Усовершенствование деятельности кадровой службы управления социально-культурной сферы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации  начинается с подбора и оформления ее работников. Поэтому наличие службы кадров обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.

Как и всякое другое направление  деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования и ведение кадровой документации часто проверяется. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия и каждого отдела.

В настоящее время  действует Трудовой кодекс Российской Федерации, определивший новые подходы  к регулированию трудовых правоотношений в изменившихся экономических условиях, в оформлении этих отношений между работодателем и работником.

Теперь законодательно закреплено возникновение трудовых отношений на основании трудового  договора. Ни КЗоТ, ни другие законодательные акты не содержали их определения. Однако большинство норм, регулирующих взаимоотношения между работодателем и работником, сохранилось, поэтому характер взаимодействия между ними при заключении, изменении и прекращении трудового договора в основном остался прежним.

В настоящее время  трудовые договоры заключаются только в письменной форме с соблюдением  всех требований, указанных в Кодексе. Ранее имели место недоразумения, касающиеся терминов "трудовой договор" и "контракт", по существу означающих одно и то же. Теперь главным стало не название документа, а условия, на которых заключен договор, а также механизм реализации договорных обязательств.

Необходимо помнить, что  приказ о приеме на работу, являющийся управленческим документом, не сможет заменить трудовой договор (юридический документ).

Кодексом значительно  расширены права работников. Однако одно временно у работодателя появилось  больше возможностей увольнять работников по собственной инициативе. Так, он может прекратить трудовые отношения  в одностороннем порядке, если сотрудник разгласил коммерческую тайну, умышленно уничтожил имущество работодателя, а также сообщил о себе заведомо ложные сведения при заключении трудового договора.

Вместе с тем не допускается увольнение работника  в период его временной нетрудоспособности.

Раньше увольнение могло  иметь место в случае неявки на работу в течение более четырех  месяцев подряд вследствие нетрудоспособности (отпуск по беременности и родам  не считался, а также если законодательством  не был установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании). Сегодня увольнение по этой причине невозможно.

Изменилось и определение  прогула, теперь им признается отсутствие на работе в течение четырех часов  и более, а не трех, как было ранее.

Не следует забывать и о предъявляемых требованиях  к оформлению документов, связанных  с приемом и увольнением работников, документы, составленные с нарушением этих требований, могут стать основанием для привлечения работодателя к  налоговой ответственности.

Производственная практика была пройдена в Открытом акционерном  обществе «Ангарская нефтехимическая  компания, Управление социально-культурной сферы. На базе знаний, полученных на практике, выявлены недочеты в работе кадровой службы Управления социально-культурной сферы. Устранение недочетов будет рассмотрено в практической части данной дипломной работы.

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена возрастающим интересом к проблемам ведения кадрового делопроизводства и управления персоналом на предприятиях различных форм собственности.

Цель данной дипломной работы - проанализировать работу кадровой службы Управления социально-культурной сферы по приему, переводу и увольнению, внести предложения по ее совершенствованию, устранить недочеты.

Предметом исследования является кадровая служба Управления социально-культурной сферы Открытого акционерного общества «Ангарской нефтехимической компании».

Объект исследования - организация работы кадровой службы по приему, переводу и увольнению работников.

В соответствии с целью были определены следующие задачи:

1. рассмотреть понятие трудовых отношений и их возникновение;
2. заключение трудового договора, предметом которого являются трудовые отношения;

3. ознакомиться с правилами приема, перевода и увольнения;

4. разработать положение о кадровой службе УСКС ОАО «АНХК»;
5. составить инструкцию по делопроизводству в кадровой службе;
6. устранить недочеты, выявленные в работе кадровой службы УСКС ОАО «АНХК».

При написании дипломной  работы была использована литература таких авторов как Басаков, Кирсанова, Кузнецова «Кадровое производство», «Управление персоналом организации».

Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения. Во введении описаны актуальность выбранной темы, сформулированы цели и задачи дипломной работы, определен предмет, объект, практическая значимость исследования.

В первой главе рассматриваются  теоретические основы организации  процессов движения кадров по приему, переводу, увольнению и их документирование (процедуры оформления на работу, перевода на другую работу и увольнение с работы).

Во второй главе рассмотрена  общая характеристика и структура  Открытого акционерного общества «Ангарская нефтехимическая компания», организационно-экономическая характеристика Управления социально-культурной сферы, организация кадровой службы в составе УСКС.

В третьей главе представлено предложение по устранению недочетов  в работе кадровой службы в оформлении приказов по приему, переводу, увольнению с работы, а также разработаны  положения в кадровой службе и  инструкция по делопроизводству в кадровой службе.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что был проведен анализ работы кадровой службы Управления социально-культурной сферы Открытого акционерного общества «Ангарская нефтехимическая компания» и внесены предложения по устранению недочетов в ее работе.

ГЛАВА 1. Теоретические  основы организации процессов движения кадров по приему, переводу и увольнению и их документирование.

1. Заключение трудовых  отношений. Порядок оформления  документов при приеме на работу.

Трудовые  отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ). Эти условия трудовых отношений, закрепляемые в трудовом договоре, отличают его от гражданско-правового.

Таким образом, в соответствии со ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений  являются работник и работодатель. Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, установленных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

Началом трудовых отношений между работником и работодателем следует считать момент заключения ними трудового договора (ч.1 ст. 16 ТК РФ).

1.1. Заключение  трудового договора.

Статья 56 Трудового кодекса  устанавливает, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой  функции,  обеспечить  условия  труда,  предусмотренные  ТК  РФ,

законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии с ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса трудовой договор  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, а работодатель скрепляет его печатью (исключение могут составлять лишь случаи, когда работодателем является физическое лицо, которое не обязано иметь печать). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, в соответствии со ст. 67 считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Кодексом не установлено конкретной ответственности работодателя за нарушение этого правила, однако в ст. 419 ТК РФ устанавливается общее условие привлечения к ответственности - нарушение трудового законодательства, а также виды ответственности, к которым можно привлечь нарушителя трудового законодательства: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная и уголовная, в порядке, установленном федеральными законами.

1.1.1. Стороны трудового  договора.

Одной стороной трудового  договора является гражданин, заключивший  договор о работе в качестве работника, а другой - работодатель (физическое или юридическое лицо), принявший  на работу данного гражданина.

В отдельных случаях обеими сторонами трудового договора могут быть граждане,  например,  когда на работу  принимаются домашняя работница,

личный секретарь и  т. д. Гражданин не может заключать  трудовой договор через представителя  или возлагать свои обязанности по трудовому договору на другое лицо, так как договор имеет сугубо личный характер. Это соглашение гражданина о своем личном труде. Исключение сделано лишь для надомников, в выполнении работы которых, согласно Положению об условиях труда надомников, могут участвовать и члены семьи надомника. Недееспособное лицо не может заключить трудовой договор, а заключенный им договор считается недействительным.

Заключение трудового  договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. В случаях получения  основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста 15 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Организация может быть стороной трудового договора, если она является субъектом трудового права, т. е. обладает трудовой праводееспособностью принимать и увольнять работников. Способностью быть стороной трудового договора могут обладать так же организации, не наделенные правами юридического лица, если их учредитель - юридическое лицо - наделил их правом приема и увольнения работников (филиалы, представительства и т. д.). Организация, находящаяся на бюджетном финансировании, вправе принимать работников с момента утверждения штатного расписания, которое определяет и объем ее специальной трудовой правоспособности, т. е. сколько и каких работников она может принять. От имени организации трудовой договор заключает ее руководитель в пределах своей компетенции.

Работодатель (физическое либо юридическое лицо) как вторая сторона трудового договора обязан в лице своей администрации правильно организовать труд работника по его специальности, квалификации, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников; улучшать условия их труда и быта. Указанные обязанности конкретизируются в правилах внутреннего трудового распорядка. Работник как сторона трудового договора обязан работать честно и добросовестно, блюсти дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации, выполнять установленные нормы труда, незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей или имуществу работодателя, соблюдать технологическую дисциплину, требования по охране труда, бережно относиться к имуществу работодателя и других работников (ст. 21 ТК).

