Архивное дело в России XVIII века

Федеральное агентство по образованию

Нижневартовский государственный университет

Гуманитарный факультет 

Отделение документоведения и истории

Кафедра документоведения и  всеобщей истории

 

 

 

Контрольная работа на тему: «Архивное дело в России XVIII века».

 

 

 

По предмету Государственные учреждения и госслужба России XVIII –нач.XX в.в.

Студента ______4_____ курса ____________________________________________       ____

Фамилия ___Губановой___________________ Имя _____Галины______________________

Отчество ______Васильевны_____________________ Шифр ____101673_____________ __

Место работы ______не работаю_________________ должность ___________________     _

Домашний адрес _____ул. Дзержинского 29/38   __________________________________  _

___________________________________________________________________________   _

Контрольная работа поступила  на заочное отделение

«________» ______________________ 2013 г.

Методист ___________________________________О.В. Шепель_____                 _______

 

Заполняется преподавателем

 

Рецензия ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Оценка _____________________________________________

Фамилия преподавателя _______________________________

 

 

Нижневартовск 2013 г.

 

Содержание

 

Введение. 3

1. Изменения в области  архивного дела. 4

2. Законодательство 18 века  в области архивного дела. 7

3. Использование и организация  хранения архивных документов. 9

4. Обзор состояния дел  в отдельных архивах 18 века. 13

4.1. Архивы высших учреждений. 13

4.2. Архивы местных учреждений. 15

4.3. Исторические архивы.. 17

4.4. Архивы народов, вошедших  в состав России. 23

Заключение. 24

Список использованной литературы.. 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Роль архивных документов в деятельности государства трудно переоценить. Само их сохранение является символом государственности, не говоря уже об их чисто информационной значимости для подпитки или обоснования  тех или иных государственно-значимых инициатив.

История архивного дела России насчитывает уже не одно столетие. И за такой длительный период развития архивному делу пришлось пережить как  взлеты, так и падения. Несомненно, очень тяжелыми, сводящими почти  на нет всё достигнутое ранее, были периоды массового уничтожения  документов «за ненадобностью», в  результате чего бесследно исчезали многие ценные исторические памятники. Ученые-историки и архивисты, обеспокоенные  тем, что погибают документы большого научного значения, «били тревогу», убеждали общественность в том, что  без прошлого нет будущего. И, по прошествии какого-то времени, государство начинало кампанию по спасению еще уцелевших уникальных документов.

С началом петровских преобразований уже в первой четверти XVIII века собирание  и хранение старинных книг, документов, архивных дел становится систематизированной  деятельностью, регламентированной специальными государственными указами. По распоряжению Петра все древние рукописи, редкие книги и документы, необходимо было переписать и собрать воедино. Как  же на самом деле складывалось архивное дело в указанный период, по каким  законом развивалось, и какое  значение для архивного дела в  России имел 18 век? На эти вопросы  мы и постараемся ответить в настоящей  работе.

1. Изменения в области  архивного дела

 

В 18 веке произошли значительные изменения в архивном деле. Столбцы  не отвечали нуждам возрастающей справочной работы. Под влиянием книгопечатания и в целях улучшения сохранности  документов в делопроизводство стало  внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. Роль сыграла и  необходимость правильного ухода  за документами различных видов  и форм. В инструкции 1720 года предписывалось в архиве Вотчинной коллегии материалы  перебрать и переклеить, документы  бережно хранить, составлять на них  реестры, описи и т.д.

Наряду с этим проводились  мероприятия, направленные на сохранение подлинных ценных документов. Так, указом Сената 1726 года предписывалось снимать копии со столбцов Поместного приказа. Но копирование дел не было осуществлено. Позже такая работа была проведена в Московском архиве Коллегии иностранных дел, где в 1766-67 г.г. сняли копии со значительной части сохранившихся документов царского архива.

По Генеральному регламенту введена должность архивариуса как руководителя архива. Она была единственной. Архивариус выполнял текущую работу. В 1720 году в помощь архивариусу выделялось семь канцелярских служителей. Позднее увеличиваются штаты и в некоторых других архивах. В конце 18 века в Московском архиве Коллегии иностранных дел было 80 сотрудников.

