Анализ организации. 3

Содержание

 

 

Введение____________________________________________________________________3

1. Общая характеристика организации_____________________________________________4
2. Описание миссии и целей организации __________________________________________5
3. Оценка внешней и внутренней среды организации _________________________________9
4. Определение типа организационной структуры управления организацией, оценка основных достоинств и недостатков существующей структуры организации__________16

Выводы _______________________________________________________________________19

Список использованной литературы _______________________________________________21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:

• рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;

• рынок поставщика или  рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;

• финансовый рынок;

• рынок труда;

• окружающая природная  среда.

Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Развитие и совершенствование  предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика организации.

 

Выбирается промышленная группа «Олія», владеющая тремя предприятиями: ООО «Маслопрессовый комбинат №1», ООО «Маслопрессовый комбинат №2», ООО «ООО «Маслопрессовый комбинат №3»».  Организационно-правовая форма – Общество с Ограниченной Ответственностью. Форма собственности – частная. Этап жизненного цикла – рост. Характер деятельности – производство продуктов питания. Компания занимается следующими видами деятельности: производство,  реализация, экспорт продуктов питания. Компания с точки зрения технологии является предприятием массового производства.

Основанная в 1995 голу Промышленная группа «Олія» существует более 10 лет. Фирма «Олія» хорошо известна на рынке страны и стран СНГ под именем «Олія» как серьёзный и надёжный партнёр, отличающийся прекрасной организацией работы и нацеленностью на долгосрочное сотрудничество. В 1996 году «Олія» начало производство продуктов питания. Компания стала выпускать различные растительные масла. В 1997 году была создана Промышленная группа «Олія», владеющая двумя современными предприятиями : ООО «Маслопрессовый комбинат №1», ООО «Маслопрессовый комбинат №2», а в 1999 году в её состав вошло ещё одно предприятие : «Маслопрессовый комбинат №3». Наиболее известными брендами «Олії» являются масло подсолнечное «Деревенское», серия продуктов, выпускаемая под общим названием «Олія».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Описание миссии и целей организации.

 

Чтобы составить представление  о предприятии, рассмотрим его техническую  и социальную части:

• Техническая система организации включает в себя: оборудование, капитал, здания, транспорт, ресурсы, источники информации.
• Оборудование. Компания располагает высококачественным оборудованием, отвечающим мировым стандартам. ПГ «Олія» располагает лабораторией оснащённой самым современным оборудованием.
• Здания. Как уже говорилось ранее компания владеет тремя современными предприятиями. На всех предприятиях ведётся строгий контроль за качеством производимой продукции. Особенно тщательно на предприятиях следят за разработкой новых продуктов и рецептур.
• Транспорт. В собственность компании входит достаточно большое количество транспорта для доставки продукции в магазины Луганска и области.
• Источники информации. ПГ «Олія» имеет собственный сайт в интернете. Также ПГ «Олія» принимает участие в национальных и международных продовольственных выставках и в выставках производителей упаковки. Телевизионная реклама охватывает наибольшее число потенциальных покупателей на территории всей страны, поэтому ПГ «Олія» постоянно размещает рекламу на центральных каналах телевидения для продвижения своих основных торговых марок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Социальная система организации представлена персоналом фирмы, системой коммуникации, стилем управления предприятием, организационной культурой, множеством социальных отношений, как между клиентом и персоналом, так и внутрифирменным, опытом в общении.
• Стиль управления – либерально-демократический.
• Организационная структура организации – дивизиональная по регионам.
• Необходимая численность управленческого персонала является следующей :
• 5 топ менеджеров;
• 20 менеджеров среднего звена;
• примерно 200 менеджеров низшего звена.
• Общая численность работающих – примерно 1500 человек.
• Кадровая и социальная политика. При приёме нового сотрудника на работу наиболее важную роль играют следующие факторы :
• Высокий профессионализм принимаемого на работу сотрудника;
• Его коммуникабельность;
• Исполнительность;
• Ответственность;
• Целеустремлённость;
• Желание работать в коллективе.
• Система коммуникации. Каждый месяц в организации проводится собрание совета директоров компании в её центральном офисе, на котором решаются наиболее актуальные на данный момент вопросы. Собрания же в Луганском и региональном представительствах компании проводятся раз в полтора месяца. На этих собраниях идёт обсуждение уже принятых ранее на собрании совета директоров решений и пути их исполнения. Соответственно, мы имеем последовательный тип коммуникационной сети  на уровне топ менеджеров и веерный тип коммуникационной сети среди остальной части организации. На схеме это выглядит так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Взаимодействия социальной и технической системами происходит на основе внутренних потребностей организации, направленных на решение поставленных задач.

