Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет выполненных работ

Вступ

Автоматизація процесів обліку робіт є одним з найважливіших аспектів ефективної організації роботи підприємства.

Для збільшення продуктивності праці і поліпшення якісних показників роботи відділу кадрів, бухгалтерії та отримання різної інформації про співробітників працюючих на даному підприємстві актуально розробити автоматизовану інформаційну систему обліку робіт. Дана автоматизована система дає можливість працівникам ІОЦ автоматизувати трудомісткі ручні операції з обліку робіт.

АІС забезпечує: систематизацію обліку і зберігання документів; оперативний доступ до документів та звітної інформації; ефективне управління процесами руху і обробки документів; скорочення часу процедур узгодження документів і прийняття рішень; підвищення виконавської дисципліни; скорочення невиробничих витрат робочого часу співробітників; мінімізацію фінансових витрат на документообіг, скорочується час на пошуки інформації потрібної для звіту про будь яку роботу у даному відділу,

Постановка завдань

Аналіз завдання

Автоматизованою системою (АС) називається система, що складається з персоналу і комплексу засобів автоматизації його діяльності, реалізовує інформаційну технологію виконання встановлених функцій.

Автоматизована система завжди існує в деякій конкретній організації і забезпечує (повністю або частково) саме її діяльність. Таким чином, кожна автоматизована система унікальна, що не виключає існування в різних організаціях схожих автоматизованих систем.

Автоматизована система обов'язково припускає виконання користувачами заданих функцій за формалізованими правилами.

Автоматизована система обов'язково включає три складові: технічні засоби, програмне забезпечення і персонал. При цьому походження перших двох складових принципового значення не має. Можна їх закуповувати, а можна розробляти спеціально для цієї системи.

Апаратні компоненти АС мають досить універсальний характер і відносно слабо залежать від функціонального призначення конкретної інформаційної технології. Хоча при їх виборі завжди враховується ряд технічних характеристик, аналіз і випробування цих компонент можуть проводитися досить традиційними методами і засобами, розробленими в області складного приладобудування.

Інші компоненти АС складають їх інтелектуальну частину, що визначає призначення, функції і якість рішення завдань в конкретній області людської діяльності. Ці компоненти можуть відрізнятися принциповою новизною, великою різноманітністю характеристик, які важко формалізуються і вимагають глибокого дослідження методів перевірки їх значень

Автоматизована система завжди створюється виконавцем для замовника. Останнім завжди виступає та організація, яка має намір автоматизувати свою діяльність, а виконавці можуть бути різними.

АС дозволяє:

Переглянути інформацію про співробітника.
Контролювати роботу співробітника.
Автоматично нараховувати заробітну плату, за виконану роботу.
Роздруковувати звіти про пороблену роботу за день і за певний період.

Автоматизована система може існувати тільки там, де є персонал, зайнятий певною діяльністю. Як правило, йдеться про діяльність, результати якої корисні комусь незалежно від вживаних інструментів.

Склад автоматизованої системи:

Підсистеми

Якщо автоматизована система досить складна, її ділять на підсистеми. У теорії систем описані різні рівні і критерії складності. На практиці необхідність виділення в автоматизованій системі декількох підсистем часто буває викликана організаційними і фінансовими причинами, наприклад, підсистеми розробляють і вводять в експлуатацію послідовно.

Компоненти

Виділення цілей діяльності, функцій автоматизованої системи і при необхідності її підсистем багато в чому суб'єктивно поставлено в залежність від точки зору суб'єкта, який вирішив цим зайнятися. Якщо деякий результат важливий в контексті вирішуваної задачі, ми можемо вважати його метою, а інакше ігнорувати. Розбивати автоматизовану систему на підсистеми ми теж будемо так, як нам зручно, аби наші рішення не суперечили змісту цього поняття.

Компоненти - це частини, з яких ми в об'єктивній реальності будуємо автоматизовану систему. Система фізично складається зі своїх компонентів, тому ділення автоматизованої системи на компоненти носить найбільш об'єктивний характер.

Кожен компонент ми придбаваємо, монтуємо і підключаємо (якщо це устаткування), встановлюємо (якщо це програма) і обслуговуємо окремо від інших компонентів. Ми купили і поставили на стіл комп'ютер - це компонент.

По компонентний склад автоматизованої системи дуже важливий з точки зору її документування, оскільки з технічною документацією на систему як таку і на компоненти звертаються по-різному. Її, взагалі кажучи, повинні розробляти різні люди, і її оформляють за різними стандартами залежно від типу компонента [1].

