Учет и внутренний контроль денежных средств

1 Организация учета и внутреннего контроля денежных средств на современных предприятиях 
 

     1.1 Сущность, задачи и управление денежными средствами на предприятии 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у предприятий возникают необходимые непрерывные расчетные взаимоотношения с:

• поставщиками за полученные от них товарно-материальные запасы;
• покупателями за отгруженные (отпущенные) им товарно-материальные запасы;
• транспортными органами за их доставку;
• финансовыми органами - по налогам и другим платежам в бюджет;
• банками - по полученным и погашенным займам;
• другими организациями, учреждениями и лицами - по разным хозяйственным операциям;
• рабочими и служащими - по заработной плате и др.

     Деньги - один из основных феноменов экономической  жизни - 
выступают в качестве реальной связи хозяйствующих субъектов государства. 
Нет ничего удивительного в том. что теории денежного обращения 
посвящали свои труды выдающиеся мыслители прошлого времени и 
нынешней    эпохи.    Хорошо функционирующая денежная система способствует максимальному использованию материальных и трудовых ресурсов. И наоборот, разбалансированная денежная система нарушает кругооборот доходов и расходов, парализует силу общества, вызывая резкие колебания уровня производства, занятости, цен.

     Деньги - экономическая категория, в которой проявляются и при участии которой строятся общественные отношения; деньги выступают в качестве самостоятельной формы меновой стоимости, средства, платежа и накопления. •

     Деньги  возникают при определенных условиях осуществления производства и экономических отношений в обществе и способствует дальнейшему их развитию. Под влиянием меняющихся условий развития экономических отношений изменяются и особенности функционирования денег.

     К непосредственным предпосылкам появления  денег относятся:

• переход от натурального хозяйства к производству товаров и обмену товарами;
• «имущественное обособление производителей товаров- собственников изготовляемой продукции.

     Сущность  денег заключается в том, что  они служат необходимым активным элементом и составной частью экономической деятельности общества, отношений между различными участниками звеньев воспроизводственного процесса.

     Сущность  денег характеризуется их участием в:

     - осуществлении различных видов общественных отношений;

     - распределении     валового     национального     продукт     (ВНП),     в приобретении     недвижимости,     земли.     Здесь     проявление     сущности неодинаково, так как различные возможности денег объясняются разными социально- экономическими условиями;

     - в определении цен, выражающих стоимость товаров;

     - служат средством     всеобщей     обмениваемости     на     товары, недвижимости, произведения искусства, драгоценности и др.; 

     - улучшает условия сохранения стоимости.

     Таким образом, деньги выполняют следующие  функции:

     - меры стоимости;

     - средства платежа:

     - средства обращения;

     - средства накопления;

     - мировых денег.

     Самостоятельность функционирования денег значительно  расширилось при появлении безналичных расчетов, в том числе и расчетов на базе применения электронной техники.

     Денежные  расчеты в основной массе осуществляются через учреждения банка под их контролем, в форме безналичных платежей путем списания денежных средств со счета плательщика и зачисления их на счета получателя. Применение безналичных расчетов позволяет государству концентрировать в банке свободных денежных средств, осуществлять строгий контроль за их обращением, сокращает потребность отдельных организаций в наличных деньгах и обеспечивает полную сохранность денежных средств.

     Кроме того, в расчетных операциях между розничными торговыми предприятиями и отдельными гражданами (покупателями) по купле-продаже товаров народного потребления участвует большое количество наличных денег, которые поступают в кассы предприятий в виде денежной выручки от реализации товаров, а затем сдаются в банк. Выручка предприятий является основным каналом возвращения наличных денег в кассы банков. Несвоевременная сдача выручки в банк приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств предприятий, лишает их возможности своевременно оплачивать счета поставщиков и погашение займов банка, обуславливает дополнительную потребность в займах банка и т.д

     Наибольшая  часть поступившей выручки направляется на погашение займов банка, за счет которых осуществлялась оплата стоимости поступивших товарно-материальных запасов, выполнение обязательств перед бюджетом, заимодателями и т.д. Учреждения банка контролируют соблюдение организациями расчетно-платежной дисциплины, и на них возложено кассовое обслуживание торговых организаций путем выдачи им наличных денег для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, на операционные и хозяйственные расходы.

     Денежные  средства связаны со всеми циклами  работы любого хозяйствующего субъекта. На рисунке 1 представлена такая взаимосвязь схематически. 

      Рисунок 1 – «Взаимосвязь деловых  циклов и денежных средств»

     Система эффективного управления денежными  средствами подразумевает выделение четырех крупных блоков процедур, требующих определенного внимания финансового менеджера: 1) расчет финансового цикла; 2) анализ движения денежных средств; 3) прогнозирование денежных потоков; 4) определение оптимального уровня денежных средств.