Посредством дерева целей описывается  их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательное разбиение главной цели на подцели.

С учетом всех правил составления  дерева целей построим дерево целей, отражающее этапы достижения следующей цели, стоящей перед ГП «Олія»:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Оценка внутренней и внешней среды организации.

 

Говоря о внутренней среде организации, прежде всего, стоит  описать процедуру принятия решения на уровне топ менеджеров данной фирмы.

• Способ разработки решения – коллективный.
• Еженедельные кратковременные планёрки
• Обязательные ежемесячные встречи для разработки стратегических планов фирмы.

В результате работы по выработке решений мы получаем следующие виды управленческих решений: Приказы и рекомендации.

Содержание:

• Приказов:

Чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному  исполнению.

• Рекомендаций:

Некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Разделение  труда в организации происходит по двум направлениям:

• Постадийное разделение работ в организации (горизонтальные связи);
• Разделение работ по уровням иерархии в организации, как в целом, так и в её отдельных частях (вертикальные связи).

На схеме разделение труда можно представить следующим  образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Вертикальные связи, реализующиеся через приказы, распоряжения, распределение полномочий. Тем самым данный тип связей обеспечивает стабильность организации.
• Горизонтальные связи, главное предназначение которых – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укрепить вертикальные связи и делают организацию более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.

Говоря о внутренней среде организации, следует так же проанализировать её внутренние переменные элементы. Итак,

Переменные  элементы:

• Миссия компании состоит в повышении качества производимых продуктов питания на рынке и дальнейшем обеспечении населения высококачественной продукцией, формировании у населения хорошего вкуса. Организация в силу своего структурного построения является одним из социальных институтов. Организация осуществляет одну из главных функций в обществе – обеспечение населения продуктами питания, что само по себе  немаловажно.  Главной задачей компании является удовлетворение желаний и нужд потребителей, поэтому компания производит высококачественные продукты по приемлемой цене. Всем партнёрам, покупающим производимую продукцию, компания предлагает выгодные условия сотрудничества, помощь продвижения на местах и обслуживание на самом высоком уровне. ПГ «Олія» является компанией, чтящей свои традиции и заботящейся о будущем. Поэтому компания создаёт на Украине рабочие места, способствует экономическому подъёму и развитию страны и регионов и достойно представляет отечественную продукцию на международном рынке. Компания предоставляет своим сотрудникам возможность профессионального роста и раскрытия творческого потенциала. Кроме всего прочего компания заботится об окружающей среде и бережно относится к природе.
• Тип организационной культуры – культура задачи. Этот тип организационной культуры характеризуется высоким профессионализмом сотрудников, следовательно, скорость выполнения работы такими сотрудниками достаточно высока. Большое внимание здесь уделяется, прежде всего, групповому эффекту, а не индивидуальным потребностям руководителя, следовательно, каждый сотрудник имеет право на собственное мнение, что способствует благоприятной рабочей атмосфере в коллективе и даёт стимул к труду.
• Стратегия фирмы. Чтобы определить стратегию нашей фирмы надо определить слабые и сильные  её стороны.

Сильные стороны:

• Полный комплекс товаров и услуг, предоставляемых клиенту;
• Высокий творческий потенциал;
• Профессионализм;
• Способность быстро реагировать на появление новых технологий в сфере производства продуктов питания и умение творчески использовать новинки, появляющиеся в результате Н.Т.П. на благо клиентов.

Слабые стороны:

На данном этапе развития фирмы существует проблема невозможности доставки производимой продукции в отдалённые части города и его окрестностей из-за периодической нехватки транспорта.

• Главные задачи компании :
• Дальнейшее производство и реализация высококачественных продуктов питания;
• Повышение квалификации сотрудников;
• Разработка новых торговых марок;
• Создание большего числа представительств;
• Наиболее эффективная работа в условиях сложившейся конкуренции.

Попытка проанализировать внешние факторы воздействия  на организацию выглядит таким образом:

Факторы прямого воздействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рассмотрим влияние  некоторых из этих факторов подробнее :

