Анализ системы электронного документооборота на примере Связного

Список вопросов:

1.Наименование предприятия.

2.Сфера деятельности

3.Основные характеристики  предприятия

4.Организационная  структура.

5.Применяемая на  предприятии СЭД.

6.Характеристика  применяемой СЭД

7.Цена СЭД

8.Основной функционал  применяемой СЭД

9.Достоинства и  недостатки применяемой СЭД

1. Наименование предприятия:

ОАО "Связной Сибирь»

2. Сфера деятельности:

Компания является официальным  дистрибьютором ведущих производителей GSM-телефонов и телефонов стандарта DECT, а также дилером крупнейших операторов сотовой связи. На март 2011 года компании принадлежало 2500 магазинов  в России и 70 в Белоруссии, работавших под торговыми марками «Связной»  и «Связной 3» (расширенный ассортимент  товаров и цифровые услуги). Также в группу «Связной» входит компания «Связной Загрузка» (производитель контента).

Интернет-магазин «Связной»  доставляет заказы более чем в 35 городах России.

В 2010 году «Связной» начал  работу в банковском бизнесе. 1 октября 2010 года был представлен Связной  Банк (бывший Промторгбанк).

В ноябре 2011 года Связной  запустил проект розничной непродовольственной  торговли Enter Связной, использующий интернет-магазин и сеть оффлайн-магазинов.

3. Основные характеристики предприятия

Характеристика фирмы ЗАО «Связной»

«Связной» - крупнейшая независимая  федеральная розничная сеть, занимающаяся дистрибуцией мобильных устройств, а также предоставляющая операторские и финансовые услуги. Осуществляет свою деятельность с 1995 года. На сегодняшний  день открыто 2589 магазинов «Связной»  на территориях России и Беларуси, которые ежедневно посещают около 1,5 миллионов покупателей. В магазинах  «Связной» покупатели могут приобрести мобильные телефоны, аудио- и видео - устройства, компьютеры, контракты  операторов сотовой связи и множество  других товаров и аксессуаров  от ведущих производителей. В розничной  сети «Связной» представлен также  широкий спектр товаров и услуг, включая оплату Интернета, цифрового  ТВ, коммунальных платежей и пр. «Связной» предлагает финансовые услуги, а в частности денежные переводы, кредиты и страхование. Более чем 20000 сотрудников компании обеспечивают высочайший уровень обслуживания, что отражается в неизменном росте показателей уровня лояльности покупателей. Бонусная программа лояльности под названием «Связной-Клуб» является крупнейшей коалиционной программой лояльности в стране и насчитывает более 14,8 млн. участников.

Целью деятельности компании является получение прибыли от осуществления предпринимательской деятельности.

Основными видами деятельности Общества являются: Торгово-закупочная деятельность, Производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно- технического назначения; Внешнеэкономическая деятельность.

Уставный капитал Общества составляет 1 500 000 (Один миллион пятьсот тысяч) рублей. Уставный капитал Общества состоит из обыкновенных именных  акций в количестве 15 000 (Пятнадцать тысяч) штук номинальной стоимостью 100 (Сто) рублей каждая.

Бизнес, который положил начало группе компаний "Связной", был  основан в октябре 1995 года. С момента  создания и основным видом деятельности группы являлась оптовая торговля телефонами стандарта DECT и персональной аудиотехникой, период времени деятельность компании осуществлялась под брендом "Максус".

Датой основания компании считается 9 октября 1995 года. Торговая точка на Горбушке, офис площадью 20 квадратных метров, в штате фирмы было, всего  пять сотрудников. Начав с минимального капитала, компания за короткий срок превратилось в крупное и стремительно развивающееся  коммерческое предприятие.

К 2000 году компания "Максус" подписала  прямые контракты с ведущими производителями  персональной аудиотехники, такими как: Siemens, Motorola, Philips, Ericsson и другими. К  началу 2002 года компания "Максус" удалось занять позиции: доля рынка  по оптовым продажам аудиотехники и  телефонии достигла 10%.

Правильно оценивая перспективы развития рынка продаж сотовых телефонов, в 2001 году было принято стратегическое решение в концентрации усилий в  области развития розничных продаж. 23 апреля 2002 года состоялся официальный  запуск розницы под новым брендом  – сеть центров мобильной связи "Связной". К этому моменту  новая сеть насчитывала 81 торговую точку.

