Содержание: 
 

      Введение

     ГОСТ  Р 6.30 – 2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

     ГОСТ  Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

     ГОСТ  Р 6.30 – 2003: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

     Требования  ГОСТа Р 6.30 – 2003 являются рекомендуемыми.

     Цель  данной работы, определяющая ее задачи, состоит в рассмотрении требований к описанию составной части документа (аналитическому библиографическому описанию) и описанию нормативно – технических документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Описание составной  части документа (аналитическое  библиографическое описание) (ГОСТ 7.1-2003, ГОСТ 7.80-2000)

     С 1 июля 2004 г. постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 ноября 2003 г. №332-ст в качестве национального стандарта  Российской Федерации введен в действие межгосударственный стандарт ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание». Он введен взамен ГОСТ 7.1-84, ГОСТ 7.16-79, ГОСТ 7.18-79, ГОСТ 7.34-81, ГОСТ 7.40-82.

     Библиографическое описание содержит библиографические  сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение Ии порядок следования области и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа.

     Источником  информации для составления библиографического описания является документ в целом.

     Библиографические сведения указывают в описании в  том виде, в каком они даны в  источнике информации.

     Объектом  аналитического библиографического описания является составная часть документа, для идентификации и поиска которой  необходимы сведения о документе, в котором она помещена.

     К составным частям относятся:

• самостоятельное произведение;
• часть произведения, имеющая самостоятельное заглавие;
• часть произведения, не имеющая самостоятельного заглавия, но выделенная в целях библиографической идентификации¹.

     Документ, содержащий составную часть, является идентификатором публикации и именуется  идентифицирующим документом.

     На  составную часть, опубликованную как  самостоятельный документ (например, отдельный оттиск статьи из сериального  издания), составляют одноуровневое библиографическое описание.

     Сведения  о составной части документа  также могут быть приведены в  примечании о содержании к библиографическому описанию документа, идентифицирующего  публикацию.

     В тех случаях, когда требуются  наиболее полные библиографические сведения о составной части документа, составляют аналитическое библиографическое описание.

     При составлении аналитической библиографической  записи решение об использовании  заголовка записи как для составной  части, так и для идентифицирующего документа принимает библиографирующее учреждение. По характеру сведений о документе или его составной части различают следующие основные виды заголовков библиографической записи:

• заголовок, содержащий имя лица:
• заголовок, содержащий наименование организации;
• заголовок, содержащий унифицированное заглавие;
• заголовок, содержащий обозначение документа;
• заголовок, содержащий географическое название².

     Как правило, в записи идентифицирующего  документа заголовок не применяют.

     Аналитическое библиографическое описание является основным элементом аналитической библиографической записи и включает:

     а) сведения, идентифицирующие составную  часть;

     б) соединительный элемент;

     в) сведения об идентифицирующем документе;

       г) сведения о местоположении  составной части в документе;

     д) примечания³.

     Источниками информации о составной части  документа являются первая, последняя  и другие страницы (листы, полосы и  т. п.) составной части, если они содержат сведения о заглавии составной части, ее авторах, иных лицах и (или) организациях, принимавших участие в создании, публикации, изготовлении составной части документа; относящийся к составной части колонтитул; оглавление (содержание) идентифицирующего документа, если оно содержит сведения о составной части; наклейки, вкладыши и др. материалы, сопровождающие документы.

     Аналитическое библиографическое описание приводят на языке выходных или аналогичных  им сведений идентифицирующего документа  или официальном языке страны, в которой опубликован документ. Сведения о составной части текстового документа могут быть приведены на языке текста составной части, в этом случае языки библиографического описания составной части и идентифицирующего документа могут не совпадать.

     Аналитическое библиографическое описание состоит  из областей и элементов, приводимых в установленной последовательности. Перед сведениями о документе, в котором помещена составная часть, применяют соединительный элемент: знак две косые черты с пробелами до и после него. Знак две косые черты можно не приводить, если сведения о документе, в котором помещена составная часть, выделяют шрифтом или приводят с новой строки. В этом случае допускается употреблять термин, обозначающий физическую взаимосвязь: "В: ", «In :» и т. п.

     В аналитическом библиографическом  описании допускается точку и тире между областями библиографического описания заменять точкой⁴.

     В аналитическом библиографическом  описании, как правило, опускают сведения об издателе, распространителе, изготовителе. Однако в случае необходимости (для  идентификации документов с одинаковыми заглавиями, выпущенных разными издателями) сведения об издателе, распространителе, изготовителе могут быть приведены.

     Если  документ, в котором помещена составная  часть, является периодическим (журнал или газета), то место его публикации не приводят, за исключением случаев, когда это необходимо для идентификации документа.

     Сведения  об объеме идентифицирующего документа  в аналитическом библиографическом  описании не приводят. Область серии  также может быть опущена, если ее приведение не требуется для идентификации документа.

     Страницы  указывают арабскими или римскими цифрами, в зависимости от того, какая  пагинация приведена в документе. Если пагинаций несколько, их отделяют друг от друга запятой.

     Если  том включает более мелкие деления, то их приводят через запятую. Сдвоенный номер тома или выпуска приводят через косую черту.

     Частное заглавие тома или выпуска приводят в описании после знака двоеточие:

     Если  составная часть помещена в двух и более томах (выпусках, номерах) многотомного или сериального документа, то сведения о ее местоположении в каждом из томов (выпусков, номеров) отделяют точкой с запятой⁵.

     Если  составная часть помещена в документе, являющемся нетекстовым материалом, то сведения о документе и местоположении составной части приводят в виде обозначений, соответствующих этому типу материала.

     Составные части, опубликованные под обобщающим заглавием. Объектом описания в этом случае является группа составных частей, опубликованная под обобщающим заглавием. Аналитическое библиографическое описание составляют на всю публикацию в целом, обобщающее заглавие является ее основным заглавием, которое может быть дополнено сведениями, относящимися к заглавию, характеризующими данную группу составных частей: статьи, заметки, отклики, высказывания, материалы "круглого стола" и т. д.

     При описании рецензий и рефератов сведения о рецензируемых (реферируемых) документах приводят в примечании после слов "Рец. на кн.:", "Рец. на ст.:", "Реф. кн.:", "Реф. ст.:" или их эквивалентов на других языках: "Rev. op.:", "Ref. op.:"⁶.

     Примеры аналитического библиографического описания:

     Статья  из…

     … книги или другого разового издания

     Двинянинова, Г. С. Комплимент : Коммуникативный статус или стратегия в дискурсе [Текст] / Г. С. Двинянинова // Социальная власть языка : сб. науч. тр. / Воронеж. межрегион. ин-т обществ. наук, Воронеж. гос. ун-т, Фак. романо-герман. истории. — Воронеж, 2001. — С. 101—106. — Библиогр.: с. 105—106.

     … сериального издания

     Михайлов, С. А. Езда по-европейски [Текст] : система  платных дорог в России находится в начал. стадии развития / Сергей Михайлов // Независимая газ. — 2002. — 17 июня.

     Серебрякова, М. И. Дионисий не отпускает [Текст] : [о  фресках Ферапонтова монастыря, Вологод. обл.] : беседа с директором музея Мариной Серебряковой / записал Юрий Медведев // Век. — 2002. — 14—20 июня (№ 18). — С. 9.

     Боголюбов, А. Н. О вещественных резонансах в  волноводе с неоднородным заполнением [Текст] / А. Н. Боголюбов, А. Л. Делицын, M. Д. Малых // Вестн. Моск. ун-та. Сер. 3, Физика. Астрономия. — 2001. — № 5. — С. 23—25. — Библиогр.: с. 25.

     Казаков, Н. А. Запоздалое признание [Текст] : повесть / Николай Казаков; рисунки Е. Спиридонова // На боевом посту. — 2000. — № 9. —  С. 64—76 ; № 10. — С. 58—71. — ISSN 0869—6403.

     Белова, Г. Д. Некоторые вопросы уголовной ответственности за нарушение налогового законодательства [Текст] / Г. Д. Белова // Актуал. проблемы прокурор. надзора / Ин-т повышения квалификации рук. кадров Генер. прокуратуры Рос. Федерации. — 2001. — Вып. 5 : Прокурорский надзор за исполнением уголовного и уголовно-процессуального законодательства. Организация деятельности прокуратуры. — С. 46—49.

     Раздел, глава

     Малый, А. И. Введение в законодательство Европейского сообщества [Текст] / Ал. Малый // Институты  Европейского союза : учеб. пособие / Ал. Малый, Дж. Кемпбелл, М. О’Нейл. — Архангельск, 2002. — Разд. 1. — С. 7—26.

     Глазырин, Б. Э. Автоматизация выполнения отдельных  операций в Word 2000 [Текст] / Б. Э. Глазырин // Office 2000 : 5 кн. в 1 : самоучитель / Э. М. Берлинер, И. Б. Глазырина, Б. Э. Глазырин. — 2-е изд., перераб. — М., 2002. — Гл. 14. — С. 281—298.

     Рецензии

     Гаврилов, А. В. Как звучит? [Текст] / Андрей Гаврилов // Кн. обозрение. — 2002. — 11 марта (№ 10—11). — С. 2. — Рец. на кн.: Музыкальный  запас. 70-е : проблемы, портреты, случаи / Т. Чередниченко. — М. : Новое лит. обозрение, 2002. — 592 с.

     или

     Зданович, А. А. Свои и чужие — интриги  разведки [Текст] / Александр Зданович. — М. : ОЛМА-пресс : МассИнформМедиа, 2002. — 317 с.

     Рец.: Мильчин, К. На невидимом фронте без  перемен // Кн. обозрение. — 2002. — 11 марта (№ 10—11). — С. 6.

     2. Описание нормативно  – технических документов (ГОСТ 7.1-2003)

     Для описания определенных видов документов (изобразительных, аудиовизуальных, картографических, нотных документов, сериальных и других продолжающихся ресурсов, отдельных видов нормативных и технических документов, электронных ресурсов, и т. п.) предусмотрены особые элементы и область специфических сведений, в которых отражаются сведения об особенностях информации, ее физического носителя, типа публикации и другие сведения, характерные для данного вида документа⁷.

     Область специфических сведений применяется  при описании объектов, являющихся особым типом публикации или размещенных  на специфических носителях. К ним  относятся картографические, нотные документы, сериальные и другие продолжающиеся ресурсы, отдельные виды нормативных и технических документов, электронные ресурсы, а также микроформы, если на них расположены все названные виды документов, за исключением электронных ресурсов⁸.

     При описании нормативных документов по стандартизации (стандартов и технических условий) в области специфических сведений указывают обозначение ранее действовавшего документа, даты введения, сроки действия объекта библиографического описания.

     Оригиналы газетных полос для передачи по каналам связи. Технические требования [Текст] : ГОСТ 25805—2000. — Взамен ГОСТ 25805—83; введ. 01.01.02

     Стекло  безопасное для наземного транспорта. Общие технические условия [Текст] : ГОСТ 5727—88. — Изд. сент. 2001 с Изм. 1, 2, 3 (ИУС. 1992. № 2; ИУС. 1999. № 1; ИУС. 2001. № 11). — Взамен ГОСТ 5727—83; введ. 01.01.90

     При описании патентных документов в  области специфических сведений указывают регистрационный номер  заявки на патентный документ; дату ее подачи (поступления); дату публикации и (или) сведения об официальном издании, в котором опубликованы сведения о патентном документе; сведения о конвенционном приоритете: дату подачи заявки, номер и название страны конвенционного приоритета. Название страны приводят в круглых скобках. Также в области могут быть указаны индексы национальной патентной классификации.

     Приемопередающее  устройство [Текст] : пат. 2187888 Рос. Федерация : МПК7 H 04 В 1/38, Н 04 J 13/00 / Чугаева В. И. ; заявитель и патентообладатель  Воронеж. науч.-ислед. ин-т связи. —  № 2000131736/09 ; заявл. 18.12.00 ; опубл. 20.08.02, Бюл. № 23 (II ч.)

     Одноразовая ракета-носитель [Текст] : заявка 1095735 Рос. Федерация : МПК7 В 64 G 1/00 / Тернер Э. В. (США); заявитель Спейс Системз/Лорал, инк. ; патент. поверенный Егорова Г. Б. —  № 2000108705/28 ; заявл. 07.04.00 ; опубл. 10.03.01, Бюл. № 7 (I ч.); приоритет 09.04.99, № 09/289,037 (США)

     Область специфических сведений может быть повторена, если объект описания одновременно обладает качествами материалов разных классов, и это следует отразить в описании⁹.

     . — Граф. м-б в км. — Электрон. картогр. дан. 

     При описании промышленных каталогов, неопубликованных отчетов о научно-исследовательских  работах, неопубликованных диссертаций  область специфических сведений не применяют¹⁰.

     Заключение

     В заключение отметим, что рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности называется Унифицированной системой документации (УСД).

     Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование.

     Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Список использованной литературы:

1. ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://docs.cntd.ru/document/1200034383
2. ГОСТ 7-80.2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления» [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.spsl.nsc.ru/win/vbkexp/doc/GOST2000.htm
3. Документоведение и документооборот [Текст] / под ред. Л. Н. Жалезнова. – М. : ИНФРА – М, 2009. – 394 с. ; 21 см — 1000 экз. — ISBN 5-230-10656-5.
4. Кудрявцев, В. А. Организация работы с документами [Текст] : учебник / В. А. Кудрявцев. – М. : ИНФРА-М, 2008. – 441 с.  ; 20 см — 47000 экз.
5. Сапрыкина, Н. В. Практическое руководство к оформлению документов / Н. В. Сапрыкина. – М. : Академия, 2007. — 130 с. : ил. ; 25 см — 30000 экз. — ISBN 5-93208-043-4.