Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку

НОУ ВПО  Дальневосточный  институт  международного  бизнеса

Факультет  «Экономика  и  международный  бизнес» 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ     РАБОТА

По дисциплине «АУДИТ ВЭД»   

         Тема: «Аудит расчетов с подотчетными лицами,

выезжающими в командировку»                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
 
 
 
 

                                           Выполнила студентка

                                           Зверева Т. С.

                                           Группа  233-БУ

                                           Шифр 08-БУ-05

                              Проверил: ст. преподаватель

      Кузнецова Людмила Михайловна                                              

Хабаровск 2010

СОДЕРЖАНИЕ 

    ВВЕДЕНИЕ 

   В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

   Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

   Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

   Как правило, к практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями но кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами. 
 

1 Аудит расчетов с подотчетными лицами,

выезжающими в командировку за границу 

   Подотчетными  суммами являются денежные авансы, выдаваемые  работникам организации  из кассы на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также на расходы по командировкам, в том числе и заграничным. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как при осуществлении этих операций наиболее часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц.

   При проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, необходимо подвергнуть изучению следующие основные документы:  

   - авансовые отчеты;

   - журнал регистрации авансовых отчетов;                         

   - приказы о направлении сотрудников в загранкомандировку;   

   - приказ о норме суточных;

   - сметы представительских расходов;  

   - приказы об утверждении смет представительских расходов.        

   Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля (табл.1).

   Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в загранкомандировку, является несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах; задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки; списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли; отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов и т.д.                             

   Таблица 1

   Перечень  тестов для оценки системы внутреннего  контроля

   расчетов  с подотчетными лицами,

   выезжающими в командировку за границу

   Составляя программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно включать вопросы, представленные в табл. 2.    

   Аудитору  необходимо знать, что бухгалтерский  учет и использование дорожных чеков (платежных документов в иностранной валюте) при командировках за границу аналогичен бухгалтерскому учету и использованию валютных средств. 
 

   Таблица 2

   Программа аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами, выезжающими в  командировку за границу

   Аудитор должен проверить правильность расчетов бухгалтера по количеству выдаваемой валюты работникам, командированным в загранкомандировку.                   

   Суточные  выплачиваются работнику за каждый день командировки. Со дня пересечения границы России они выплачиваются по норме, установленной для страны назначения. После возвращения в Россию, со дня пересечения ее границы, командировочные рассчитываются по нормам, применяемым в России.

   Если  работник за время командировки посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются co дня въезда в страну.  Этот день отмечается специальным штампом в загранпаспорте работника (командировочные удостоверения работникам, выезжающим в загранкомандировку, не выдаются).

   Установить  можно любой размер суточных, но уменьшить налог на прибыль возможно только на выплаты в пределах норм. В настоящее время co сверхнормативных суточных не нужно удерживать налог на доходы физических лиц и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

   Далее аудитором проверяется порядок, отражения выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы в бухгалтерском учете. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным для бухгалтерского учета валютных операций в Положении по бухгалтерскому учету 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как внереализационные доходы или расходы.

   Комиссионное  вознаграждение, которое взимает  банк при продаже, дорожных чеков, отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 52 «Валютные счета» на сумму комиссионного вознаграждения банку.

   Аудитором проверяется срок представления  авансовых отчетов после  возвращения работника из служебной заграничной командировки. К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой (билеты, копию загранпаспорта с отметками таможенных органов, счета за проживание и т.д.). Документы, написанные на иностранном языке, необходимо перевести. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету.

   Аудитором также проверяется весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.д.)

   Аудитор устанавливает случаи перерасхода  подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. В этом случае сумма задолженности работнику может погашаться либо путем выдачи суммы задолженности наличной иностранной валюты, либо путем выдачи эквивалентной суммы задолженности в рублях, либо путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.                                   

   Аудитор должен обратить внимание, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков. В соответствии со ст. 142-143 ГK РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.   

