Деловое письмо. 2

1. ПОНЯТИЕ «ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»

      Деловое (или служебное письмо) – обобщенное название широко применяемого вида официальных  документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем – организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

      Основным  признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

      Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С его помощью обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет  воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

      Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и  на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов  — передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

      Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

      К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

      В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты, СD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня в делопроизводстве является бумага. Опрос ряда фирм США показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % — в микрофильмах, 2 % — на магнитной ленте и 1 % — на дисках¹.

      Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  с последующим нанесением на них  необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению письма складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100—150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.  
 
 

2. РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

      Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкой классификации их нет. Все виды классификации  носят в основном теоретический  характер. Письма классифицируют по функциональному  признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Ниже приводится прежде всего  краткая характеристика наиболее часто  встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

      Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

      В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

      Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг арендуемых помещений и т.д.

      Оферта  — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.

      Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо — ответ на рекламацию.

      Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

      Письма-подтверждения  высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

      Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

      Письма-напоминания  направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

      Письма-просьбы  излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

      Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

      Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

      Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

      В потоке почтовой корреспонденции, поступающей  в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

      По  структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

      По  месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

      По  стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

      По  способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

      По  срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

      По  степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

      По  степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

      По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

      По  степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

      По  срокам хранения письма делятся на письма постоянного  
и письма временного хранения. Письма временного хранения  
в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения  
до 10 лет и свыше 10 лет.²  
 
 
 
 
 
 
 

3. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К  ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА КАК  ДОКУМЕНТА

1. Реквизиты письма

      Реквизит  — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

      Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России разработан, Научно-техническим управлением Госстандарта России внесен, Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст принят и введен в действие Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

      Стандарт  Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000), и устанавливает:

•  состав реквизитов документов;

•  требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

      Ниже  приведены согласно ГОСТу Р 6.30-2003 реквизиты организационно-распорядительных документов, в том числе письма.

<*> Порядковый  номер реквизита согласно перечню  ГОСТа Р 6.30-2003.

<**> Наименование вида документа  – письмо обычно не пишут,  кроме гарантийного письма.

      Рассмотрим  подробно реквизиты формуляра образца  письма³.

      01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ согласно статье Федерального конституционного закона от 25.12.2000 №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит  с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными  лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

      Согласно  статье 2 Закона воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры — двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в статье 1 настоящего Федерального конституционного закона). Изображение Государственного герба Российской возможно в одноцветном и многоцветном варианте.

      02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ помещают в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

      03 - ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ) – символическое графическое изображение на бланке организации, которое помещается в соответствии с уставом (положением об организации).

      Порядок регистрации и правовой защиты товарного знака и знака обслуживания определяется Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09. 1992 № 3520-1.

      Размещают эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема не воспроизводится в случае помещения на бланке организации Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

      04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

      05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА проставляют в соответствии с документами, выдаваемы налоговыми органами.

      06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/

КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

      08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

      В качестве наименования организации  указывают сокращенное, а случае отсутствии — полное наименование вышестоящей организации, если, конечно, оно имеется.

      Наименование  организации субъекта РФ печатают на двух языках: на государственном языке РФ – русском и государственном языке субъекта РФ. Располагают наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке  ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

      Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах организации, помещая в скобках ниже полного или за ним.

      Если  автором документа является филиал, территориальное отделение или представительство, то указывают их наименование, располагая ниже наименование организации.

      Наименование  организации для внутреннего  документооборота достаточно указывать без уточнения ее подведомственности.

      Если  письмо отправляют в другую организацию, то указывают наименование министерства и ведомства, которому подчиняется  эта организация, без каких-либо сокращений.

      Допустимо указание не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение организации – министерству и местным органам власти, то при переписке в пределах города достаточно указать подчиненность городскому управлению, а при пересылке письма на федеральном уровне следует привести наименование только министерства (ведомства), которому подчиняется организация.

      09 – СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ включают в себя:

      • почтовый адрес;

      • номер телефона;

      • другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.).

      На  письмах, имеющих отношение к  решению финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета в банке. Можно также привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и т.п.

      Почтовый  и телеграфный адрес указывают  в следующем порядке очередности: кому, улица, дом, квартира, город, район, область, индекс.

      Если  письмо предназначено для иностранного партнера, то адрес указывают в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы (площади), название города, штата или округа, почтовый индекс, название страны.

      11 – ДАТА ДОКУМЕНТА – это дата его подписания или утверждения.

      Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

      Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Можно оформить дату документа арабскими цифрами либо в последовательности – день месяца, месяц, год, либо в последовательности – год, месяц, день месяца. День месяца и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами.

Пример

Способы оформления даты документа:  
восьмое июня две тысячи четвертого года

     12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА состоит из его порядкового номера, который по усмотрению организации дополняется:

     • индексом дела по номенклатуре дел;

     • информацией о корреспонденте;

     • информацией об исполнителях и др.

     Регистрационный номер документа, составленного  двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     Регистрационный номер документа проставляют одновременно с датой. Для внутренних документов им обычно является порядковый номер дела с начала года. К цифре иногда добавляют начальную букву вида документа: К (кадры), Л/С (личный состав).

Пример 

     12-К                       означает 12 – порядковый номер

                                                          К – кадры

     5 Л/С                                      5 – порядковый номер

                                                    Л/С – личный состав

     Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: структурного подразделения, номер дела по номенклатуре, где будет храниться копия письма, порядковый номер документа.

Пример 

     04-12/57           означает: 04 – индекс структурного подразделения;  
                                                     12 – номер дела по номенклатуре;  
                                                     57 – порядковый номер отправляемого письма

     На  документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

     При флаговом способе расположения реквизитов регистрационный индекс пишется от 2-го положения табулятора, а при центрированном – номер ставят на той же строке, что и дату, но справа.

     13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Это этикетный реквизит, позволяющий напомнить адресату, о чем идет речь. Его проставляют только на ответных письмах, чтобы можно было найти копию инициативного письма. Дату и номер для ссылки переписывают из инициативного письма. 
Пример

     На  № 02-13/36 от 04.09.2004

     14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ  ДОКУМЕНТА указывают с учетом  принятого административно-территориального  деления общепринятых сокращений, если затруднено определение  организации – автора документа  по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные  об организации».

     15 – АДРЕСАТ в именительном падеже указывают организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Допускается центрирование строк реквизита «АДРЕСАТ» по отношению к самой длинной строке.

     При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед  фамилией, а должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже.

Пример

                            Генеральному директору  
                            ООО «Вперед»  
                            В.А.Петрову

                 или 
                            ООО «Вперед»  
                            Генеральному директору  
                            В.А.Петрову

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, их указывают обобщенно.

Пример

                              Администрации районов

                                   Московской области

                  или

                              Генеральным директорам производственных объединений

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. При числе адресатов более четырех составляют список рассылки документа.

     Слово «Копия» перед вторым, третьим, чётвертым адресатами не пишут. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который указывают согласно правилам оказания услуг почтовой связи.

     При адресовании письма в организацию сначала проставляют ее наименование, а затем почтовый адрес.

Пример   
                               «Издательский дом Герда»  
                                    ул. Звенигородская, д. 24, пом. 9,  
                                    Санкт-Петербург, 191119

     При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример

     Ивановой  О.П.  
           ул. Садовая, д. 5, кв. 12,  
          г. Липки, Киреевский р-н,  
          Тульская обл., 301264

     При направлении письма конкретному должностному лицу пишут его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес, причем перед фамилией указывают ученую степень и звание адресата, если они имеются.

Пример

       Г-ну проф. В.П. Козлову  
           Руководителю Федеральной архивной  
          службы России  
           Ильинка, 12, Москва, 103132, Россия

     Реквизит  проставляется на исходящих документах с 4-го положения табулятора. Каждая из составных частей реквизитов, таких как: