Аудит расчетов с подотчетными лицами. 2

Содержание

1 Аудит  расчетов с подотчетными лицами 3

1.1 Цель  и задачи аудита расчетов с  подотчетными лицами, источники  информации для проверки 3

1.2 Законодательное  и нормативное регулирование  аудита расчетов с подотчетными  лицами 8

1.3 Типичные  нарушения в учете расчетов  с подотчетными лицами 10

2 Практическая  часть 12

Задача 11 12

Вариант 5 14

Список  используемых источников 19

1 Аудит расчетов с подотчетными лицами

1.1 Цель и задачи  аудита расчетов с подотчетными  лицами, источники информации для  проверки

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об  аудиторской деятельности» аудиторская  деятельность, аудит – это предпринимательская  деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации  и индивидуальных предпринимателей.

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы  избежание ошибок, допускаемых при  учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы  по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

Цель аудита расчетов с  подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния  на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой  в организации методики учета  и налогообложения по этим операциям  нормативным документам, действующим  в Российской Федерации.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих  задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
• проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью  которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

На ознакомительном этапе  аудитором изучаются документы, раскрывающие информацию об операциях  с подотчетными лицами. К таковым  относятся учетная политика организации, где указываются сроки предоставления отчета об использовании подотчетных  денежных средств. Кроме того, аудитор  на этом этапе знакомится с приказами  и служебными заданиями, выписанными  на сотрудников аудируемого лица, направляющихся в командировки, а  также другими документами, в  том числе подтверждающими израсходованные  для этих целей суммы денежных средств.

Основной этап проверки заключается  в проведении соответствующих аудиторских  процедур по операциям, совершенным  на основании первичных учетных  документов, подтверждающих использование  денежных средств, выданных под отчет  сотрудникам организации. Расчеты  с подотчетными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские  расходы, оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке операций по сету необходимо проконтролировать следующие  вопросы:

• Наличие приказа руководителя организации, устанавливающего сроки выдачи денежных средств подотчет;
• Существование внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами;
• Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 60 тыс. руб. в течение одного дня по каждой сделке;
• Утверждение авансовых отчетов руководителем и наличие подписи главного бухгалтера;
• Ведение регистров учета по расчетам с подотчетными лицами;
• Своевременность отражения операций по расчетам с подотчетными лицами;
• Тождественность записей в учетных регистрах и авансовых отчетов.

Проверка правильности ведения  учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так  как в расчетах данного вида задействована  денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета  расчетов с подотчетными лицами могут  быть как внешними, к ним относят  сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

• перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;
• заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;
• командировочные удостоверения работников предприятия;
• расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);
• авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);
• отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;
• акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;
• журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;
• Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д.

В результате выявляются факты  оплаты командировочных расходов установленных  норм. Суммы превышения установленных  норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению  подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль  предприятия, а уплачиваемый по ним  НДС относится за счет чистой прибыли  или фондов.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как  расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных  на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается. В этом случае необходимо наличие  внутреннего приказа и первичные  бухгалтерские документы, подтверждающие приобретение ГСМ и запчастей  для транспорта, используемого в  целях производственной необходимости.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских  расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа  о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы  встречи с представителями другого  предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи. В том  случае, если представительские мероприятия  для организации являются систематическими, то форму подобных документов рекомендуется  утвердить в учетной политике.

Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих  документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а  также дополнительных платежей в  Пенсионный фонд и подоходного налога.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному  объекту учета важно исследовать  также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами  дебетовых оборотов по счетам учета  материальных ценностей (10), затрат (20,25, 26 и др.), денежных средств (50), расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по счету 71 сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения.

В том случае, если при  проверке подотчетных сумм выявлен  перерасход, то необходимо убедиться  в целесообразности перерасхода, его  необходимости для производственных нужд предприятия. В этом случае необходимо проконтролировать наличие дополнительных внутренних приказов или распоряжений, обосновывающих целесообразность и  необходимость перерасходов.

1.2 Законодательное  и нормативное регулирование  аудита расчетов с подотчетными  лицами

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

• Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. От 03.11.2006)
• Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)
• Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)
• Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.)
• Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. От 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 № 863)
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н, с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 № ГКПИ 00-645)
• Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).
• Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. № 26н).
• Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))
• Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.)
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н)
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247).
• Письмо Минфина РФ №15н от 04.03.02 (с изменениями от 02.08.04) Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

1.3 Типичные нарушения  в учете расчетов с подотчетными  лицами

Нередко в организациях допускаются  ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного  вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует  их избегать.

Основные нарушения –  злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области  расчетов с подотчетными лицами могут  быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств  лицам, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги на  хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денег под  отчет лицам, не отчитавшимся  в срок по ранее полученным  авансам;

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

2.2 Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.

3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания  подоходного налога с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм;

3.2 Некорректное выделение  налога на добавленную стоимость  в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами:

4.1 Выделение сумм НДС  расчетным путем от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной  торговой сети;

4.2 Списание на затраты  сумм налога на добавленную  стоимость от стоимости материальных  ценностей, приобретенных через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета  представительских расходов:

5.1Несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете;

5.2 Отсутствие аналитического  учета представительских расходов  в пределах норм и сверх  норм.

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами

6.1Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;

6.3 Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 «Расчеты с подотчетными  лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения  действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

2 Практическая часть

Задача 11

В ООО «Клён» по результатам  инвентаризации на складе №1, проведённой  на 1 июля 200Х г.,  выявлены:

- недостача 100 шин автомобильных  марки «Я-380» по учётной стоимости  690 руб. за штуку и излишек  150 шин автомобильных марки  
«Я-438» по цене 720 руб. за штуку. Согласно учётной политике материалы оцениваются в учёте по фактической себестоимости. На основании приказа генерального директора произведён зачёт недостачи излишками, поскольку виновных в недостаче лиц установить невозможно.

В августе 200Х года результаты инвентаризации отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Превышение учётной стоимости  излишков шин автомобильных  
«Я-438» над учётной стоимостью недостающих шин автомобильных «Я-380»

Дт сч. 10 Кт сч. 83 6 000 — 100 × (720 – 690)

Оприходование излишков, выявленных при инвентаризации

Дт сч. 10 Кт сч. 83  36 000 — 720 × (150 – 100)

Организация уплачивает ежемесячно авансовые платежи по налогу на прибыль. При формировании налогооблагаемой базы для расчёта налога на прибыль  не были учтены результаты инвентаризации шин автомобильных.

Проверить правильность расчетов. Обосновать свои выводы ссылками на законодательные  и нормативные акты. Привести исправительные записи и правильные расчеты.

Решение:

При отражении в бухгалтерском  учёте пересортицы по результатам  инвентаризации нарушен п. 28 Положения  по ведению бухгалтерского учёта  и бухгалтерской отчётности в  Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), а именно, излишек имущества приходуется не по учётной, а по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Кроме того, нарушенные требования Плана счетов бухгалтерского учёта  финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его  применению (утверждён Приказом Минфина  РФ от 31.10.2000 № 94н). Поскольку учётная  стоимость шин автомобильных  “Я-438” выше учётной стоимости  шин автомобильных “Я-380”, то при  отражении зачёта недостачи излишком образовавшаяся суммовая разница признаётся излишком, которая согласно Плану  счетов является внереализационным  доходом и должна учитываться  не на сч. 83 “Добавочный капитал”, а  на счёте 91-1 “Прочие доходы”, на этом же счёте следовало отразить излишек  шин автомобильных “Я-438” после  проведения зачёта недостачи излишком.

Происходит зачет 100 шин  марки «Я-438» по цене 720 руб. за шт, и 100 шин «Я-480»по цене 690 руб. за шт.

