Деловое общение руководителя. Закон управления временем

1. Деловое общение руководителя. Понятие, виды, структура общения.
2. Закон времени – закон управления временем.
3. Функция менеджмента: организация.
4. Технология подготовки и принятия решений: формирование и оценка решений.

1. Деловое общение руководителя. Понятие, виды, структура  общения.

     Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом.

     Деловое общение отличается от общения в  широком смысле тем, что в его  процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

     Грамотный руководитель должен иметь представление  о существующих в наше время разновидностях общения, а также использовать их в подходящей ситуации и в соответствии со сложившимися обстоятельствами.

     Руководители  и менеджеры крупного звена, во время  своей профессиональной деятельности и многолетнего общения, разрабатывают  свои приемы ведения переговоров, копят  личные наработки.

     В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как содержание, цель, средства, формы, стороны общения.

     Деловое общение реализуется в следующих  основных формах: деловая беседа; деловые  переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

     В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются такие методы воздействия, как  поощрение, критика, наказание. Основные этические требования к поощрениям - их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Критика является наиболее распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика должна быть объективной (т. е. вызываться негативным поступком, неумелой и недобросовестной работой) и конструктивной, вселять в работника уверенность в его способностях, настраивать на лучшую работу. Наказание может быть осуществлено в виде выговора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное этическое требование к наказаниям - их неотвратимость за систематические и осознанно допускаемые недостатки.

     Деловая беседа - передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений, заключение сделок необязательно. Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; стимулирование деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

     Деловые переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

  Спор - столкновение мнений, разногласия по какому-либо вопросу, борьба, при которой каждая из сторон отстаивает свою точку зрения. Спор реализуется в форме диспута, полемики, дискуссии и пр.

       Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов. Публичное выступление - передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и ораторского искусства.

     Деловая переписки - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо - это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу.

     Деловая переписка сохраняет и в настоящее  время ряд этических и этикетных  норм и правил, которые очеловечивают  ее, ограничивая ее канцелярский характер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Закон времени – закон  управления временем.

     Управление  временем - это действие или процесс  тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при  котором специально увеличиваются  эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом  навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в  себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка  приоритетов.

     В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1. Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
3. Реализация - конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
4. Контроль достижения цели и выполнения планов.

     Закон соответствия потребного и располагаемого времени при решении  задач управления. Этот закон отражает одно из важных требований к управлению - его оперативность.

     Задача  тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

     Основной  секрет управления временем заключается  в сосредоточенности и целенаправленности. Нужно начинать с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, эффективность снижается в 5 раз.

     При планировании своих дел, можно пользоваться законом принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

     Все дела можно разделить на 4 группы:

  Срочные и важные;

  Важные, но не срочные;

  Срочные, но не важные;

  Не  срочные и не важные.

        Следуя последовательно, можно добиться максимальной эффективности при планировании своего времени. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Функция менеджмента: организация.

     Организация - управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.

     Содержание  организации как функции менеджмента  состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  предприятия, определении порядка  и условий функционирования предприятия и действует по определённым принципам. (рис.1) 

   Рис. 1. Принципы функции организации. 

     Организация как функция менеджмента реализуется  через:

• административно-оперативное управление:

- определение структуры предприятия;

- распределение функций между подразделениями;

- установление ответственности (предоставление прав) между работниками аппарата управления;

• оперативное управление:

- периодическое или непрерывное сравнение фактических результатов с плановыми;

- корректировка результатов.

     Формы организации производственных процессов:

концентрация  - процесс сосредоточения производства на более крупных предприятиях, производствах, в регионах;

специализация - выделение особого (специализированного) вида производства и создание нового производственного процесса, подразделения;

комбинирование - производство продукта ведется из готовой продукции предыдущего передела или отходов производства других переделов;

кооперирование - установление производственных связей между производителями на основе их специализации.

     Организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных целей в установленный  период времени при минимальных  затратах производственных ресурсов.

     Особое  значение функция организации приобретает  в случаях, когда при выполнении принятых решений действия отдельных  исполнителей выходят за рамки нормативных  актов, утвержденных инструкций, методик  и требуют оперативной организации  работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Технология  подготовки и принятия решений: формирование и оценка решений.

     Решение - результат выбора из множества вариантов, альтернатив и представляет собой руководство к действию на основе разработанного проекта или плана работы.

     Управленческое  решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Принятие решений является основой  управления.

     Цель  такого решения - обеспечение движения к поставленным перед ним задачам. Поэтому наиболее эффективным управленческим решением явится выбор, который будет  на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

Решение можно рассматривать как продукт  управленческого труда, а его  принятие как процесс, ведущий к  появлению этого продукта.

     Отражая многогранность и сложность взаимодействия объективных и субъективных факторов, действующих в производственных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм.

      Принимаемое менеджером управленческое решение  должно отвечать следующим требованиям:

• быть научно обоснованным, компетентным;

• приниматься  на основе достоверной, полной и своевременной  информации с анализом и оценкой  возможных альтернатив;

• быть непротиворечивым;

• иметь  ясную направленность и адресность;

• отличаться своевременностью и быстродействием;

• обладать точностью и ясностью;

• быть контролируемым;

• иметь  комплексный характер;

• обладать полномочностью;

• быть экономичным и эффективным. 

     Процесс подготовки и реализации управленческого  решения предусматривает выполнение в определенной последовательности целого ряда работ, включающих фазу принятия и фазу реализации управленческого  решения. (рис.2) 

Рис. 2. Технология подготовки и реализации управленческих решений. 
 

     При разработке управленческого решения  очень важно правильно выбрать  критерии – показатели, характеризующие  варианты решений и используемые для оценки и выбора.

     Очень важно при этом определить вес (значимость) критерия - количественное выражение относительной важности каждого используемого для оценки и выбора критерия в сравнении с остальными критериями.

     Действенность принимаемого менеджером управленческого  решения существенно зависит  от правильного выбора степени участия  подчиненных в принятии и осуществлении  решения. При этом возможно как полное неучастие подчиненных (решение  принимается менеджером единолично), так и совместная с менеджером выработка и принятие решения (коллективное решение).

     Основные  факторы выбора степени участия - квалификация подчиненных, их добросовестность и ответственность.

     В системе принятия управленческих решений  выделяют управленческую операцию и  управленческую процедуру.

     Управленческая  операция - технологически нерасчленимый процесс обработки управленческой информации, поступающей в данное структурное подразделение. (рис.3) 
 

Рис. 3. Управленческая операция. 
 

     Управленческая  процедура - комплекс взаимосвязанных в определенном порядке управленческих операций и документов, направленных на достижение фиксированной цели (рис. 4.)

     Сложность и взаимозависимость технических, организационных, социально-экономических  и других аспектов управления привели  к необходимости разработки специальных  методов, облегчающих обоснование  и выбор управленческих решений  в условиях неопределенности.

     Для устранения неопределенности, причиной которой является наличие многих критериев, используют опыт, интуицию лица, принимающего решения.

     Под неопределенностью понимается неполнота  или неточность информации об условиях реализации решения, в том числе  связанных с ними затратах и результатах. Неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации решения неблагоприятных ситуаций и последствий, характеризуется  понятием риска. 

Рис. 4. Управленческая процедура. 

     Уровень экономической эффективности является важнейшей характеристикой системы  управления и качества принимаемых  управленческих решений.

     В процессе формирования промежуточных решений эксперты

производят  их предварительную оценку с точки зрения степени достижения целей,  выполнения ограничений и возможности реализации решения.

     Очень хорошие с точки зрения достижения целей решения часто

оказываются практически нереализуемы из-за одной или нескольких причин, иногда на первый взгляд мелких и несущественных.  В этой связи каждый вариант решения должен быть комплексно проанализирован не только с позиции степени достижения целей,  но и всех факторов,  определяющих возможность его осуществления.  Такая оценка позволяет сразу исключить явно неприемлемые варианты, оставляя лишь те, которые должны быть более детально в дальнейшем проанализированы.

     При оценке качества и эффективности  управленческих решений необходимо обеспечить синтез экономических и  социальных аспектов управления. В  соответствии с этим должна строиться  и система критериев  оценки. 
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. Мескон М. и др. Основы менеджмента. Пер. с англ. М.: Дело. 2000. – 704 с.
2. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: Учеб. Пособие / Н. И. Кабушкин –4-е изд. – Мн.: Новое знание, 2001. – 336с.

    3.  М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурн – М.: Дело, 1992.