Бизнес планирование с использованием современных компьютерных приложений

   Филиал  Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

   высшего профессионального образования

   «Южно-Уральский  государственный университет»

   (Национальный  исследовательский университет) 

   в г. Озерске

   Кафедра «Экономика и финансы» 
 

   Бизнес  планирование с использованием современных  компьютерных приложений 
 

   КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

   по  дисциплине «Информационные системы в экономике» 
 
 

         Проверил:

         Д.П. Химичева ___________

         «___»______________2012г. 

         Автор работы:

         студент группы 423-ОзЗ

         А.И. Завьялова ____________

         «___»______________2012г. 

         Работа защищена с оценкой

         _________________________

         «___»______________2012г. 
 
 
 
 
 

   Озерск 2012

   аннотация

Завьялова А.И. Бизнес планирование с использованием современных компьютерных приложений. Озерск: ОФ ЮУрГУ, 423 – ОзЗ. 25 страниц, 4 рисунка, 1 таблица, библиографический список – 7 наименований. 
 
 

   Цель  контрольной работы – исследовать  бизнес планирование с использованием современных компьютерных приложений.

   Задачи  контрольной работы – рассмотреть, как улучшить планирование с помощью современных приложений, познакомиться с рынком информационных продуктов и услуг, изучить информационные технологии в электронном офисе.

   Рассмотрены категории улучшений в процессах планирования и прогнозирования, проанализированы сектора информационного рынка, разобраны информационные технологии. 

   Оглавление

1 Бизнес планирование с использованием современных компьютерных приложений 4

   1.1 Как улучшить планирование с помощью современных приложений 4

   1.2 Почему планирование и прогнозирование актуально именно сейчас 5

   1.3 Категории улучшений в процессах планирования и прогнозирования 7

   1.4 Описания квадрантов 8

   1.5 Конечная цель 11

2 Рынок информационных продуктов и услуг 14

   2.1 Сектора информационного рынка 16

3 Информационные технологии в электронном офисе 20

библиографический список 25

   1 Бизнес планирование с использованием современных компьютерных приложений

   1.1 Как улучшить планирование с помощью современных приложений

    В настоящее время многие финансовые руководители начинают пересматривать свои стратегические инициативы и обращать внимание на эффективность процессов  бюджетирования и планирования в  компаниях, где они работают. Сегодня, когда системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning - ERP) и ключевые финансовые приложения уже достаточно стабильны, финансовые руководители опять задаются старым вопросом: как финансовая система может стать лучшим партнером для бизнеса?

    Планирование - это самое подходящая стартовая  точка. Несмотря на значительные вложения и усилия в области оперативной  отчетности, до сих пор не решена проблема сопоставления реальной эффективности  работы с установленными ранее целями. Все возрастающие требования со стороны  клиентов являются существенным фактором для способности компании делать прогнозы на будущее. Анализ эффективности  работы имеет гораздо большую ценность, если проводится в сравнении с ранее поставленными целями.

    В последнее время в литературе появилась мысль о том, что  время бюджетирования уже ушло и  что в идеале компании скоро вообще откажутся от ежегодного бюджетного цикла. Хотя эта мысль и выглядит привлекательной, реальность показывает ее полную бесполезность. Помимо удовлетворения постоянной необходимости прогнозирования  эффективности и установления связей между целями и побудительными мотивами, этот процесс может дать организации  возможность сделать тщательный анализ эффективности бизнеса и  ключевых ресурсов корпорации, а также  провести обмен идеями и мыслями  между различными операционными  единицами (рисунок 1). С помощью этого процесса финансовая организация может превратиться из "оператора электронных таблиц" в структуру, увеличивающую ценность бизнеса.

