Деловое письмо. 6

     Содержание

        Введение………………………………………………………………….3

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо…….5
2. Виды деловых писем……………………………………………………..7
3. Рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению………………………………………………………………10

Заключение……………………………………………………………….16

   Список  используемой литературы……………………………………...17

   Приложение………………………………………………………………18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним  миром является деловое письмо. С  помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются  приглашения принять участие  в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

     Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

     Цель  контрольной работы – рассмотреть виды деловых писем и правила их оформления.

     Исходя  из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

• изучить особенности деловой переписки;

-  рассмотреть понятие делового письма и его виды;

- перечислить рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению;

-     привести пример делового письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо

     Служебная переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборот фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями. Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.

     Деловой стиль - это совокупность речевых  средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.

     Участники делового общения - преимущественно  юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других должностных лиц. [4]

     Письмо  (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе - деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в учреждении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности  для заключения разного рода договоров  и актов.

     Поэтому, в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой  документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации и стандартизации.

     При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• документы должны оформляться на специальных бланках для писем формата А4;
• события и факты излагают объективно, полно, ясно, в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы;
• текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным; излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования, затрудняющих чтение.[1]

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Виды деловых писем

     Все письма можно разделить по функциональному  признаку на две группы писем:

• требующие письма-ответа;
• не требующие письма-ответа.

     Письма, требующие письма-ответа, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить: письмо-просьбу (излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении); письмо-обращение; письмо-предложение (может представлять собой заявление предприятия о желании заключить сделку с указанием конкретных условий, либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос); письмо-запрос; письмо-требование.

     Ответы  на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера  исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

     Письма, не требующие ответа, следующие:

     -письмо-напоминание (факт напоминания о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события);

• письмо-приглашение   (приглашение   на   заседание,   совещание, конференцию, семинар);
• письмо-подтверждение (указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; уведомление отправителя о получении документов, ценностей , переводы, письма, бандероли, телеграммы и т.п.);
• письмо-отказ (повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа);

    - сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей);

• письмо-извещение (часто является ответом на запрос);
• гарантийное письмо (предоставление обещания гарантии);

     - информационное письмо (сообщение о каких-либо фактах, информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях).

     По  тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

     Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности учреждения, следует отличать от переписки общественной - между  профсоюзными и общественными организациями.

     Каждый  вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой является для:

• письма-просьбы - выражение: «Прошу (Просим)...»;
• сопроводительного письма - выражение: «Высылаем (Направляем, Посылаем)...»;

• письма-подтверждения - выражение: «Подтверждаем, (Подтверждаю)…».

     Само  название письма - обусловлено языковой формулой письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

     В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа:

• «В подтверждение нашего телефонного разговора ...»;
• «В ответ на Ваше письмо...»;
• «В соответствии с нашей договоренностью...».

     Однако, любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно  сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражением «В соответствии с...». Однако, это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи...».

     Предлагаемые  ниже варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма:

 Если  автор - лицо «юридическое», то действия передаются:

от  третьего лица единственного  числа. Например:

«Не возражает...», «Гарантирует...», «Предлагает...»;

от  третьего лица множественного числа. Например:

«Администрация  и профсоюзный  комитет... убедительно просят...»;

от  первого лица множественного числа. Например:

«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...».

     Если  автор - физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например:

«Прошу...», «Ставлю Вас в  известность...»,

«Довожу до Вашего сведения...»;

от  первого лица множественного числа. Например:

«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...»,

«Мы получили Вашу телеграмму...».[1]

Пример  письма оформлен в приложении. 
 
 
 

3.Рекомендуемый  состав реквизитов  деловых писем  и требования к  их оформлению

     Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка письма входят следующие: наименование организации -автора документа, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа.

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей  организации (при ее наличии).

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

     Справочные  данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца.

       Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

     Ссылка  на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

     Минюст  России

       Департамент информатизации 

       и научно-технического

       обеспечения

     Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

     Генеральному  директору 

       ОАО «Северные регионы» 

       В.А. Лагунину 

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например:

     Администрации районов 

       Московской области 

     Допускается центрировать каждую строку реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке.

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе  адресатов составляют список рассылки документа.

     В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

     При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес, например:

     Государственное учреждение

       Всероссийский научно-исследовательский

       институт документоведения и  архивного дела 

       Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

     При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

     Образцову О.П.

       ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

       г. Липки, Киреевский р-н, 

       Тульская обл., 301264 [3]

     Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос "О чем?". Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков. [2]

     В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным.

     Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

     Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

     Во  вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

     В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

     В заключении формулируется основная цель письма.[1]

     Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

     Если  в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам  проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется  следующим образом:

     Приложение: на 10 л. в 2 экз.

     Если  в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц  и экземпляров:

     Приложение:

     Проект  Договора о поставках

     от 02.10.2005

     N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

     Если  к письму прилагаются несколько  документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров.

     В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

     Если  приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

     Приложение: в 1 экз.[2]

     В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 Вице-президент  Ассоциации

   региональных предприятий          Личная подпись       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент    Личная подпись     А.А. Борисов

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

     Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).[2 ].

     Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. [3]

Заключение

     Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

     Письмо  — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

     Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке.

     Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи.

     Итак, существуют определенные каноны написания  деловых писем, несоблюдение которых  может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха и будет  свидетельствовать о фирме как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями. 

     Список  используемой литературы

1. Домащенко Г.А., Коробова В.А. Документирование управленческой деятельности.Учебное пособие.-Филиал ГОУ ВПО «РосЗИТЛП» в г. Омске, 2008.-228с.
2. "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 3
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. www.psyfactor.org

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ

ОБЩЕСТВЕННАЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ «РАДОСТЬ»

(ОО  «Радость»)

ул. Пушкина, 112, г. Омск, 644010

Телефон: (3812)68-56-93; Факс: (3812)68-56-93;

ОКПО 3586924578, ОГРН 1024546891234,

 ИНН/КПП 7735847985/773545897

 
 

                         Директору

     ОАО «Канцелярский  мир»

     П.А. Заходерко 

 

 
Уважаемый Павел Алексеевич!

     25 августа 2011 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных и малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10-00 до 17-00 в помещении торгового центра «Континент-2» по адресу: г. Омск, ул. 70лет Октября, 25.