ДИАГНОСТИКА СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

    Контрольная работа  по исследованиям систем управления

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. АЛГОРИТМ ПРОВЕДЕНИЯ ДИАГНОСТИКИ 5

1.1. Подготовка к проведению диагностики 6

1.1.1. Запрос информации 6

1.1.2. Разработка План-графика обследования 7

1.1.3. Разработка плана интервью со специалистами 7

1.2. Проведение диагностики 8

1.2.1. Проведение интервью  со специалистами  предприятия 8

1.2.2. Анализ нормативных и отчетных документов предприятия 12

1.2.3. Уточнение и сбор  дополнительных материалов 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

ЛИТЕРАТУРА 15

Приложение  №1  Анкета заказчика 16 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

       В современных условиях развития рыночных отношений в Российской Федерации  на одно из ведущих мест выходит  современная система управления субъектами хозяйствования.

       Построение  оптимальной системы управления организацией является ключевым элементом  в развитии бизнеса, позволяющим  выстраивать управления компанией  таким образом, чтобы максимально  использовать возможности, имеющиеся у организации для достижения поставленных перед ней целей.

       В условиях динамично развивающегося рыночного окружения, роста конкуренции, неопределенности, перед руководством компаний часто встают вопросы по реорганизации системы управления предприятием с тем, чтобы максимально быстро и с минимальными издержками оптимизировать систему управления, приспособить ее к изменяющимся условиям.

       После того, как руководство организацией приняло решение о реорганизации системы управления, возникают вопросы: какова система управления на момент начала реорганизации, что необходимо сделать, чтобы ее улучшить, сделать более приспособленной к окружающей действительности, каковы издержки будут понесены предприятием при реорганизации, какого эффекта следует ожидать по ее результатам.

       На  первый из этих вопросов, а именно –  какова система управления организацией до начала реорганизации отвечает диагностика.

       Диагностика является начальным этапом реорганизации  систем управления предприятием, ее «отправной точкой».

       В данной работе будет рассмотрен алгоритм проведения диагностики систем управления предприятием, даны краткие характеристики этапов проведения диагностики, приведены основные вопросы, которые необходимо выяснить при проведении исследования организации, определены основные структурные единицы исследуемой организации, изучение регламентов которых является существенным при проведении исследования систем управления предприятия, примерные формы документации, необходимой при проведении диагностического исследования системы управления организации.

       Алгоритм  проведения диагностики будет рассмотрен на примере методики, разработанной и применяемой на практике специалистами консалтинговой компании «ФДП Технолоджис», приведены примеры документов, используемых при проведении диагностики, дан краткий обзор ее возможных результатов. 

ГЛАВА 1. АЛГОРИТМ ПРОВЕДЕНИЯ ДИАГНОСТИКИ

       Диагностика проводится с целью определения  существующих параметров системы управления. В ходе выполнения обследования осуществляется описание и анализ существующих методик организационного управления, выявляются методологические проблемы, описываются и  анализируются системы автоматизации, используемые на предприятии, а также вырабатываются рекомендации по устранению выявленных проблем.

Проведение  диагностики предприятия выполняется  в следующей последовательности:

Этап 1.1. Подготовка к проведению диагностики;

Этап 1.2. Проведение диагностики;

Выполнение  этапа 1.1.  предполагает проведение следующих  работ:

• Запрос основных документов организации;
• Разработка план-графика обследования;
• Разработка плана интервью со специалистами организации.

Результатом выполнения этапа 1.1. является определение и согласование  основных направлений и сроков выполнения обследования, состава рабочей группы по выполнению проекта, а также основных специалистов предприятия, с которыми необходимо проведение интервью.

Выполнение  этапа 1.2.  предполагает проведение следующих  работ:

• Проведение интервью со специалистами предприятия.
• Обобщение и анализ материалов, полученных в ходе изучения внутренних документов, а также опроса специалистов. Уточнение и сбор дополнительных материалов.

Результатом выполнения этапа 1.2. является выявление методологических принципов, особенностей, проблем системы управления, систем автоматизации планирования и учета, а также ознакомление с текущей производственно-хозяйственной деятельностью предприятия для определения параметров управленческой модели.  

1.1. Подготовка к проведению диагностики

       На  данном этапе производиться подготовка регламентирующих документов, формирование рабочей группы по реализации проекта, согласование состава работ и сроков проведения диагностики.