После запуска бренда "Связной" розничная сеть компании продолжает стремительно развиваться, причем не только в Москве и Московской области. Осенью 2002 года открываются первые центры мобильной связи "Связной" в  Санкт‐Петербурге. К середине 2003 года в северной столице насчитывалось уже 25 торговых точек. Следующим этапом экстенсивного развития "Связного" становится открытие магазинов в Нижнем Новгороде.

К 2004 году сеть "Связной" насчитывала  уже 292 центра мобильной связи. Этот год был переломным для рынка  мобильной розницы. Торговые сети начали активно развиваться в регионах, осваивать новые территории и  менять ассортиментную политику. "Связной" принял решение дифференцироваться в сторону портативной цифровой техники и создать уникальный для российского рынка проект – галерею цифровых технологий "Связной 3". В этих салонах были впервые  запущены в продажу цифровые фотоаппараты и плееры, ноутбуки и портативные  телевизоры, а также реализованы  уникальные возможности открытого  доступа покупателей к товарам  и печати цифровых фотографий с любых  носителей.

К 2007 году общее число центров  мобильной связи "Связной" составляло более 1400 в уже 282 городах Российской Федерации. Открыв в августе 2006 года первый салон на Дальнем Востоке, компания завершила глобальную региональную экспансию ‐ теперь центры мобильной связи есть в каждом регионе России. По итогам 2006 года рыночная доля сети центров мобильной связи "Связной" в России составила 14,6 % по количеству проданных GSM‐телефонов.

По итогам 2007 года, Группа компаний "Связной" насчитывала 1577 розничных  салонов в 383 городах России, с  годовым оборотом в размере 2,34 млрд. (Два миллиарда триста сорок миллионов) долларов США. Рыночная доля сети по итогам 2007 года составляло – 15,6 % (по количеству) и 14,7 % (по обороту).

По итогам 2008 года, Группа компаний "Связной" насчитывает 1823 магазина 2‐х форматов – центры мобильной связи "Связной" и галереи цифровых технологий "Связной 3" ‐ 1754 магазина в 465 городах РФ и 69 магазинов в Республике Беларусь. Рыночная доля компании "Связной" по числу проданных GSM‐телефонов на 4 квартал 2008 года составляла 20,6% (по количеству) и 23,8% (по обороту).

Оборот группы компаний "Связной", включающий в себя выручку от реализации товаров и услуг, платежи за мобильную  связь и НДС, за 2008 год составил 2,938 млрд. долларов США. За 2008 год прирост  розничного оборота составил 25,6 % по сравнению с 2007 годом.

Штат сотрудников ГК "Связной" к началу 2009 года насчитывает 16 000 человек.

В настоящее время партнерами компании являются: Nokia, Samsung, Siemens, Sony Ericsson, Voxtel, Philips, Motorola, Alcatel, Explay, Sony, BBK, Rover, Nec, Prolife и т.д.

В течение 2004 года "Связной" осуществила  реструктизацию, результатом которой  стала прозрачная финансовая структура, наличие которой способствовало существенному повышению инвестиционной привлекательности группы.

Сегодня группа "Связной" состоит: ЗАО "Группа компаний "Связной" - владелец акций одиннадцати операционных компаний группы, в том числе: ЗАО "Связной" - распределительный  и финансовый центр; розничные торговые компании (ЗАО "Связной МС", "Связной  ЦР", ОАО "Связной НН", ОАО "Связной  СПБ", ЗАО "Связной Кзн", ОАО "Связной Юг", ОАО "Связной  Урал", "Сибирь";

ЗАО "Связной Загрузка" - производитель  контента.

Такая структура позволяет группе "Связной" успешно сотрудничать с ведущими финансовыми институтами  России.

"Связной" - это торговая сеть  европейского уровня с отличным  качеством обслуживания. Собственный  Учебный центр позволяет персоналу  компании постоянно повышать  свою квалификацию и развивать  мотивацию.

