Анализ структуры организации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования 
 
 

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дзержинский филиал 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  дисциплине «Информационные системы деятельности органов управления»

Анализ  структуры организации 
 

Дзержинск 2011 г.

     СОДЕРЖАНИЕ 

    Глава 1 Направление деятельности коллектива, структура

1.1 Организационно-распорядительные  методы управления……………..5-6

1.2 Экономические  методы управления…………………………………….6-7

1.3 Социально-психологические  методы управления ……………………….7-8

1.4 Делопроизводство  и документооборот ……………………………………..8

1.5 Информационные  потоки…………………………………………………8-9

    Глава 2. Функциональные обязанности

2.1 Бухгалтерия…………………………………………………………………10

2.2 Отдел  Снабжения………………………………………………………10-11

2.3 Менеджеры……………………………………………………………...11-12

    Глава 3 Предложения по повышению эффективности  управления и деятельности организации 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1 Направление деятельности коллектива, структура

    Рассматриваем коллектив из 15 чекловек ООО «Бродвей»  Юридический адрес: 606030,  Нижегородская  область, г. Дзержинск, посёлок Бабушкино, ул. Фрунзе, д.1 а.Фактический адрес: 606029  г. Дзержинск, ул. Гайдара, д.59

    ИНН: 5249103691Тел. 8 (8313) 34-87-45, 39-96-02, 34-40-36 г. Дзержинск.

    Почтовый  адрес: 606029  г. Дзержинск, ул. Гайдара, д.5

    В ООО «Бродвей» действует линейно-функциональная структура управления. Линейно-функциональная структура управления является синтезом линейной и функциональной структур управления, основывающимся на функциональном разделении полномочий руководителей и линейном подчинении определенных специалистов (работников) соответствующим функциональным руководителям

Линейно-функциональная структура управления ООО «Бродвей»:

   1. Особенности построения ЛФС

   ЛФС включает специальные подразделения  при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

   Применяя  ЛФС, предприятие обеспечивает разделение управленческого труда, поскольку  линейные звенья управления непосредственно  принимают решения, а функциональные – консультируют, разрабатывают  конкретные вопросы и готовят решения, программы, планы.

   Руководители  функциональных подразделений (по маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу) не отдают распоряжений непосредственно производственным подразделениям, хотя их влияние на осуществление производственной деятельности несомненно. Оно заключается в технической подготовке производства; разработке вариантов решений вопросов, связанных с руководством процесса производства. Роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятия в целом. 

1. Достоинства ЛФС
• освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;
• построение связей «руководитель-подчиненный» с условием подчинения каждого работника только одному руководителю по иерархической лестнице.
2. Недостатки ЛФС
• узкая специализация каждого звена;
• плохое взаимодействие на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;
• чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
• аккумулирование на верхнем уровне по решению не только стратегических, но и множества оперативных задач.

      Функции управления: планирование, организация, руководство, контроль, регулирование. Названные функции представлены в «Уставе» ООО «Бродвей» и в ежегодных планах стратегического развития предприятия.

      Методы  управления: Приоритеты в выборе методов управления филиалом определяются тремя группами мотивов движущими работниками филиала:

• заинтересованность в результатах работы коллектива,
• материальная заинтересованность,
• моральная заинтересованность.

      В деятельности ООО «Бродвей» применяются  следующие группы методов управления:

1.1 Организационно-распорядительные  методы управления

      Данные  методы обеспечивают устойчивость организационных  связей между субъектами и объектами управления, нормативно закрепляют права и обязанности, дисциплинарные требования и систему ответственности подразделений и служб филиала, руководителей и подчиненных. В практике они реализуются с помощью системы нормативных документов, определяющих деятельность организации:

• стандартов обслуживанияё,
• руководящих материалов,
• устава ООО «Бродвей»,
• должностных инструкций;
• инструкций по выполнению техники безопасности, контролю;
• нормативов численности персонала и клиентов, управляемости и соотносительности;
• приказов и распоряжений руководителей.

      Эти методы воздействуют прямо и непосредственно на волю исполнителей и определяют их действия. Они обеспечивают доведение до исполнителей всех экономических и некоторых социально-психологических методов путем разработки и выпуска соответствующих директивных документов. С помощью этих методов в основном реализуется принцип делегирования полномочий, заключающийся в передаче от высших руководителей к низшим прав и ответственности по управлению определенными видами работ по достижению целей.

    1.2 Экономические методы  управления

    Представляют собой элементы экономического механизма, которые призваны обеспечить наиболее оптимальное распределение наличных финансовых ресурсов, распределение исполнителей и их взаимодействие в процессе деятельности филиала и его развития. Этот механизм включает в себя практически все хозяйственные рычаги применимые к сфере обслуживания: цену, финансирование, заработную плату, премии и т.п.

      Заработная  плата работников филиала определяется действующими в предприятии нормативами. Премии выплачиваются по итогам работы за месяц.

К особенностям этой группы методов относятся:

• длительность воздействия и наличие остаточных явлений, т.е. использованный метод оказывает свое воздействие не только в условиях конкретной ситуации, а и в ряде последующих;
• относительная свобода выбора действий исполнителем по использованию имеющихся ресурсов;
• возможность их количественного соизмерения, т.е. возможность соизмерять результат реакции с силой воздействия на нее.

1.3 Социально-психологические  методы управления

      Данная  группа методов направлена на создание условий, содействующих формированию и развитию мотивации сотрудников организации на качественную работу, на обеспечение высокого качества деятельности на рынке общественного питания. Социально-психологические методы позволяют осуществлять подбор кадров на конкретные рабочие места в соответствии с их способностями и склонностями, позволяют создавать психологически совместимые коллективы по принципу функциональной комплементарности работников. Важную роль в формировании состава персонала играют ежемесячно проводимые оценки качества обслуживания и производства продукции, выставляемые руководством путём тестирования и устной проверки работников, возможно появление «тайного клиента».

      Эти методы воздействуют прямо и непосредственно на мотивационную сферу персонала и определяют их действия.

      Согласование  организационно-распорядительных, экономических  и социально-психологических методов  управления позволяет ООО «Бродвей» продуктивно реализовывать стоящие перед ним цели и задачи.  

  1.4 Делопроизводство  и документооборот  

  Организован в соответствии с требованиями «О делопроизводстве в ООО «Бродвей»». Номенклатура дел включает необходимые документы. Все дела имеются в наличии. Ответственными за делопроизводство являются руководители подразделений.

  Требования  к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных  систем документации. Основными действующим  государственным стандартом в области документов и делопроизводства является:

  - ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

  Для упорядочивания системы документов по системе управления в ресторане  у нас есть следующие группы документов:

  -  распорядительные (приказы, положения);

  -  методические (указания, рекомендации);

  - организационно – технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики и аттестации).

  Выбор форм и видов документов будет  зависеть от целей и задач, которое  ставит руководство ресторана при  проведении повышении системы управления персонала. 

  1.5 Информационные потоки

   Производственные подразделения обязаны выполнять все указания функциональных органов, иначе применение такой структуры теряет смысл. Общие вопросы обсуждаются коллективно, и решения по ним принимаются коллегиально. Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, т.к. вместо универсальных менеджеров, которые должны уметь выполнять все функции, появляется штаб высококвалифицированных специалистов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Глава 2. Функциональные обязанности 

   2.1 Бухгалтерия 

• организация и ведение бухгалтерского и налогового учета;
• составление бухгалтерской и налоговой отчетности и сдача ее в налоговые органы
• участие в управлении и финансовом планировании предприятия;
• общий контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;
• ведение договоров;
• анализ налогового законодательства и определение наиболее оптимальной учетной и налоговой политики для юридических лиц, составляющих организацию;
• контроль своевременности перечисления налоговых платежей и взносов

2.2 Отдел Снабжения 

• Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.
• разработка проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения.
• Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации.
• Выполнять работы, связанные с подготовкой претензий к поставщикам.
• Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.
• Осуществлять организацию оперативного учета снабженческих операций.
• Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты.

2.3 Менеджеры 

• Организует  бесперебойную работу предприятия.
• Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий, контролирует отсутствие нарушений правил торговли.
• Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
• Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.
• Контролирует в общем приемку-сдачу товаров на склад, своевременную подачу товаров в торговые секции, работу касс, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.
• Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров, торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
• Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
• Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием покупателей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
• Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации.
• Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций, торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы.
• Обеспечивает чистоту и порядок в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории.
• Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
• Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
• Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует опрятный вид работников, ношение работниками в рабочее время форменной рабочей одежды.
• Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и сам своевременно закрывает предприятие.
• Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.

     Для подтверждения гипотезы о том, что  стиль управления руководителя оказывает влияние на социально-психологический климат в коллективе было, проведено исследование.  
 
 
 
 
 

    Глава 3 Предложения по повышению эффективности  управления и деятельности организации.

    В ООО «Бродвей» проведен тест, суть которого заключается в том, что нужно из разных высказываний, начинающихся со слов "Я хочу:", и принадлежащих к разным категориям потребностей, выбрать более приемлемое для себя. В результате теста можно составить профиль удовлетворенности и увидеть, потребности какого уровня удовлетворены, а какого нет.

    На  вопросы данного теста отвечали все работники. Итак, в общем, видно, что основными потребностями  являются - материальное положение  и  потребность в уважении. Для удовлетворения материальной потребности необходимо:

    - поставить перед руководством  вопрос о повышении заработанной  платы

    - изменить систему начисления  заработанной платы ,например, перейти  на процентную систему начислений

    - организовать бесплатное питание  и проезд

    - дополнительная социальная помощь (страховка, льготы и т.д.);

    - обеспечить удобное рабочее место  (т.е. физические условия труда);

    - вознаграждение свободным временем. Это поможет удержать сотрудника  от формирования привычки транжирить  время попусту, и позволит сотруднику  больше тратить времени на  себя и свою семью, если он будет справляться с работой раньше отведенного срока;

    Для удовлетворения потребности  в уважении необходимо:

    - создание доски почёта лучших  работников;

    - проведение конкурса «лучший  работник месяца»+стимулирование  материально;

    - проведение психологического тестирования среди работников для выявления недостатков внутренней среды организации

    - предлагать подчиненному более  содержательную работу (например, ту  работу, от результата выполнения  которой, будет зависеть доход  или положение фирмы);

    - привлекать подчиненного к формулировке  целей и выработке решений

    - делегировать подчиненному дополнительные  права и полномочия.

    Можно сделать общий вывод по исследованию мотивации работников данной организации. Не существует единых методов мотивации персонала, эффективных во все времена и при любых обстоятельствах. Однако, любой метод, применяемый руководителем, основан на выбранной фирмой стратегии управления человеческими ресурсами. Это означает, что выбор конкретного метода мотивации должна, в первую очередь, определять общая стратегия управления персоналом ООО «Бродвей», которой следовала или желает следовать фирма.