Оклады архивистов зависели от степени важности хранившихся  документов. В целом жалование  у архивистов было небольшим. К тому же младшие служители не получали его порой на протяжении нескольких лет. На служащих архива лежали обязанности  «надзирать и охранять» документы и осуществлять справочную работу. Продолжительность рабочего дня архивариусов составляла сначала 6 часов, позднее стала 14-16 часов. К концу VIII в. она сократилась до 8 часов, т.к. условия в архивах были очень тяжелые. Средства на нужды архивов отпускались явно недостаточные. Вместо приказов созданы 12 коллегий, что способствовало более компактному отложению дел.

Качественный уровень  архивных справочников был низок. При  переклеивании столбцов составы  часто смешивались, заголовки в  ряде случаев не отвечали содержанию дел. В большинстве архивов были очень тяжелые условия. Средства на нужды архивов отпускались  явно недостаточные. Положение с  оборудованием оставляло желать лучшего.

Преобразования в системе  государственного аппарата привели  к существенным изменениям в области  архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов  при новых высших, центральных  и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а  также документации действующих  учреждений, потерявших справочное значение. В поисках лучших организационных  форм архивные фонды смешиваются, разъединяются, перевозятся в другие города, старые фонды сливаются с новыми и т.д. В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Мероприятия, проводимые Петром I оказались сильное воздействие на дальнейшее развитие архивного дела, 44-я глава «Генерального регламента» посвящена архивам. По «Генеральному регламенту» впервые в, мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока.

Для дел, потерявших практическую ценность, он устанавливался в три  года. Что касается материалов, необходимых  для нормальной деятельности учреждения, то для них конкретных сроков не существовало. Видимо, их надо было передавать в архив после того, как документы  теряли справочное значение.

Была сделана попытка  провести концентрацию материалов: дела, «которые касаются приходу - расходу  должны быть под надзором Ревизион-коллегии», все другие документы - «под надзиранием Иностранных дел Коллегии». Видимо это было заимствовано из опыта Швеции, в которой существовало два главных архива: политический и финансовый. Однако, для России с ее огромным государственным аппаратом - это было неприемлемо. Концентрация документов в двух архивах не была осуществлена. Однако укрупнение ведомственных архивов произошло.

Под влиянием развития книгопечатания в целях улучшения сохранности  документов в делопроизводство стало  внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое делопроизводство было отменено, что сильно сказалось на развитии архивного дела. В инструкции 1720 года архивариусу Коллегии иностранных дел, требовалось материалы разбирать по годам, месяцам и по числам, а затем переплетать в книги по годно. Инструкция предписывала бережно относиться к делам, заботиться об их сохранности.

Важные источники отлагаются в архивах высших органов власти. В 1704 году был образован Кабинет Петра I – канцелярия и архив при ней, куда вошли личные документы Петра I, проекты указов, известия о важнейших событиях в стране, военная и финансовая документации, челобитные, доносы, жалобы, материалы о постройке дворцов, записные книжки Петра I. Сюда же по указанию Петра I передали свои документа Б. Шереметьев, П. Апраксин, М. Голицын.

Случались и знаменитые курьезы. Так, например, Петр I приказал своим  сподвижникам сдать документы в  архив: не выполнил указ только Меньшиков. Причина же ослушания банальна - у светлейшего князя не было никаких  личных бумаг, потому что он не умел писать.

2. Законодательство 18 века  в области архивного дела

 

В 18 веке Сенат выпустил ряд  указов по улучшению архивных дел. Указ от 1726 года требовал содержать дела в «сохранном месте». Указ от 1736 года предписывал строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах. Предписывалось также дела из учреждений не выносить и архивы держать за печатями. Но в 1737 году от пожара сгорела большая часть Московских учреждений и их архивов. Хищения документов приобрели значительные размеры. В 1768 году в Петербурге на Петровском острове были найдены документы архива Вотчинной конторы, валявшиеся в снегу.

16 июля 1712 г. еще одна  значимая дата в истории архивного  дела, связанная с указом о  создании из дел и "приговоров" правительствующего Сената архива: "...собрать помесячно и учинить  тем приговорам реестры с объявлением  каждого дела" и отдать их  на постоянное хранение в архив". Так был создан Московский сенатский архив - первый архив ведомства. В 1720 г. Петр I создал в коллегиях обязательные подразделения - архивы, впервые в мировой практике ввел обязательную передачу учреждениями документов в архивы по истечении 3 лет; вводилась и новая должность - архивариус («Генеральный регламент», 44 глава).

В 1724 г. был создан первый в России исторический архив –  Московский архив Коллегии иностранных  дел. С этого времени началось формирование современной сети специальных  учреждений - архивов, принимающих на постоянное государственное хранение документы юридических и физических лиц.

В 1728 г. Сенат определил  целесообразность создания объединенных губернских архивов и архивов  городского самоуправления. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для  архивов специальные каменные здания с железными затворами и решетками  на окнах, вдалеке от деревянных строений.

Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., был категорически  запрещен. В течение XVIII века росло  количество государственных архивов, велся поиск наилучшей их структуры  и места в системе госучреждений.

Знакомство с законодательными материалами позволило позднее  Д.Я. Самохвасову назвать это время «золотым веком» для архивов. Однако указы не были воплощены в жизнь, хотя за их неисполнение законодательство грозило штрафами и наказаниями.

В заключении приведем текст  главы 44 «О архивах» из Генерального регламента 1720 года:

Глава XLIV. О архивах

Книги, документы, дела, учиненные  регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с роспискою архивариусу отдаются, токмо из того изъяты суть особливые уставы, регламенты и все те документы и книги, которые в коллегиях и канцеляриях и в конторах для справки, и правила их всегда при них имеют быть. И дабы коллегии и их канцелярии знать могли, куда и в которой архив им вышепомянутые письма надлежит отдавать: того ради повелевает его царское величество иметь два архива, один всем делам всех коллегий, которые не касаются приходу и расходу, быть под надзиранием иностранных дел коллегии, а которые касаются приходу и расходу, тем быть под надзиранием ревизион-коллегии.

3. Использование и организация  хранения архивных документов

 

Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и  частных лиц считалась основной деятельностью архивов. Справки  по запросам вышестоящих учреждений, которым подчинялись архивы, выполнялись  в первую очередь. Низкий уровень  учетно-справочного аппарата, хаотичное  состояние большинства документов приводили к тому, что архивы часто  не могли выдавать справки. Из частных  лиц обращались помещики, чиновники, офицеры, купцы.

Большую работу проводили  дипломатические архивы. Их документы  играли важную роль для разграничения  русских земель с соседними странами. Так, в 1744 году для работы по разграничению  земель со Швецией, были сняты копии  с документов, в 1800 году в Коллегию иностранных дел отправили копии  с материалов о взаимоотношениях России с Арменией и Персией.

Масштабы справочной работы зависели от исторических условий. Она  возрастала в период проведения генерального межевания, составления родословных. После подавления Крестьянской войны 1773-1775 г.г., в ходе которой многие документы были уничтожены или утеряны, многие дворяне обращались в архивы за подтверждением своих прав на землю и крестьян.

В 18 веке стала проводиться  работа по собиранию исторических документов. По указу 1720 года губернаторы должны были отправлять в Сенат «куриозные и оригинальные» исторические документы. Епархии и монастыри должны были присылать старинные письменные памятники в Синод, где с них следовало снять копии, а подлинники возвратить.

Собирали письменные памятники  и частные лица. Но основным недостатком  этих работ было то, что отсутствовал орган, координирующий эту работу, не проявлялась забота о судьбе ценных коллекций.

Материалы по отечественной  истории приобретались также  за рубежом. Петр I во время заграничных  путешествий знакомился с такими документами, причем ряд источников удавалось купить и доставить  в Россию, а некоторых снимались  копии.

Собирание исторических источников не являлось самоцелью. Делалось это  для создания источниковой базы в целях разработки отечественной истории. В тоже время учеными стали привлекаться материалы столичных и местных архивов. Значительно шире, чем материалы других хранилищ, использовались дела Московского архива Коллегии иностранных дел. Здесь хранились важные источники, и был составлен к ним неплохой учетно-справочный аппарат.

Широкий круг источников привлек  видный историк В.Н. Татищев при  написании «Истории Российской с  самых древнейших времен». Ученый работал  в архивах Москвы, Астрахани, Казани и многих других. Он первый из отечественных  исследователей стал привлекать дипломатические материалы.

