Балансовое обобщение информации. Сущность первичного учета. Понятие о документе и его значение

     Содержание

1. Балансовое обобщение информации………………………………………3
2. Сущность первичного учета. Понятие о документе и его значение……..9
3. Сквозное задание……………………………………………………..……16

     Список  использованной литературы…………………………………………23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Балансовое  обобщение информации

     Баланс (фр. balance — букв. весы) означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности.

     Балансовое  обобщение информации широко применяется в учёте, анализе финансово-хозяйственной деятельности, для обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, ориентации предприятий, организаций в рыночной экономике.

     Балансовое  обобщение характеризуется двойственным характером отражения объектов и  синтетическим обобщением информации.

     Двойственный  характер отражения заключается  в том, что объекты показываются в балансе дважды и рассматриваются с двух точек зрения, в двух аспектах, которые зависят от вида баланса.

     Существуют  различные виды балансов: бухгалтерский, денежных доходов и расходов населения, баланс доходов и расходов предприятия, межотраслевой баланс, баланс платёжный, баланс трудовых ресурсов и т. д.

     Балансовое  обобщение информации впервые было применено для составления бухгалтерского баланса, что позволило установить имущественно-финансовое состояние предприятия, его положение в системе управления рыночной экономикой.

     Средства  предприятия участвуют в процессе производства непрерывно. Вещественный состав средств на разных предприятиях неодинаков, поэтому для руководства предприятием нужно знать, какими средствами оно располагает, из каких источников они получены, для какой цели предназначены. На эти вопросы даёт ответ бухгалтерский баланс.

     Бухгалтерский баланс — способ обобщения и группировки имущества хозяйства и источников его образования на определённую дату в денежной оценке.

     Схематично  бухгалтерский баланс представляет собой таблицу, составленную из двух вертикально расположенных частей: верхняя—актив—отражает имущество  хозяйственного органа, а нижняя—пассив—источники  его образования. 
 

     Бухгалтерский баланс

     В балансе всегда должно присутствовать равенство итогов актива и пассива (имущество хозяйства равно источникам его образования).

     Итоги по активу и пассиву баланса называются валютой баланса.

     Каждый  из разделов актива и пассива баланса  включает экономически однородные виды средств и источников, которые называются статьями баланса.

     В зависимости от назначения, содержания и порядка составления различают  несколько видов балансов.

     Сальдовый баланс характеризует в денежной оценке имущество хозяйствующего субъекта и источники образования имущества по состоянию на определённую дату.

     Сальдовый баланс

     Баланс  составляется бухгалтерией предприятия  путём подсчёта остатков (сальдо) по счетам.

     Оборотный баланс помимо остатков средств и источников образования имущества на начало и конец периода содержит данные об их движении (дебетовые и кредитовые обороты) за отчётный период. По своему строению он будет отличаться от сальдового баланса.

     Оборотный баланс

     Оборотный баланс имеет большое значение в  качестве промежуточного рабочего документа, используемого в процессе составления вступительного, заключительного и ликвидационного баланса.

     Вступительный баланс (начальный) — первый баланс, составляемый в начале деятельности предприятия. В его активе отражается состав имущества предприятия, полученного при его организации, а в пассиве — источники его возникновения. Вступительный баланс содержит меньше статей, чем последующие балансы, отражающие результаты хозяйственной деятельности за определённый период времени. Перед составлением вступительного баланса, как правило, проводится инвентаризация и оценка имеющегося у предприятия имущества.

     Заключительный  баланс — отчётный документ о производственно-финансовой деятельности предприятия за определённый период времени. Он составляется на основе проверенных бухгалтерских записей (выверка оборотов и остатков по счетам, проверка инвентаризацией средств и расчётов).

     Ликвидационный  баланс составляется для характеристики имущественного состояния предприятия на дату прекращения его деятельности как юридического лица.

     Предварительный (провизорный) баланс — бухгалтерский баланс, составляемый заранее на конец отчётного периода с учётом ожидаемых изменений в составе имущества предприятия. Основой такого баланса служат фактические бухгалтерские данные о состоянии активных и пассивных статей к моменту его составления и ожидаемые данные о хозяйственных операциях, которые будут совершены до окончания отчётного периода. Составление предварительного баланса имеет целью заранее установить финансовое положение предприятия, в котором оно окажется в конце отчётного периода.

     Баланс-брутто (грубый) включает в себя регулирующие статьи, используется для научных исследований, совершенствования информационных функций баланса и др.

     Баланс-нетто (чистый) — баланс, из которого исключены регулирующие статьи: «Износ основных средств», «Износ нематериальных активов» и др. В современных условиях возросло значение баланса-нетто, так как он позволяет определить реальную стоимость имущества предприятия. В настоящее время сальдовый баланс-нетто является действующей формой отчётности.

     Ежедневно на предприятиях совершается множество  хозяйственных операций, которые  влияют на величину хозяйственных средств  и источников их образования. Поскольку  баланс отражает состояние средств, то каждая операция вызывает его изменения. В зависимости от влияния на баланс все хозяйственные операции принято делить на четыре типа.

     Первый  тип хозяйственных операций. К этому типу можно отнести операции по поступлению денежных средств на расчётный счёт из кассы или от дебиторов, выдаче денег из кассы подотчётным лицам, возврату неизрасходованных сумм подотчётным лицом в кассу, отпуску материалов со склада в производство, поступлению из производства готовой продукции на склад, отгрузке готовой продукции со склада покупателям и др.