       Кроме этого осуществляется сбор информации о характере деятельности исследуемого предприятия из внешних источников: отчеты специалистов ранее проводивших обследование предприятия или аналогичного предприятия, открытые публикации в СМИ  (Интернет, газеты, журналы и пр.).

К основным способам проведения диагностики относятся:

• Анализ нормативных, регулирующих и отчетных документов предприятия;
• Проведение интервью со специалистами.

       В ходе подготовки к проведению диагностики  запрашиваются и анализируются основные документы для предварительного ознакомления с деятельностью предприятия. Затем в ходе проведения интервью информация уточняется и дополняется, проводится оценка полноты полученных сведений, одновременно проводится сбор отсутствующей документации.

1.1.1. Запрос информации

В целях  предварительного ознакомления с деятельностью  предприятия необходимо направить для заполнения «Анкету заказчика» (см. Приложение 1).

Одновременно  следует запросить основные документы, регламентирующие деятельность предприятия. К числу основных документов относятся:

• Положение об организационной структуре;
• Положения об отделах (службах);
• Должностные инструкции специалистов;
• Положение о документообороте предприятия;
• отчетные документы предприятия, позволяющие судить об основных видах доходов и расходов, структуре товарной продукции, масштабах деятельности и т.д.;

Полученная  информация позволяет составить  представление о принятых методах  управления предприятием, о производственно-хозяйственной деятельности, распределении функций и ответственности между службами и специалистами предприятия.

1.1.2. Разработка План-графика обследования

       На  основании информации полученной в  результате первичного анализа документов разрабатывается План-график обследования предприятия. Рекомендуемый формат План-графика представлен в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

План-график обследования позволяет:

• определить состав, полноту и последовательность выполнения работ;
• наиболее оптимально распределить работы между специалистами проектной группы и сроками их выполнения;
• оценить потребность в специалистах для выполнения работ, а также длительность  проведения обследования.

1.1.3. Разработка плана интервью со специалистами

Для определения  круга проблем, которые будут  рассмотрены в ходе интервью, сроков выполнения интервью и распределения  специалистов по выполняемым работам разрабатывается план проведения интервью. Формат плана проведения интервью представлен в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Согласование  и утверждение плана интервью направлено на обеспечение точности и достаточности времени для проведения интервью со специалистами предприятия.

1.2. Проведение диагностики

       На  данном этапе осуществляется сбор информации на предприятии для описания, выявления  проблем и выработки рекомендаций по системе управления предприятия.

       В ходе диагностики информация об обследуемом  объекте уточняется, и процесс  диагностики корректируется. Одновременно с обследованием проводится обобщение  полученных данных, проверка их корректности, т.е.: целостности, непротиворечивости и актуальности. На завершающем этапе обследования проводится комплексный анализ полученных данных и разрабатывается аналитический отчет.

1.2.1. Проведение интервью со специалистами предприятия

       Опрос специалистов предприятия проводится с целью получения более актуальной информации по объекту обследования, получения дополнительных сведений и разъяснения непонятной информации.

Материалы интервью оформляются исполнителем и подписываются должностным лицом, отвечающим на вопросы в соответствии с форматом, представленным в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Вопросы интервью подразделяются на два типа:

• Общие вопросы – вопросы, которые задаются всем руководителям подразделений, независимо от их специализации;
• Специальные вопросы – вопросы, которые относятся к конкретной предметной области и задаются только специалистам в этой области.

К числу  общих вопросов относятся:

• Основные функции подразделения;
• Степень полномочий и ответственности за результаты деятельности подразделения;
• Наличие показателей деятельности подразделения, их взаимосвязь с системой санкций и поощрений;
• Документооборот подразделения. Входящие и исходящие документы подразделения;

Примерный перечень специальных вопросов в разрезе подсистем управления и специалистов приведены в нижеследующих разделах.

Руководители  предприятия

Управление  производственной деятельностью

Управление  снабжением

Управление  коммерческой деятельностью

Управление  персоналом

Управление  финансами

1.2.2. Анализ нормативных и отчетных документов предприятия

В ходе проведения интервью со специалистами  подразделений необходимо получить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятия. К числу основных документов, которые необходимо проанализировать для целей диагностики системы управления относятся:

• Положение об организационной структуре;
• Положения об отделах (подразделениях);
• Должностные инструкции специалистов;
• Положение о документообороте;

На основе полученных документов составляется представление  о видах деятельности предприятия, методах планирования и учета, основных подразделениях, состояния системы управления, стратегических целях предприятия.

1.2.3. Уточнение и сбор дополнительных материалов

Процесс проведения диагностики носит итеративный  характер, поэтому в ходе обследования необходимо производить уточнение  и корректировку процесса обследования. На данной стадии диагностики осуществляется:

• обобщение материалов, полученных в ходе интервью и изучения внутренних документов Заказчика;
• анализ и оценка корректности и полноты полученных материалов, уточнение, полученной информации;
• проведение повторного интервью с отдельными специалистами и запрос дополнительных материалов.

       Завершается диагностика подготовкой отчета, описывающего состояние системы управления, производственно-хозяйственной деятельности предприятия, основные проблемы, выявленные в ходе обследования и рекомендации по  устранению проблем, а также разработка общей концепции системы управления организацией. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       Как видно из данной работы, диагностика  системы управления предприятием является начальным элементом процесса реорганизации системы управления предприятием, призванным дать направление реорганизации предприятия в целях оптимизации системы управления предприятия.

       В процессе проведения диагностики выявляются все сильные и слабые стороны  существующей системы управления, уточняются требования руководства организации к перспективной системе управления, формируется видение о том, каковы ситуация на данный момент времени и какие шаги предполагается предпринять для того, чтобы улучшить управление организацией.

       По  итогам проведения диагностики у  руководства организации появляется четкое представление о том, что  представляет собой система управления предприятием, какие управленческие функции на предприятии работают не в полной мере, чего недостает для наиболее успешного развития организации в существующих условиях.

       Основным  итогом проведения диагностики системы  управления является не только и не столько выявление существующих проблем предприятия и путей  их решения, а оценка необходимости  проведения реорганизационных мероприятий с точки зрения предполагаемого эффекта от таких реорганизаций.  

ЛИТЕРАТУРА

1. Глущенков В.В. Исследование систем управления. М.: Крылья, 2000.
2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Системы управления. М.: Дело, 1999.
3. Кормишова О.В. Исследование систем управления. М.: МНЭПУ, 2001.

ЭЛЕКТРОННЫЕ РЕСУРСЫ 

1. 4.  Группа компаний «MSI ФДП-Аваль» [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – М., 1993-2010. – Режим доступа:
4. http://www.msi-aval.ru/
5. Бубнов С. А.  Диагностика системы управления / С. А. Бубнов // Менеджмент качества [Электронный ресурс]. – 2002-2009. – Режим доступа:  http://quality.eup.ru/SERTIFIC/diagnoz.htm

Приложение  №1  Анкета заказчика

АНКЕТА  ЗАКАЗЧИКА 
 

Вид деятельности предприятия

• производство
• добыча и переработка полезных ископаемых
• торговля
• строительство
• оказание услуг
• другое (указать)_________________________________________________________

Организационная структура  предприятия

• линейно-функциональная (нет обособленных подразделений, службы предприятия подчиняются вышестоящему руководителю, но при этом другие службы могут контролировать, консультировать и т.д.)
• дивизионная (несколько обособленных достаточно самостоятельных подразделений во главе с управляющей компанией)
• матричная (работа разбивается на проекты для выполнения которых назначается руководитель проекта и набираются сотрудники разных подразделений)

Географическое распределение

• предприятие имеет представительства, филиалы в регионах, отличных от региона расположения головного офиса
• предприятие имеет представительства, филиалы за рубежом
• предприятие не имеет организационных единиц, расположенных в регионах отличных от расположения головного офиса

Стадия развития предприятия

• растущее предприятие
• стабильная деятельность
• спад деятельности

Количество сотрудников  предприятия__________________________________ 

Виды планирования, применяемые на предприятии

• комплексное бюджетирование всех видов деятельности предприятия
• бюджетирование отдельных видов деятельности, подразделений предприятия
• только планирование отдельных видов хозяйственной деятельности (указать)_______________________________________________________________
• другое (указать)_________________________________________________________

Какое программное  обеспечение используется для планирования и учета

• комплексная ERP-система
• автоматизация отдельных управленческих подсистем - бухучет, логистика и т.д. (указать управленческую подсистему и используемое программное обеспечение) ________________________________________________________________________
• процесс планирования и учета не автоматизирован

Пожелание к автоматизации  бюджетирования

• специальное программное обеспечение для бюджетирования
• бюджетирование средствами уже используемого программного обеспечения
• автоматизация не требуется

Дополнительная  информация о предприятии 

Фактический адрес________________________________________________________

ФИО руководителя проекта  со стороны Заказчика__________________________________________________________________

Контактный телефон______________________________________________________

Адрес Интернет сайта____________________________________________________