Реальное преимущество "Связного" - качество коммуникации с потребителем. Под качеством коммуникации подразумевается  комплекс маркетинговой активности – от прямой рекламы до оформления мест продаж. При этом по таким факторам, как ассортимент, удобство мест продаж сеть "связной" входит в число лучших.

Стратегия развития группы компаний "Связной" направлена на увеличение рыночной доли, диверсификацию поставщиков, расширение продуктового ряда, рост стоимости  бренда и экспансию в новые  сегменты рынка услуг высокой  добавленной стоимости в телекоммуникациях  а также финансовых услугах.

Менеджмент "Связного" видит  основную цель бизнеса компании в  повышении акционерной стоимости  путем увеличения выручки и рентабельности, а также в увеличении рыночной доли в России и в городах расположения салонов через использование  основных конкурентных преимуществ  товарного знака "Связной".

Миссия и цель организации

Миссия организации заключается  в том, чтобы помочь людям в  их стремлении шагнуть в мир безграничных возможностей мобильной связи, которая  объединяет и делает их свободными во времени и пространстве.

Цель - действовать оперативно и  гибко, стараясь предвосхищать потребности  завтрашнего дня и добиваться высочайшего качества предоставляемых  услуг.

Компания стремимся стать ведущей  в области, предоставляющей людям  все необходимое для пользования  услугами мобильной связи. Целью  компании является захват 15-ти% рынка  сотовых телефонов и 25% рынка сотовых  аксессуаров.

4.Организационная  структура предприятия

Продуманное и спланированное управление предприятием позволяет  в значительной степени повысить его конкурентоспособность и  снизить себестоимость продукции.

Структура данной организации  является линейно-функциональной (рис.1). Данная структура наиболее распространена в настоящее время. Она удачно сочетают линейные подразделения, выполняющие  весь объем производственной деятельности (реализация товаров и предоставлении услуг связи клиентам), с отделами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации (бухгалтерия, отдел развития).

Основными достоинствами  структуры в данной компании является: освобождение линейных подразделений  от решения общеорганизационных  задач, повышение контроля над линейными  подразделениями и достижение общеорганизационных  ориентиров.

В данной структуре имеются  недостатки. Одним из них является узкая специализация работников, что может привести к снижению выполнения целей и задач организации.

Рис.1 Структура ОАО "Связной"

У каждого из сотрудников  организации имеются свои обязанности  и функции, которые должны быть выполнены  для повышения эффективности  деятельности компании.

Правильно подобранный персонал имеет не последнее место при  открытии фирмы. В компании нет специалиста, занимающегося подбором персонала. Эту функцию осуществляет менеджер по развитию. В данной компании у  каждого из сотрудников имеются  определенные функции, которые необходимо выполнять для достижения целей  организации.

5.Применяемая на  предприятии СЭД

«1С-Рарус: Магазин 2.0»

6. Характеристика применяемой  СЭД

«1С-Рарус: Магазин 2.0» — это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

«1С-Рарус: Магазин 2.0» позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная  область, автоматизируемая с помощью  «1С-Рарус: Магазин 2.0» , может быть представлена в виде следующей схемы.

«1С-Рарус: Магазин 2.0» автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами,
• управление правилами продаж,
• управление процессами продаж:
• управление торговыми представителями,
• управление запасами,
• управление закупками,
• управление складом,
• управление финансами,
• контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С-Рарус: Магазин 2.0» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. 

«1С-Рарус: Магазин 2.0» рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в  целом. Для предприятия холдинговой  структуры документы могут оформляться  от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

«1С-Рарус: Магазин 2.0» — это готовое решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения «1С:Предприятие 8.0». 

«1С-Рарус: Магазин 2.0» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в   "1С: Бухгалтерию 8".

Использование программы «1С-Рарус: Магазин 2.0» совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа «1С-Рарус: Магазин 2.0» может использоваться в качестве управляющей системы для решения "1С: Розница 8".

7. Цена СЭД

Стоимость программы «1С-Рарус: Магазин 2.0»–33000 рублей. Но не будем забывать, что это только часть большого количества программ, которые можно использовать для автоматизации работы.