Аналіз предметної області

Метою обстеження предметної області є вивчення і аналіз предметної області, збір вихідних даних для рішення завдань ,які повинна виконувати система.

Інформаційно-обчислювальний центр (ІОЦ) є відокремленим структурним підрозділом Статутного територіально галузевого об’єднання „Південної залізниці ” і не є юридичною особою.

Основна діяльність ІОЦ є складовою частиною загальної діяльності Залізниці, яка спрямована на виконання єдиного перевізного процесу та забезпечення функціонування залізничного транспорту у єдиному замкнутому технологічному процесі.

Основними завданнями ІОЦ є:

Автоматизація виробничо-технологічних процесів на залізничному транспорті;

Забезпечення виконання завдань основних фінансово - економічних показників, планів виробничої діяльності, капітальних інвестицій, ремонту основних засобів;

Забезпечення експлуатаційної роботи залізничного транспорту, шляхом здійснення заходів щодо підвищення ефективності автоматизованої системи управління (АСУ) на Залізниці;

Впровадження заходів науково – технічних програм Укрзалізниці, Залізниці щодо подальшої автоматизації виробничих та вдосконалення технологічних процесів на залізничному транспорті;

Нарахування платежів за перевезення Залізницею та забезпечення автоматизованих розрахунків з урахування умов попередньої оплати за вантажні перевезення та послуги, надані Залізницею підприємства, установам і організаціями;

Забезпечення своєчасного впровадження, поточного утримання, обслуговування та всіх видів ремонту основних засобів, що використовуються в основній господарській діяльності ІОЦ;

Забезпечення додаткових находжень за рахунок надання послуг населенню, підприємства, установам та організаціям відповідно до чинного законодавства України.

ІОЦ має багато контактів з підприємствами Південної залізниці, з її клієнтами, з іншими залізницями та з багатьма іншими підприємствами. Для оперативної роботи всі ці контакти мають знаходитись в одній базі, щоб працівники причасної до них могли швидко знайти будь яку інформацію та дати керівникові необхідний звіт.

Управління ІОЦ здійснює заступник головного інженера залізниці – начальник інформаційно-обчислювального центру.

Заступник головного інженера Південної залізниці – начальник інформаційно-обчислювального центру призначається на посаду приказом начальника Залізниці за погодженням з Укрзалізницею.

Перший заступник начальника, заступники начальника, головний інженер, головний бухгалтер, помічник начальника з кадрів та соціальних питань призначаються і звільняються з посади начальником Залізниці за поданням начальника ІОЦ [2].

За останні кілька років досягнутий прогрес у всіх аспектах обчислювальної техніки, включаючи теорію, технологію та додатки, привели до значного розширення сфери застосування комп'ютерів і зростанню числа їх користувачів. Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними. Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.

Тому у будь-якій організації виникає проблема такої організації управління даними, яка забезпечила б найбільш ефективну роботу. Існує багато вагомих причин перекладу існуючої інформації на комп'ютерну основу, тому що більш швидка обробка даних і централізація їх зберігання дозволяють зберегти значні кошти, а головне і час для отримання необхідної інформації, а також спрощує доступ і ведення. Деякі організації зберігають інформацію на папері, але більшість воліють мати комп'ютеризовані СУБД, що дозволяють ефективно зберігати, витягати інформацію і керувати великими обсягами даних.

Застосування баз даних, дозволяють ефективно зберігати і систематизувати великі об'єми даних. І вже сьогодні без баз даних неможливо представити роботу більшості організацій. Бази даних дає можливість користувачам не займатися проблемами представлення даних на фізичному рівні: розміщення даних в пам'яті, методів доступу до них.

Завдання, пов'язані з обробкою даних, широко поширені в будь-якій сфері діяльності. Вони ведуть облік товарів в супермаркетах і на складах, нараховують зарплату в бухгалтеріях і т.д. Неможливо уявити собі діяльність сучасного підприємства чи установи без використання АІС. Ці системи складають фундамент інформаційної діяльності в усіх сферах, починаючи з виробництва, управління фінансами та телекомунікаціями і закінчуючи управлінням сімейним бюджетом [3].

Темою даного дипломного проекту є розроблення автоматизованої системи (АС) обліку робіт співробітників ІОЦ.

Використовуючи АІС можна значно прискорити процес отримання потрібних даних про співробітників працюючих на даному підприємстві, поліпшити якісні показники роботи відділу кадрів, бухгалтерії. Дана автоматизована система дає можливість працівникам ІОЦ автоматизувати трудомісткі ручні операції з обліку робіт, скорочується час на пошуки інформації потрібної для звіту про будь яку роботу у даному відділу, мінімізує фінансові витрати на документообіг.

Загальні принципи організації документообігу

Документообіг – рух документів на підприємстві від їх створення або одержання від інших організацій до прийняття до обліку, обробки і передачі в архів, одна з найбільш всеохоплюючих і відповідальних підсистем на підприємстві, що формує, організує й обслуговує весь процес функціонування підприємства. Від того, наскільки грамотно й чітко вона організована й автоматизована, залежить ступінь наведення порядку в обліку, контролі, та й у керуванні підприємством у цілому.

Ця підсистема визначає життєвий цикл документів – основних елементів інформації на підприємстві, регулює їхні потоки, здійснює контроль за рухом і виконанням документів, задає технологію роботи з ними. У сферу дії підсистеми може бути залучено досить широке коло документів, що циркулюють на підприємстві: договорів, листів, телеграм, наказів, посадових інструкцій, нормативних документів вищих органів, протоколів, службових записок, накладних.

Впровадження систем автоматизації документообігу приводить до реалізації концепції “ електронного документа ” і “ безпаперової технології ”. Такі електронні документи існують тільки в електронному виді, тобто створюються, обробляються й пересилаються за допомогою комп'ютерів, хоча й існує можливість створення так званої твердої копії, тобто можливості друку документа на папері.

“ Безпаперова технологія ” пропонує вести повну обробку документів в електронному виді, тобто повністю відмовитися від використання таких фізичних носіїв інформації, як папір.

Ведення документації за цією схемою надає наступні переваги:

мінімальні витрати на канцелярські засоби (бланки, папір, канцелярські приналежності);
відпадає необхідність у дорогих засобах захисту від несанкціонованого доступу, тому що надати доступ до документа можна тільки обмеженому колу осіб за допомогою паролів;
прискорюється процес пошуку потрібного документа; сам процес пошуку переходить у якісно нову площину (пошук по ключових словах, пошук серед декількох документів та ін.);
з'являється можливість організувати спільну роботу декількох осіб або навіть відділів над одним документом;
прискорюється процес створення документів за рахунок можливості включення в нього фрагментів з інших документів і можливості виправлення вже існуючого тексту [4].

Авторизація електронних документів представляє основну проблему переходу на “безпаперову технологію”. Для авторизації паперових документів у цей час використовується друк назви організації й підпису посадових осіб, що однозначно визначають приналежність документа. Електронні документи, приналежність яких ідентифікувати складно внаслідок можливості відтворення копії, що не відрізняється від оригіналу, у цей час у якості звітних, фінансових документів не використовуються. Рішенням цієї проблеми є розробка єдиного стандарту електронного підпису, за допомогою якої можна буде однозначно ідентифікувати автора документа й захистити документ від змін сторонніми особами.

Отже, система, що автоматизує документообіг в організаціях повинна мати наступні функції:

зберігання документів (централізований архів);
адміністрування документообігу;
керування маршрутизацією й рухом документів;
контроль за пересуванням документів;
контроль виконання документів;
керування зберіганням і інтеграція з офісними додатками;
контроль етапів розробки документа;
обмін документами, повідомленнями й завданнями;
контроль звітів за завданням (дорученню) ;
настроювання на організаційну ієрархію підприємства;
ведення реєстраційної картки на кожний документ у БД;
ведення БД про організації-партнерах, постачальниках, клієнтах;
ведення БД по угодах (договори) ;
оперативне оповіщення по електронній пошті співробітників;
автоматизація діяльності секретаря (БД з реєстрацією листів, телефонних дзвінків і ін. кореспонденції, автоматичне повідомлення про неї співробітників, зберігання довідкової інформації) ;
ведення БД для організації й планування робіт із проектів і заходів;
ведення БД для ефективного розподілу обов'язків між співробітниками, - контроль розкладу й проведення робіт;
побудова процедури виконання роботи (виділення кроків складання бізнес-процесів компанії, визначення алгоритму й порядку їхнього виконання; визначення адресата, екранної форми, строку виконання і дій системи) [5].

2 Розробка структури бази даних

2.1 Загальні положення

База даних - це інформаційна модель, що дозволяє впорядковано зберігати дані про групу об'єктів, що мають однаковий набір властивостей.

Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається система управління базами даних (СУБД). СУБД використовуються для впорядкованого зберігання і обробки великих об'ємів інформації [6].

Переваги СУБД :

Контроль за надмірністю даних. Як вже говорилося, традиційні файлові системи не економно витрачають зовнішню пам'ять, зберігаючи одні і ті ж дані в декількох файлах. При використанні бази даних, навпаки, робиться спроба виключити надмірність даних за рахунок інтеграції файлів, щоб уникнути зберігання декількох копій одного і того ж елементу інформації.
Несуперечність даних. Усунення надмірності даних або контроль над нею дозволяє скоротити ризик виникнення суперечливих станів. Якщо елемент даних зберігається у базі тільки в одному екземплярі, то для зміни його значення потрібно буде виконати тільки одну операцію оновлення, причому нове значення стане доступним відразу всім користувачам бази даних. А якщо цей елемент даних з відома системи зберігається у базі даних в декількох екземплярах, то така система зможе стежити за тим, щоб копії не суперечили один одному.
Спільне використання даних. Файли зазвичай належать окремим особам або цілим відділам, які використовують їх у своїй роботі. В той же час база даних належить усій організації в цілому і може спільно використовуватися усіма зареєстрованими користувачами. При такій організації роботи більша кількість користувачів може працювати з великим об'ємом даних. Більше того, при цьому можна створювати нові застосування на основі вже існуючої у базі даних інформації і добавлять в неї тільки ті дані, які зараз ще не зберігаються в ній, а не визначати наново вимоги до усіх даних, необхідним новому додатку.
Підвищена безпека. Безпека бази даних полягає в захисті бази даних від несанкціонованого доступу з боку користувачів. Без залучення відповідних заходів безпеки інтегровані дані стають більше уразливими, ніж данні у файловій системі. Проте інтеграція дозволяє визначити необхідну систему безпеки бази даних, а СУБД привести її в дію. Система забезпечення безпеки може бути виражена у формі облікових імен і паролів для ідентифікації користувачів, які зареєстровані в цій базі даних. Доступ до даних з боку зареєстрованого користувача може бути обмежений тільки деякими операціями(витяганням, вставкою, оновленням і видаленням).
Поліпшення показників продуктивності. У СУБД передбачені багато стандартних функцій, які програміст зазвичай повинен самостійно реалізувати в додатках для файлових систем. На базовому рівні СУБД забезпечує усі низько рівневі процедури роботи з файлами, яку зазвичай виконують додатки. Наявність цих процедур дозволяє програмістові сконцентруватися на розробці більш спеціальних, необхідних користувачам функцій [7].

Метою розробки будь-якої бази даних є зберігання і використання інформації про яку-небудь предметну область і задовольнити усі вимоги користувачів до вмісту та продуктивності бази даних.

Етапи проектування баз даних ( рисунок 2.1):

Системний аналіз предметної області;
Інфологічне проектування;
Вибір СУБД;
Датологічне проектування;
Фізичне проектування.

Рисунок 2.1- Етапи проектування БД

На першому етапі, системному аналізі предметної області, проектування баз даних розглядаються цілі та завдання за допомогою якої вони будуть вирішаться. Аналізуються інформаційні потреби майбутніх користувачів баз даних. Розглядаються форми вхідних і вихідних потоків, які складатимуть основу баз даних. Формуються вимоги, яким повинна задовольняти проектована база даних.

На другій стадії (інфологічне проектування) проектування виконується моделювання даних. Моделювання даних - це процес створення логічної структури даних. Існує два підходи до моделювання даних :

Модель "Суть-зв'язок";
Семантична об'єктна модель.

Ці моделі є мовами для опису структури даних і їх зв'язків в представленнях користувачів. Моделювання даних, подібно до блок-схем, відбивають логіку програми.

Вибір системи управління баз даних (СУБД) є складним завданням і є одним з важливих етапів при розробці баз даних. Вибраний програмний продукт повинен задовольняти як поточним, так і майбутнім потребам підприємства, при цьому слід враховувати фінансові витрати на придбання необхідного устаткування, самої системи, розробку необхідного програмного забезпечення на її основі, а також навчання персоналу.

Після того, як вибір СУБД завершений, необхідно приступити до проектування датологічної моделі бази даних. При формуванні датологічної схеми, кожна з визначених в концептуальній схемі сутностей відображається в таблицю, яка є одним відношенням. При цьому слід враховувати обмеження на розмір таблиць, які накладає конкретна СУБД [8].

На останньому етапі (фізичне проектування) необхідно на конкретній СУБД, яку вибрали раніше, реалізувати базу даних за тією інформацією, яку зібрали, обробили і підготували (на попередніх етапах проектування бази даних). Описуються модулі, їх призначення, а також структура модулів.

База даних може бути заснована на одній моделі або на сукупності декількох. Існує три основні типи моделей даних : реляційна, ієрархічна та мережева.

Термін " реляційний" (від латин. relatio - відношення) указує передусім на ті, що така модель зберігання даних побудована на взаємовідношенні частин, що її складають. У найпростішому випадку реляційна модель являє собою двовимірний масив або двовимірну таблицю, а при створенні складних інформаційних моделей складає сукупність взаємопов'язаних таблиць. Кожний рядок такої таблиці називається записом, кожний стовпець - полемо.

Реляційна модель бази даних має такі властивості :

кожний елемент таблиці - один елемент даних;
усі стовпці в таблиці є однорідними, тобто мають однаковий тип;
кожний стовпець(поле) має унікальне ім'я;
однакові рядки в таблиці відсутні;

порядок слідування рядків у таблиці може бути довільним і може характеризуватися кількістю полів, кількістю записів, типом даних.

Над цією моделлю бази даних зручно виконувати такі дії :

сортування даних (наприклад за алфавітом);
вибірка даних за групами (наприклад класами);
пошук записів (наприклад за прізвищами) і т. д.

Реляційна модель даних, як правило, складається з декількох таблиць, які зв'язуються між собою ключами. Ключ - поле, яку однозначно визначає відповідний запис. Необхідно зазначити, що заразом реляційна модель даних є найбільш зручною і застосовною моделлю зберігання даних.

До базових поняттями моделі БД "суть - зв'язок" відносяться: сутності, зв'язки між ними і їх атрибути (властивості).

Процес проектування розпочинається з виділення деяких істотних для додатка об'єктів предметній області - " сутностей". Сутність, за допомогою якої моделюється клас однотипних об'єктів, визначається як "предмет, який може бути чітко ідентифікований". Сутність повинна визначатися таким набором атрибутів, який дозволяв би розрізняти окремі екземпляри суті. Сутність має ім'я, унікальне в межах моделі. При цьому ім'я суті - це ім'я типу, а не деякого конкретного екземпляра.

На наступному етапі визначається найважливіші типи зв'язків, існуючих між сутностями. Зв'язок встановлюється між двома загальними полями (стовпцями) двох таблиць. Існують зв'язки з відношенням "один-до-одного", "один-до-багатьох", "багато - до - одного" і " багато-до-багатьох ".

Стосунки, які можуть існувати між записами двох таблиць :

один-до-одного (1:1), кожному запису з однієї таблиці відповідає один запис в іншій таблиці;
один-до-багатьох (1:n), кожному запису з однієї таблиці відповідає декілька записів іншій таблиці;
багато - до – одного (n:1), безлічі записів з одній таблиці відповідає один запис в іншій таблиці;
багато-до-багатьох (m:n), безлічі записів з однієї таблиці відповідає декілька записів в іншій таблиці.

На цьому етапі визначаються атрибути. Атрибут - ця властивість суті в предметній області. Його найменування має бути унікальним для конкретного типу суті. У реляційній БД атрибути зберігаються в полях таблиць.

Ієрархічна модель бази даних являє собою сукупність елементів, які розташовані у порядку їх підкорення від загального до часткового і створюють обернене дерево (граф). Ця модель характеризується такими параметрами, як рівні, вузли, зв'язки. Вузол - це інформаційна модель елемента, що міститься на даному рівні ієрархії.

Мережева модель даних схожа на ієрархічну. Вона має ті самі основні складові(вузол, рівень, зв'язок), однак характер їх відносин принципово інший. У мережевій моделі прийнятий вільний зв'язок між елементами різних рівнів [9].

Аналіз засобів проектування

База даних (БД) - це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом [10].

СУБД є сукупністю мовних і програмних засобів, призначених для створення, ведення і використання БД. Сучасні СУБД дають можливість включати в них не лише текстову і графічну інформацію, але і звукові фрагменти і навіть відеокліпи.

Простота використання СУБД дозволяє створювати нові бази даних, не прибігаючи до програмування, а користуючись тільки вбудованими функціями. СУБД забезпечують правильність, повноту і несуперечність даних, а також зручний доступ до них [11].

Популярні СУБД – SQL, Oracle, Visual FoxPro, Access for Windows.

СУБД SQL

Дуже важливою вимогою до реляційних СУБД є наявність потужного і в теж час простої мови, що дозволяє виконувати усі необхідні користувачам операції. Останніми роками такою прийнятою мовою стала мова реляційних БД SQL (Structured Query Language).

Учет выполненных работ 📙 Дипломная → 🆔 21808