    Рисунок 1 - Финансовое планирование и бюджетирование

    Улучшения в функции планирования могут  стать важнейшим фактором увеличения потенциала организации, а также  основным (хотя еще не принятым во внимание) элементом любого цикла управления эффективностью. Но настоящая проблема - это иметь смелость бросить вызов  устоявшемуся порядку вещей и  создать такой подход, который  объединяет планирование со стратегическими  целями, продажами и операциями, отчетностью о производительности и, безусловно, материальным поощрением. А также представлять непростой  многошаговый путь к выполнению этой цели.

   1.2 Почему планирование и прогнозирование актуально именно сейчас

    Если  спросить любого финансового руководителя, насколько хорошо его организация  справляется с составлением планов и прогнозов, в ответ очень  часто можно услышать: "Не очень". Вот наиболее часто встречающиеся  проблемы:

• бюджеты составляются со слишком низким уровнем детальности;
• в бюджетах неправильно расставлены акценты: основное внимание уделяется расходам на центр затрат, а оперативные параметры эффективности остаются в тени;
• недостаток интеграции между финансовым планированием и традиционным планированием продаж и операций;
• прогнозы делаются только для финансового года;
• планирование и прогнозирование отнимают слишком много времени и в общей сложности составляют до 6-8 месяцев ручной работы и повторяющихся операций ежегодно;
• определения данных непоследовательны и/или их уровень детальности отличается от реальных показателей, что как минимум затрудняет сравнение реальных и планируемых показателей или вообще делает его невозможным;
• процессы, осложненные неагрегированными электронными таблицами и постоянными переделками;
• слишком много внимания длительной подготовке годового бюджета и недостаточно - постоянному, гибкому процессу корректировки прогнозов.

    Последствия неудовлетворительного планирования и прогнозирования весьма существенны  и негативны. Помимо неэффективной  ручной работы и увеличения затрат, риски, связанные с неточными  прогнозами, включают и уменьшение доверия к бизнесу со стороны  внешних заинтересованных сторон, что  ведет к параллельному снижению рыночной капитализации. В этом контексте  данные риски представляют собой  настоящую опасность, с которой  необходимо что-то делать.

    Обобщая все вышесказанное, можно подчеркнуть  следующее. Современный процесс  планирования осложняется неэффективностью его отдельных этапов, недостатком  интеграции со стратегическим и оперативным  планированием и невозможностью установить общие, сравнимые стандарты  данных. Если рассмотреть эти проблемы в более широком контексте общей роли финансовой системы в организации, то становится очевидно, что они мешают данной системе стать настоящим бизнес-партнером корпорации. На рисунке 2 показаны некоторые общие виды деятельности, связанные с увеличением добавленной стоимости, которые необходимо пересмотреть для изменения роли функции планирования.

    Рисунок 2 - Увеличение добавленной стоимости и планирование

   1.3 Категории улучшений в процессах планирования и прогнозирования

    На  рисунке 3 показана одна из возможностей внесения улучшений в функцию планирования. Улучшения в процессе планирования можно систематизировать согласно предложенным четырем категориям на основе подходов, выбираемых организациями, и тех преимуществ, которые компания получает в результате реализации каждого из них.

    Рисунок 3 - Категории улучшений в процессе планирования

    За  последние два года множество  организаций начали процесс улучшения  бюджетирования и планирования (квадрант 1). Эта тенденция охватила все  отрасли, причем как небольшие, так  и крупные компании. Но проблема заключается в том, какой именно способ выбирают компании для осуществления  искомых изменений. Часто вместо того, чтобы признать, что их организации  необходимо фундаментально переосмыслить  роль функции планирования, руководители финансового и информационного  отделов попадают в "ловушку" программного обеспечения и стараются просто использовать новые инструменты  для решения проблем.

   1.4 Описания квадрантов

    В таблице 1 приводится краткое описание четырех сценариев внедрения, указанных на рисунке 3.

   Таблица 1 - Четыре сценария внедрения

    Результаты  квадранта 1: Внедрение пакетных приложений

    Положительные результаты

    Производители программного обеспечения научились  учитывать требования функции планирования и могут обеспечить поступающий  рост эффективности за счет автоматизации  процессов и устранения изолированных решений, основанных на электронных таблицах (рисунок 4).