Продуктивно работал над  архивными источниками М.В. Ломоносов. Это позволило ему в «Замечаниях  на диссертацию Миллера» и «Древней Российской истории» доказать самостоятельное  историческое развитие русского народа.

Широкое привлечение архивных материалов способствовало тому, что  Ломоносов приблизился к постановке вопроса о необходимости создания истории народов, а не носителей  верховной власти. Благодаря этому  великий ученый далеко опередил русских  и зарубежных историков 18 века.

Исследования в основном велись по темам, в которых правительство  было заинтересовано. К тому же допуск в архивы был строго ограничен. Не могло быть и речи о широком  научном использовании документального  богатства. Тем не менее, материалы  привлекались для разработки исторических трудов, причем число ученых постоянно  возрастало.

Положительное значение имела  публикация архивных документов. Она  способствовала расширению источниковой базы и развитию исторической науки.

Начиная с 60-х годов 18 века Академия наук стала публиковать  архивные источники, в том числе Кенигсбергскую и Никоновскую летописи, «Русскую правду», Судебник Ивана IV и другие материалы.

Ряд источников (духовные и  меновые грамоты, дипломатические  материалы, «Записные тетради письмам  и делам Петра Великого» 1704-1706 гг и др.) подготовил к печати М.Н. Щербатов, являвшийся в 1768-1777 г.г управляющим архивом Петра I.

Историк И.И. Голиков разработал 12-ти томный труд «Деяния Петра Великого»  и 18 томов дополнений к ним. В них  было опубликовано более 3 тыс. документов петровской эпохи. Автор использовал  материалы Коллегии иностранных  дел, Разрядного приказа, местных архивов.

В XVIII веке выявилось два  подхода к организации хранения документов. В текущих архивах  учреждений в основном сохранился прежний  порядок классификации архивных дел. Внутри документальных архивов  источники разделялись по тематическому, хронологическому и другим принципам. Это делалось для лучшего использования  материалов.

В исторических архивах начинается появляться библиографический подход: каждый отдельный документ рассматривался как самостоятельный объект и  приравнивался к книге. Документы  стали классифицироваться по предметному  признаку.

Еще в середине XVIII века управляющий  Московского архива Коллегии иностранных  дел М.Г. Собакин разработал план, по которому материалы делились на две части: «старый архив», включавший дела до 1700 года и «архив новый», в  который входили дела за последующий  период. Документы внутриполитического  характера хранились отдельно от дипломатических.

Реорганизацию хранения документов в этом архиве провел Г.Ф. Миллер в 70-е  годы 18 века. Он выдвинул план, по которому все дела делились на две группы: общие государственные и частные  государственные, каждая из которых  была расчленена на несколько частей. Такая система хранения дел получила отрицательную оценку. Она не могла  удовлетворить сотрудников архива и Коллегию иностранных дел, так  как розыск документов сильно затягивался.

4. Обзор состояния дел  в отдельных архивах 18 века

 

4.1. Архивы высших учреждений

 

Важные источники хранились  в архивах высших органов власти. Документы Боярской Думы: царские  указы, приговоры, доклады начальников  приказов представляют значительный интерес.

Комплекс подобных документов сложился при Кабинете его императорского величества (1704-1727). В начале Кабинет являлся личной канцелярией Петра I. В его архив поступала военная и финансовая документация, материалы Петра о взаимоотношениях с высшими, центральными и местными учреждениями.

Позднее значение Кабинета его императорского величества в  государственной жизни возросло. Здесь составлялись проекты Указов, сюда поступали известия о важнейших  событиях в жизни страны, велась переписка с послами, военачальниками, правительственными учреждениями. В  этом хранилище собирались многочисленные челобитные доносы и жалобы на имя  царя, переписка о приглашении  иностранцев на службу, материалы  о постройке дворцов, казенных зданий и многое другое. Поэтому при Кабинете сложился один из богатейших архивов, который постоянно пополнялся. Петр I передал в него собственные записные книжки, журнал о Северной войне  за 1708-1715 гг., о путешествиях по Западной Европе, многочисленные проекты и  наброски указов, записки о реорганизации  государственного управления, армии  и флота. В архиве Кабинета были собраны  документы о стрелецком волнении 1698 года; астраханском восстании 1705-1706 гг.; восстании под предводительством  К.Булавина 1707-1709 гг. и другие. При архиве была создана первоклассная библиотека.

Таким образом, при Кабинете существовал архив-коллекция, материалы  которой охватывали многие важные стороны  государственной и общественной жизни России.

16 июля 1712 года был создан  Московский сенатский архив, через  год Сенат переводится в Петербург  и учреждается должность архивариуса.  Но сам архив начал пополняться  и развиваться лишь в 1763 году. В нем собирались царские манифесты  и указы Сенату, поступали материалы  Приказа тайных дел, Верховного  тайного совета, Кабинета Министров,  Конференции при высочайшем дворе,  часть дел Тайной канцелярии  и ряда других высших и центральных учреждений. Заметна тенденция к концентрации некоторых важных документов в одном хранилище. Правительство проявляло заботу об этом архиве. Оклады его сотрудников были значительно выше, чем в других архивных учреждениях. По штатам 1763 года здесь насчитывалось 7 человек: секретарь, архивариус и пять канцелярских слушателей.

В 1721 году был создан святейший  правительствующий Синод. В процессе его деятельности было создано большое  количество источников. Сначала документальный массив находился в ведении обер-секретаря канцелярии Синода. В 1738 году он выделился в самостоятельную структурную часть, которую возглавил архивариус. В Синоде собирались материалы об управлении церковью, деятельности духовенства, состоянии церквей и монастырей, заведовании учебными заведениями, борьбе церковников с расколами, ересями и другие.

В архиве Верховного Тайного  Совета (1726-1731), ведавшего внешней  и внутренней политикой России, откладывались  указы Совета, журналы и протоколы  заседаний, переписка с высшими, центральными и местными учреждениями. В 1827 году сюда поступил архив Кабинета Петра I.

Крупный комплекс документов сложился в результате деятельности Кабинета Министров (1731-1741). Это указы  Анны Иоанновны, доклады кабинет-министров императрице; материалы о войне с Турцией и Швецией; о злоупотреблениях должностных лиц и другие.

Важные материалы концентрировались  в архиве Конференций при высочайшем дворе (1756-1762), которая была создана для руководства военными действиями против Пруссии и рассмотрения внешнеполитических вопросов, но затем сосредоточила также управление внутренней жизнью страны. Здесь концентрировались протоколы заседаний, дела о ходе Семилетней войны, комплектовании и снабжении армии и другие.

С 1741 года существовал еще  один высший орган – Кабинет ее величества, восстановленный Елизаветой Петровной и являвшийся личной канцелярией носителей верховной власти. В архиве Кабинета собирались доклады Сената и коллегий, проекты и церковные варианты именных указов, важнейшие донесения местных учреждений; фонды ряда крупных сановников (Бирона, Миниха и др.); документы о народных восстаниях и дела органов политического сыска. Но в 60-е годы значение Кабинета резко упало, и он стал учреждением, которое заведовало в основном личным имуществом Екатерины II.

При Екатерине II зародилась, а при Павле I оформилась личная канцелярия носителей верховной власти. В  архиве канцелярии собирались важные документы, поступающие на рассмотрение властей: донесения Сената, мнения крупных  сановников, жалобы, прошения и прочее.

4.2. Архивы местных учреждений

 

В начале 18 века на местах стали  создаваться архивы при вновь  созданных губернских учреждениях, которые комплектовались документами  этих учреждений. В это же время  возникает сеть архивов судебных органов и органов местного самоуправления. Эти документы являются ценным источником по истории и экономическому развитию различных регионов.

Эти архивы создавались в  губернских центрах. Кроме того, в  городах учреждались органы самоуправления – ратуши, при которых создавались  архивы. В ведении этих органов  оказались в основном финансовые дела: документы о сборе податей  и материалы о кабацкой, таможенной и соляной службе. Органы городского управления периодически передавали в  губернские и провинциальные канцелярии приходно-расходные ведомости, а  копийные материалы оставались в архивах. Эти материалы – ценные источники, свидетельствующие об экономическом положении различных регионов.

Количество местных архивов  увеличивалось. Была предпринята попытка  их концентрации. В 1728 году предлагалось создать в каждой губернии два  архива: губернской канцелярии и городского самоуправления. Но из-за отсутствия помещений  и кадров этот проект не был осуществлен. При каждом учреждении возникал свой собственный архив. Созданная в  эти годы сеть местных архивов  просуществовала до 70-х годов 18 века.

В результате реформы государственного аппарата в 1775-1785 годах количество местных  учреждений и архивов при них  еще более возросло. В процессе деятельности административных, судебных и финансовых органов создавались  обширные комплексы документов. Они  скапливались в многочисленных архивах. Сюда поступали так же неоконченные дела ликвидированных центральных  учреждений, которые теперь относились к компетенции местных властей. Наряду с концентрацией фондов центральных  учреждений наблюдалось рассредоточение  их по местным архивам.

Указом Сената 1798 года предписывалось дела губернских и уездных судебных учреждений передавать «с надлежащей описью в архив палаты суда и расправы». Но и это осуществлено не было.

Установленный в начале 18 века порядок передачи документов из канцелярий в архивы соблюдался плохо. Из-за плохого учета материалы  терялись и расхищались, гибли от плохих условий хранения. Указом Сената 1800 года восстанавливался 3-х летний срок сдачи оконченных дел в архив. Но положение в местных архивах  к лучшему не изменилось.

 

 

 

4.3. Исторические архивы

С первой четверти 18 века стала  проводиться работа по собиранию  исторических документов. Согласно указу 1720 года губернаторы должны были отправлять в Сенат исторические документы. Указ 1721 года предписывал присылать  в Синод и Печатный двор старинные рукописи и книги.

Собирались письменные памятники  и современниками Петра I. Во время  второй камчатской экспедиции в 1733-1743 гг. Г.Ф.Миллер были обследованы архивы Тобольска, Красноярска, Якутска и др. городов. С исторических документов снимались копии, которые потом поступили в Московский архив Коллегии иностранных дел. Основной недостаток собирательской деятельности – ее частнособственнический характер. Не было органа, координировавшего эту работу. Не проявлялась забота о сохранности частных коллекций, многие частные собрания погибли.

Материалы по отечественной  истории приобретались также  и за рубежом. Ряд документов покупалось или снимались копии. Собирание  исторических источников не являлось самоцелью. Делалось это для расширения источниковой базы в целях разработки истории России. В начале 18 века начинают публиковаться документы в политических целях. В 1713 году издается « Книга Марсова» своеобразный сборник военных документов. В 1734 году Академия наук попыталась опубликовать несколько летописей. Но этому помешало негативное отношение Синода к публикации.

Начиная с 60-х годов 18 века академия наук публикует Кенигсбергскую и Никоновскую летописи, «Русскую Правду», «Судебник» Ивана четвертого и другие материалы.

Московский архив Коллегии иностранных дел

Московский архив Коллегии иностранных дел – стал первым историческим архивом России. Его основу составили материалы Посольского приказа. В них освещалась внешняя политика Русского государства 15-17 вв., важнейшие события внутренний жизни страны, а так же история царской семьи.

В 1724 году он получил собственную  печать, штаты 96 человек). Подчинялся архив непосредственно Коллегии иностранных дел. 29 ноября 1759 года архив был передан в ведение Московской конторы коллегии иностранных дел. Штат архива постоянно увеличивался, т.к. здесь хранились документы на многих языках и нужны были квалифицированные сотрудники. Для сотрудников устраивались экзамены в знании иностранных языков и науках. Уровень знаний учитывался при продвижении по службе. В конце 18 века в архиве насчитывалось 80 штатных сотрудника, из них 24 – переводчики. В начале архив располагался в Кремле, в палатах бывшего Посольского приказа. Здание ветшало, что приводило к гибели документов. Архив был в 1770 году переведен в другое место.

Первые годы создания архива поступлений в него практически  не было. Он стал комплектоваться с  января 1732 года. Из Петербургского архива сюда перевезли документы о взаимоотношениях с Пруссией за 1727-1730гг, о коронации  анны Иоанновны. В первой половине 18 века архив комплектовался материалами Коллегии иностранных дел, потерявшим практическое значение, делами дипломатического характера. Во второй половине 18 века архив принял дела упраздненной Московской конторы коллегии иностранных дел: указы Сената и Коллегии, протоколы конторы, приходно-расходные книги и другие документы за 1748-1782 гг. Дела принимались по описям, что было довольно редким явлением.