Аудит расчетов с подотчетными лицами. 7

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Аудит»

тема  «Аудит расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва – 2013

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

Аудит расчетов с  подотчетными лицами…………………………………......4

1.  Источники информации для проверки……………………………………..4

2.  Вопросник  аудитора для составления плана  и программы аудиторской проверки  раздела учета………………………………………………………....5

3. Перечень аудиторских процедур…………………………………………….8

4. Типичные ошибки……………………………………………………………11

Заключение…………………………………………………………..12

Список литературы……………………………………………………………..13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

  Аудиторский контроль широко применяется в мировой практике. В его основе лежит взаимная заинтересованность государства, администрации предприятий и их владельцев в достоверности учета и отчетности. В условиях плановой, централизованно управляемой экономики потребность в независимом финансовом контроле не возникала. Его вполне заменяла система ведомственного и вневедомственного контроля, направленная на выявление нарушений и злоупотреблений в финансово-хозяйственной деятельности предприятий, ошибок и отступлений в отчетности, нахождение и наказание виновных. Развитие рыночных отношений обуславливает необходимость принятия большого количества новых нормативных документов, регламентирующих новые вопросы деятельности предприятий; бухгалтерского учета и отчетности; налогообложение и порядок формирования себестоимости продукции. В связи с этим появились первые нарушения (порой неумышленные) в соблюдении требований нормативных документов, относящихся к хозяйственной деятельности предприятия. Органы, на которые возлагались обязанности по оказанию помощи предприятиям в правильности применения тех или иных законодательных актов, сами, в силу их малочисленности и перегруженности работой, оказались не готовы к такой работе. В связи с этим возникает необходимость создания новой формы контроля за деятельностью предприятий, который включал бы в себя консультирование по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета, правильность исчисления налогов, правовой позиции и другие виды услуг. Собственники и прежде всего коллективные собственники, а также кредиторы лишены возможности самостоятельно убедиться в том, что все многочисленные операции предприятия, зачастую очень сложные, законны и правильно отражены в отчетности. Т.к. обычно они не имеют доступа к учетным записям, соответствующего опыта, поэтому нуждаются в услугах аудиторов. Независимое подтверждение информации о результатах деятельности предприятий и соблюдении ими законодательства необходимо государству для принятия решений в области экономики и налогообложения.                                                                                                     

Аудиторские проверки необходимы государственным органам, судам, прокурорам и следователям для  подтверждения интересующей их финансовой отчетности.

Понятие аудита намного шире, чем ревизии или  других форм контроля, т.к. включает в  себя не только проверку достоверности  финансовых показателей, но и разработку предположений по улучшению хозяйственной  деятельности предприятий с целью  рационализации расходов и оптимизации  налогов.

Аудиторская деятельность представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской или финансовой отчетности, платежно-расчетной документации отдельных хозяйственных операций, налоговых деклараций и других видов финансовых обязательств и требований экономических субъектов на договорной основе.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

К основным документам, регулирующим расчеты с  подотчетными лицами, относятся следующие.

1.  План  счетов бухгалтерского учета  и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября  2000 г.).

2.  Налоговый  кодекс Российской Федерации  (гл. 21, 23, 24, 25).

3. Положение  о порядке покупки и выдачи  иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25 июня 1997 г.) (ред. от 20 августа 2002 г.).

4. Об  изменении норм возмещения командировочных  расходов на территории Российской  Федерации (Приказ МФ РФ №  49н от 6 июля 2001 г.) (ред. № 91н  от 9 ноября 2001 г.).

5.   Размеры предельных норм возмещения  расходов по найму жилого помещения  при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран (утв. Приказом Минфина РФ № 15н от 4 марта 2002 г.).

1.  Источники информации для проверки

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.   Расчеты   с   подотчетными  лицами   имеют  место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

•    приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

•    оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

•    расходы на командировки по территории РФ и за границу;

•    представительские расходы.

Все названные  хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

•    авансовые отчеты;

•    журнал регистрации авансовых отчетов;

•    приказы о направлении сотрудников  в командировку;

•    список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

•    сметы представительских расходов;

•    приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

•    бухгалтерский баланс (ф. № I) (строка баланса 246 — прочая дебиторская  задолженность, платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев);

•    отчет о движении денежных средств (ф. № 4)

•    Главная книга;

•    иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в  зависимости от принятой на предприятии  формы счетоводства

  2.  Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской проверки раздела учета

Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

•   отсутствие на предприятии  утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

•   несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

•   отсутствие на предприятии  системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

•   несоблюдение установленных  учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;

•   задолженность подотчетных  лиц, не погашенная в установленные сроки;

•   списание просроченной задолженности  подотчетных лиц по истечении  сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

•   отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

•   отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

•    выдача денег под отчет  лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.

Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами 

№ п/ п	Вопрос	Варианты ответов	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	Имеется  ли   на   предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные  нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет				1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет				2
		Да	Журнал-ордер № 7	«Подотчет 1.1.2»
3	Оформляются   ли   письменные       распоряжения руководителя      предприятия   (приказы)  при  направлении  работников   в командировки	Нет				3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»
4	Облагаются ли    налогом на    доходы    физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые    по    решению   руководителя   предприятия	Нет				4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»
5	Организован ли аналитический   учет   командировочных расходов в пределах   и   сверх   норм   для целей налогообложения	Нет				5
		Да		«Подотчет 2.1.5»
6	Организован ли аналитический    учет   представительских расходов в пределах  и  сверх норм  для целей налогообложения	Нет				7
		Да		«Подотчет 4.1.2»

По результатам  опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

1. Внутренний  контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2.  В  нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ лицам,  не отчитавшимся за полученные  ранее суммы под отчет, выдаются  новые авансы.

3.  Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.  В  нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24 (ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

5.  В  нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей  налогообложения учет командировочных  сумм в пределах норм и сверх  норм не ведется.

6.  В  нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения  учет представительских расходов  в пределах норм и сверх  норм не ведется.

7.  В  нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

•    если по результатам опроса сотрудников  проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

•    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов  на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ  и услуг сторонних организаций  осуществляется через подотчетных  лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности  не производится), то такие факты  могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В общем  случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для  выявления одного или нескольких возможных нарушений.

 

 

 

 

 

 

3. Перечень аудиторских процедур

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН). Основные контрольные процедуры:

•   «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

•   «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

•   «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

•   «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в  штате предприятия;

•   «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия  сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

•   «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка  соблюдения порядка гашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

• «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

• «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

• «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов.

Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

• «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

•  «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания налога на доходы физических лиц с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при  оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Аналогичный порядок налогообложения применяется  к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;

•    «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную  стоимость в сумме командировочных  расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

•    «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

•    «Подотчет 4.1.2»  — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

•    «Подотчет 5.1.1»  — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц  предприятию и предприятия подотчетным  лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

•    «Подотчет 5.1.2»  — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и регистрах учета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

 

 

4. Типичные ошибки

Основные  нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

1.  Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1.  Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

1.2.  Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

1.3.  Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся по ранее полученным  авансам.

1.4.  Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы.

1.5.  Списание  подотчетных сумм за счет собственных  средств предприятия.

2.  Нарушения  при оформлении командировочных  расходов.

2.1.  Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

2.2.  Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке.

2.3.   Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов.

2.4.  Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм.

2.5.  Отсутствие  служебных заданий.

3.   Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов.

3.1.  Нарушение  порядка удержания налога на  доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

3.2.   Некорректное выделение  налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4.  Нарушения порядка учета  представительских расходов.

4.1. Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5.  Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами.

5.1.   Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

5.2.   Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода.

5.3.  Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере №7 «Расчеты  с подотчетными лицами» или  других регистрах.

 

 

Заключение

Аудит расчетов  с  подотчетными  лицами  проводится  на основе первичных  документов по расчетам  с  подотчетными  лицами.  Основными 
документами, которые необходимо подвергнуть изучению при  проверке  расчетов с подотчетными лицами, являются:  авансовые  отчет;  приказы  о  направлении сотрудников в командировки; командировочные    удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о  пересечении  границы; список лиц, которым разрешено  получение  наличных  денег  из  кассы; сметы представительских расходов;  приказы   об   утверждении   смет   представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Изучение  типичных ошибок, допускаемых на  предприятиях  при  расчетах  с подотчетными лицами  позволяет   утверждать,  что  большинство   таких  ошибок происходит не  из-за сложности в  их  бухгалтерском   учете,  а  в  результате  небрежного его ведения и отсутствия  контроля  за  расчетами с работниками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Аудит  в  организациях  промышленности,  торговли  и   АПК:   Учебно-практическое пособие  / Р.А. Алборов — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.

2. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.

3. Организация и методика  проведения  общего  аудита / Барышников  Н.П.   —  4   изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.

4. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997

5. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. - М.: КНОРУС, 2005. - 496 с.

 6. Аудит: теория и методология: учеб. пособие / О.А.Миронова, М.А. Азарская. – 3-е изд., - М.: Омега – Л, 2007. – 248 с.

7. Терехов А.А. Аудит. – М.: Финансы и статистика, 1999.

8. Внутренний аудит: учебн. Пособие /Андреев В.Д. - М.: Финансы и статистика, 2003.

9. Стуков С.А. Голышев В.Д. Введение в аудит .М. 1992