    Рисунок 4 - Влияние пакетных приложений на последующие этапы усовершенствования процесса планирования

    Отрицательные результаты

    Многие  организации выбирают пакетные приложения частично благодаря рекламным лозунгам, обещающим быстрое и беспроблемное  внедрение, а частично из-за своего собственного стремления как можно  скорее достичь желаемых результатов. Но без постоянной работы по усовершенствованию использования этих приложений дальнейшие преимущества, которые они способны обеспечить, могут остаться нереализованными. На самом деле внедрение пакетных приложений может стать первым шагом  на пути решения проблем внутри процесса планирования, но из внимания не должен ускользать тот факт, что эти приложения только закладывают основу, но далеко не являются исчерпывающими для достижения ожидаемых результатов в области  повышения производительности и  эффективности.

    Компании, которые фокусируются только на внедрении  пакетных приложений для поддержки  планирования, существенно ограничивают себя в отношении усовершенствования процессов и повышения эффективности, а также аналитических и прогнозных возможностей.

   Самые негативные результаты

    Компании, которые не рассматривают долгосрочные перспективы проекта, рискуют не получить всех преимуществ в области  планирования, а также столкнуться  с сопротивлением новому решению  со стороны пользователей. Если это  случается, то дальнейшие преимущества в виде общей информации, а также  усовершенствованных анализа и  процесса принятия решений уже не могут быть получены, и весь IT-проект заканчивается неудачей.

   1.5 Конечная цель

    Компаниям нужно провести фундаментальную  ревизию процесса планирования в  контексте общей ситуации с управлением  эффективностью. Это необходимо для достижения конечной цели: улучшить способность компании прогнозировать эффективность своей работы и одновременно создать условия для постоянного мониторинга эффективности и соответствующей корректировки своей деятельности.

    Для этого стратегия должна тесно  увязываться с целями, связанными с эффективностью, а реальная производительность должна быть легко сопоставима с  плановыми показателями. Наконец, материальное поощрение должно зависеть от того, насколько эффективность работы соотносится с планом. Это даст гарантию того, что действия будут  соответствовать поставленным целям. Вот некоторые ключевые вопросы, которые помогут понять, какими возможностями  для усовершенствования располагает  та или иная организация.

    Выбор направления движения и установка  целей 

• Насколько хорошо в корпорации понимают стратегию организации?
• Понимает ли организация факторы стоимости бизнеса и потенциальные финансовые последствия различных сценариев?
• Каков сбалансированный набор показателей для установления задач повышения эффективности и системы стимулирования менеджеров в соответствии со всеми стратегическими целями?

   Планирование  бизнеса 

• Насколько хорошо стратегические планы и цели связаны с процессом оперативного планирования?
• Интегрировано ли функциональное планирование и так называемое планирование "снизу вверх" (bottom-up) (например, планы продаж и финансовые планы)?
• Связаны ли функциональные и индивидуальные оценочные панели, показатели и определения с достижением поставленных целей?

    Управление  эффективностью

• Достаточно ли хорошо организован набор отчетов и фактов об эффективности, чтобы обеспечить менеджеров информацией о том, как компания продвигается к достижению плановых и стратегических целей?
• Соотносятся ли структуры материального поощрения организаций и отдельных сотрудников со стратегическими целями и плановыми задачами?
• Есть ли у организации возможности (инструменты, процессы, навыки и культура) для быстрого реагирования на изменения обстановки на рынке (эффективное и оперативное изменение прогнозов)?

    Во  многих компаниях процесс планирования представляет ту область, где финансовая система может реально продемонстрировать концепцию партнерства с бизнесом. Но усовершенствование этого процесса потребует также интеграции с  другими функциями, использования  новейших технологий, решимости изменить существующий порядок вещей и  стремления лучше увязать функцию  планирования с общим управлением  эффективностью бизнеса. Это, конечно, непростая задача, но ее решение  может способствовать существенному  усилению роли финансовой системы в  будущем.

