Архивное дело

 
1. История архивного дела в период Великой Отечественной войны и в послевоенный период.

Начало Великой отечественной войны привело к перестройке работы всех архивных учреждений страны на военный лад. Главной задачей архивистов западных районов стала организация спасения документов. Уже в конце июня 1941 г. ГАУ НКВД СССР разослало архивным учреждениям, оказавшимся в районе военных действий и в непосредственной близости от них, указания об эвакуации архивных фондов, и началась массовая эвакуация документов в Заволжье, Сибирь, Казахстан, Среднюю  Азию. Места эвакуации определяло ГАУ. 

В целом архивная система встретила войну в состоянии полной неготовности, т.е. не были составлены списки наиболее ценных документов, не были описаны места эвакуации,  и приходилось решать эти вопросы спешно в ходе войны. Часто ответственность ложилась на рядовых архивистов, которые проявили подлинный героизм и, благодаря которым, были спасены ценные фонды. В целом ущерб, причиненный ГАФ страны, исчисляется 87 млн. дел, т.е. государственный фонд станы лишился 67% документов.
Особенно серьезный урон был нанесен ведомственным архивам. Совнарком СССР распоряжением от 5 июля 1941г. поручил руководителям центральных учреждений своевременно эвакуировать всю ценную документацию в глубь страны и при этом разгрузить архивы от материалов, не имеющих оперативного и научно-исторического значения, что привело к массовой гибели документов. Было уничтожено 97% дел ведомственных архивов.
Наряду с работой по эвакуации и размещению архивных фондов с первых дней войны начинается собирание, учет и использование военных материалов.
В 1943 г. на заседании научного совета Управления государственными архивами НКВД СССР были обсуждены вопросы комплектования архивных фондов в целом. Была отмечена необходимость разработки научных принципов комплектования и создания единой системы организации документов в текущем делопроизводстве и архивах.
В годы войны продолжалась археографическая деятельность архивов, публиковались сборники документов, посвященные истории страны, ее героическим станицам.

Продолжалась работа по использованию документов в практических и научных целях. Издавались сборники документов, планировалась организация выставок, чтение докладов, лекций с использованием документов.
В годы войны продолжалась методическая работа архивов. По мере освобождения оккупированных территорий восстанавливались архивные учреждения, осуществлялась реэвакуация архивных материалов и сбор документов учреждений и организаций, действующих на оккупированной территории.
Условия деятельности архивных учреждений в годы войны были очень сложными, что затрудняло их работу. Но архивы продолжали существовать, и их сотрудники многое сделали для спасения документов и собрания материалов войны, они вели справочную и публикаторскую работу. Самоотверженный труд многих работников был отмечен государственными наградами.

После окончания войны перед архивами встали задачи возрождения и упорядочения ГАФ, на это был направлен ряд принятых документов. В 1946 году Главное архивное  управление МВД СССР издало «Инструкцию о порядке проведения проверки наличия и состояния документальных материалов в государственных архивах СССР» и «Правила учета документальных материалов в государственных архивах СССР», а в 1948 г. – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР». В первые послевоенные годы на основе этих положений архивисты занимались проверкой наличия и состояния дел, их учетом, систематизацией и описанием необработанных материалов и дел, пришедших в  неупорядоченное состояние в результате эвакуации и реэвакуации. Одновременно выявлялись документы для их использования в практических целях, в первую очередь, в процессе восстановления народного хозяйства и памятников архитектуры.

Эти меры способствовали более эффективному использованию документов и расширили базу источников исторической науки.
Итоги работы архивов за первые послевоенные годы и за весь советский период подвела конференция архивистов и историков, которая состоялась летом 1948 г. и была посвящена 30-летию советского архивного дела.

Она определила задачи архивов в новых условиях и способствовала активизации их деятельности.
В тяжелом положении находились ведомственные архивы, и это положение изменялось очень медленно. Большинство их материалов было уничтожено или серьезно пострадало во время эвакуации и реэвакуации. Во многих учреждениях не было помещений для архивов, не везде были штатные работники-архивисты, но в тех архивах, где были архивисты, начала проводиться работа по приведению дел в порядок, их учету и описанию.
В период «оттепели» с учетом новых условий работы были приняты директивные документы, способствовавшие совершенствованию деятельности госархивов. Так, в 1954 г. была введена «Инструкция о порядке выдачи документальных материалов ГАФ СССР из хранилищ государственных архивов СССР», в 1955 г. – «Правила издания исторических документов», в 1957 г. – «Правила комплектования государственных архивов».
В 1956 г. ГАУ СССР, АУ Белоруссии и Украины вступили в Международный совет архивов  (МСА). В сентябре 1956 г. советская делегация участвовала в работе III международного конгресса архивистов во Франции. Таким образом, были восстановлены международные связи и начала преодолеваться оторванность советских архивов от европейских и мировых.
Определенным рубежом в работе советских архивов стал 1958 г. 13 августа этого года Совет Министров СССР утвердил новое Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сеть центральных государственных архивов СССР.

В нем содержалась четкая программа деятельности архивных учреждений в условиях десталинизации общества.
Положение стало рубежом в архивном деле, в том числе в обеспечении сохранности документов. Этому вопросу внимание уделялось с первых лет советской власти.
С конца 50-х гг. начинается активное строительство специальных зданий для архивов, на это стали выделяться значительные средства. 

В 1957 г. было построено здание для центрального государственного архива литературы и искусства СССР, в 1958 г. – для областных архивов в пяти городах. В 1959 г. закончилось сооружение «архивного городка» в Москве. Всего во второй половине 1950-х гг. было построено 18 зданий вместимостью около 20 млн. ед. хр.
В 1960 г. изменилось подведомственность и правовое положение ГАУ – оно было передано в подчинение Совету Министров СССР.

На протяжении 1960-1962 гг. архивные управления всех республик были также переданы в ведение правительств этих республик. В июле 1961 г. правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении СССР, которое определяло его права и задачи.
В июле 1963 г. правительство приняло постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в котором был поставлен вопрос о работе государственных и ведомственных архивов, отмечены ее недостатки и предложены меры по развитию материально-технической базы и совершенствованию работы архивов.
В 1970-е годы архивное дело страны развивалось по всем намеченным направлениям на прежней правовой и организационной основе. В 1971 г. было создано главное архивное управление РСФСР, что возвратило российским архивам самостоятельность и усилило оперативность их работы.
Продолжала развиваться сеть архивов. Только за первую половину 1970-х гг. было образованно 95 новых госархивов, в том числе 17 центральных архивов союзных республик. Проводилась работа по улучшению состояния документов. Расширялись и углублялись связи с архивными учреждениями зарубежных стран на основе двух- или многолетнего сотрудничества.
Таким образом, в послевоенный период архивное строительство в СССР постоянно шло нарастающими темпами: росла и расширялась сеть архивов, повысилось их правовое положение, усовершенствовалась работа архивов по комплектованию и описанию документов, их использованию в практических и научных целях.

2. Задачи, принципы и этапы экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В результате проведения экспертизы ценности:

      устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

      производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

      определяются уникальные и особо ценные дела;

      осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются несколько задач :

   Первая задача — отбор наиболее ценных документов из   ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

   Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

      Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

   Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа,  в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов,  уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

 В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

      роль и место организации,  или лица в системе государственного управления,  или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы:

      значимость выполняемых ими функций;

      время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляют организации местного значения -  Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

      Значимость отраженных в документах событий;

      Значение информации, содержащейся в документе;

      Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

      Вид документа;

      Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

      Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы),  а  также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

      справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом,  вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностей относятся:

      Форма фиксирования и передачи содержания;

      Удостоверение и оформление документа;

      Физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии,  их оценки  значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел; при регистрации документов; при направлении исполненных документов в дела; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

3. Обзоры архивных документов.

 Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или несколько архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Оба обзора имеют две основные части:

      характеристика документов, включающая сведения о составе и содержании документов их источниковедческий анализ и поисковые данные;

      справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.

Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в характеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом построения обзора.

Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Обзоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.

Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примерами, иногда с цитированием текста документа. Темы объединяются по вопросному, хронологическому, географическому, или другому признаку. Объектом описания является документ, единица хранения, единица учета одного фонда архива по определенной теме. Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии документальных материалов по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержание охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому признаку.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

      структурная;

      отраслевая;

      тематическая;

      хронологическая;

      номинальная.

Для тематического обзора документов используются следущие схема:

      отраслевая;

      тематическая;

      хронологическая.

Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фонда. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора, и располагаются в порядке их значимости и производственной сплоченности.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если имел и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми или индивидуальными.

При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов, и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.

Список используемой литературы.

Дубровина Е.А. Архивоведение (учебное пособие)./Ю.-С., Сах. Книж. Издательство, 2009 г., с.43-47.

Делопроизводство (журнал).

Копылова, О.Н. К проблемам сохранности ГАФ СССР в годы Великой Отечественной войны / О. Копылова // Отечественные архивы. 1990, №5,с. 37–44.

Максаков, В.В. История и организация архивного дела в СССР (1917-1945). / В.В. Максаков.,М.: ­­­Наука, 1969.

Основы  законодательства  РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.93 г.

Хорхордина, Т.И. История Отечества и архивы в 1917-1980-е гг. / Т. Хорхордина.—М.: РГГУ, 1994 г.

1