Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Аудит качества. 3

Содержание.

Введение. 3

1. Сущность и понятие аудита. 5

1.1. Аудит качества: его цели и задачи. 5

1.2. Суть проведения аудита. 8

1.3. Принципы проведения аудита. 11

2. Программа аудита качества и механизм управления в процессе

аудита. 13

2.1. Программа аудита. 13

2.2. Управление программой аудита. 16

2.3. Ответственность, необходимые ресурсы и процедуры, ведение

записей, мониторинг и анализ при проведении аудита качества. 20

3. Проведение аудита. 23

3.1. Планирование и подготовка к аудиту. 23

3.2. Подготовка и проведение аудита « на месте». 28

3.3. Завершение аудита и подготовка отчетности. 32

Заключение 35

Список использованной литературы 36

Введение.

В современных рыночных условиях главным критерием конкурентоспособности является качество. Современная компания не может стабильно приносить доход, если качество не является краеугольным камнем ее политики.

В настоящее время самой популярной формой признания усилий компании по обеспечению качества продукции или услуг для потребителя является сертификация ее системы менеджмента качества на соответствие международным стандартам ИСО серии 9000 (МС ИСО 9000). На основе требований, содержащихся в этих стандартах, компании разрабатывают собственные системы менеджмента качества и предъявляют их для сертификации в авторитетные независимые органы, проводящие соответствующие проверки. Такие проверки называются аудитом качества.

Аудиторские проверки считаются в настоящее время чрезвычайно мощным инструментом менеджмента. В связи со стремительным ростом во всём мире интереса к проблеме улучшения качества, аудит привлёк к себе большое внимание как средство, которое способствует повышению результативности систем менеджмента.

Аудит, как и другая деятельность в рамках системы менеджмента качества, должен рассматриваться как процесс. Очевидно, что аудит подлежит постоянному контролю, мониторингу, анализу и улучшению, т.е. аудитом необходимо управлять как процессом, к которому устанавливаются определённые требования соответствующими документами.

Целью данной контрольной работы является формирование понятия об аудите качества и его программе. Так же необходимо разобрать процесс управления программой аудита.

Для реализации данного вопроса необходимо решить ряд задач:

- разобрать сущность и понятие аудита;

- рассмотреть программу аудита качества и механизм управления в процессе аудита;

При этом будут использованы как официальные, литературные источники, так и информация из Интернета.

Объектом данной контрольной работы являются программа аудита качества, а предметом – управление этой программой .

Контрольная работа состоит из введения, 3 глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Сущность и понятие аудита.

1.1. Аудит качества: его цели и задачи.

Аудит Качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»).

По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:

Во-первых, аудит это систематический процесс, следовательно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит – внутреннему или внешнему. Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно. Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком.

Во-вторых, независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации. Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внедрению системы качества в проверяемой организации. Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять. [3].

В-третьих, аудит это документированный процесс – все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты и пр.). Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита. Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ИСО 9001:2008, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

— В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

— Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

— Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

— Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

— Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования. [2].

1.2. Суть проведения аудита.

Проведение аудита является неотъемлемой частью любой хорошей системы качества. Оно обеспечивает на регулярной основе гарантию адекватной работы этих систем и их понимание со стороны вовлеченного персонала. Проведение аудита также обеспечивает средство обратной связи, с помощью которой можно определить усовершенствования в системе качества и выполнить их. Тогда проведение аудита можно назвать деятельностью по сбору информации, необходимой для оценки улучшающих или корректирующих действий.

Суть аудита – процесс сбора информации. Методы сбора информации включают:

- беседы;

- наблюдение за деятельностью;

- анализ документации;

- отчеты предыдущих аудитов.

После выяснения обстановки, аудитор знает, что надо делать и понимает соответствующие процедуры и системы. Очень просто посредством проверки удостовериться в том, что действительно происходит то, что ожидалось. Это достигается путем проверки соответствующей отчетности или во время наблюдения за системой в действии.

Основополагающий принцип аудита остается тем же самым, то есть важно убедиться в том, что если что-то запланировано, то оно обязательно и должно быть выполнено.

Аудит предоставляет возможность для каждого изложить свою точку зрения.

Аудиторские наблюдения по своей природе служат индикатором отклонения от планируемых мероприятий по контролю. Если в системах управления имеются какие-либо недостатки, то их надо разъяснить в аудиторском отчете и соответствующем разделе цитируемого стандарта системы. Необходимо очень точно записать несоответствия системам, подсчитать и указать соответствующие ссылки. Следует позволить присутствующим прочитать зафиксированные наблюдения. Это поможет продолжить общение и предупредит возникновение подозрений.[6].

Одна из методик, которую следует использовать во время аудита, является следование аудиторской линии проверки (сквозной проверки). Это означает простое следование ходу работы, порядку работы и т. д. по всем направлениям, за которые отвечает проверяемое структурное подразделение или система. Следует сделать выборку ряда завершенных работ или находящихся еще в процессе выполнения и произвести проверку записей на каждом соответствующем этапе.

Сквозная проверка включает:

Выбор одной или несколько видов деятельности
Следование им через весь отдел/участок
Проверка учетных записей
Обязательно задавать вопросы
Наблюдение за системой
Проверка записи
Необходимо убедится в том, что то, что должно делаться,
действительно делается
Следование маршруту аудита
Держать глаза открытыми

В течение всей этой деятельности аудитор ищет доказательства соответствия или несоответствия с официальной системой. Доказательства можно получить путем наблюдений того, что в действительности происходит, т. е. оцениваются:

уровень управления,
применяемые принципы менеджмента качества,
применяемые виды деятельности и применяемая документация,

начиная, с уровня высшего руководства организации и завершается оценкой уровня подразделений, участвующих в выполнении процесса, и параллельно проверкой отчетности.

Аудитор не должен доверять тому, что ему говорят о том, как это

произошло, а должен увидеть все в действии. Но это не значит, что аудитор – человек, не верящий утверждениям проверяемого. Специфика его работы требует доказательств не на словах, а в действии. Такое умение

приводит к качественному проведению аудита.

Аудит представляет лишь «образец» какой-либо деятельности и системы, а цель аудитора – сделать образец как можно более представительным, чтобы деятельность по анализу и изучению процесса аудита была ценным вкладом в деятельность организации.[6].

1.3. Принципы проведения аудита.

Аудит опирается на ряд принципов. Они делают аудит эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацией, на базе которой организация может принимать меры для улучшения своей деятельности. Следование этим принципам является предпосылкой получения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, делать аналогичные заключения при аналогичных обстоятельствах.

Аудиторы должны руководствоваться следующими принципами:

a) этичное поведение - основа профессионализма

Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита.

b) беспристрастность - обязательство отчитываться правдиво и точно.

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные помехи, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой аудиторов и проверяемой организацией отражаются в отчетах.

c) профессиональное прилежание - проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита.

Аудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, возложенным на них заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Наличие необходимой компетентности является важным фактором.

Следующие принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

d) независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

Аудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы опираются на объективные суждения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находятся только свидетельства аудита.

e) подход на основе фактов - рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита.

Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами. Использование соответствующих выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита.[4]

2. Программа аудита качества и механизм управления в процессе аудита.

2.1. Программа аудита.

Программа аудита - это документ, определяющий характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур. По своей сути она является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля надлежащего выполнения работы. Она содержит подробную информацию о видах аудиторских процедур, используемых для проверки сегментов аудита, предусмотренных планом, а также о способах их применения и документирования.

В ходе проведения проверки в зависимости от получаемых результатов программа может корректироваться. При небольших объемах проверки программа может составляться в виде единственного документа, а при больших объемах проверяемой информации программа может состоять из совокупности программ проверок каждого сегмента.

Программа является развитием общего плана аудита и представляет детальный перечень содержания процедур, необходимых для практической реализации плана. Она служит подробной инструкцией ассистентам аудитора и одновременно является для руководителей средством контроля качества работы.

Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты. Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.

Организация может разработать более одной программы аудита.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

- разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,

- определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.

Аудитору следует документально оформить программу аудита, обозначить номером или кодом каждую проводимую процедуру, чтобы аудитор в процессе работы имел возможность делать ссылки на них в своих рабочих документах.

Аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и в виде программы аудиторских процедур.

Программа тестов средств контроля представляет перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля. Назначение тестов средств контроля состоит в том, что они помогают выявить существенные недостатки субъекта.

Программы аудита могут включать следующее:

- ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году;

- аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев;

- сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.

В зависимости от изменений условий проведения проверки и результатов процедур программа аудита может пересматриваться. Причины и результаты изменений следует документировать.

Выводы аудитора по каждому разделу программы, документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения о субъекте.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы.

Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.[6].

2.2. Управление программой аудита.

Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.

Организация может разработать более одной программы аудита.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

- разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,

- определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

На рис. 1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.

Рисунок 1. блок-схема процесса управления программой аудита

Программы аудита могут включать следующее:

- ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году;

Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы.

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

- приоритетах менеджмента;

- коммерческих намерениях;

- требованиях системы менеджмента;

- законодательных, нормативных и контрактных требованиях;

- необходимости оценивания поставщика;

- требованиях потребителя;

- потребностях других заинтересованных сторон;

- рисках организации.

Цели программ аудита могут включать:

- подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации;

- подтверждение соответствия требованиям контракта;

- получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;

- содействие улучшению системы менеджмента.

Объем программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности проверяемой организации, а также следующих факторов:

- области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;