Архив и их деятельность

Содержание 

Введение

Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в  сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой  особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав и защищаются законом.

Рассмотрению вопросов функционирования архивов занимались: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, В.Д. Банасюкевич и другие.

Цель работы изучение сущности архивов и их деятельность.

Задачи работы:

1. Раскрыть сущность понятия «архив», его виды.
2. Изучить деятельность архивов.

Объект работы является архивоведение.

Предмет работы является архивы и их деятельность.

Методы исследования: анализ, синтез, группировка и сравнение.

1. Понятие архива, его виды, функции

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей¹.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов. Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище.

Таким образом, в современной трактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей.

Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные².

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы —  структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

В зависимости от состава  документации, подлежащей хранению в  архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются³:

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. Учет и обеспечение сохранности документов;

3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. Использование хранящихся в архиве документов;

5. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие  функции:

- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Для выполнения основных задач и функций архив организации  имеет право:

1. Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2. Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

4. Участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за⁴:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

2. Организация работы архива

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим  лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации. Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению соответствующих должностных лиц. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач⁵.

Лицо, ответственное за архив, назначается  на эту должность и освобождается  от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив  проходит инструктаж, а в необходимых  случаях стажировку в государственном  архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На имеющиеся в архиве должности  согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых  указываются виды работ, возлагаемые  на работника архива, его обязанности  и права.

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).

Основными формами повышения  квалификации работников архивов и  служб ДОУ в соответствии со сложившейся практикой являются: отраслевой центр повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации  проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.

Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный  отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях⁶.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

Подготовленные архивами проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Планирование работы и отчетность архива. В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений

Архив проводит проверки состояния хранения документов и  их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией.

Руководители организации  или структурного подразделения  должны быть заранее поставлены в  известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная  записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

Выполнение платных  работ и услуг. Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Номенклатура платных  работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава  и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных  работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год⁷.

При выполнении платных  работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором. Цены на платные  работы и услуги утверждаются руководителем  организации по представлению руководителя архива.

Прием-передача документов при смене руководителя архива. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

При приеме-передаче дел  необходимо проверить наличие и  состояние: документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов; учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек); печатей и штампов архива (при их наличии); противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить  также условия хранения документов.

Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации  последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации  должен входить представитель соответствующего архивного органа.

При реорганизации организации  с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям правопреемникам.

При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное  подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

Заключение

Архивы – это незаменимые  нити, которые связывают день сегодняшний  с днем ушедшим.

Сложнейшая жизнедеятельность  общества и государства, их кардинальные и востребованные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Деятельность архивов  направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности  архивных документов, создание и совершенствование  научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление  информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Архив обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной  документной информации и поэтому  вызывает несомненный интерес со стороны исследователей ввиду ее социально-правовой значимости, в связи с заинтересованностью граждан в работе архива, а также в малоизученности данной проблематики.

Современная система  архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Деятельность архивов всех уровней в Российской Федерации направлена сегодня на укрепление российской государственности через сохранение ее истории, обеспечение общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Библиографический список

1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 25.10.2004. - N 43. - ст. 4169.
2. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. - М.: Академия, 2007. - 270с.
3. Архивоведение / Под ред. В.П. Козлова. - М.: Академия, 2010. - 272с.
4. Банасюкевич, В.Д. Основные правила работы архивов организаций / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 2008. - № 4. С. 6-8.
5. Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов.  - Пенза: ПГУ, 2011. - 124с.
6. Булюлина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: Издательство ВолГУ, 2009. - 96с.
7. Основные правила работы архивов организаций / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011. – 152с.
8. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, М.Ф. Воронина. - М.: Герда, 2010.- 398с.
9. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2008. - 176с.
10. Тельчаров, А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор-издат, 2010. - 160с.

¹ Алексеева Е.В. Архивоведение. - М., 2007. С.18.

² Булюлина Е. В. Архивоведение. - Волгоград, 2009. С. 22.

³ Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М., 2010. С. 76.

⁴ Тельчаров А.Д. Архивоведение. - М., 2010. С. 71.

⁵Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов.  - Пенза, 2011. С. 56.

⁶ Основные правила работы архивов организаций / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011. С. 33.

⁷ Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций / В.Д.Банасюкевич // Делопроизводство. 2008. № 4. С. 7.