   Во  время пребывания за границей у представителей организации могут возникать расходы, связанные с коммерческой деятельностью. Это расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по валютной пластиковой карте с последующим оформлением авансового отчета.                                       

   При использовании пластиковых карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов:         

   - приказа о направлении сотрудника в загранкомандировку с указанием фирм и их представителей, с которыми запланированы встречи, даты и места проведения встреч;

   - сметы представительских расходов;

   - акты проведения мероприятий с приложением оправдательных первичных документов (прилагаются к отчету о командировке).

   Аудитор выявляет случаи покупки командированным лицом за границей товаров с использованием пластиковой карточки. Приобретенные таким образом товары должны быть соответствующим образом оформлены. Для их оприходования необходима таможенная декларация, документ об оплате НДС и т.д.

   Аудитору  необходимо знать, что валютные операции по счетам пластиковых карт осуществляются в соответствии с требованиями валютного законодательства с учетом ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Учет такого вида операций осуществляется на счёте 55 «Специальные счета в банках».                                        

   Держателями корпоративной пластиковой карты являются один или несколько сотрудников организации. Количество держателей карты согласовывается между руководством организации и обслуживающим банком.                                           

   Аудитору необходимо проверить отчеты по израсходованным средствам, так как средства, списанные со счета, считаются выданными под отчет. Расчетными документами, сопровождающими сделку по пластиковой карте, являются слипы (документы, свидетельствующие о расходах по карте), подтвержденные квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

   Далее аудитор проверяет правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета.                   

   Аудитор должен знать, что к возмещению принимаются суточные, расходы по проезду до пункта отправления, включая расходы по провозу багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта, комиссионные, удержанные при обмене чека на иностранную валюту.

   Аудитор обязан проверить на конец каждого  месяца переоценку валютного остатка по карточному счету.

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

   На  основании вышеизложенного отмечается, что в процессе жизнедеятельности  любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

   Аудиторская проверка – это сложный и длительный процесс. При проверке правильности отражения в балансе расчетных операций аудитору приходится учитывать наряду с общими моментами специфические аспекты, касающиеся непосредственно аудита расчетных операций. Эти вопросы послужили предметом подробного освещения в настоящей работе.

   Аудиторы  постоянно работают над тем, чтобы  максимально сократить время  проверки, не снижая при этом ее качества, и, следовательно, не увеличивая аудиторский  предпринимательский риск, однако, часто меняющаяся нормативная бухгалтерская  и сопредельная налоговая нормативная база, касающаяся расчетных операций заставляет постоянно пополнять методологический багаж, на что уходит дополнительное время.

   Для удобства в настоящее время практикуется выработка четких методик проверок каждого из расчетных счетов или  указанного выше раздела. Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур (сами процедуры должны быть разработаны заранее). Кроме того, при проведении проверки рекомендуется запросить у клиента определенный набор документов и учетных регистров (например, о состоянии дебиторской задолженности) и, следуя заранее описанной процедуре, осуществлять проверку.

   Практика  экономической деятельности предприятий  показывает, что и в дальнейшем вопросы взаиморасчетов и других видов расчетных операций между субъектами экономики будут в центре внимания контролирующих органов, поэтому аудиторам следует минимизировать риски своих проверок разработкой и применением новых методик проверок и скрупулезным отношением к объектам проверок.

   СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ. Часть 1 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (части первая и вторая): По состоянию на 20 февраля 2008 года. – Новосибирск: Сиб. унив. Изд-во, 2008.
3. Федеральный Закон РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
4. Федеральный Закон РФ от 30 декабря 2008 года № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
5. Федеральный закон от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ (ред. от 22.07.2008) «О валютном регулировании и валютном контроле» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
6.  Федеральный закон от 13 октября 1995 года № 157-ФЗ (ред. от 10.02.1999) «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006.
8. Воронова, Т.А. Расчетно-платежные отношения во внешнеэкономической деятельности / Т.А. Воронова. – М.: КНОРУС, 2007.
9. Курбангалиева, О.А. Валютные операции / О.А. Курбангалиева. – М.: Вершина, 2006.
10. Соколов, Б.Н. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика) / Б.Н. Соколов, В.В. Рукин. – М.: Экономика, 2007.