   2 Рынок информационных продуктов и услуг

   В процессе перехода от индустриального к постиндустриальному (информационному) обществу базовым становится информационный ресурс. Он занимает важное место в процессе производства наряду с трудовыми, материальными, финансовыми ресурсами. Поэтому целесообразно рассмотреть информацию, как ресурс, продукт и услугу, которая лежит в основе формирования нового рынка - рынка информационных продуктов и услуг.

   Информационные  ресурсы - отдельные документы и  отдельные массивы документов в  информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

   Информационные  ресурсы являются базой для создания информационных продуктов. Любой информационный продукт отражает информационную модель его производителя и воплощает  его собственное представление  о конкретной предметной области, для  которой он создан. Информационный продукт, являясь результатом интеллектуальной деятельности человека, должен быть зафиксирован на материальном носителе любого физического  свойства в виде документов, статей, обзоров, программ, книг и т.д.

   Информационный  продукт - совокупность данных, сформированная производителем для распространения  в вещественной или невещественной форме. Информационный продукт может  распространяться такими же способами, как и любой другой материальный продукт, с помощью услуг.

   Услуга - результат непроизводственной деятельности предприятия или лица, направленный на удовлетворение потребности человека или организации в использовании  различных продуктов. Информационная услуга - получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов.

   Существование информационных продуктов и услуг  порождают появление рынка по обмену информацией.

   Рынок информационных продуктов и услуг (информационный рынок) - система экономических, правовых и организационных отношений  по торговле продуктами интеллектуального  труда на коммерческой основе.

   Информационный  рынок характеризуется определенной номенклатурой продуктов и услуг, условиями и механизмами их предоставления, ценами. В отличие от торговли обычными товарами, имеющими материально- вещественную форму, здесь в качестве предмета продажи или обмена выступают информационные системы, информационные технологии, лицензии, патенты, товарные знаки, ноу-хау, инженерно-технические услуги, различного рода информация и прочие виды информационных ресурсов.

   Основным  источником информации для информационного  обслуживания в современном обществе являются базы данных. Они интегрируют  в себе поставщиков и потребителей информационных услуг, связи и отношения  между ними, порядок и условия  продажи и покупки информационных услуг.

   Поставщиками  информационных продуктов и услуг  могут быть:

   - центры, где создаются и хранятся  базы данных, а также производится  постоянное накопление и редактирование  в них информации;

   - центры, распределяющие информацию  на основе разных баз данных;

   - службы телекоммуникации и передачи  данных;

   - специальные службы, куда стекается  информация по конкретной сфере  деятельности для ее анализа,  обобщения, прогнозирования, например  консалтинговые фирмы, банки,  биржи;

   - коммерческие фирмы;

   - информационные брокеры.

   Потребителями информационных продуктов и услуг  могут быть различные юридические  и физические лица, решающие задачи.

   Не  один рынок не может существовать без инфраструктуры. Рассмотрим внутренне  строение информационного рынка  более подробно.

   Инфраструктура  информационного рынка - совокупность секторов, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и  услуги.

   Инфраструктуру  информационного рынка можно  представить пятью секторами:

   - научно-техническая продукция в  виде проектных, технологических,  методических разработок по разным  отраслям;

   - объекты художественной культуры  в виде текстовой, визуальной  и аудиопродукции;

   - услуги образования - все виды  обучения;

   - управленческие данные и сообщения  (политическая и хозяйственная  информация, статистические данные, данные о рыночной ситуации, рекламные  сообщения, оценки и рекомендации  по принятию решений);

   - бытовая информация: сообщения общего  характера, сведения о потребительском  рынке, сведения о рынке труда.

   2.1 Сектора информационного рынка

   В зависимости от вида объекта купли-продажи  рынок информации может быть представлен  пятью секторами.

• 1-й сектор - деловая информация, состоит из следующих частей:

   - биржевая и финансовая информация - котировки ценных бумаг, валютные  курсы, учетные ставки, рынок товаров  и капиталов, инвестиции, цены. Поставщиками  являются специальные службы  биржевой и финансовой информации, брокерские компании, банки;

   - статистическая информация - ряды  динамики, прогнозные модели и  оценки по экономической, социальной, демографической областям. Поставщиками являются государственные службы, компании, консалтинговые фирмы;

   - коммерческая информация по компаниям,  фирмам, корпорациям, направлениям  работы и их продукции, ценам;  о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях, деловых новостях в области экономики и бизнеса. Поставщиками являются специальные информационные службы.

• 2-й сектор - информация для специалистов, содержит следующие части:

   - профессиональная информация - специальные  данные и информация для юристов,  врачей, фармацевтов, преподавателей, инженеров, геологов, метеорологов  и т.д.;

   - научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная  информация в области естественных, технических, общественных наук, по отраслям производства и  сферам человеческой деятельности;

   - доступ к первоисточникам - организация  доступа к источникам информации  через библиотеки и специальные  службы, возможности приобретения  первоисточников, их получения  по межбиблиотечному абонементу  в различных формах. Так, например, большой популярностью пользуются  специализированные сервисы по  предоставлению полнотекстовых  электронных копий диссертаций.  Провести полноценное научное  исследование исключительно на  монографиях и материалах периодической  печати, особенно в узкоспециализированных  исследованиях, практически невозможно. Именно для этого необходим  доступ к последним диссертационным  исследованиям в выбранной области,  которые предоставляют сервисы.  На наш, взгляд, за подобными  направлениями в информационном  секторе будущее, они будут  развиваться и специализироваться, выделяясь в отдельный конкурентоспособный сектор информационных услуг.

• 3-й сектор - потребительская информация, состоит из следующих частей:

   - новости и литература - информация  служб новостей и агентств прессы, электронные журналы, справочники, энциклопедии;

   - потребительская информация - расписания  транспорта, резервирование билетов  и мест в гостиницах, заказ  товаров и услуг, банковские  операции и т.п.;

   - развлекательная информация - игры, телетекст, видеотекст.

• 4-й сектор - услуги образования, включает все формы и ступени образования: дошкольное, школьное, специальное, среднепрофессиональное, высшее, повышение квалификации и переподготовку.

   Информационная  продукция может быть представлена в компьютерном или некомпьютерном виде: учебники, методические разработки, практику мы, развивающие компьютерные игры, компьютерные обучающие и контролирующие системы, методики обучения и пр.

• 5-й сектор - обеспечивающие информационные системы и средства, состоит из следующих частей:

   - программные продукты - программные  комплексы с разной ориентацией

   - от профессионала до неопытного  пользователя компьютера: системное  программное обеспечение, программы  общей ориентации, прикладное программное  обеспечение по реализации функций  в конкретной области принадлежности, по решению задач типовыми  математическими методами и др.;

   - технические средства - компьютеры, телекоммуникационное оборудование, оргтехника, сопутствующие материалы и комплектующие;

   - разработка и сопровождение информационных  систем и технологий - обследование  организации в целях выявления  информационных потоков, разработка  концептуальных информационных  моделей, разработка структуры  программного комплекса, создание  и сопровождение баз данных;

   - консультирование по различным  аспектам информационной индустрии - какую приобретать информационную технику, какое программное обеспечение необходимо для реализации профессиональной деятельности, нужна ли информационная система и какая, на базе какой информационной технологии лучше организовать свою деятельность и т.д.;

   - подготовка источников информации - создание баз данных по заданной  теме, области, явлению и т.п.

   О важности и необходимости появления  рынка информации свидетельствуют  функции, которые выполняются информационным бизнесом: