Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Деловое письмо

Образовательный консорциум Среднерусский университет

Автономная некоммерческая организация

высшего профессионального образования

«Московский областной гуманитарный институт»

________________________________________________________________

РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ

контрольная работа

«Деловое письмо»

Выполнил: студент 1 курса,

группа Ю-УгП

Иванова Светлана Викторовна

Проверил: Аристова В.Н.

Подольск 2012

ПЛАН

Введение с. 3- 4

1. Понятие, виды и содержание деловых писем с. 5-10

2. Оформление делового письма с. 11-17

3. Язык и стиль деловых писем с. 17-20

Заключение с. 21

Список использованной литературы с. 22

Введение

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Деловая переписка затрагивает различные интересы государства, юридических и физических лиц и связана с разными видами правоотношений. Деловая переписка предназначена для передачи сведений, относящихся к служебной, общественной и коммерческой деятельности.

Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

Первой в перечне сфер использования государственного языка Российской Федерации указывается сфера делопроизводства. Культура письменной речи предполагает прежде всего умение выражать свои мысли точно, ясно, логично. Автор делового письма должен предварительно продумать все нюансы содержания: в отличие от устной коммуникации, когда говорящий ориентируется на реакцию адресата и в соответствии с ней может изменить первоначальный замысел речевого произведения, в ситуации общения посредством фиксации речи на бумажном или электронном носителе автор должен предусмотреть все вопросы (а также интересы) адресата и дать на них ответы. Не забудем: основное требование, предъявляемое к деловым текстам, – точность, не допускающая разночтений. Правильно составленное деловое письмо характеризуется не только соблюдением всех требований ГОСТа, предъявляемых к формальной стороне письма, но и строгим соответствием функционально-стилевым (языковым) особенностям коммуникативной официально-деловой ситуации. Таким образом, нарушение любой языковой нормы может рассматриваться как нарушение закона, что в цивилизованном обществе должно порицаться. Кроме того, языковые ошибки, приводящие к разночтениям или несвоевременному (неадекватному) получению информации, могут иметь следствием моральные и материальные издержки и отрицательно сказаться на репутации автора делового письма.

Поэтому в моей контрольной работе раскрываются такая важная тема как «Деловое письмо», его структура, содержание деловых писем, язык и стиль делового письма, оформление и стилистика делового письма.

Понятие, виды и содержание деловых писем

Письмо — это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.[5]

Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это побуждает автора предпринять попытку классификации деловых писем в зависимости от их содержания. Опираясь на классификационный критерий, удалось выделить до 30 видов деловых писем, в том числе:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);

15) сопроводительные письма;

16) письма-поздравления;

17) письма-приглашения;

18) письма-извинения;

19) письма для выражения сожаления и соболезнования;

20) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

21) письма по случаю отъезда;

22) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

23) благодарственные письма;

24) рекомендательные письма;

25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);

26) письма-открытки;

27) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);

28) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

29) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

30) письма-резюме.

Попытаемся коротко охарактеризовать основные виды писем.

Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему — в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.

Письма-сообщения — также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма — целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Как правило, они являются первичными, однако сказанное вовсе не означает, что этот вид послания не может применяться для ответа на полученное вами ранее деловое письмо. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»).

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки¹. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма потому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить...»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.[4]

Письма-заказы во многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения (оферты). Функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты — исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т.п.).

Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным прибегать к постскриптуму, и вследствие этого часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное письмо «с полдороги» нельзя, автор может отправить — что называется, вдогонку — письмо-дополнение (Данное письмо является дополнением к...).

Письма-рекламации (претензионные письма) — относительно редкое явление в официальной переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Информационное письмо — это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить, и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата — о .стремлении автора послания развивать служебные, деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т.п.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Презентационные (рекламные, коммерческое) письма имеют целью презентовать (буквально — представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы) — например, политического деятеля, или общественно значимое событие — к примеру, городской праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка: «Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...». Обычно презентационное письмо имеет приложение — в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т.п.

Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом. Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления, напоминания иди предупреждения.

Сопроводительные письма — это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т.п., которые в. силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. .

Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений (неформальные извинения все же предполагают прямое (вербальное) обращение) и, нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...».

Письмо для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования также используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями. Обычно выражать соболезнования принято в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, друзей, коллег).

Благодарственные письма пишутся с единственной целью — выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение автором (организацией-отправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности является выражение последней за поступившие ранее в адрес автора поздравления, соболезнования и т.п.

Рекомендательные письма представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме.

Мини-письма — письма-Шаблоны, письма-маятники и т.п. — представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении.

Письма-открытки — еще одна специфическая малая эпистолярная форма.

Письма негативного содержания — это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п. (к указанным письмам не относятся письма для выражения формального отказа от какого-либо предложения).

Письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата — например, отказ от приглашения.

Оформление делового письма

Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно начать с состава их реквизитов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

01— изображение Государственного герба Российской Федерации;

02 — изображение герба субъекта Российской Федерации;

03 — изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);

04 — код предприятия (организации, учреждения);

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование предприятия (организации, учреждения);

09 — справочные данные о предприятии (организации, учреждении);

11—дата письма;

12 — регистрационный номер письма;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату письма;

15 — сведения об адресате;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст письма;

21—отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования письма;

24 — виза согласования;

25 — оттиск печати;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение);

30 — идентификатор электронной копии письма.

Оформление перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р6.30-2003.

Схема оформление делового письма

Наименование министерства

Наименование предприятия

Адрес Адрес

Телефон

Заголовок письма

Текст

Должность Подпись

инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя,

номер телефона

Изображение Государственного герба Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках для писем в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках для писем в соответствии с соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение эмблемы предприятия (организации, учреждения) или соответствующего товарного знака (знака обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках для писем в соответствии с уставом (положением) предприятия (организации, учреждения).

Значение кода предприятия (организации, учреждения) (реквизит 04) проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки па учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляется также в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами.

Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося отправителем письма (реквизит 08), должно в точности соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием предприятия (организации, учреждения) указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящего органа (при его наличии у данного предприятия).

Справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (реквизит 09) включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению отправителя письма, в том числе номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Датой письма (реквизит 11), как правило, является дата его подписания. Данный реквизит оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер письма (реквизит 12) сострит из порядкового номера документа, при необходимости дополняемого по усмотрению предприятия (организации, учреждения) иными учетными данными, как то — индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе письма и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату (например, входящего письма, в ответ на которое подготовлено данное письмо) (реквизит 13) включает в себя, соответственно, регистрационный номер и дату документа входящего письма.

Оформление реквизита 15 — «Сведения об адресате» — производится с учетом того, кто именно — предприятие, структурное подразделение предприятия, должностное или частное лицо — выступает в качестве адресата. При адресовании письма должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность — в дательном падеже. При адресовании письма предприятию (структурному подразделению предприятия) их наименования указывают в именительном падеже. В состав реквизита может также входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Так, при адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем — почтовый адрес, например: ОАО «Завод «Электросила», Московский пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.

При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем — его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И. проезд Мичурина, д.11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.

Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при необходимости — например, по подготовке проекта ответного письма), сроков исполнения, а также личной подписи должностного лица — автора резолюции и даты ее вынесения.

Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно отражать краткое содержание документа, например: «О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 год».

Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятом на данном предприятии — буквой «К», словом (штампом) «Контроль» и т.п.

Оформление реквизита 20 — «Текст» — производится на государственном языке РФ (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и пр., то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).

Оформление реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения» — производится с учетом следующих обстоятельств.

Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Оформление реквизита 22 «Подпись» имеет определяющее значение для придания письму юридической силы (в особенности для отдельных видов писем, например, для гарантийных). Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего письма (развернутое или полное, если документ, соответственно, оформлен на листе писчей бумаги или бланке письма, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке соответствующего должностного лица), личную подпись и ее расшифровку.

Гриф согласования письма (реквизит 23) включает слово СОГЛАСОВАНО (напечатанное прописными буквами), должность лица, с которым согласован текст документа (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, удостоверяющих права соответствующих лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, и некоторых других документах.

Реквизит 27 — «Отметка об исполнителе» — включает инициалы и фамилию исполнителя письма (лица, осуществлявшего техническую подготовку документа) и номер его телефона.

Реквизит следует располагать на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).

Реквизит 28 — «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» — включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (например, ответного письма), либо — при отсутствии такого документа —.краткие сведения об исполнении предписанных резолюцией действий, а также слова «В дело» и номер Дела, в котором предполагается храниться письмо, и подписи исполнителя письма (руководителя структурного подразделения, в котором исполнено письмо).

Отметка о поступлении входящего письма на предприятие (реквизит 29) включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости также — часы и минуты), проставленные от руки или в виде штампа. Идентификатор электронной копии письма (реквизит 30) — это особая отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и его расположение на машинном носителе, а также дату и — при необходимости — другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии для идентификации электронных документов, включая письма.

Оформление писем в зависимости от их функционального назначения и содержания может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги. Разделом 4 ГОСТ Р6.30-2003 установлены следующие основные требования к бланкам документов:

- формат бланков — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- размеры полей (участков бланка, свободных от текста письма), не менее: 20 мм — левое, верхнее и нижнее; 10 мм — правое;

- основа — прочная белая бумага (бумага светлых тонов) установленной белизны и плотности;

- расположение реквизитов на бланках — угловое и продольное, в пределах границ отведенных для них зон (в соответствии с приложениями А1 и А2 к ГОСТ Р6.30-2003).

Язык и стиль деловых писем

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.