Архивное дело. 3

Содержание

Введение 3

Глава 1. Архивное дело на современном этапе 5

Глава 2. Деятельность администрации Таштагольского района по формированию и содержанию муниципального архива 10

Глава 3. Применение автоматизированных архивных технологий для совершенствования работы муниципального архива 17

Заключение 23

Список литературы 25

Введение

     Архивное  дело в Российской Федерации - деятельность государственных органов, органов  местного самоуправления, организаций  и граждан в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов.

     Юридическое закрепление архива как самостоятельного структурного подразделения было оформлено  Петром 1 в Генеральном регламенте 1720 г. С тех пор, вот уже почти  три столетия, архивы разных уровней  накапливают информацию, закрепленную в документах.

     Архивный  фонд Российской Федерации - это исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации  и подлежащих постоянному (вечному) хранению.

     В целях эффективной организации  архивного дела на территориях городов  и районов администрациями местного самоуправления созданы архивные отделы или муниципальные архивы. Через  них органы местного самоуправления реализуют свои полномочия по обеспечению  хранения, комплектования, учета и  использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в  их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных документов юридических  и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность. А также решают вопросы о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением  отнесенных к ведению Российской Федерации.

Глава 1. Архивное дело на современном этапе

     Архивное  строительство в России имеет  длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого  общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом.

     В начале XXI столетия архивоведение стало самостоятельной, касающейся всех и каждого сферой практической и научной деятельности, занимающей важнейшее место в системе научных дисциплин и в общественной жизни.  Современное архивоведение занимается не только изучением ретроспективной информацией, но и проникает в суть процессов, происходящих с документами в современной системе управления.

     Одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму - общественные отношения, которые регулируются архивным законодательством. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной  базы, которая позволила бы, решая  проблему правового регулирования  отношений граждан, общества и государства  в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда  Российской Федерации, как важнейшей  части ее национального и культурного  достояния.

       В 2004 г. в России была проведена  масштабная административная реформа,  в результате которой федеральные  органы исполнительной власти  в зависимости от выполняемых  ими функций были разделены  на министерства (с правоустанавливающими  функциями), службы (с контрольно-надзорными  функциями) и агентства (с правоприменительными  функциями по оказанию государственных  услуг и управлению государственным  имуществом).  Согласно этим изменениям  Федеральная архивная служба  России была преобразована в  Федеральное архивное агентство,  подведомственное Министерству  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации. 

     В 2004 г. был принят Федеральный Закон  «Об архивном деле в Российской  Федерации», который сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации, а также  других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и  отношения управления архивным делом  в Российской Федерации в интересах  граждан, общества и государства.

     Принципиально важными положениями Закона, отличающими  его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его  более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную  и негосударственную часть Архивного  фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной  архивной сферы; четкое разграничение  полномочий Российской Федерации, ее субъектов  и муниципальных образований  в области архивного дела; четкое определение состава Архивного  Фонда Российской Федерации; обозначение  особенности правового положения  архивных документов, находящихся в  собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда  Российской Федерации, находящихся  в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования  документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего  управления архивным делом. В отдельных  главах Закона прописаны вопросы  доступа к архивным документам и  их использованию, а также вопросы  международного сотрудничества.       

     Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» явился первым федеральным  законом принятым в архивной сфере, который несмотря на свой прогрессивный  характер все-таки содержит определенные противоречия и изъяны. Принятие закона обострило проблему, заложенную еще  в Основах архивного законодательства 1993 года. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности в стране, архивные документы были разделены на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будет сказываться в текущей архивной деятельности учреждений и организаций, так как в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих структур) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно. Реальных рычагов, которые бы позволили изменить ситуацию в лучшую сторону, до сих пор не найдено.

     С принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы.  Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела».

     В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало.

     На IV Всероссийском съезде российского  общества историков-архивистов руководитель Федерального архивного агентства, член-корреспондент РАН В.П. Козлов отмечал, что за последние 15 лет при  чрезмерной централизации организационного, нормативного и методического обеспечения  архивного дела, по нему были нанесены ощутимые удары. Федеральные архивы были отделены от региональных, региональные - друг от друга. Получила законодательное  оформление отгороженность от государственной  архивной службы архивных служб ряда ведомств, возникли проблемы во взаимодействии государственных архивных служб  субъектов РФ и муниципальных  архивных служб этих субъектов. На федеральном  уровне произошло дробление функций, когда-то сконцентрированных в едином федеральном органе исполнительной власти архивного дела, на функции  политические и законотворческие. В  результате административной реформы 2004 г. осталась «ничьей»  функция  контроля за организацией ведомственных, архивных и делопроизводственных служб, особенно на федеральном уровне.

     На  сегодняшний день создана и правовая основа государственного учета.  В  соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному  учету.

     Организована  разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных  комплексов – «Архивный фонд»  и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности  с традиционными формами и  методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном  и традиционном форматах; возможность  тиражирования программного обеспечения  для организации его использования  не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда  Российской Федерации любой ведомственной  принадлежности.

     Важное  значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного  государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации  подпрограммы «Архивы России» федеральной  целевой программы «Культура  России (2001-2005 годы)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники  для государственных и муниципальных  архивов, которая используется, главным  образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый  каталог». 

Глава 2. Деятельность администрации  Таштагольского района по формированию и  содержанию муниципального архива

     Администрация Таштагольского района является исполнительно-распорядительным органом, обеспечивает права и законные интересы жителей Таштагольского района, осуществляет свои полномочия по решению  вопросов местного значения в соответствии с Конституцией РФ, Федеральными законами РФ, Указами Президента, Постановлениями  Правительства, Законами Кемеровской  области и иными нормативными актами, а так же Устава Таштагольского района.

     Администрация Таштагольского района наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных  полномочий, переданных органам местного самоуправления Таштагольского района федеральными законами и законами Кемеровской  области.

     Компетенция Администрации Таштагольского района определяется федеральными законами, законами Кемеровской области, нормативными правовыми актами Таштагольского района, а также Регламентом муниципального образования «Таштагольский район», утвержденного распоряжением главы  администрации от 03.01.2006г. № 1-р.

     Администрацией  Таштагольского района руководит Глава  Таштагольского района на принципах  единоначалия.

     Администрация Таштагольского района подотчетна населению  Таштагольского района и Таштагольскому районному Совету народных депутатов  в пределах его компетенции.

     К полномочиям муниципального образования  в области архивного дела относятся:

     1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных  документов и архивных фондов:

     а) органов местного самоуправления, муниципальных  архивов, музеев, библиотек;

     б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и  муниципальных учреждений (далее - муниципальные  организации);

     2) решение вопросов о передаче  архивных документов, находящихся  в муниципальной собственности,  в собственность Российской Федерации,  субъектов Российской Федерации,  иных муниципальных образований.

     Органы  местного самоуправления поселений, муниципальных  районов и городских округов  осуществляют деятельность в области  архивного дела согласно полномочиям  по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом  от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих  принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

     Архивный  отдел администрации Таштагольского района осуществляет свою деятельность на основании положения разработаного  в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации», с Уставом  муниципального образования «Таштагольский район» и регулирует вопросы организации  и содержания муниципального архива, комплектования (формирования), хранения, учета и использования документов муниципального архивного фонда, документов, относящихся к собственности  Кемеровской области, а также  отношения в области управления архивным делом на территории  Таштагольского района

     Принятие  Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об  общих принципах организации  местного самоуправления в Российской Федерации» положило начало самой крупномасштабной реформе системы местного самоуправления за последнее время. Проводимая реформа  предполагает сделать организацию  власти на местах эффективной и отвечающей требованиям современного демократического, рыночного и социально ориентированного государства.

     Новый Федеральный закон закрепил на всей территории РФ двухуровневую систему  организации местного самоуправления. Первый уровень - городские и сельские поселения, второй - муниципальные районы и городские округа.

     Определен исчерпывающий перечень вопросов местного значения, которые с 1 января 2006 года решают муниципальные районы и городские  округа, в том числе и в сфере  архивного дела. 

     Для обеспечения исполнения полномочий по решению вопросов местного значения в сфере архивного дела в муниципальных  образованиях сохранены органы управления; разработана нормативно-правовая база по проведению муниципальной реформы; из областного бюджета переданы муниципалитетам  субвенции на обеспечение сохранности  документов государственной части  Архивного фонда Кемеровской  области, в основном созданы условия  для обеспечения сохранности  архивных документов реорганизованных и вновь созданных органов  местного самоуправления, организаций  и учреждений.

     В деятельности архивных служб в ходе реформы обострились проблемы. Имеющиеся  площади архивохранилищ и штатная  численность ряда муниципальных  архивов не позволяют сегодня  в должной мере обеспечить выполнение задач по приему, хранению и использованию  возросшего объема документов.

     По  причине отсутствия условий для  сохранности документов в администрациях сельских поселений количество принятых на хранение документов в муниципальные  архивы увеличилось в 1,5-2 раза

     Основными принципами формирования и содержания муниципального архива являются:

     Муниципальный архивный фонд формируется из документов, прошедших экспертизу ценности, поставленных на государственный учет и подлежащих постоянному хранению.

     К муниципальной собственности относятся  архивные документы:

     а) образовавшиеся и образующиеся в  деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и  муниципальных учреждений (далее - муниципальных  организаций);

     б) юридических и физических лиц, поступившие  на законном основании в муниципальную  собственность;

     в) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением  архивных документов, переданных в  эти архивы, музеи, библиотеки на основании  договора хранения без передачи их в собственность).

     Архивные  документы, находящиеся в муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих  привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами.

     В случае приватизации муниципальных  предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в  том числе документы по личному  составу, остаются в муниципальной  собственности.