Зачёт недостачи излишками  должен быть отражён следующими бухгалтерскими проводками:

Дт 10 Кт 91-1 = 3000 — превышение учётной стоимости излишков над  учётной стоимостью недостающих  шин (100 ´ (720 – 690)).

Допустим, что шины марки  «Я-438»  имеют рыночную цену 425 руб. за 1 шт.

Дт 10 Кт 91-1 = 36250 — оприходование  излишков шин «Я-438» по рыночным ценам, выявленных при инвентаризации  (725 ´ (150 – 100)).

Дт 91-1 Кт 99 = 39250 — сальдо прочих доходов в конце месяца (без  учёта других хозяйственных операций) включено в финансовый результат  за отчётный месяц.

Нарушение нормы главы 25 Налогового кодекса РФ. Зачёт излишков и недостач товаров при пересортице  не предусмотрен этой главой. Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость излишков материалов, установленных при инвентаризации, являются внереализационными доходами. Поскольку факт отсутствия виновных лиц в недостаче не подтверждён документально уполномоченным органом государственной власти, то в соответствии с подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, в целях налогообложения прибыли расходы по недостаче не могут включаться в состав внереализационных расходов. Следовательно, организация должна была увеличить налогооблагаемую прибыль на сумму излишков 39250 рублей.

Для того чтобы избежать налоговых санкций, необходимо сделать  следующее:

—доначислить налог на прибыль в сумме 8700 рублей (39250 ´ 24%) и уплатить его в бюджет, отразив  это следующими бухгалтерскими проводками:

Дт 99 Кт 68          39250

Дт 68 Кт 51          39250;

—начислить и уплатить пени за просрочку платежа по налогу на прибыль.

Вариант 5

Организация ОАО «Паврик» занимается посредническими услугами при реализации лесопродукции на отечественном рынке.

За отчетный период проведены  следующие хозяйственные операции:

- получено лесопродукции  от комитента на сумму 34500 тыс.  руб.;

- отгружено продукции  покупателям на сумму 30 600 тыс.  руб., (с НДС 18 %);

- поступило оплаты от  покупателей – 25 880 тыс. руб., (с  НДС 18 %);

- комиссионное вознаграждение  по договору – 5 % от реализации  продукции  с НДС;

- начислена заработная  плата персоналу организации  – 145800 руб.; ЕСН начислен по  ставке 26 %, отчисления в ФСС по  травматизму 0,2 %;

- начислена амортизация  по основным средствам в эксплуатации  – 5400 руб.;

- командировочные по нормам  – 34400 руб., сверх норм –  19000 руб.;

- представительские расходы  по норме – 24830 руб., сверх норм  –  8230 руб.;

- услуги связи, коммунальные  расходы – 334800 руб.; в том числе  не оплаченные – 22000 руб.;

- расходы, связанные с  реализацией лесопродукции, по  договору оплачиваемые за счет  комитента – 37900 руб.;

- расходы, связанные с  реализацией лесопродукции, по  договору оплачиваемые комиссионером  –  98400 руб.;

- приобретена бухгалтерская  программа «1 С-бухгалтерия» за  наличный расчет на сумму 9500 руб.

Задание. Проверить правильность формирования заданных показателей формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках» (тыс. руб.)

Решение:

ОАО «Парвик» является участником в расчётах с комиссионером, так  как выручка за реализованную  продукцию поступает на расчётный  счёт ОАО «Парвик», вознаграждение учитывается из суммы выручки  и только после этого следует  перечисление контрагенту.

В бухгалтерском учёте  используются следующие субсчета счёта 76: 76/6 «Расчёты с комитентом», 76/7 «Расчёты с покупателем», 76/5 «Расчёты с прочими  дебиторами и кредиторами»

Журнал хозяйственных  операций за период:

«Отчёт о прибылях и  убытках» ОАО «Парвик» за 1 квартал  2010 г. по данным аудиторской проверки, тыс.руб.

Аналитическая таблица построчного  сравнения данных по форме 2.