8. Основной функционал  применяемой СЭД

Типовое решение «1С-Рарус: Магазин 2.0» предназначено для автоматизации непродовольственных предприятий розничной торговли, ориентированных на продажу бытовой техники и средств связи. Основу решения составляет конфигурация для программы «1С:Предприятие 7.7». Решение использует широкий спектр торгового оборудования и может применяться для организации рабочих мест (Front-Office) кассиров-продавцов при использовании фискальных регистраторов. Программный продукт может применяться для автоматизации как одиночных магазинов, так и розничных точек торговых сетей (торговых центров).

Типовое решение поддерживает весь функционал конфигурации «1С-Рарус: Магазин 2.0» и дополнено некоторыми функциями, отчетами и удобными механизмами, которые используются в магазинах, реализующих одежду, обувь, аксессуары и товары для спорта и активного отдыха:

Учет поступления, хранения и продажи товаров по тем дополнительным характеристикам (товарная аналитика), например: цвет, размер, рост. Дополнительные характеристики, их названия и значения пользователь назначает самостоятельно для различных типов товаров.

Назначение дополнительных справочных данных по товару и группам товаров.

Автоматическое формирование наименования товара из дополнительных справочных данных товара с указанием  алгоритма формирования.

Аналитическая отчетность по дополнительным справочным данным товара — производитель, бренд, модель, серия, цвет, тип товара.

Аналитическая отчетность по дополнительным характеристикам товаров (товарная аналитика), например по: цвету, размеру, весу.

Формирование приходных  и расходных документов в виде «шахматки» (сетки или матрицы) с  детализацией по базовому свойству номенклатуры (например, размеру или цвету) или  с группировкой по одинаковым артикулам  товаров.

Вывод информации о процентном составе товара по материалам, из которых  он изготовлен.

Формирование продавцом  набора товаров и назначение цены на набор, отличной от суммы цен товаров, составляющих набор.

Указание в номенклатурной карточке места размещения товара на складе.

Примечание: Для подключения  табло покупателя, программируемой  клавиатуры, считывателя магнитных  карт или сканера штрих-кодов  лицензии не требуются.

 9. Достоинства   и недостатки применяемой СЭД

Недостатки «1С-Рарус: Магазин 2.0»

1. 1С-Рарус: Магазин 2.0 Чтобы работать со 2-й версией, нужно дополнительно обучать работников. Интуитивно, методом тыка, понять работу программы более сложно, чем в случае с 1.0. Для работы на 2-й версии пользователю нужно понимать формат хранения данных 1С, знать, что такое регистры, и как проводятся документы;
2. «1С-Рарус: Магазин 2.0» действительно более функционально, предусматривает большие отчетов и вариантов работы. Но, как свидетельствует опыт, большинству пользователей вполне хватает возможностей 1С-Рарус: Магазин 1.0
3. 2-я версия, естественно, дороже, чем 1.0; кроме того, в сетевой версии программы нужно платить за каждое кресло;
4. «1С-Рарус: Магазин 1.0» намного стабильнее, нежели более молодая 2-я. Обновления для 1.0 выходят максимум 2 раза на год, тогда как для 2 намного чаще.

Но нужно рассмотреть  и преимущества 2-й версии:

1. «1С-Рарус: Магазин 2.0» более престижна и осовременена; те, кому важно развиваться вместе с развитием технологий, или успевать за развитием программы, подойдет именно она;
2. Уже несколько лет подряд компания 1С продвигает на рынке именно 2-ю версию. При этом она грозится перестать поддерживать 1.0 и заставляет партнеров, чтобы их клиенты также переходили на 2-ю версию, поэтому: 

если вы остаетесь на 1.0, то рискуете остаться без поддержки компании, а это необычайно проблемно, ведь вы не будете получать новые формы документов, налоги и формы документов; хотя, например, для 1С: Торговля и склад это не очень плохо;

Более новые конфигурации для 1С пишутся только для 2-й версии. Если вам нужная какая-то особенная конфигурация, которая подходит только 2-й версии, то выхода нет – только покупать «1С-Рарус: Магазин 2.0»;

3. «1С-Рарус: Магазин 2.0» намного лучше для больших компаний, чем 1.0. Если более 30 человек работают с одной базой 1С, следует подумать о переходе на 2;
4. «1С-Рарус: Магазин 2.0» не вызывает проблем совместимости с новыми ОС