участие в процессах производства, увеличении его объема, в реализации продукции, поскольку при таких условиях возрастают денежные доходы граждан и предпринимателей, что соответственно может способствовать повышению уровня их благосостояния.

В отличие от натурального распределения продукции между участниками ее производства, денежная оплата позволяет дифференцировать состав и ассортимент продукции, используемой для потребления каждым гражданином благодаря приобретению нужных товаров. При этом владелец денег может не только выбрать нужный ему товар, но также подвергнуть контролю цены и качество приобретаемых товаров.

Важную роль выполняют деньги в экономических взаимоотношениях с другими странами. Деньги используются для оценки и определения выгодности операций по экспорту и импорту товаров, а также для денежных расчетов по таким операциям.

Деньги применяются также при проведении расчетов между странами в связи с кредитными и другими нетоварными операциями. Для характеристики роли денег во внешнеэкономических отношениях важно и следующее. В каждой стране периодически составляется торговый баланс, в котором сопоставляются выраженные в деньгах операции по экспорту и импорту товаров. В результате сопоставления объема экспорта и импорта за определенный период подводятся итоги таких операций в виде активного (превышение экспорта над импортом) либо пассивного (превышение импорта над экспортом) торговых балансов.

Повышение эффективности развития экономики обусловливает проведение мероприятий по усилению роли денег. Для этой цели первостепенное значение имеет преодоление инфляции, а также расширение сферы применения денег, совершенствование организации их обращения, последовательная увязка денежной массы с потребностями оборота.

Вместе с тем следует учитывать, что для последовательного усиления роли денег в повышении эффективности развития экономики необходимы обоснованные меры по обеспечению денежного оборота платежными средствами в соответствии с потребностью в них, а также меры по достижению устойчивости денежной единицы, выражающейся в постоянной покупательной ее способности.

Несмотря на то, что денежные средства не имеют собственной стоимости и товарной природы, они играют чрезвычайно важную роль в национальной экономике. Поэтому в настоящее время все без исключения страны уделяют внимание вопросам учета денежных средств.

 

1.3 Нормативно-правовое регулирование учета и отчетности операций с денежными средствами

 

Учет денежных средств должен осуществляться в соответствии с нормативно-правовой базой, которая включает большое количество нормативных правовых актов. К ним относятся:

I – декреты, указы Президента Республики Беларусь;

II – кодексы Республики Беларусь;

III – законы Республики Беларусь;

IV – инструкции, положения министерств  и ведомств.

В настоящее время достоверный бухгалтерский учет денежных средств организации регламентируется следующими нормативными документами:

1. Закон Республики Беларусь от 29.12.2006 № 188-З (редакция от 29.12.2006) «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Настоящий Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

2. Статьи 19, 30 и 212 Банковского кодекса Республики Беларусь от 25.10.2000 № 441-З (редакция от 22.01.2013)
3. Налоговый Кодекс Республики Беларусь (Общая часть) от 19.12.2002 года № 166-З (редакция от 26.10.2012 N 431-З), предусматривающий обязанность при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет обеспечивать прием наличных денежных средств в порядке, определяемом законодательством.
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (редакция от 08.02.2013) «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов».

До 1 января 2012 г. типовым планом счетов бухгалтерского учета предусматривалось открытие таких субсчетов, как 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы», 50-4 «Валютная касса», 50-5 «Касса филиала».

С 1 января 2012 г. можно открывать следующие субсчета: «Касса организации», «Касса филиала (представительства)», «Валютная касса». Учет денежных документов следует вести на счете 10 «Материалы».

5. Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359 (редакция от 24.10.2011);

В соответствии с данным порядком  расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 минимальных заработных плат в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка, т. е. соответствующие расчеты вправе осуществлять юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, занимающиеся международными автомобильными перевозками грузов, в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, только за услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров Республики Беларусь. Кроме того, редакция подпункта 5.3 вышеназванного документа предусматривает, что расходование наличных денежных средств в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, впредь будет осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на цели, предусмотренные законодательством, и в порядке, определенном Национальным Банком Республики Беларусь.

6. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (редакция от 12.11.2012).

Инструкция устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях.

7. Постановление Правления Национально Банка Республики Беларусь от 27.03.2012 № 136 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь».

Постановлением уточнено, что возвращенные в кассу денежные средства, ранее полученные по чеку в банке и выданные на командировочные расходы, расчеты между юридическими лицами, оплату труда и др., можно расходовать на те цели, на которые они были получены по чеку.

8. Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национально Банка Республики Беларусь от 30.03.2011 № 112.

Инструкция регламентирует сроки и порядок выдачи наличных денег из касс банков на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, алиментов производится в соответствии с законодательством.

9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 г. № 924/16 (редакция от 22.01.2013) «Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр».

Определяет порядок приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, а также вопросы применения кассового оборудования.

10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 06.07.2011г. № 912 (редакция от 17.02.2012) «О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь».