Деловое письмо как речевой жанр

 

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1. Понятие стиля речи………………………………………………………..4
2. Официально-деловой стиль……………………………………………….7
3. Языковые особенности делового письма……………………………….12
4. Заключение………………………………………………………………..15
5. Список использованной литературы…………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Деловой дискурс занимает важное место в современных типах  общения. Теория делового дискурса, разновидности  институционального дискурса, системы  жанров, актуальных в деловом общении, является одним из активно развивающихся направлений лингвистики. Понятие жанра за последнее время претерпело изменения. Жанр перестал быть только формой построения специальных лексических, фразеологических и синтаксических единиц в соответствии с типичной композицией жанра. Любой текст, представляющий тот или иной жанр, реализуется в коммуникативной ситуации, поэтому жанр мы рассматриваем как единицу дискурса, а не функционального стиля.

Официально-деловой стиль - система, охватывающая широкий пласт  языковых средств, обслуживающая не только деловой дискурс, но и другие виды институционального общения: юридический, политический, дипломатический. Понятие же дискурса в нашем понимании объединяет языковые средства в сочетании с условиями коммуникации. Текст делового письма представляет собой законченное высказывание или последовательность высказываний. Текст, реализуя речевой замысел говорящего, складывается и развивается в определенную жанровую форму. В свою очередь, устойчивая жанровая форма задает, предопределяет замысел высказывания, поэтому жанр является формой постижения речевого замысла говорящего, и верное определение жанра речи позволяет понять смысл сказанного. Тем самым современная проблематика делового письма как речевого жанра весьма актуальна в силу важности исследований в данном направлении.

 

 

 

 

 

Понятие стиля  речи

 

Отбор языковых средств  в рамках той или иной сферы  деятельности человека регулируется различными обстоятельствами: спецификой сферы  человеческой деятельности, на базе которой  происходит общение, характером целей и задач общения, особенностями условий, в которых оно происходит. Эти факторы, прежде всего и определяют отбор и употребление языковых средств в различных сферах общения, создают условия для возникновения в языке такого явления, как стиль.

Академик В. В. Виноградов дает следующее определение стиля: «Стиль — это общественно осознанная, функционально обусловленная, внутренне  объединенная совокупность приемов  употребления, отбора и сочетания  средств речевого общения в сфере  того или иного общенародного, общенационального языка, соотносительная с другими такими же способами выражения, которые служат для иных целей, выполняют иные функции в речевой общественной практике данного народа».

Средства общенародного, общенационального языка употребляются в соответствии с определенными нормами, правилами, законами. Эти нормы, правила и законы формируются на основе того, какую роль (функцию) средства языка могут сыграть в достижении целей общения в сфере той или иной человеческой деятельности. В-третьих, отбор и сочетание языковых средств в процессе употребления должны быть основаны на знании норм и правил, выработанных обществом и закрепленных на основании сложившегося опыта пользования языком.

Исходя из этого, можно  сделать вывод о том, что в  самой системе языка сложились, сформировались «слои языковых средств», обладающие достаточно большой частотностью употребления в определенных сферах общения, соотносимых с соответствующими видами деятельности.

Эти «слои языковых средств» называются стилями языка и представляют собой комплекс языковых средств, определенным образом

(стилистически, функционально)  окрашенных, отмеченных каким-либо  образом. Эти комплексы потенциально  существуют в системе языка  и реализуются в речевой деятельности  человека, образуя стили речи, т.е. уже реализованные средства языка по законам его функционирования в соответствующих тем же сферам общения речевых разновидностях. Стили речи обычно называют функциональными (функция — назначение).

Существование стилей в  языке и речи обеспечивается, прежде всего, наличием синонимических средств в области лексики, фонетики, морфологии и синтаксиса, что дает возможность по-разному передавать примерно одинаковое содержание высказывания, а также выражать (если это необходимо) то или иное отношение к этому содержанию.

Функциональные стили  формируются под влиянием следующих  условий:

1) особенности ситуации общения (официальная или неофициальная

обстановка, количество участников общения и т. п.);

2) функции и цели общения (поговорить, сообщить, убедить,

проинструктировать и т. п.).

Как правило, выделяются следующие сферы жизнедеятельности  человека, каждая из которых имеет  свои особые функции и реализуется  в определенных условиях.

1) сфера быта, бытового общения (общение реализуется в

неофициальной обстановке, как правило, в форме диалога; цель общения - непринужденный разговор, беседа на бытовые темы);

2) сфера учебной и  научной деятельности (общение реализуется,  как правило, в официальной  обстановке, с целью сообщения,  передачи или получения научных  данных в письменной или устной форме);

3) сфера делового общения (общение реализуется в официальной обстановке с целью сообщения, составления или изучения материалов инструктивного характера);

4)  сфера публицистической деятельности (общение реализуется с помощью средств массовой информации, как правило, с целью воздействия на широкие массы читателей или слушателей, формирования общественного мнения и сознания).

В соответствии с этим выделяются следующие функциональные стили: разговорный, научный, официально-деловой, публицистический, каждый из них характеризуется ведущими стилевыми чертами, которые проявляются как в содержании, так и в отборе языковых средств. Выделяют также и стиль художественной литературы (художественный).

Функциональные стили  не образуют замкнутых систем, они, взаимопроницаемы, взаимодействуют друг с другом, оказывают влияние друг на друга. Далее рассмотрим более подробно основные черты официально-делового стиля речи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Официально-деловой  стиль

 

Официально-деловой стиль  используется преимущественно в сфере официальных деловых отношений. Он реализуется при составлении государственных актов, инструкций, договоров, законов, официальных сообщений, документации различного характера (заявления, справки, отчеты, протоколы).

Официально-деловой стиль реализует функцию сообщения. Сообщение в данном случае регулирует отношения между людьми, между гражданами и государством, содержит инструкцию, разъясняет какие-либо нормы и правила, переводит отраженные в том или ином документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.

Общими признаками делового стиля являются:

- в лексике это широкое употребление стандартных оборотов речи, специальной терминологии, устойчивых словосочетаний неэмоционального характера.

- в морфологии - употребление глаголов несовершенного вида (в уставах, кодексах, законах); совершенного вида (в более конкретных документах – протоколах собраний, распоряжениях, актах); кратких прилагательных, большого количества отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, согласно, в силу того что, ввиду того что); отглагольных существительных в форме родительного падежа; существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (сторож Сидорова, преподаватель Петрова);

- в синтаксисе - употребление осложненных простых предложений (обособленные обороты, однородные члены).

Если говорить о речевых  жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на два  подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

Язык дипломатии. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила  дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени, подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова «уважаемый» (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым «комплиментом»: «Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении». Поверенному в делах: «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении».

Для синтаксиса языка  дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

Язык законов. Это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует, прежде всего, точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, и иные толкования. Главное - конкретность выражения мысли.

Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: «Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом». Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.

Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность  языка законов не исключают его  выразительности. Она заключается  не в образности, не в словесных  украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.

Служебная переписка. Относится  к обиходно-деловой разновидности  официально-делового стиля. Язык деловых  писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

Деловые бумаги. К ним относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями.

Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т. п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

В официальных документах в связи с особенностью формулировок почти отсутствуют повествования  и описания. Однако в некоторых  случаях (составление отчета, протокола, договора) повествовательная манера используется.

Все документы лишены эмоциональности, экспрессивности, поэтому  в них нет изобразительных  средств языка, зато обязательно  в них наличие необходимых  реквизитов (дата, адрес, время, номера телефонов и факса, подпись, печать и т. п.). В современном делопроизводстве все более широкое применение находит использование компьютерных шаблонов документов, это ускоряет их составление и облегчает прочтение и изучение, а также делает возможным их машинную обработку (сканирование, интегрирование в пакеты офисных и бухгалтерских программ, создание баз данных и статистический учет). Ведущие стилевые черты: предписывающий характер, точность, не допускающая инотолкования, объективность, связанная с правовой нормой. Официально-деловой стиль «имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».

Языковые средства, способствующие речевому воплощению основных функций  официально-делового стиля, таковы:

1. Высокий процент стандартных средств, клишированных

конструкций, канцелярских штампов. Употребление слов в прямом, номинативном значении, специальной  терминологии (ответчик, истец, арендатор, докладная, справка, акт, присутствовали, слушали и т. п.).

2. Ярко выраженный именной характер официально-делового стиля:

использование отглагольных существительных, относительных

прилагательных (в текстах  этого стиля самый высокий  процент их употребления — 85,5%), прилагательных со значением долженствования. Из

глагольных форм преобладают инфинитив со значением категорического

предписания и формы  настоящего времени, что позволяет  придать речи в

целом утверждающе-констатирующий или предписывающий характер.

3. «Синтаксис официально-делового  стиля отражает тенденцию к  детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений». В соответствии с этим в текстах официально-делового характера используются значительные по длине предложения, осложненные различными оборотами, сложные предложения и синтаксические периоды, конструкции с повелительным и обобщенным значением. Для построения предложений и периодов часто используется система рубрикаций, оформляющаяся с помощью разветвленной сети рядов однородных членов, причастных и деепричастных оборотов. Для официально-делового стиля характерна «особая культура сложных предложений, сконструированных по способу подчинения в канцелярском стиле. Подобным образом хорошо построенные предложения дают возможность читателю все сразу понять и сразу же принять соответственное решение».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Языковые особенности  делового письма

 

Официально-деловой стиль  реализуется в сфере деловых  отношений

при составлении различных документов, сопровождающих     производственный процесс. При этом умение вести разные по целям и по формам деловые переговоры, составить текст делового письма, написать

презентационную речь определяет эффективность работы менеджера, секретаря и фирмы в целом. Одним из важнейших документов в деловой переписке является деловое письмо.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, содержат служебную  информацию, претензии и предложения. При помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Есть целый ряд факторов, которые сегодня нельзя не учитывать составителям текстов. В деловой переписке расширяется жанрово-тематический диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами все большее место занимают нерегламентированные письма, которые требуют от составителя большой речевой компетенции. Поэтому культура и этика письменной деловой речи имеет огромное значение.

Часто неубедительным является неряшливый или безграмотный текст, обнаруживающий незнание стилевых норм. Помимо функционального несоответствия целевым установкам он может быть расценен как антиреклама фирмы-отправителя, снижает серьезность отношения к воспринимаемой информации. И напротив, языковая и компетентность обеспечивает эффективность речи, экономит время.

В настоящее время  в деловые письма возвращается литературный язык с его выразительными возможностями (чаще всего в нерегламентированных письмах). Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. Но все это нередко усложняет составление текста делового письма, превращая иногда сам процесс написания в решение сложной задачи: как обратиться той или иной персоне? Как расположить подписи в конце письма? В какой последовательности излагать сообщаемое? Какой фразой закончить письмо?

Из организационно-распорядительных документов секретарь в своей деятельности чаще всего имеет дело с жанрами приказа, распоряжения, служебной записки, протокола (постановления), делового письма, из коммерческих - договора, коммерческого письма, отчета, и организационно-статусных - устава, положения, договора учредителей.

Кроме перечисленных  документов, юридическая значимость которых определяет их статус, сегодня  деятельность секретаря неразрывно связана с документами, представляющими маркетинговые коммуникации: аналитическая переписка, рекламное письмо, пакет предложений, презентация. Эти жанры представляют собой тип документов, предназначенных как для внутрифирменного использования, так и для общественности. Назначение таких документов не руководить действиями людей, а влиять на принятие решений, прогнозировать ситуацию. Поэтому разработать единые жесткие формы таких документов не представляется возможным. Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере.

Важнейшее требование, предъявляемое  к языку документа – требование точности. С одной стороны, это требование точности факта или предметная точность, с другой стороны, коммуникативная точность, или точность содержания.

Предметная точность достигается точностью словоупотреблением, то есть использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная  точность, или точность реализации замысла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов, контекста,

грамматической конструкции  и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной  точности сложнее и нарушается она  чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Иное толкование может быть вызвано отсутствием, как первого, так и второго типа точности.

Многообразие ситуаций, вызывающих необходимость составления  деловых писем, сегодня все увеличивается. Предусмотреть их просто невозможно. Вот почему клишированные фразы нельзя выработать для всей деловой корреспонденции. Стандартные средства языка «обслуживают» нерегламентированные тексты в гораздо меньшей мере, чем регламентированные. Сам принцип построения текста существенно отличается от жесткой регламентированной структуры, приближаясь то к обычному повествованию, то к рассуждению, то к описанию.

Это могут быть инструктирующие  письма, рекомендации, письма делового характера и прочие письма. Мощный поток рекламной деловой корреспонденции (письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление, информационные письма рекламного характера), так же как и нерекламные письма, носят нерегламентированный характер. Но в отличие от деловых регламентированных писем язык рекламных писем сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи: языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия – с другой. Речевая выразительность часто достигается при помощи эффекта новизны, необычайности, свежести подачи материала, отсутствия повторений, богатства интонационного рисунка речи.

Вместе с тем в  рекламных письмах, особенно в информационной рекламе, велико влияние стандарта. Это выражается в общих правилах расположения текста, использование  унифицированной лексики (терминов, сокращений), регламентированных словосочетаний языковых заготовок.

Язык нестандартных  текстов деловой корреспонденции  отличается от языка регламентированных текстов включением значительного  пласта общелитературной лексики и  большой вариативностью синтаксических конструкции высказывания. Общей целевой установкой вне зависимости от жанра, желаемым качеством речи является ее убедительность.

Заключение

 

Официально-деловой стиль  представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного  языка: набор языковых средств, предназначение которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Принято различать три  подстиля официально-делового стиля:

1) собственно официально-деловой  (или канцелярский),

2) юридический («язык  законов»)

3) дипломатический

Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень  стандартизации и унификации текстов  деловой документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Виноградов В. В. Проблемы русской стилистики / В. В. Виноградов. - М., 1981. – 126 с.

2. Волгина Н. С. Функциональные стили русского языка / Н. С. Волгина. - М., 2003. – 243 с.

3. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи / И. Б. Голуб. - М.: Эксмо, 2005. - 396с.

4. Ипполитова Н. А. Русский язык и культура речи / Н. А. Ипполитова. - М.: Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 440 с.

5. Кожина М. П. Стилистика русского языка / М. П. Кожина. - М, 1977. – 211 с.

6. Кушнерук С.П. Документная лингвистика / С.П. Кушнерук. М., 2011. – 255 с.

7. Соловьев В. И. Составление  и редактирование рефератов: вопросы  теории и практики / В. И. Соловьев. - М., 2003. – 126 с.