Сибирский государственный аэрокосмический  университет

имени академика М.Ф. Решетнева 

Контрольная работа

по  теме «Аудит расчетов с подотчетными лицами»  

г. Красноярск

Содержание 

     Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

     Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      В данной работе рассмотрим актуальную в настоящее время тему аудита расчетов с подотчетными лицами.

      Цель  контрольной работы: изучить особенности  аудита расчетов с подотчетными лицами на примере конкретного предприятия.

      Объектом  исследования выступает Общество с  ограниченной ответственностью «Вега».

      Для достижения поставленной в контрольной  работе цели необходимо решить следующие  задачи:

• рассмотреть теоретические основы расчетов с подотчетными лицами,
• изучить методику аудиторской проверки,
• дать характеристику бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вега»,
• оценить систему внутреннего контроля в ООО «Вега»,
• составить аудиторское заключение по результатам проверки расчетов с подотчетными лицами.

     1. Организация аудита  расчетов с подотчетными  лицами

     1.1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны [20, с. 45]:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

     Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка по отчет.

     Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

     При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

     По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательную — на убыток (дебет счета 91, кредит счета 71).

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются [27, с.392]:

• авансовые отчет;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

     1.2. Методика аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами

     По  методике В.И. Подольского перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии [18, с. 287]. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 1.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник  позволяет сделать аудитору целый  ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Основными контрольными процедурами  являются:

     Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

     Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям  на которые они выданы.

     Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

     Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан налог на доходы физических лиц.

     Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

     Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

     Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

     Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     Процедура 2.2.1 — проверка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

     Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения  НДС в сумме командировочных  расходов. Суммы НДС выделяют по

• проезду к месту служебной командировки и обратно;
• затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• хранению багажа;
• расходам по найму жилого помещения.

     Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии чека, приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой суммой НДС. При покупке ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

     Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

     Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

     Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

     Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

      Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена в Приложении 2.

     Взаимоувязка  аналитических и синтетических  данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.)

     При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

     1) Предельные сроки командировки.

     В соответствии с п.1 Инструкция Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88 №62 «О служебных командировках в пределах СССР» служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

     При загранкомандировках таких ограничений  нет, однако начиная с 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

     2) Отнесение командировочных расходов  на затраты производства. Для  того, чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

• внутренний приказ директора о направлении в командировку;
• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;
• утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

     Нельзя  считать командировочными расходы  лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится  к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами  гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

     3) Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

     4) Пересчет расходов по загранкомандировкам  в рубли.

     В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (ПБУ 3/2006)» (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.11.2006 № 154н) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

     1.3. Типичные возможные ошибки, выявляемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

     Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

     1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм

     1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи  работникам подотчетным средств;

     1.2. В приказе о порядке выдачи  подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

     1.3. Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

     1.4. Выдача денежных сумм из кассы   под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

     1.5. Выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам;

     1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

     1.7. Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

     1.8. Допускается передача полученных  под отчет наличных денег одним  работником другому;

     2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

     2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

     2.2. Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания в командировке;

     2.3. Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

     2.5. Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

     3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

     3.1. Нарушение порядка удержания  подоходного налога и начисления  фондов социального страхования  и обеспечения с сумм превышения  командировочных расходов сверх  установленных норм;

     3.2. Некорректное выделение налога  на добавочную стоимость в  суммах командировочных расходов;

     4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

     4.1. Выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

     4.2. Списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей,  приобретенный через подотчетных  лиц у изготовителей, в оптовой  торговле;

     5. Нарушения порядка учета представительских расходов

     5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

     5.2. Отсутствие учета представительский  расходов в пределах норм и  сверх норм;

     6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

     6.1. Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

     6.2. Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

     6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не  по каждому подотчетному лицу  и выданной сумме одновременно;

     6.4. Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 или других регистрах;

     7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

     Рассмотрим  подробнее ряд допускаемых организациями  ошибок при выдаче денег под отчет  и контроле за их использованием^*.

     Нарушение: неправильный порядок выдачи денег  под отчет.

     Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

     Выдача  наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.  Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

     Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

     В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

     Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

     При большом количестве подотчетных  лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

     Так, несвоевременная сдача неизрасходованной  части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка  ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.