     Основными задачами анализа денежных средств являются:

     - оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

     - контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

     - контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

     - контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

     - своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

     - диагностика состояния абсолютной ликвидности предприятия;

     - прогнозирование способности предприятия погасить возникшие обязательства в установленные сроки;

     - способствование грамотному управлению денежными потоками предприятия.

     Основным  источником информации для проведения анализа взаимосвязи прибыли, движения оборотного капитала и денежных средств является баланс, приложение к балансу, отчет о финансовых результатах и их использовании . Особенностью формирования информации в этих отчетах является метод начислений, а не кассовый метод. Это означает, что полученные доходы, или понесенные затраты могут не соответствовать реальному “притоку” или “оттоку” денежных средств на предприятии.

     Расчет  финансового цикла. Продолжительность  операционного цикла - показатель, характеризующий  длительность периода в среднем, в течении которого денежные средства «омертвлены» в не денежных оборотных активах. Это оценка прежде всего эффективности производственной и коммерческой деятельности. Что касается финансовой деятельности, одним из главных элементов которой является способность организации своевременно рассчитываться по своим обязательствам, то для оценки ее эффективности более пригоден показатель продолжительности финансового цикла, численно равный длине временного интервала (в среднем) между оттоком денежных средств в связи с осуществлением текущей производственной деятельности и их притоком как результатом производственно-хозяйственной деятельности.

     Анализ  движения денежных средств. Смысловая  нагрузка этого блока определяется, прежде всего тем обстоятельством, что с позиции контроля и оценки эффективности функционирования организации необходимо иметь представление о том, какие виды деятельности генерируют основной объем денежных поступлений и оттоков. Анализ движения денежных средств позволяет определить сальдо денежного потока в результате текущей, инвестиционной и финансовый деятельности. Наиболее распространен в анализе прямой метод, предполагающий идентификацию всех операций, затрагивающих дебет (приток денежных средств) и кредит денежных счетов (отток денежных средств). Идентификация соответствующих проводок в системе бухгалтерского учета обеспечивает помимо прочего группировку оттоков и притоков денежных средств по важнейшим видам деятельности (текущая, инвестиционная, финансовая).

     Прогнозирование денежных потоков. Смысловая нагрузка этого блока определяется тем обстоятельством, что многие решения финансового характера, например инвестиции и выплаты дивидендов, не редко предполагают единовременные оттоки крупных объемов денежных средств, которые должны быть своевременно накоплены. Прогнозирование денежных потоков является непременным атрибутом бизнес-планирования. Стандартная последовательность процедур методики прогнозирования денежных потоков в определенном периоде выглядит следующим образом: прогнозирование денежных поступлений, прогнозирование оттоков денежных средств, расчет чистого денежного потока (излишек /недостаток), определение совокупной потребности в долгосрочном (краткосрочном) финансировании.

     Определение оптимального уровня денежных средств. Смысловая нагрузка последнего блока определяется необходимостью нахождения компромисса между, с одной стороны, желанием обезопасить себя от ситуации хронической нехватки денежных средств и, с другой стороны, желание уложить свободные денежные средства в какое-то дело с целью получения дополнительного дохода. В мировой практике разработаны методы оптимизации остатка денежных средств, в основе которых заложены те же идеи, что и в методах оптимизации производственных запасов. Наибольшую известность получили модели Баумоля, Миллера-Ора, Стоуна и имитационное моделирование по методу Монте-Карло. Суть данных моделей состоит в том, чтобы дать рекомендации о коридоре варьирования остатка денежных средств, выход, за пределы которого предполагает либо конвертацию денежных средств в ликвидные ценные бумаги, либо обратную процедуру.

     Одним из наиболее важных и сложных этапов управления денежными средствами предприятия  является их оптимизация.

     Оптимизация денежных средств представляет собой  процесс выбора наилучших форм их организации на предприятии с учетом условий и особенностей осуществления его хозяйственной деятельности.

     Основными целями оптимизации являются:

- обеспечение  сбалансированности объёмов денежных  средств;

- обеспечение  синхронности формирования денежных  средств во времени;

- обеспечение  роста чистого денежного потока  предприятия.

     Основными объектами оптимизации выступают:

- положительный денежный поток;

- отрицательный денежный поток;

- остаток денежных активов;

- чистый денежный поток.

     Важнейшей предпосылкой осуществления оптимизации денежных средств является изучение факторов, влияющих на их объемы и характер формирования во времени. Эти факторы можно подразделить на внешние и внутренние. Система основных факторов, влияющих на формирование денежных средств предприятия.