• Законы устанавливают некоторые правовые рамки и нормы взаимоотношений, дают организации возможность определить для себя допустимые границы действий и приемлемые методы отстаивания своих интересов.
• Покупатели. Анализ покупателя может быть составлен по следующим характеристикам :
• Географическое месторасположение покупателя – вся Украина;
• Демографические характеристики : покупатели продукции данной организации – люди совершенно разного возраста,  но основную часть покупателей оставляют домохозяйки в возрасте от 30 до 60 лет;
• Социально-психологические характеристики покупателя: производимая продукция в основном рассчитана на население так называемого «среднего класса»;
• Отношение покупателя к продукту: по данным маркетинговых исследований наибольшим спросом среди покупателей пользуется марка «Олія», а наименьшим спросом – марка «Село». Это побуждает организацию повышать качество продукции, пользующейся наименьшим спросом, и увеличивать производимое количество продукции, пользующейся наибольшим спросом;
• Чувствительность покупателя к цене: значительное повышение цен поведёт к снижению спроса на некоторые виды производимой продукции, и, следовательно, к потере некоторого числа покупателей, поэтому при повышении цен на один из видов продуктов организация по мере возможности старается снизить цену на какой-либо другой производимый ею продукт;
• Наличие замещающих продуктов: так как организация занимается производством большого числа торговых марок, то практически каждая единица производимой продукции имеет товар-заменитель, что даёт покупателю некоторую альтернативу при выборе продукта потребления.
• Поставщики. Конкурентную силу поставщика определяют следующие факторы:
• Уровень специализированности поставщика. Данная организация работает только с высококвалифицированными поставщиками, что даёт компании определённые преимущества и обеспечивает высокое качество поставляемой продукции;
• Стоимость поставляемого товара. Стоимость поставляемых товаров полностью окупается в процессе торговли;
• Гарантия качества поставляемого товара. Каждый поставщик обязательно должен давать гарантию на поставляемый им товар, поставщик несёт ответственность за поставленный им товар, поэтому организация практически всегда гарантированно обеспечена высококачественным товаром, что также даёт ей ряд преимуществ перед другими компаниями.
• Конкуренты. Рассматривая влияние конкурентов на данную организацию, следует, прежде всего, сказать о сильных и слабых сторонах этого влияния.

Сильные стороны:

• Очень большой конкурентной силой обладают производители замещающей продукции, поэтому, для того, чтобы достойно встретить вызов со стороны фирм, производящих замещающий продукт, организация должна имеет в себе достаточный потенциал, чтобы перейти к созданию продукта нового типа;
• Некоторые организации проигрывают в борьбе фирмам-«пришельцам», только что или вновь пришедшим на рынок, поэтому данная организация заранее создала некоторые барьеры на пути вхождения потенциальных «пришельцев». Это:
• Контроль за каналами распределения продукции;
• Низкие издержки за счёт экономии от большого объёма производства и т.д.

Слабые стороны:

• Создание организацией барьеров на пути вхождения конкурентов и производство продукта нового типа значительно снижают конкуренцию и дают организации пути для дальнейшего развития.

Факторы косвенного воздействия.

• Состояние экономики
• Политическая среда
• Международные события
• Экологические факторы
• НТП
• Социокультурные факторы

Рассмотрим некоторые  из этих факторов подробнее :

• Политическая среда, прежде всего, влияет на отношение потребителей к производимой продукции. Лицензия данной организации на производимую продукцию, выданная правительством, формирует позитивное отношение к покупаемой ими продукции.
• Социокультурные факторы это:
• Отношение людей к работе и качеству жизни;
• Существующие в обществе обычаи и верования;
• Разделяемые людьми ценности;
• Демографическая структура общества;
• Рост населения;
• Уровень образования;
• Мобильность людей и т.д.

Все эти изменения происходят достаточно медленно, но они приводят ко многим существенным изменениям в окружении  организации, таким, как :

• Готовность или неготовность людей купить ту или иную единицу производимой продукции;
• Рост или упадок числа потребителей;
• Вынужденное строительство большего числа филиалов и т.д.

Поэтому организация должна серьёзно отслеживать всевозможные социальные изменения.

• Состояние экономики позволяет понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ :
• Темпа инфляции;
• ВНП;
• Нормы налогообложения;
• Уровня безработицы и т. д.

При растущем уровне цен и высоком  уровне безработицы растёт и инфляция, что влёчёт за собой стагфляцию (рост цен и инфляции), но т.к. данная компания повышает цены на производимую продукцию только в крайнем случае и имеет большое количество товаров-заменителей , продаваемых по сравнительно невысокой цене, то возможность стагфляции на продукцию данной компании крайне невысока.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а так же уровень изменчивости каждого фактора. На мой взгляд, сложность внешней среды высокая, потому что число факторов внешней среды относительно не большое, но их вариативность нельзя прогнозировать.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Я считаю, что,  подвижность внешней среды нашей фирмы высокая. Одни из наиболее динамичных факторов, которые мы рассматриваем, есть НТП и конкуренты.

• Конкуренты - этот фактор один из наиболее динамично меняющихся, но скорость его изменения (подвижность) не настолько высока, что бы оказывать на  организацию глобальное воздействие.
• НТП - Скорость изменения НТП заставляет большинство структур  организации следить и адекватно реагировать на новинки появляющиеся в результате прогресса.