Обе стороны трудового  договора (работник и работодатель) равноправны в выборе другой стороны договора. Некоторые ограничения в интересах работников закон установил для работодателя, обязанного принять по квоте инвалида или другое лицо, заявленное им для подготовки специалиста, и запрещает (ст. 64 ТК) необоснованный отказ (не по деловым качествам) и дискриминацию при приеме, т. е. какое-либо ущемление прав или какие-либо преимущества (не по деловым качествам).

1.1.2. Содержание  трудового договора.

В соответствии с ст. 57 ТК РФ в трудовой договор обязательно вносятся следующие сведения: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей

- физических лиц, не  являющихся индивидуальными предпринимателями); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

Существенными условиями  трудового договора являются: место  работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); виды и условия обязательного социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью». Данные условия трудового договора, названные существенными, не могут исключаться из текста договора по соглашению сторон. Без этих условий заключение трудового договора невозможно, так как не достигается договоренность по основным вопросам будущей трудовой деятельности работника.

В трудовом договоре могут  предусматриваться условия: об уточнении  места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) или о рабочем месте; об испытательном  сроке; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной); об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя; об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 57 ТК РФ). Эти условия являются дополнительными и включаются в трудовой договор по соглашению сторон.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Запрещается  требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ).

1.1.3. Срок, на который  заключается трудовой договор.

В соответствии с ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться:

1. на неопределенный срок;
2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор  считается заключенным на неопределенный срок. В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. Трудовой договор, заключенный на определенный срок при  отсутствии  достаточных  к  тому  оснований,  установленных  органом,

осуществляющим государственный  надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считается заключенным на неопределенный срок. Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок».

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

1.1.4. Срочный  трудовой договор.

Срочный трудовой договор  может заключаться по инициативе работодателя либо работника: для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом  сохраняется место работы; на время  выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона); с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы; для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств; с лицами, поступающими на работу в организации - субъекты малого предпринимательства с численностью до 40 работников (в организациях розничной торговли и бытового обслуживания - до 25 работников), а также к работодателям - физическим лицам; с лицами, направляемыми на работу за границу; для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также для проведения   работ,   связанных   с   заведомо   временным   (до   одного   года)

расширением производства или объема оказываемых услуг; с  лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период времени или для выполнения заведомо определенной работы; с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой; для работ, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника; с лицами, обучающимися по дневным формам обучения; с лицами, работающими в данной организации по совместительству; с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера; с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями профессий, утвержденными Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений; с научными, педагогическими и другими работниками, заключившими трудовые договоры на определенный срок в результате конкурса, проведенного в порядке, установленном законом или иным нормативным правовым актом органа государственной власти или органа местного самоуправления; в случае избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность, на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, а также в политических партиях и других общественных объединениях; с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности; с лицами, направленными на временные работы органами

службы занятости населения, в том числе на проведение общественных работ; в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 59 ТК РФ).

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются  срок его действия и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами.

1.1.5. Документы, предъявляемые  при заключении трудового договора.

В соответствии с ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях  с учетом специфики работы настоящим  Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации  и постановлениями Правительства  Российской Федерации может предусматриваться  необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового  договора впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются  работодателем.

Прием на работу, как правило, производится на основании заявления работника, где он должен указать дату, с которой он приступает к работе, и

должность, на которую  он поступает. Заявление о приеме на работу пишется в свободной  форме, так как типового бланка для него не предусмотрено.

1.2. Оформление приказа о приеме на работу.

Прием на работу оформляется  приказом работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Приказ о приеме работника на работу - распорядительный документ, которым работодатель оформляет  состоявшийся трудовой договор. Приказ не может заменить трудовой договор. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу оформляется на основе унифицированной  формы № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1, объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему правильно заверенную копию приказа о приеме на работу. При оформлении на работу в один день более одного лица может использоваться бланк «Приказ о приеме работников на работу» по форме № Т-1 а.

Приказ составляется лицом, ответственным за прием (как  правило, работником кадровой службы), на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

При оформлении приказа  о приеме на работу обязательно указываются  следующие сведения: фамилия, имя  и отчество работника, принимаемого на работу; наименование структурного подразделения, в которое принимается работник; профессия (должность) принимаемого работника; испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия    приема    на    работу    и    характер    предстоящей    работы    (по