     К внешним факторам относятся:

     - конъюнктура товарного рынка. Изменение конъюнктуры этого рынка определяет изменение главной компоненты положительного денежного потока предприятия – объема поступления денежных средств от реализации продукции. Повышение конъюнктуры товарного рынка, в сегменте которого предприятие осуществляет свою операционную деятельность, приводит к росту объема положительного денежного потока по этому виду хозяйственной деятельности. И наоборот – спад конъюнктуры вызывает так называемый «спазм ликвидности», характеризующий вызванную этим спадом временную нехватку денежных средств при скоплении на предприятии значительных запасов готовой продукции, которая не может быть реализована;

- конъюнктура фондового рынка. Характер этой конъюнктуры влияет, прежде всего, на возможность формирования денежных потоков за счет эмиссии акций и облигаций предприятия. Кроме того, конъюнктура фондового рынка определяет возможность эффективного использования временно свободного остатка денежных средств, вызванного несостыкованностью объемов положительного и отрицательного денежных потоков предприятия во времени. Наконец, конъюнктура фондового рынка влияет на формирование объемов денежных потоков, генерируемых портфелем ценных бумаг предприятия, в форме получаемых процентов и дивидендов;

     - Система налогообложения предприятия. Налоговые платежи составляют значительную часть объема отрицательного денежного потока предприятия, а установленный график их осуществления определяет характер этого потока во времени. Поэтому любые изменения в налоговой системе – появление новых видов налогов, изменение ставок налогообложения, отмена или предоставление налоговых льгот, изменение графика внесения налоговых платежей – определяют соответствующие изменения в объеме и характере отрицательного денежного потока предприятия.

     - Сложившаяся практика кредитования поставщиков и покупателей продукции. Эта практика определяет сложившийся порядок приобретения продукции – на условиях её предоплаты; на условиях наличного платежа («платежа против документов»); на условиях отсрочки платежа (предоставление коммерческого кредита). Влияние этого фактора проявляется в формировании как положительного (при реализации продукции), так и отрицательного (при закупке сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих) денежного потока предприятия во времени.

     - Доступность финансового кредита. Эта доступность во многом определяется сложившейся конъюнктурой кредитного рынка (поэтому этот фактор рассматривается как внешний, не учитывающий уровень кредитоспособности конкретных предприятий). В зависимости от конъюнктуры этого рынка растет или снижается объем предложения «коротких» или «длинных», «дорогих» или «дешевых» денег, а соответственно и возможность формирования денежных потоков предприятия за счет этого источника (как положительного – при получении финансового кредита, так и отрицательного – при его обслуживании и амортизации суммы основного долга).

     - Система осуществления расчетных операций хозяйствующих субъектов. Характер расчетных операций влияет на формирование денежных потоков во времени: если расчет наличными деньгами ускоряет осуществление этих потоков, то расчет чеками, аккредитивами и другими платежными документами эти потоки соответственно замедляет.

     - Возможность привлечения средств безвозмездного целевого финансирования. Такой возможностью обладают в основном государственные предприятия различного уровня подчинения. Влияние этого фактора проявляется в том, что формируя определенный дополнительный объем положительного денежного потока, он не вызывает соответствующего объема формирования отрицательного денежного потока предприятия.

     К внутренним факторам относятся:

     - Жизненный цикл предприятия. На разных стадиях этого жизненного цикла формируются не только разные объемы денежных потоков, но и их виды (по структуре источников формирования положительного денежного потока). Характер поступательного развития предприятия по стадиям жизненного цикла играет большую роль в прогнозировании объемов и видов денежных потоков.

     - Продолжительность операционного цикла. Чем короче продолжительность этого цикла, тем больше оборотов совершают денежные средства, инвестированные в оборотные активы, и соответственно тем больше объем и выше интенсивность как положительного, так и отрицательного денежных потоков предприятия. Увеличение объемов денежных потоков при ускорении операционного цикла не только не приводит к росту потребности в денежных средствах, инвестированных в оборотные активы, но даже снижает размер этой потребности.

     - Сезонность производства и реализации продукции. По источникам своего возникновения этот фактор можно было бы отнести к числу внешних, однако технологический прогресс позволяет предприятию оказывать непосредственное воздействие на интенсивность его проявления.

     - Неотложность инвестиционных программ. Степень этой неотложности формирует потребность в объеме соответствующего отрицательного денежного потока, увеличивая одновременно необходимость формирования положительного денежного потока.

     - Амортизационная политика предприятия. Избранные предприятием методы амортизации основных средств, а также сроки амортизации нематериальных активов создают различную интенсивность амортизационных потоков, которые денежными средствами непосредственно не обслуживаются. При осуществлении ускоренной амортизации активов возрастает доля амортизационных отчислений и соответственно снижается доля чистой прибыли предприятия.

     - Коэффициент операционного левериджа. Оказывает существенное воздействие на пропорции темпов изменения объема чистого денежного потока и объема чистого денежного потока и объема реализации продукции. Механизм этого воздействия на формирование чистой прибыли предприятия.

     - Финансовый менталитет владельцев и менеджеров предприятия. Выбор консервативных, умеренных или агрессивных принципов финансирования активов и осуществления других финансовых операций определяет структура видов денежных потоков предприятия, объемы страховых запасов отдельных видов активов, уровень доходности финансовых инвестиций.

     Основу  оптимизации денежных потоков предприятия  составляет обеспечение сбалансированности объемов положительного и отрицательного их видов. Ниже приведена схема взаимосвязи деловых циклов и денежных средств: 
 

2. Задачи  бухгалтерского учета  денежных средств  и основы организации  внутреннего контроля на предприятии

     Денежные средства как наиболее ликвидная часть оборотных активов предприятия и задачи их учета и аудита, являются основными  в ведении бухгалтерского учета на предприятии. Учету контролю  на предприятии подлежат как денежные средства, так   и эквиваленты денежных средств. А именно в данной работе рассмотрены ведение учета кассы, расчетного  счета в национальной валюте и денежного эквивалента.

     Осуществляя денежные, расчетные и заемные  операции в соответствии с едиными принципами денежного обращения, расчетов и займов, принятыми в отраслях экономики страны, учреждения банков всемерно способствуют укреплению денежного обращения в стране, соблюдению финансово-расчетной и кассовой дисциплины, обеспечивают правильную организацию расчетов, осуществляют строгий контроль за целесообразным использованием материальных и денежных ресурсов и повышением эффективности всей финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций.

     Необходимым условием для обеспечения строгой  расчетно-платежной дисциплины, систематического наблюдения за использованием денежных средств в соответствии с их целевым назначением является правильная и рациональная организация бухгалтерского учета денежных и расчетных операций, которая призвана обеспечить контроль за сохранностью и целевым использованием денежных средств, соблюдением кассовой и расчетной дисциплины.

     Достижение  этих целей во многом зависит от аппарата бухгалтерии, которому в области учета денежных средств необходимо решить следующие основные задачи:

     - повседневный строгий контроль за своевременным и полным оприходованием поступившей торговой выручки в кассу торговых организаций;

     - обеспечение постоянного и строгого контроля за правильным хранением и движением .наличных денег на торговых предприятиях;

     - строгое соблюдение установленного порядка документального оформления, законности и целесообразности хозяйственных операций с денежными средствами, а также своевременное и правильное отражение их на счетах бухгалтерского учета;

     - осуществление контроля за своевременной и полной сдачей торговой выручки в учреждение банка, строгим соблюдением норм расхода наличных денег из выручки;

     - своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, на расчетном счете и на других счетах в банке, полное и своевременное возмещение выявленных сумм недостач и хищений наличных денег, отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета и обеспечение полной реальности соответствующей статьи финансовой отчетности. Для успешного решения вышеуказанных задач бухгалтерского учета денежных средств необходимо строжайшее соблюдение кассовой дисциплины, которая в значительной степени основывается на строгом соблюдении всеми должностными лицами, занимающимися денежными операциями, отчетной дисциплины.

     Для строгого соблюдения кассовой дисциплины большое значение имеет предварительный контроль, который обязаны осуществлять руководители и главные бухгалтеры торговой организации в момент оформления и подписания кассовых документов, и тем самым, заранее предупреждать законность, экономическую и хозяйственную целесообразность использования денежных средств и соблюдения норм их расходования.

     В деле обеспечения сохранности и  рационального использования денежных средств огромную роль играет также последующий контроль, который осуществляется при приемке кассовых отчетов, проведении периодических инвентаризаций денежных средств и денежных документов в кассе и проверке правильности учетных записей.

     В настоящее время для предприятий  все более актуальными становятся оценка и управление рисками, которые  можно снизить с помощью грамотно разработанной и эффективно действующей системы внутреннего контроля. Наличие сильной системы внутреннего контроля также способствует росту доверия со стороны инвесторов, укреплению положительной репутации компании на рынках. Способности компании оптимизировать риски уделяется большое внимание со стороны уполномоченных государственных органов (Национальный банк, Министерство финансов и т.д.).

     Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются аудитором. Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

     Внутренний  контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

     Целями  организации системы внутреннего  контроля на предприятии являются:

- осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

- обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

- обеспечение сохранности имущества предприятия.

     Для достижения целей организации системы  внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

     -  в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

     - бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;

     - компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;