 

Неопределенность  внешней среды – низкая, потому что мы имеем всего лишь три фактора неопределенность которых относительно высока и перечисляется в порядке увеличения неопределенности. Это:

• Поставщики.
• Покупатели.
• Конкуренты.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другой фактор. Взаимосвязанность факторов внешней среды данной организации, низкая потому, что лишь два фактора внешней среды могут оказать серьезное влияние на все другие факторы и соответственно на деятельность фирмы. Это:

• Группа экономических факторов
• Группа политических факторов.

 

 

4. Определение типа организационной структуры управления организацией, оценка основных достоинств и недостатков существующей структуры организации.

 

Организационная структура:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Достоинства:

• В основе  взаимодействия с внешней средой лежит механистический подход, что обеспечивает эффективность работы организации;
• Позволяет организации продолжать свой рост;
• Эффективное осуществление управления различными видами деятельности на разных рынках;
• Руководители региональных представительств в рамках закреплённой за ними территории координируют деятельность не только по «линии», но и по «функциям» и развивают в себе тем самым качества общего руководства;
• Создание хорошего кадрового резерва для стратегического уровня организации;
• Разделение решений по уровням ускоряет их принятие и повышает их качество.

Недостатки:

• Тенденция к «укорачиванию» некоторых целей;
• Из-за роста управленческого аппарата за счёт создания отделений увеличиваются накладные расходы;
• Возможность развития межотделенческих конфликтов;
• Возможное затруднение межотделенческой карьеры и неэффективное использование ресурсов отдельных людей.

Из приведённого выше видно, что достоинства данной организационной структуры превышают её недостатки, следовательно, для данной организации такая организационная структура является наиболее подходящей и необходимости в реструктуризации нет.

Сотрудникам организации  предоставляется значительная свобода  в принятии ими каких-либо решений, а также высоко ценится их инициативность. Поэтому практически каждый сотрудник организации осознаёт себя неотъемлемой частью этой организации, понимает свою важность для организации. Но, не смотря на это, сотрудники фирмы постоянно (по мере возможности)  должны стараться повышать свой культурный и образовательный уровень. Это может выражаться в непрерывном повышении своего профессионализма и развитии личных культурных предпочтений. Необходимо быть вежливым со всеми абсолютно. Работники должны хорошо выглядеть, в соответствии с рекомендациями стилистов фирмы.

В фирме разработаны  корпоративные стандарты на документооборот внутри организации. Руководство разрабатывает программу по формированию корпоративной лояльности. Например, совместное празднование различных дат, праздников и Дней рождений. Руководство  должно быть образцовым примером для своих подчиненных. Руководству необходимо с пониманием относится к ошибкам или небрежностям своих подчиненных. Например, категорично не карать за опоздания на работу, а предупредить, возможно, несколько раз. Благодаря неформальному отношению к работе и поддержанию такого отношения, у сотрудников должно сформироваться представление о работе над общим делом, взаимопомощи, взаимовыручке и слаженности в работе. Удовольствие от работы в коллективе для каждого работника принесет очевидные  плоды и послужит положительной стороной  в развитии и текущей работе.

Внутри организации  происходит активное общение между  различными отделами. Раз в 2 недели проходят собрания в региональных представительствах, где любой сотрудник может задать интересующий его вопрос своему руководству. Руководство же в свою очередь по мере возможности старается ответить на максимум заданных вопросов.

В каждом здании организации  существует специальная  недорогая  столовая для сотрудников. Обеденный  перерыв составляет ровно час  ежедневно. Часть отделов обедает с 13:00 до 14:00, остальная же часть – с 14:00 до 15:00. Руководство компании обедает в отдельной комнате. Руководство, прекрасно понимая, что люди, занимающиеся производством и реализацией продуктов питания, занимается поставкой продуктов питания совершенно другой фирмы.

Несмотря на такое  лояльное отношение руководства  к сотрудникам, существует ряд ограничений, таких, как :

• Чёткое исполнение служебных обязанностей и приказов руководства;
• Обязательный контроль за качеством производимой продукции;
• Контролируется своевременное выполнение работниками поставленных задач;
• Создание системы планирования сотрудниками своей работы на неделю, предоставление отчёта руководству в письменном виде.

Но также существует ряд привилегий для сотрудников :

• Возможность опоздать  на работу, но не более двух раз;
• Специальная «программа поощрения» для наиболее эффективно работающих сотрудников;
• Ежегодный отпуск, длящийся 29 календарных дней;
• Премии за успешно выполненную работу;
• Тактичное  обращение с каждым сотрудником и т.д.