Анализ документов и оформление бланков фирмы

Содержание:

1.      Анализ документов и оформление бланков фирмы

2.      Система организационно-правовой документации

3.      Приложение к теоретической части

4.      Список литературы

1.      Анализ документов и оформление бланков фирмы

1.1.           При оформлении делового письма были допущены следующие ошибки:

      наименование организации в бланке следует указывать с начала полностью, а затем сокращенно в соответствии с Уставом организации;

      нет реквизита «Адресат», где может быть указана организация, должностное лицо, его инициалы и фамилия, почтовый адрес (п.3.15, ГОСТ Р 6.30-2003 приложение А);

      дата и номер документа располагаются в бланке письма после кодов по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Дату оформляют арабскими цифрами . День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11, ГОСТ Р 6.30-2003);

      в бланке письма обязательно указывают реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Этот реквизит должен проставляться в бланке письма и в том случае, если письмо является инициативным. В этом случае он не заполняется ( ГОСТ Р 6.30-2003, рис. Б.2);

      реквизит «Приложение» располагается после текста документа (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.21);

      отсутствует отметка об исполнителе (ГОСТ 6.30-2003).

Возможный вариант оформления письма:

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: [email protected]

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

_01.01.2009_№ 24/3-7 

  на №  _____________ от _______________

                                                                          Директору

научно производственного

                                                                    центра

                                                                                    О. Д. Турищеву

                                                                                  Сортировочная        

                                                                        ул., д. 6,

                                                                                         г. Саратов, 410505

О закупке учебных пособий

                Просим предоставить перечень новых учебных пособий с указанием цен за один экземпляр.

Приложение: перечень учебных курсов на 1 л. в 1 экз.

                С уважением,

Ректор                                                    подпись                             И.И. Иванов

А.А. Смирнова

207  14 56

1.2.           При оформлении приказа об увольнение были допущены следующие ошибки:

      нет полного наименования организации, сокращенное наименование организации  - автора документа помещают ниже полного или за ним. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации ( п. 3.8, ГОСТ Р 6.30-2003);

      не проставлен код по ОКПО;

      дата документа оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год.  День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11, ГОСТ Р 6.30-2003);

      не указаны дата и номер трудового договора;

      не указан табельный номер работника;

      не следует употреблять в официальных документах сокращение «ТК РФ» (КЗОТ РФ – устарело);

      в основании увольнения нет номера документа;

      подпись юриста в Унифицированной форме № Т-8 утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 не предусмотрена;

      нет реквизита ознакомления работника с приказом.

Возможный вариант оформления приказа:

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

1.3.           общий бланк:

Закрытое акционерное общество «Касмея»

(ЗАО «Касмея»)

Урожайная ул., д. 34, Зеленый, 123123

Тел. 33-33-33 факс 33-33-34

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

      __________________  № _______________  

      На №  _____________ от _______________

1.4.           бланк письма:

письма оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4-5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.

                  Место эмблемы

Закрытое акционерное общество

                    «Касмея»

Урожайная ул., д. 34, Зеленый, 123123

тел.: (0822) 33-33-33, тел./факс: 33-33-34

E-mail:

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

23.06.2005              _____ № 78

На №______ от ____________

О запросе предложения

на поставку персональных

компьютеров

Просим вас выслать в наш адрес предложение в трех экземплярах на поставку персональных компьютеров.

В предложении просим указать полное наименование, технические характеристики, цену, а также возможные сроки поставки.

Отдельно просим указать стоимость упаковки и транспортировки груза.

В случае, если вы по каким-то причинам не сможете направить нам предложение, просим сообщить об этом в минимальный срок.

Генеральный директор                                 Личная подпись                                И. А. Савельев

Л.И. Дмитриева

55-13-44

1.5.           бланк директора организации: ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» не определяет порядок использования должностных бланков, состав их реквизитов и последовательность их расположения на бланке. В стандарте содержится лишь образец должностного бланка, на основании которого организации и разрабатывают свои должностные бланки.

Место эмблемы

Закрытое акционерное общество

«Касмея»

Генеральный директор

Урожайная ул., д. 34, Зеленый, 123123, тел. 33-33-33 факс 33-33-34. Email:

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

__________________  № _______________  

На №  _____________ от _______________

2.         Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Назначение и состав организационно-правовой документации             

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация систем и процессов управления, т.е.:

· создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

· регистрация организации;

· установление ее структуры;

· определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

· регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

· формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

· регламентация деятельности аппарата управления;

· лицензирование деятельности в необходимых случаях;

· установление режима работы и системы охраны;

· организация труда работников и оценка труда работников;

· реорганизация организации;

· ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, Определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок Внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», являются:

- наименование организации – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Датой организационно – правовой документации является дата его утверждения. 

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

3.         Приложение к теоретической части

3.1.           Устав

3.2.штатное расписание

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением

Госкомстата России

От 5 января 2004 г. № 1

Форма на ОКУД

По ОКПО

Наименование организации

Штатное расписание

                                                                                                      Утверждено

Приказом организации

от «  »_______  20__г.

                                                                    №____

На период _________ с «  » ­­­­­­­­­________ 20__г.    Штат в количестве ___ единиц