Cлужба делопроизводства в структуре организации

          1. Cлужба делопроизводства в структуре организации: задачи и функции делопроизводства

          В любой организации  решение проблем документационного  обеспечения управления возлагается  на специализированное структурное  подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

          Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

          Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

          Организационный аспект - включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

          Среди организационных  проблем обычно выделяют следующие:

          • выбор оптимальной  организационной формы работы с  документами;

          • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

          • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

          • регламентация  задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

          • выбор оптимальной  технологии работы с документами, ее регламентация;

          • рациональная организация  рабочих мест и условий труда;

          • повышение квалификации сотрудников службы.

          Задачи  и функции службы делопроизводства

          Основной целью  службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

          • постоянное совершенствование  форм и методов работы с документами;

          • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

          • сокращение документооборота;

          • разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

          1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

          2. Разработка и  проектирование бланков документов.

          3. Осуществление  экспедиционной обработки поступающих  и отправляемых документов.

          4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

          5. Организация своевременного  рассмотрения и подготовки к  докладу руководству поступающих  документов.

          6. Контроль за  правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

          7. Регулирование  хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

          8. Организация машинописного  (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

          9. Разработка номенклатуры  дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

          10. Организация и  ведение делопроизводства по  предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

          11. Организация контроля  за работой с документами в  структурный подразделениях.

          12. Разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий  по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

          13. Контроль за  правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

          14. Организация работы  архива учреждения (ведомственного  архива) в соответствии с действующими  нормативно-методическими рекомендациями  Росархива.

          15. Повышение квалификации  работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

          16. Организация рабочих  мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

          2. Практическая часть

          Задание 4.1.

           Разработать основополагающие принципы «Кодекса поведения сотрудника», включающие регламентацию этикета для внутренних клиентов (сотрудников), а также при работе с внешними клиентами (партнерами, заказчиками)

          Примерные разделы  кодекса:

          1) Стандарты поведения на работе;

          2) принципы работы  с заказчиками;

          3) система мотивации  и оплаты труда и др.

          Кодекс  делового поведения сотрудников ОАО

          «Центр  управления проектами  Стройнефть»

          Настоящий "Кодекс делового поведения сотрудников ОАО "Центр управления проектами "Стройнефть" (далее - Кодекс) определяет этические и нравственные нормы поведения персонала, а также политику, принципы и обязательства руководства при осуществлении текущей деятельности, основанные на базовых целях и ценностях Общества.

           Кодекс является  основой всей  деятельности коллектива Общества.

          Основные  требования к поведению  сотрудников 

          Главное требование нашей компании – соблюдение требований законодательства. Каждый сотрудник должен соблюдать законодательные нормы правовой системы РФ и стран, на территории которых действует компания.

          Каждый сотрудник  несет ответственность за репутацию компании. Репутация компании формируется не только профессионализмом ее сотрудников, но и их манерой поведения, действиями, поступками и внешним видом.

          Сотрудники фирмы  всегда и во всем демонстрируют взаимное уважение и толерантность. Мы уважаем личное достоинство, сферу личной жизни и индивидуальные права каждого человека. Компания нетерпимо относится к любой дискриминации и оскорблению личности.

          Основой в нашей  работе являются надежность и честность. Компания «Стройнефть» – надежный партнер и дает только такие обещания, которые может выполнить. Эти принципы касаются как нашего сотрудничества внутри фирмы, так и отношения к нашим внешним партнерам и клиентам.

          Каждый сотрудник несет ответственность за свою работу. Признание клиентов компании он зарабатывает путем эффективной работы и компетентности в профессиональных вопросах. Каждый из нас отвечает за то, чтобы во всех странах наша фирма была на высоте гражданской ответственности.

          Отношение к сотрудникам

          Все сотрудники компании обязаны использовать активы компании только для укрепления и развития бизнеса компании, не стремясь к  личной выгоде путем злоупотребления  своим должностным положением.

          Компания «Стройнефть» уважает права и достоинство всех сотрудников.

          Компания признает и высоко оценивает вклад сотрудников  в дело создания сильной и успешной компании. Сотрудники «Стройнефть» осознают, что их успех определяется не обстоятельствами, не зависящими от них, а их собственным активным поведением.

          Объединение профессиональных навыков, умений и творческого потенциала сотрудников позволит компании:

          1)стимулировать появление новых возможностей для развития бизнеса на новых рынках (направлениях, странах);

          2)сформировать вдохновляющую рабочую атмосферу, в которой каждый сотрудник будет чувствовать ответственность за результаты деятельности и международную репутацию компании;

          3)сохранять и развивать корпоративную культуру, существующую в компании;

          4)создать рабочую среду, в которой будут царить взаимное доверие, уважение и искреннее желание сделать компанию и других сотрудников успешными. 

          Компания  обязуется:

• соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия трудового Договора.
• предоставлять Работнику работу, обусловленную трудовым Договором.
• обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда.
• обеспечивать Работника оборудованием, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей.
• выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в сроки, установленные настоящим договором.
• обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей.
• осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке, установленном федеральными законами.
• знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
• заблаговременно информировать персонал о возможных изменениях в деятельности и политике компании, которые могут существенно повлиять на положение сотрудников;
• искреннее содействовать сотруднику в его самореализации и успешности;
• создавать атмосферу уважительного отношения к достоинству и правам сотрудников, а также условия для гармоничного сочетания интересов компании и сотрудников;
• обеспечивать участие сотрудников в распределении прибыли в соответствии с правилами получения процентов от принесенной прибыли;
• искать новые возможности для роста, повышения квалификации и более полного раскрытия внутреннего потенциала сотрудников;
• поощрять инициативу и активность своих сотрудников в материальной и нематериальной форме;
• для реализации возможностей сотрудников предоставлять необходимую информацию, ресурсы и стимулы (финансовые, нефинансовые).

          Сотрудники  имеют право:

• на предоставление им работы, обусловленной трудовым договором
• на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией
• на отдых, в том числе на оплачиваемый ежегодный отпуск, еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни.
• на обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также иные права, установленные действующим законодательством Российской Федерации.
• вести открытое и конструктивное обсуждение качества и эффективности своей работы;
• обращаться к другому сотруднику за помощью: каждый сотрудник обязан искренне оказывать такую помощь;
• получать содействие во всестороннем развитии своих способностей и профессиональном росте внутри компании;
• получать признание и высокую оценку своих заслуг перед компанией;
• открыто обсуждать недостатки в компании с целью их устранения: скрытое осуждение в компании и за ее пределами не приветствуется;
• вносить предложения, направленные на повышение эффективности работы коллектива;
• рассчитывать на внимание компании к своим личным обстоятельствам при выполнении служебных обязанностей.

          Сотрудники  не имеют права:

          Соглашаться на любые, в т.ч. лично выгодные предложения, если это противоречит интересам и принципам компании.

          Запрещается деятельность, предполагающая неизбежный конфликт интересов  сотрудника и компании (напр. заключение сделок в личных интересах или  интересах третьих лиц).

          Не сообщать непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Компании.

          Давать интервью, проводить встречи и переговоры, касающиеся деятельности компании, без  предварительного разрешения руководства.

          Сотрудники компании не имеют права предоставлять информацию об услугах и клиентах нашей компании конкурентам ради собственной выгоды.

          Никто из сотрудников  не вправе изменять цены на услуги нашей  компании, а также предоставлять  какие-либо услуги в ущерб интересам клиентов.

          Все оборудование компании разрешается использовать только в  служебных целях. Запрещено пользоваться компьютером для получения или  передачи информации, призывающей к  расовой ненависти, прославляющей  насилие и другие, уголовно наказуемые деяния.

          Сотрудникам запрещается  без согласия руководителя делать копии  документов, файлов, содержащих информацию, непосредственно связанную с  профессиональной деятельностью и представляющую коммерческую тайну компании; а также использовать ее за пределами компании.

          Отношения с клиентами

          Сотрудники должны стремиться выяснить истинные (подлинные) потребности и ожидания клиента  и действовать в соответствии с ними. Мы должны искренне заботиться о клиенте, содействовать получению  им услуг высочайшего качества.

          Сотрудники не должны вводить в заблуждение клиента относительно свойств и качества предоставляемых услуг.

          Мы выполняем все  данные обещания клиенту и условия  соглашений с ним, предлагая продукты или услуги по качеству соответствующие  или превосходящие требования и ожидания клиента.

          Компания стремится  поддерживать постоянные отношения  с клиентом, интересуется его намерениями  и пожеланиями и постоянно  заботится о его интересах. 

          Отношения с деловыми партнерами и конкурентами

          Компания считает, что долговременные отношения, основанные на доверии и взаимной выгоде, играют ключевую роль в достижении успеха. «Стройнефть» обязуется придерживаться принципа взаимной выгоды для построения долговременных и стабильных взаимоотношений со сторонними организациями. При этом компания будет стремиться:

• с пониманием относиться к нуждам и ожиданиям деловых партнеров, компаний-контрагентов, правительственных и неправительственных организаций;
• развивать деловые отношения с учетом интересов всех своих партнеров.

          В обращении с  деловыми партнерами и третьими лицами мы придерживаемся принципа честной конкурентной борьбы. «Стройнефть» стремится избегать возможного конфликта интересов. 

          Требование безупречной  корректности должно действовать и  в борьбе за расширение позиций компании на рынке. Наш аргумент в борьбе за клиента: качество и цена наших продуктов и услуг.

          Задание 4.2.

          Сделать расчет минимального количества сотрудников для осуществления  производственной деятельности предприятия, используя следующие исходные данные:

1. Вид деятельности – производство бубликов
2. Производственная мощность – 50 бубликов в час
3. Спрос на продукцию - неограничен

          ОАО «Казанский хлебозавод №3» является одним из старейших  производителей хлебобулочных и  кондитерских изделий города Казани. История завода богата событиями  и традициями, которые сложились благодаря труду и усердию хлебопеков в течение многих лет. Накопленные за десятилетия опыт, принципы деятельности и стремление постоянно развиваться делают предприятие уникальным и по-настоящему интересным.

          В данной работе рассмотрим цех по производству бубликов. В цехе работает 4 человека.

  Таблица 1. 

Расчетное число работников предприятия 

          Выпуск продукции  за смену 400 бубликов за 8 часов.