Управление дебиторской задолжностью

Введение

Успешное решение задач  во многом зависит от способности  предприятий адаптироваться к внешним  и внутренним условиям.

Новые экономические  условия существенно изменили характер функционирования предприятий. Сегодня, очевидно, это должны быть уже не те предприятия, которые работали, и даже успешно, в прежних условиях. Основным направлением производственно-хозяйственной деятельности предприятий в условиях рынка становится выпуск конкурентоспособной продукции, как по техническим характеристикам, так и по стоимости.

Важно не только найти  свое место на рынке (определить, что  выпускать, каков прогнозируется спрос), но и успеть с освоением и выпуском этой продукции, чтобы тебя не опередили, а затем удержаться, чтобы не потеснили.

А это требует:

1. Резкого сокращения сроков освоения выпуска новой продукции, увеличения скорости её модернизации, совершенствования, замены (оперативное реагирование на запросы потребителя);
2. Существенного снижения затрат на всех стадиях освоения и производства продукции для установления конкурентоспособной цены.

Ранее сложившиеся структуры  и системы управления предприятием сегодня уже не отвечают современным  требованиям.

В наши дни многие промышленные предприятия испытывают потребность  во внедрении систем управления предприятием, которые обеспечивают прозрачность бизнеса и способствуют повышению эффективности управления производством. Опыт ведущих компаний мира показывает, что использование новых информационных технологий, лежащих в основе систем управления предприятием, позволяет повысить эффективность ведения и бизнеса и его конкурентоспособность. Новые технологии и возможности, которые появились в последнее десятилетие, подталкивают руководство компаний к необходимости пересмотра своего подхода к бизнесу, а усиливающаяся конкуренция значительным образом ускоряет этот процесс.

Термины «информационные  технологии», «информационные системы  управления», уже далеко не новые  понятия. Многие руководители пытаются сформулировать новую роль и определить место информационных технологий в  жизни предприятия и новые способы ведения бизнеса; пытаются ответить на вопрос: каким образом использовать новые информационные технологии и решения на их базе, чтобы получить максимальный эффект и быть конкурентоспособными.

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.

В настоящее время  без накопления и умелого использования  информации невозможен научно-технический прогресс. В современном обществе ни одну проблему нельзя решить без переработки значительных объемов информации и использования компьютерных технологий, которые составляют основу новых информационных технологий.

Управление дебиторской  задолженностью является составной частью общей системы управления оборотными активами коммерческой организации. Применительно к задолженности заказчиков (покупателей) за поставку товаров, оказанные услуги или выполненные работы оно является одновременно элементом маркетинговой политики организации, направленной на максимизацию объема прибыли, установление взаимовыгодных отношений. От управления дебиторской задолженностью в значительной мере зависит как оборачиваемость, так и рентабельность оборотных активов предприятия.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:

- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;

- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Целью проектирования является совершенствование существующей системы для управления дебиторской задолженностью на предприятии ОАО «Башинформсвязь» филиал «Белорецкий межрайонный узел электрической связи».

1 Управление дебиторской задолженностью на предприятии ОАО «Башинформсвязь» филиал «БМУЭС»

1.1 Сущность и классификация дебиторской задолженности Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности любого предприятия. Довольно большая ее часть в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую стойкость предприятия и повышает риск финансовых потерь компании. Очень часто ее определяют как составляющую оборотного капитала, которая представляет собой требования к физическим или юридическим лицам относительно оплаты товаров, продукции, услуг.

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними, или, иными словами, отвлечения средств из оборота организации и использования их другими организациями или физическими лицами.

Существует тенденция  отождествлять дебиторскую задолженность  с коммерческим кредитом. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы  компании предоставляются в пользование  на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных средств ограничен).

Согласно стандартам бухгалтерского учета, дебиторская  задолженность это сумма задолженности  дебиторов предприятию на определенную дату. Дебиторами могут быть как  юридические, так и физические лица, которые задолжали предприятию денежные средства, их эквиваленты или другие активы. По данным бухгалтерского учета можно определить сумму задолженности на любую дату, но обычно такая сумма определяется на дату баланса.

Дебиторскую задолженность можно определить как оборотный актив предприятия, который возникает в его сбытовой деятельности и характеризует взаимоотношения контрагентов по оплате стоимости полученного товара (работы, услуги).

Суть работы с дебиторской  задолженностью, уже во многом заложена самим его понятием. В словаре экономических терминов, она определяется как:

1. Сумма долгов, причитающихся предприятию и возникших в итоге хозяйственной деятельности. Часть оборотного капитала компании; причитающиеся компании, но еще не полученные ею средства. Такая формулировка сразу напоминает нам о проблеме вопроса и долговом аспекте. Это как раз то, чем, по сути, и является дебиторская задолженность без прикрас и маркетинговых объяснений.

2. Появление дебиторской задолженности – результат развития кредитной системы и, в частности, ее исходной формы – коммерческого кредита, предоставляемого в результате отсрочки платежа за приобретенные товары или оказанные услуги, или отсрочки оплаченных поставок товаров и оказания оплаченных услуг. А вот этот вариант, уже показывает другую сторону дебиторской задолженности. Это скорее сторона важная клиенту, а для нас является той красивой формулировкой, которая вносит более позитивный контекст обсуждения этого вопроса и работы с ним при взаимодействии с клиентом.

3. Дебиторская задолженность – это требования компании по отношению к другим компаниям, организациям или клиентам на получение денег, поставку товаров или оказание услуг. Здесь речь идет о процессной самой весомой части, которая и подразумевает всю очередность мероприятий по получению причитающихся компании денег.

Дебиторская задолженность  делится на две группы:

1) дебиторская задолженность за товары (работы и услуги), срок оплаты которых не наступил. При приближении срока оплаты необходимо напомнить об этом заказчику;

2) дебиторская задолженность за товары (работы и услуги), не оплаченные в срок, предусмотренный контрактом. Она, в свою очередь, подразделяется на следующие группы:

– ожидаемая в согласованные с заказчиком сроки;

– сомнительная – текущая дебиторская задолженность за продукцию, товары, работы, услуги, в отношении которой существует неуверенность в ее погашении должником.

– безнадежная – текущая дебиторская задолженность, в отношении которой существует уверенность в ее непогашении должником или по которой истек срок исковой давности.

Способы управления каждой из этих групп совершенно разные. Поскольку  речь идет о задолженности заказчиков, то принципиальное значение имеет их деление на постоянные и разовые (прочие). Задержка платежей постоянными заказчиками может носить случайный характер, и в данном случае меры по инкассации задолженности могут ограничиться напоминанием о ней контрагенту. Применительно к остальной задолженности возможна система мер. В отношении задолженности, признаваемой должниками, не имеющими возможности ее погасить вследствие финансовых проблем, необходим поиск взаимоприемлемых решений. Чаще всего применяется отсрочка или рассрочка платежей.

Являясь средством привлечения  покупателей, отсрочка или рассрочка  платежей за поставленную продукцию должна быть экономически эффективной, т.е. потери, вызванные отвлечением собственных средств из оборота, должны перекрываться выгодой от увеличения объема продаж. Если само предприятие для финансового обеспечения своей текущей деятельности, приобретения сырья и материалов пользуется краткосрочными ссудами банка, то понятно, что, пользуясь кредитами банка в среднем 40 дней, нецелесообразно предоставлять покупателям отсрочку платежа в среднем на 60 дней. Средний период предоставления кредита покупателям должен быть меньше среднего периода, на который предприятие получает кредит в банке. Большое значение имеет отраслевая специфика: предприятия легкой и пищевой промышленности могут и не предоставлять покупателям отсрочки платежа, а в машиностроении без них практически не обойтись.

По данным финансовой отчетности дебиторская задолженность  делится на следующие группы:

а) краткосрочная, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Она преобладает в общей сумме задолженности, так как предоставление отсрочки платежа на период свыше года встречается крайне редко;

б) долгосрочная, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Эта группировка имеет  значение для многих финансовых расчетов. В частности, краткосрочная задолженность относится к быстрореализуемым активам и, соответственно, принимается в расчет при определении показателя (коэффициента) срочной или промежуточной ликвидности. Долгосрочная дебиторская задолженность относится к медленно реализуемым активам. Правда, любую задолженность можно продать по договору цессии (уступка права требования), и в этом случае ее можно будет приравнять к быстро реализуемым или даже наиболее ликвидным средствам, но в сумме фактически получаемой выручки (обычно не более 50%).

Для целей планирования дебиторской  задолженности целесообразна ее группировка по признаку возможности управления ею:

а) формируемая организацией в соответствии с маркетинговой политикой. С учетом финансового состояния организации определяется возможность предоставления заказчику товарного коммерческого кредита. Эта часть дебиторской задолженности поддается четкому планированию на год с разбивкой по кварталам, месяцам, а частично – по конкретным заказчикам;

б) складывающаяся в процессе делового оборота в результате нарушения заказчиками предусмотренных контрактами сроков платежей. Ее невозможно планировать, но можно прогнозировать.

1.2 Описание экономического объекта

ОАО "Башинформсвязь" было образовано в результате акционирования Государственного предприятия связи  и информатизации Республики Башкортостан в 1992 году.

ОАО "Башинформсвязь" - один из крупнейших операторов связи  в уральском регионе, не входящий в холдинг "Связьинвест". Уставный капитал ОАО "Башинформсвязь" составляет 985 189 110 рублей, рыночная капитализация  более $130 млн. 46,08 процентов акций  находится в государственной собственности, из которых 28,24 процентов - федеральная собственность, 17,84 процента - республиканская.

Акционерное общество имеет  высокотехнологичную и мощную базу: разветвленную телефонную сеть общего пользования, протяженные междугородные кабельные, оптоволоконные и радиорелейные линии связи, узлы коммутации, системы передачи теле-, радиовещания.

18 филиалов имеют структурные  подразделения во всех городах  и районных центрах Республики  Башкортостан и обеспечивают  местную, междугородную и международную телефонную связь, а также радиодоступ к местной телефонной сети, осуществляют радио- и телевизионное вещание, предоставляют доступ в сеть Интернет на базе различных технологий, оказывают ряд других услуг.

ОАО "Башинформсвязь" динамично развивается. За 2005 год получена выручка в размере 4 млрд. 88 миллионов рублей. В развитие компании инвестировано 1 млрд. 6 млн. руб. Введено более 128 тысяч телефонных номеров. Построены волоконно-оптические линии связи протяженностью 870 километров.

Номерная емкость достигла 1 миллиона, такое количество номеров в сетях общего пользования имелось только в четырех субъектах России: в Москве, Московской области, Санкт Петербурге, Екатеринбурге со Свердловской областью. Башкортостан стал пятым. Проникновение стационарных телефонов в городах республики достигло 33%, на селе 13%. Современные цифровые коммутаторы "Башинформсвязи" ежесуточно производят более 1,6 млн. междугородных и международных телефонных соединений.

Общая протяженность  волоконно-оптических линий связи достигла 3000 километров. Охвачены центральная, западная, южная части республики и башкирское Зауралье, что обеспечивает бесперебойную работу всех систем связи. Повсеместно на сетях телекоммуникаций вводится самое современное цифровое оборудование. Успешно действует платформа интеллектуальной сети, обеспечивающая уникальные услуги. В широкополосную сеть по технологии MPLS подключены 15 городов, что позволяет юридическим лицам строить скоростные локальные сети с включением удаленных филиалов. Акционерное общество активно участвует в развитии революционных информационных технологий в сферах государственного управления, финансов, производства, науки и образования Башкортостана.

Это позволяет республике органично входить в единое информационное пространство страны и мира, создает хорошие предпосылки для реализации в Башкортостане федеральной целевой программы "Электронная Россия" и целевой программы "Электронный Башкортостан".

Компания создала крепкую  основу для собственного развития и  развития отрасли связи в целом по Республике Башкортостан, что вкупе с устойчивым финансовым положением позволяет говорить об имеющимся потенциале роста акционерного общества, способном удовлетворить все возрастающий спрос на услуги связи и информатизации.

Еще в начале 2005 года компания была удостоена Почетной общественной награды "Лидер Российской экономики".

Новая награда - диплом "Звезда Отечества" оргкомитета Международного форума "Мировой опыт и экономика  России" по итогам юбилейного смотра-конкурса лучших предприятий России стала существенным вкладом в копилку побед.

Трижды компания завоевывает  победу в региональном конкурсе "Евразия. Лидер в Бизнесе", что подтверждает неслучайный характер достижений компании.

ОАО "Башинформсвязь" стало победителем конкурса "Лучшее российское предприятие" в номинации "За динамичное развитие" проведенного Российским союзом промышленников и предпринимателей.

Компания награждена "Золотой грамотой Мецената" попечительского  совета благотворительного фонда "Меценаты столетия".

По итогам всероссийского социологического исследования Издательского дома "КоммерсантЪ" и Ассоциации менеджеров рейтингового агентства (РА) ОАО "Башинформсвязь" вошло в число четырехсот крупнейших предприятий России, а генеральный директор ОАО "Башинформсвязь" С.М.Гайсин включен в число "1000 самых профессиональных менеджеров России".

В настоящем дипломе  рассмотрен филиал ОАО «Башинформсвязь» «Белорецкий Межрайонный узел электрической связи» (далее «БМУЭС»), расположенный в РБ г. Белорецке. В настоящее время на предприятии работают около 400 человек.

1.3 Организационная структура управления ОАО «Башинформсвязь» филиала «БМУЭС»

Руководство деятельностью филиала осуществляет директор, назначенный Генеральным директором Общества по согласованию с Правлением Общества и действующий по доверенности, выдаваемой Обществом.

Трудовые  отношения директора Филиала  с Обществом определяются на основании трудового договора (контракта).

Решения общего собрания акционеров, Совета директоров, правления и генерального директора Общества обязательны для исполнения директором Филиала.

В вопросах организации  работы филиала его директор действует  на основе единоначалия.

Директор  филиала:

- по доверенности действует от имени Общества в пределах полномочий, определяемых Уставом и Положением о филиале;

- обеспечивает выполнение решений органов управления Общества, касающихся деятельности Филиала;

- самостоятельно решает все вопросы деятельности Филиала, определенные Положением о филиале;

- осуществляет оперативное руководство производственной деятельностью филиала в соответствии с утвержденными Обществом планами; распоряжается средствами и имуществом филиала в пределах предоставляемых ему прав, заключает договоры, в том числе трудовые, стороной в которых от имени Общества выступает Филиал, представляет его интересы в Обществе и во всех организациях и предприятиях; выдает доверенности, открывает в банках расчетные и другие счета; в пределах имеющихся полномочий издает приказы и указания, обязательные для всех работников филиала;

- принимает на работу и увольняет с работы работников филиала (кроме главного инженера, заместителей директора и главного бухгалтера, прием и увольнение которых производится по согласованию с Генеральным директором Общества) в соответствии со штатным расписанием, принимает к ним меры поощрения и наложения на них взысканий в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- осуществляет полномочия стороны по делу в Арбитражном суде и судах общей юрисдикции, территориальном комитете по антимонопольной политике;

- осуществляет иные полномочия, возложенные на него Обществом или действующим законодательством РФ, необходимые для решения целей и задач филиала и Общества.

Директор  филиала несет ответственность  за:

- выполнение филиалом своих функций и обязанностей, вытекающих из его деятельности;

- эффективное использование закрепленного за филиалом имущества, его сохранность и учет;

- выполнение утвержденных заданий Общества;

- состояние финансово-хозяйственной деятельности филиала;

- защиту охраняемых законом сведений и обеспечение безопасности информации, обрабатываемой техническими средствами Филиала; правильный подбор и расстановку кадров, состояние трудовой дисциплины и соблюдение правил техники безопасности;

- подготовку рабочих и служащих к действиям в экстремальных ситуациях, содержание в постоянной готовности защитных сооружений, средств защиты и приборов ГО.

Управленческий  аппарат современного предприятия  имеет трехуровневую иерархическую структуру, что обеспечивает общий процесс управления путем исполнения функций планирования, учета, анализа и регулирования показателей производственно-экономической деятельности предприятия. Базой для создания (в целях повышения эффективности процесса управления компанией) современных экономических информационных и экспертных систем  является использование новейших информационных технологий и наличие разветвленных компьютерных и телекоммуникационных сетей.

Для успешного  функционирования предприятия необходима правильная организация коллектива. Организационная структура как многоуровневая иерархическая система состоит из семейства взаимодействующих иерархически расположенных подсистем, которые наделены правом принятия решения, то именно с этой позиции рассмотрим организационную структуру.

На высшем уровне руководства находится директор филиала, помощник директора и его заместители. Руководство деятельностью филиала осуществляет директор, назначенный Генеральным директором Общества по согласованию с Правлением Общества и действующий по доверенности, выдаваемой Обществом.

Помощник  директора - занимается организационными вопросами предприятия.

Первый заместитель директора филиала - главный инженер - Определяет техническую политику и направления технического развития предприятия в условиях рыночной экономики, пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства, уровень специализации и диверсификации производства на перспективу.

Обеспечивает эффективность  проектных решений, своевременную и качественную подготовку производства, техническую эксплуатацию. Осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности.

Руководит деятельностью технических служб предприятия: Управление беспроводных средств связи, Управление электросвязи, контролирует результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях.

Заместитель директора филиала по экономике и финансам - Осуществляет планирование и контроль за исполнением бюджета предприятия, а так же разработку бизнес-планов, анализ производственно - хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, подготовку отчётов. Проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, по созданию и улучшению нормативной базы планирования, норм расхода товарно-материальных ценностей, оборотных средств и использования производственных мощностей. Организовывает разработку методов экономической оценки мероприятий, направленных на развитие техники, совершенствование организации производства, а также предложений по практическому использованию результатов научных исследований в области экономики. Руководит структурными подразделениями предприятия, выполняющими экономическую работу: Управление экономики и финансов

Заместитель директора филиала по маркетингу Осуществляет контроль за разработкой и реализацией маркетинговой стратегии предприятия‚ прогнозирование продаж будущих периодов; 
 анализ позиционирования услуги‚ успешности программного продукта; 
 организацию маркетинговых исследований‚ интерпретацию результатов исследований. Осуществляет координацию разработки маркетинговой стратегии. Руководит разработкой мер по улучшению экономических показателей, повышению эффективности деятельности предприятия, укреплению финансовой дисциплины. Визирует бюджет предприятия на операционный год и управляет им. Участвует от имени предприятия в ярмарках, торгах, выставках по рекламе.

Руководит работой Управления маркетинга и организации продаж:

- Отдел маркетинга и тарифной политики

- Отдел продаж услуг

- Отдел по работе с VIP-клиентами

- Отдел по работе с операторами связи

Заместитель директора филиала по капитальному строительству - Обеспечивает выполнение работ по капитальному строительству на предприятии, целевое и рациональное использование инвестиционных ресурсов, направляя средства на техническое перевооружение и реконструкцию предприятия, их концентрацию на пусковых объектах, сокращение объема незавершенного строительства.

Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с подрядными организациями на проектно-изыскательские и строительно-монтажные работы, с предприятиями - на приобретение материалов и оборудования. Контролирует расходование средств, выделенных на приобретение оборудования в соответствии с титульным списком, соблюдение правил хранения и качество консервации не установленного оборудования. Организует работу по ведению учета и составлению отчетности по капитальному строительству.

Руководит работой Управления капитального строительства и материально  технического обеспечения и координирует деятельность подчиненных ему подразделений.

Заместитель директора филиала по работе с персоналом Организует управление формированием, использованием и развитием персонала предприятия на основе максимальной реализации трудового потенциала каждого работника.

Возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития предприятия  и мер по ее реализации.

Организует и координирует разработку комплекса мер по повышению трудовой мотивации работников всех категорий на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, улучшения условий труда, повышения его содержательности и престижности, рационализации структур и штатов, укрепления дисциплины труда. Контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом. Обеспечивает постоянное совершенствование процессов управления персоналом предприятия на основе внедрения социально-экономических и социально-психологических методов управления, передовых технологий кадровой работы, создания и ведения банка данных персонала, стандартизации и унификации кадровой документации, применения средств компьютерной техники, коммуникаций и связи. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности структурных подразделений предприятия обеспечивающих управление персоналом. Организует проведение необходимого учета и составления отчетности.