     Таким образом, хозяйственные операции первого  типа вызывают изменение только в  активе баланса, общий итог (валюта) баланса не меняется.

     Первый  тип балансовых изменений можно  записать уравнением

     А+Х-Х=П,

     где А — актив;

           П — пассив;

           Х — изменение средств под  влиянием хозяйственных операций.

     Второй  тип хозяйственных операций. К этому типу относятся операции по погашению задолженности поставщику за счет полученного кредита в банке, удержанию налогов из заработной платы рабочих и служащих, использованию прибыли на создание фондов специального назначения и др.

     Таким образом, хозяйственные операции второго  типа ведут к изменениям только в  пассиве баланса. Общий итог баланса  не меняется.

     Второй  тип балансовых изменений можно  записать уравнением

     А= П+Х-Х.

     Третий  тип хозяйственных операций. Они вызывают увеличение статьи и в активе, и в пассиве баланса, итоги актива и пассива возрастают, но равенство между ними сохраняется. Происходит увеличение хозяйственных средств.

     К этому типу можно отнести хозяйственные  операции, связанные с поступлением основных средств, начислением заработной платы рабочим и служащим за изготовление продукции, поступлением материалов от поставщиков и др.

     Этот  тип балансовых изменений отразим  уравнением

     А+Х=П+Х

     Четвёртый тип хозяйственных операций. Все операции этого типа вызывают уменьшение и в активе, и в пассиве баланса. Итоги актива и пассива баланса уменьшаются на равную величину. Равенство между ними сохраняется. Этот тип балансовых операций отразим уравнением

     А-Х=П-Х. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сущность  первичного учета. Понятие о документе  и его значение

     Первичный учёт представляет собой полноценную  составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние.

     Первичный учет – первое, начальное звено  в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. По – этому содержанию и подготовке первичного учета уделяется большое внимание.

     По  результатам первичного учета составляется документ.

     Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенными является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

     Документ  является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

     Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.

     Первичные учетные документы являются основой  для составления сводных учетных  документов.

     Документация  – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.

     Документ  – письменное свидетельство с  заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.

     Становится  возможным дать правовое обоснование  фактов хозяйственной жизни. Они  являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

     С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

     Материальным  носителем документа могут выступать  учётный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.

     Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом.

     Если  документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для  других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

     В отдельных случаях, чаще всего для  внутреннего пользования, бухгалтерский  документ составляется в произвольной форме.

     Учётный бланк представляет собой разграфленный  лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о  хозяйственных операциях с заранее  отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.

     Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.

     Призначные  реквизиты - отображают объекты учёта (наименование основных средств и  пр.).

     Содержательные  реквизиты - раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и  пр.).

     Для удобства чтения документа реквизиты  размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они  обводятся жирными линиями.

     Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись  и т.п.), печатаются типографским способом.

     Как факт подтверждения совершенной  хозяйственной операции, первичный  учётный документ должен быть составлен  и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

     Перечень  таких форм первичных учётных  документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая первичная учётная документация, включающая 8 наименований:

     -акт  (накладная) приемки-передачи основных  средств (унифицированная форма № ОС-1);

     -акт  приемки сдачи отремонтированных,  реконструированных и модернизированных объектов (унифицированная форма № ОС-3);

     -акт  на списание основных средств  (унифицированная форма № ОС-4);

     -акт  на списание автотранспортных  средств (унифицированная форма  № ОС-4а);

     -инвентарная  карточка учёта основных средств  (унифицированная форма № ОС-6);

     -акт  приемки-передачи оборудования в  монтаж (унифицированная форма №  ОС-15);

     -акт  о выявленных дефектах оборудования (унифицированная форма № ОС-16).

     Во  всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в  этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:

     -наименование  документа (доверенность, карточка  складского учёта материалов и т.п.);

     -дата  составления (дата, месяц, год);

     -наименование  плательщика, номер его счёта,  идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

     -наименование  и местонахождение банка плательщика,  его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счёта или субсчёта;

     -наименование  получателя средств, номер его  счёта, ИНН;

     -наименование  и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта или субсчёта;

     -назначение  платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

     -сумму  платежа, обозначенную цифрами  и прописью;

     -очередность  платежа;

     -вид  операции в соответствии с  "Перечнем условных обозначений  (шифров) документов, проводимых по  счетам в банках";

     -подписи  (подпись) уполномоченных лиц  (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

     -на  первом экземпляре расчётного  документа (кроме чека) – подписи  руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.

     В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

     -зональной;

     -анкетной;

     -табельной;

     -комбинированной;

     Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

     Анкетная  форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне  документа, а заполнение их – один пол другим, т.е. сверху вниз.

     Документ  в табельной форме есть продолжение  зональной формы. В нём (например, расчётно-платёжная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

     Документ, представленный в комбинированной  форме, сочетает в себе признаки ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.

     Для исключения повторного использования  документов ряд документов подлежит тщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

     Нередко в случаях исключения повторной  записи в текущем учёте на документе делается надпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2009г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т.п.).

     Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     Указание  в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

     Юридическую силу документ приобретает при наличии  в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

     Составленный  с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

     В дальнейшем «жизненный» цикл каждого  документа проходит три этапа:

     -приемка  по форме и существу;

     -обработка,  включая при необходимости арифметический  подсчёт и указание корреспондирующих  счетов;