     Органы  местного самоуправления, организации  и граждане в целях обеспечения  единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования  архивных документов руководствуются  в работе с архивными документами  законодательством Российской Федерации  и законодательством Московской области.

     Компетенция органов местного самоуправления в сфере архивного дела:

     Совет депутатов Таштагольского районного  Совета народных депутатов осуществляет следующие полномочия:

     а) принимает муниципальные правовые акты в сфере архивного дела;

     б) осуществляет контроль в установленном  порядке;

     в) осуществляет иные полномочия в указанной  сфере в соответствии с законодательством.

     Администрация муниципального образования «Таштагольский район» осуществляет следующие полномочия:

     а) осуществляет управление архивным делом  на территории муниципального образования;

     б) создает в установленном порядке  муниципальный архив - для решения  задач по реализации полномочий в  области архивного дела на территории муниципального образования  «Таштагольский район»;

     в) осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование  архивных документов и архивных фондов:

     - органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

     - муниципальных организаций и  учреждений;

     г) осуществляет отдельные государственные  полномочия в сфере архивного  дела в соответствии с законодательством  Российской Федерации и законодательством  Московской области.

     Финансовое  и материально-техническое обеспечение  деятельности в области архивного  дела, формирование и содержание архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности  муниципального образования «Таштагольский район», является расходным обязательством муниципального образования, подлежащим исполнению за счет доходов местного бюджета.

     Органы  местного самоуправления обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые для  комплектования, хранения, учета и  использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими  архивам здания и помещения, отвечающие необходимым требованиям хранения архивных документов и условиям труда  работников архивов.

     Финансовое  обеспечение отдельных государственных  полномочий, переданных органам местного самоуправления в области архивного  дела, осуществляется за счет предоставляемых  местному бюджету субвенций из соответствующих  бюджетов.

     Муниципальный архив отчитывается о своей деятельности перед главой муниципального образования  «Таштагольский район».

     В 2009 году деятельность архивного отдела администрации города была направлена на обеспечение сохранности документов, учёт документов в соответствии с  регламентом государственного учёта  документов, комплектование документами  Архивного фонда Российской Федерации  и использование документов.

     В целях обеспечения физической сохранности  документов прошито 353 единицы хранения  4 фондов (в 2008 году – 300 единиц хранения).

     В течение 2009 года на муниципальное хранение поступило 1 170  дел управленческой документации (в 2008 году – 557).

     За  истёкший год на хранение было принято 2 865 дел по личному составу  от 16 ликвидированных организаций (в 2008 году – 1 298  дел от 14 организаций).

     В течение года организациям города специалистами  отдела оказывалась методическая помощь по вопросам архивного делопроизводства. Всего было дано 125 консультаций. Была проведена комплексная проверка состояния делопроизводства в МУ «Управление образования Таштагольского района».

     В течение года в рамках реализации прав граждан было исполнено 240 запросов социально-правового характера. По документам архива составлено 128 справок, направлено по принадлежности 98 запросов.

Глава 3. Применение автоматизированных архивных технологий для совершенствования  работы муниципального архива

     Одним из факторов, определяющих способность  архивов полно и точно удовлетворять  все возрастающую потребность в  ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения  их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования  фондов.

     В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны  общественного устройства, многократно  возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных  условий для этого. В связи  с новым пониманием архива как  части информационных ресурсов и  информационной системы, важнейшей  задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего  использования архивного фонда  Таштагольского района.

     Компьютеризация архивного дела базируется на Концепции  информатизации архивного дела в  России, принятой Государственной архивной службой. Одним из важнейших ее принципов  является типизация методов и  проектных решений при разработке технического, программного, информационного  и организационного обеспечения. При  создании информационных систем с использованием типовых модулей уменьшаются  общие трудовые и финансовые затраты, сроки разработки и внедрения, увеличивается  надежность программного обеспечения  за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение  квалификации пользователей.

     Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и  технологии выполнения основных функций  архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных  архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения  в виде комплекса взаимосвязанных  баз данных, его внедрения, практического  использования.

     В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной  вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса  является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда  и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения  определяется существующими нормативно-методическими  документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

     В настоящее время в архивных учреждениях  страны внедряется разработанная под  руководством специалистов Росархива  единая технология ведения фондовых каталогов – унифицированное  программное обеспечение «Архивный  фонд». Она функционирует в значительном числе государственных и муниципальных  архивов. На ее основе в отрасли решается задача представления учетных данных в едином электронном формате  для построения автоматизированной системы централизованного учета  архивных фондов. Программа «Архивный  фонд» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе  и содержании документов, состоянии  их сохранности и научно-справочного  аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет  автоматически формировать паспорт  архива, составлять тексты путеводителей  по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением  документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

     Структура разделов базы данных организована в  соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих  объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного аппарата к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние  документов фонда, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации  материала; показатели, характеризующие  объем документов фонда.